Zur Umsetzung seiner Aufgaben kann der AStA auf verschiedene finanzielle Mittel zurückgreifen. Zuletzt wurden sie im April 2025 aktualisiert und gelten seitdem. Wendet euch bei Unklarheiten mit Rückfragen gerne an die Geschäftsführung.
Ziel dieser Arbeitsanweisung ist es, einen möglich reibungslosen, transparenten, nachvollziehbaren und zeitnahen Ablauf bei der Einreichung von Rechnungen und Auslagenerstattungen sicherzustellen. Sollte sich die Möglichkeit einer Finanzierung einer Ausgabe nicht direkt aus den genannten möglichen Ausgaben ergeben, so muss die Geschäftsführung in diesem Sachverhalt frühzeitig angefragt werden. Wegen möglichen internen Absprachen, benötigt die Antwort bis zu einer Woche. Die Abwicklung von Rechnungen und Auslagenerstattungen muss immer zeitnah erfolgen und darf nicht aufgeschoben werden.
Die Anweisungen in diesem Artikel sind unbedingt einzuhalten, da sonst Auslagen nicht erstattet oder Rechnungen nicht gezahlt werden können!
Rechnungskauf und Auslagenerstattung
Info
Wir unterscheiden zwischen Rechnungskauf und Auslagenerstattung. Anderweitige Bezahlweisen (wie z.B. Vorkasse) sind nicht möglich.
| Rechnung | Auslagenerstattung |
|---|---|
Kauf von Waren oder Dienstleistungen, die noch bezahlt werden müssen. Die Bezahlung erfolgt direkt von der Universität an den Händler/Rechnungssteller. Immer erst bei der Geschäftsführung fragen! Ist eine Bezahlung per Rechnung möglich, so muss diese bevorzugt werden. In der Rechnungsadresse muss immer "AStA Augsburg" oder das entsprechende Referat genannt werde, ansonsten handelt es sich um eine private Ausgabe, die nicht vom AStA übernommen werden kann. | Kauf von Waren oder Dienstleistungen, die bereits von euch bezahlt wurden. Ihr möchtet das von euch ausgelegte Geld auf euer Konto erstattet bekommen. Bitte reicht pro Veranstaltung nur einen Antrag auf Auslagenerstattung (siehe unten) ein. |
Die Ausgabe wird meist über referatsinterne oder -übergreifende Mittel finanziert.
| Referatsinterne Mittel | Referatsübergreifende Mittel |
|---|---|
Bei Ausgaben, welche nicht im Haushalt eingeplant sind oder welche mehr als 50€ vom im Haushalt eingeplanten Budget abweichen, muss mit der Geschäftsführung Rücksprache gehalten werden. Des Weiteren müssen genügend referatsinterne Mittel zur Verfügung stehen, was ihr im Sekretariat erfragen könnt. Beachte: Aufgrund interner Rücksprachen mit der Uni können solche Anfragen bis zu einer Woche dauern – plant also genügend Vorlauf mit ein! | Wenn ihr eine Finanzierung aus referatsübergreifenden Mitteln plant, müsst ihr einen Antrag stellen und euch mit der Geschäftsführung vorab absprechen. Der Antrag muss rechtzeitig vor der nächsten AStA-Sitzung eingereicht werden. |
Wichtige Informationen dazu findet ihr unten bei FAQ/Häufige Probleme.
Überprüfung der Finanzierbarkeit bei referatsinternen Mitteln
Bevor ihr etwas aus euren referatsinternen Mittel kauft überprüft folgendes:
Formular zur Auslagenerstattung
Auslagenerstattungen bitte immer über das Online-Formular einreichen (Anmeldung mit Uni-Zugang nötig, nur für StuVe-Mitglieder, die das Datenblatt ausgefüllt haben, freigeschaltet).
Rechnungsnummer/Belegnummer: Nummer der Rechnung bzw. wie der Beleg von anderen unterschieden werden kann
Kundennummer: nicht immer vorhanden, bei manchen Onlineshops oder bei Metro meistens schon
- Rechnungsdatum: muss mit Beleg/Rechnung übereinstimmen
Grund: Unbedingt einen gültigen Grund eingeben, sonst kommt das Formular zurück. Wenn der Kauf nicht für eine einzelne Veranstaltung, sondern z.B. allgemein für das Referat war, dann auch das so genau wie möglich beschreiben/begründen.
Ein gültiger Grund benötigt:
Für welche Veranstaltung/Projekt/Anschaffung ist das Geld verwendet worden/soll ausgegeben werden?
Bei Veranstaltungen zusätzlich:
Wann war die Veranstaltung?
Wo war die Veranstaltung?
Kurze Beschreibung der Veranstaltung (sodass eine dritte Person die Veranstaltung und den Zusammenhang zu AStA verstehen kann)
- Wenn möglich Teilnehmerzahl angeben
- Betrag: muss identisch mit Beleg sein (abzgl. Pfand)
- Überweisen an: Name der Firma/des Rechnungsstellers, oder euer Name, wenn ihr das Geld ausgelegt habt
- Adresse: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort
- Kreditinstitut
- IBAN
- BIC: Wenn nicht genannt, kann man meistens über eine Website ermitteln
- Referat/Posten
Studienzuschussmittel: meistens nein, wenn ja, dann wüsstest du das (Beschlusslage)
Rechnung hochladen: Quittungen kleiner als DIN A4 auf ein DIN A4 Blatt, mit Tesa kleben (dafür gerne Schmierpapier neben Drucker verwenden, Rückseite durchstreichen), für eigene Unterlagen kopieren, und eingescannt hochladen. Auf diesem Zettel sollen auch Datum und Referat zur Zuordnung stehen; es kann leider nur ein Dokument auf einmal hochgeladen werden, bei mehreren Seiten also vorher zu einer pdf Datei zusammenführen.
Kommentar: sieht nur das Sekretariat, erscheint nicht auf dem Formular
FAQ/Häufige Probleme (bitte prüfen, was zutrifft)
Adresse: Der AStA bzw. die Universität muss immer Rechungsempfänger sein (außer es gibt keinen Rechnungsempfänger, wie bei einem kleinen Supermarkteinkauf). Das bedeutet, dass neben dem eigenen Namen z.B. auch "AStA Augsburg" als Adressat aufgeführt wird. Die Lieferung sollte am besten auch direkt an den AStA erfolgen.
Ausland: Es sollten keine Bestellungen im Ausland (insbesondere EU-Ausland) getätigt werden. Fall dies nicht anderes möglich ist, bedarf es einer Absprache mit der Geschäftsführung (und dem Ref. III/5). Eventuell gibt es keine andere Möglichkeit als so eine Ausgabe nicht zu tätigen oder sie privat zu begleichen.
Amazon/Ebay: Die Uni zahlt keine USt. an die Firmen, sondern an den Staat selbst, meistens sind die Rechnungen von Amazon und Ebay falsch ausgestellt und es ist sehr schwer, an eine andere Rechnung zu kommen. Deswegen darf dort ohne Absprache mit der GF Ausgaben getätigt werden.
Hausdruckerei/externe Druckereien: Wenn nicht über die Hausdruckerei bestellt, sondern irgendwo anders (z.B. Flyeralarm, Unicopy), wird eine Rückmeldung der Hausdruckerei benötigt, dass sie selbst das gewünschte Produkt nicht herstellen kann oder nachgewiesen ist, dass der Preisunterschied signifikant ist. In einigen Fällen braucht es auch kleine Auflagen an Druckerzeugnissen sehr dringend, was auch eine Begründung für einen Kauf bei einer externen Druckerei sein kann. Wenn möglich sollen aber alle Produkte, welche die Hausdruckerei herstellen kann, dort bestellt werden - plant mit der entsprechenden Vorlaufzeit. Falls ihr keinen Zugang zum Webshop der Hausdruckerei habt, wendet euch an das Sekretariat. Der Kauf von Stickern bei externen Druckereien ist möglich.
Mehrere Rechnung für eine Veranstaltung: Fallen mehrere Rechnung für eine Veranstaltung an, so sollen diese alle gesammelt einmal als Formular eingereicht werden. Evtl. ist es dafür nötig, mehrere PDFs zusammenzufügen und dann in das Formular hochzuladen.
Pfand: Kann nicht erstattet werden, sondern muss privat ausgelegt werden. Der/die Käufer*in bleibt also Besitzer*in des Pfands, weswegen dieser vom Zahlungsbetrag abgezogen werden muss. Auf der Quittung/Beleg markieren!
Rechnungen: Es gibt seit Juli 2024 ein neues Verfahren bei dem eine von der Uni vorgegebene Belegnummer schon auf der Rechnung angegeben und die Rechnung direkt bei der Haushaltsabteilung der Uni eingereicht werden soll. Also vor Bestellung/Kauf unbedingt mit der Geschäftsführung oder dem Sekretariat sprechen.
Referent*innen aus dem Ausland: Es muss eine deutsche Steuer-ID angegeben werden. Bei hauptberuflichen Referent*innen, die schon Vorträge/Workshops in Deutschland gemacht haben, ist diese oft schon vorhanden. Falls nicht wendet euch an das Sekretariat oder die GF.
Teilnahmebestätigungen: Zur Abrechnung von Fahrtkosten wünscht die Haushaltsabteilung der Uni Teilnahmebestätigungen. Daran sollte frühzeitig gedacht werden!
Teilnahmelisten: Bei Veranstaltungen, für die Geld abgerechnet wird, sind Listen zu empfehlen, auf denen alle Teilnehmer*innen unterschreiben