Nach dem Bayrischen Hochschulinnovationsgesetz (BayHIG Art. 27 Abs. 4 Satz 3) muss der AStA vor Beginn des Haushaltsjahres eine Übersicht der voraussichtlichen Ausgaben aufstellen und der Universitätsleitung rechtzeitig vorlegen. Die zur Verfügung stehenden Mittel müssen immer zweckgebunden und den Aufgabenbereichen des AStA entsprechend ausgegeben werden. Nach der Grundordnung der Universität Augsburg (Art. 17 Abs. 11 Satz 1) muss diese Ausgabenübersicht mit Mehrheiten des AStA-Vorstandes, Fachschaftenrates und Studentischen Konventes verabschiedet werden. Zur Vereinfachung wird diese Ausgabenübersicht im Folgenden als Haushalt bezeichnet.
Prozess zur Erstellung und Beschluss des neuen Haushalts
Vor Beginn des neuen Haushaltsjahres muss der Haushalt bei der Universität vorliegen. Da die Abstimmungen zur Haushaltserstellung und der Entscheidungsprozess in den verschiedenen hochschulpolitischen Gremien einige Zeit in Anspruch nimmt, sollte mit diesem Prozess Anfang November gestartet werden. Dabei sind besonders die Termine des Studentischen Konvents zu beachten, um dort den nötigen Antrag einzureichen.
Referate müssen unbedingt innerhalb der - von der Geschäftsführung kommunizierten Frist -einen Referatshaushalt einreichen, damit die geplanten Ausgaben im Haushalt berücksichtigt werden können. Geschieht dies nicht, kann das Referat bei der Haushaltsbildung nicht berücksichtigt werden und kann im kommenden Haushaltjahr nicht ohne Weiteres auf referatsinterne Mittel zurückgreifen.
Zu den Entscheidungsprozessen gehört:
- Verhandlungen im AStA über die Verteilung der verfügbaren Haushaltsmittel
- Erstellung der Referatshaushalte durch die Referierenden der entsprechenden Referate
- Beschluss des Haushaltsplans durch den Vorstand
- Beschluss des Haushaltsplans durch den Studentischen Konvent und den Fachschaftenrat
Wenn der Studentische Konvent Änderungswünsche hat oder den Haushaltsplan nicht beschließt, beginnt der Entscheidungsprozess von vorne!
Inhalte des Haushaltsplans
Ein Haushaltsplan beinhaltet im Wesentlichen eine Gegenüberstellung der erwarteten Einnahmen (bspw. Haushaltsmittel, Spendeneinnahmen) und der erwarteten Ausgaben. Vorlagen für einen Haushaltsplan finden sich auch auf dem Laufwerk.
Es empfiehlt sich, die Angaben so spezifisch wie nötig, so allgemein wie möglich, aber nicht zu unspezifisch zu halten. An Beispielen wird es vermutlich am deutlichsten klar:
Schlechter Haushaltsposten:
Druckauftrag Hausdruckerei, 40 A3-Plakate, vollfarbig - 20 €
Guter Haushaltsposten:
Druckkosten Plakate, Sticker und Flyer - 20 €
Da eine Legislatur immer vom 1.10 bis zum 30.9 des Folgejahres gehen und ein Haushaltsjahr immer von Januar bis Dezember, empfiehlt es sich im Haushalt entsprechend Mittel für die Zeit vom 1.10 bis zum 31.12 zurückzuhalten. So können die Nachfolger*innen im Amt ebenfalls noch über referatsinterne Mittel verfügen und müssen unter Umständen nicht erst auf das neue Haushaltsjahr warten und eine Finanzierung durch referatsübergreifende Mittel beantragen.