Alle Ausgaben der Studierendenvertretung müssen den im BayHIG Art. 27 (2) dienlich sein. Ausgaben die hier nicht aufgelistet sind, müssen vor der Durchführung mit der Geschäftsführung abgesprochen werden. Ausgaben müssen immer zeitnah zum Tätigungszeitpunkt eingereicht werden.

Honorare

An universitätsangehörige Vortragende kann aufgrund der Universitätsvorschriften kein Honorar ausgezahlt werden. Allerdings ist es möglich eine [Geste der Höflichkeit] zu besorgen.

Bei Universitätsexternen wird grundsätzlich ein Standardhonorar von 150 Euro angesetzt. Davon kann mit besonderer Begründung abgewichen werden. Eine [Geste der Höflichkeit] ist zusätzlich möglich.

Ein Honorar wird immer per Rechnung bezahlt, weswegen die 🏦AStA Geschäftsführung eingebunden werden muss. Bei der Rechnungsstellung sollte der Vortragende darauf hingewiesen werden, dass eine ordnungsgemäße Rechnung gestellt werden muss, bei der insb. die Umsatzsteuer separat auszuweisen ist. Des Weiteren brauchen wir folgende Angaben:

    • Vollständiger Name
    • (Privat-)adresse des leistenden Unternehmers
    • Ausstellungsdatum
    • Art und Umfang der Leistung
    • IBAN / BIC / Bankinstitut
    • Betrag
    • Steuerbetrag und angewendeten Steuersatz (7% oder 19%) → bei Steuerbefreiung einen Hinweis dazuschreiben
    • Umsatzsteuer-ID

Einkäufe für Veranstaltungen

Eine wichtige Unterscheidung ist zunächst, um welche Art von Veranstaltung es sich hierbei handelt. Dabei wird zwischen regulären Veranstaltungen, Vergnügungsveranstaltungen und kulturellen Veranstaltungen differenziert. Welche der beiden Kategorien im konkreten Fall vorliegt, richtet sich nach dem Gesamtrahmen der Veranstaltung und ob Speisen und Getränke ausgegeben werden.

Reguläre Veranstaltungen

Die nötigen Materialien für die Durchfürhung von Referatsveranstaltungen können durch den AStA getragen werden, sofern sie wie jede Ausgabe den Zielen der Studierendenvertretung dienen. Bei der 🏦AStA Geschäftsführung (bzw. Menzel in der Verwaltung) kann eine Metro-/Kaufhaus-Karte zur Tätigung von Einkäufen ausgeliehen werden.

Kulturelle Veranstaltungen

Kulturelle Veranstaltungen sind beispielsweise Kinovorführungen, Theaterabende oder Kabaretts. Sie müssen nicht vollständig kostendeckend geplant werden, es genügt, wenn mindestens 25% aller Ausgaben abgedeckt sind. Dennoch sollte darauf geachtet werden, dass kulturelle Veranstaltungen insgesamt kostendeckend sind.

Alle getätigten Ausgaben im Zusammenhang mit der Veranstaltung können ganz normal über einen Rechnungskauf oder im Ausnahmefall über eine Auslagenerstattung bezahlt werden(siehe Einreichen von Rechnungen und Erstattung von Auslagen).

Vergnügungsveranstaltungen

Wichtig ist hierbei vor allem, dass die ausgegebenen Speisen und Getränke kostendeckend verkauft werden - sprich die Einnahmen müssen am Ende den Ausgaben entsprechen.

Eine Ausnahme hiervon bilden beispielsweise Weihnachtsfeiern oder Semestereinführungsveranstaltungen. Dabei können Speisen und Getränke in Höhe von max. 7,50 € pro Veranstaltungsteilnehmer kostenlos, also ohne entsprechendes Entgelt abgegeben werden. (Teilnehmerliste nicht vergessen!)


Ausgaben

  • Gesetzliche Mindestangaben auf allen Rechnungen vorhanden (ggf. bei Unternehmen anfordern, am besten bereits vorher abklären, dass Rechnung entsprechend erstellt werden muss)
    • Vollständiger Name und Adresse des leistenden Unternehmens
    • Ausstellungsdatum
    • Menge und Art des Kaufgegenstandes oder der erbrachten Leistungen
    • Entgelt und gesondert die entsprechenden Steuerbeträge inkl. des angewendeten Steuersatzes (7% oder 19%) → Bei Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis auf Befreiung
  • Beleg darf maximal 250€ brutto betragen (ggf. Rechnung aufsplitten!)
  • Rechnung muss im Original bei Uni eingereicht werden → siehe [Rechnungskauf] oder [Auslagenerstattungen]

Abrechnung nach Veranstaltung

  • Erstellen einer Gesamtrechnung aus allen Bruttoausgaben und allen Einnahmen
    • Anfügen von Kopien der Rechnungen (Original ist ja bereits bei Erstattung eingereicht worden)
  • Unterschrift der Aufstellung durch den Verantwortlichen der Veranstaltung
  • Abgabe der gegenübergestellten Posten bei Ref. III/5 (Hr. Menzel) möglichst zeitnah nach der Veranstaltung

Reisekosten (AStA-intern)

Reisen sind bevorzugt mit öffentlichen Verkehrsmitteln (2. Klasse) durchzuführen. Grundsätzlich gilt das Sparsamkeitsprinzip und die Vermeidung von unnötigen Umwel, Reisen mit dem Auto müssen gesondert im Vorhinein abgeklärt und begründet werden. Es kann entweder eine Reisekostenpauschale im Vorhinein verhandelt werden oder die standardisierte Kilometerpauschale (0,25 Euro / km) abgerechnet werden (mit Begründung 0,40€/km).

Bei Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln müssen die Tickets im Original eingereicht werden. Wenn eine Reise mit dem Auto vorher abgesprochen und genehmigt wurde, müssen zusätzlich folgende Angaben gemacht werden und an die Geschäftsführung gesendet werden:

    • Start und Ziel der Reise
    • Mitreisende
    • Begründung, warum das Auto verwendet wurde

Übernachtungskosten (AStA-intern)

Übernachtungskosten können nur in Ausnahmefällen übernommen werden. Hierbei handelt es sich immer um eine Einzelfallentscheidung und es muss mit der 🏦AStA Geschäftsführung Rücksprache gehalten werden. Als Richtwert können ca. 85 Euro (In Augsburg sind theoretisch 120€ möglich) dafür angesetzt werden. Wie in Einreichen von Rechnungen und Erstattung von Auslagen beschrieben muss eine Bezahlung per Rechnung bevorzugt. Buchungen über Plattformen (wie z.B. AirBnb) sind möglich, allerdings muss sichergestellt werden, dass der Übernachtungsort eine (ordnungsgemäße) Rechnung ausstellt. Der Buchungsbeleg von AirBnB, booking.com etc reicht nicht aus.

Reise- und Übernachtungskosten (AStA-extern)

Wie bei den AStA-internen Reise- und Übernachtungskosten können diese auch für AStA-externe Personen übernommen werden (z.B. Referent*innen), die im Rahmen von Veranstaltungen an die Universität Augsburg kommen. Es sind bereits genannte Punkte zu beachten, die Bezahlung kann auf folgende Weisen abgewickelt werden (dies sind nach ihrer Reihenfolge zu bevorzugen):

  1. Externe Person erstellt Abrechnung: Es wird eine externe Abrechnung erstellt mit der Kontoverbindung, an welche die Kosten erstattet werden sollen. Beim Einreichen der Rechnung muss im Vorhinein mit der Geschäftsführung Rücksprache gehalten werden und das Vorgehen entsprechen Einreichen von Rechnungen und Erstattung von Auslagen beachtet werden. Die externe Person ist dann der Abrechnungssteller und nennt seine eigene (private) Adresse. Der AStA ist der Empfänger der Abrechnung. Wird dieses Vorgehen nicht gewählt, so ist eine Begründung dafür vorzulegen.
  2. AStA bezahlt direkt: Die Rechnung wird direkt an den AStA gestellt und dann beglichen. Problem sind eventuell unnötige Kosten und Risiken bei spontanen Absagen.
  3. Sollten die zwei oberen Vorgehen nicht umsetzbar sein, so kann mit der Geschäftsführung ein individuelles Vorgehen ähnlich der Auslagenerstattung besprochen werden

Bewirtungskosten

Der Einsatz von Haushaltsmitteln für Bewirtungen ist haushaltsrechtlich ein Sonderfall und stellt daher eine Ausnahme dar. Die Universität hat daher zwei Rundschreiben dazu verfasst. Einerseits im [Rundschreiben 05/18] zur Abrechnung dieser Ausgaben und in steuerrechtlicher Hinsicht im [Rundschreiben 09/09]. Eine Übernahme der Bewirtungskosten muss immer mit der Geschäftsführung abgesprochen und das genaue Vorgehen gemeinsam geplant werden. Aus Studienzuschussmitteln ist es unter keinen Umständen möglich, Kosten für Verpflegung zu übernehmen.

Die Höhe der möglichen Bewirtungskosten ergibt sich pro Teilnehmer entsprechend:

    • im Rahmen von Besprechungen (Getränke, Kekse, Obst, Butterbreze) 15 Euro
    • für Essen, Buffets (jeweils inkl. der Getränke) 60 Euro

Prozess

Einreichen folgender Dokumente:

    • Begründungsschreiben
    • das Programm bzw. die Einladung sollten (wenn vorhanden) beigefügt werden
    • Teilnehmer*innenliste (unterschrieben)
    • Wenn möglich Rechnung für die Verpflegung
      • maschinell und mit einer Registriernummer erstellt sein
      • Anschrift und Steuernummer des Gastbetriebs / Caterer, … ersichtlich sein
      • genaue Bezeichnung der konsumierten Lebensmittel enthalten
      • Datum und Ort des Verzehrs enthalten
      • den Namen des*der Einladenden enthalten
      • den Rechnungsbetrag und die Umsatzsteuer ausweisen
    • Falls keine Rechnung möglich ist und es sich im eine Besprechung handelt, kann auch über die [Auslagenerstattung] abgerechnet werden.
      • Bewirtungsbeleg bzw. Rechnung müssen im Original (ggf. auf ein A4-Blatt geklebt) beigelegt werden; dieser muss

Anlässe

Da die Abrechnung über Haushaltsmitteln eine Ausnahme darstellt, gibt es nur wenige Anlässe, wann eine Bewirtung zulässig ist:

    • Veranstaltungen des akademischen Gemeinschaftslebens der Universität (z.B. Preisverleihungen, Absolventenfeiern, akademische Ehrungen, o.Ä.)
    • Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (z.B. Auftaktveranstaltung ForDigitHealth 7.11.2019)
    • Förderung der internationalen Zusammenarbeit
    • Pflege des wissenschaftlichen Austauschs (z.B. Mitgliederversammlungen ForDigitHealth)
    • Pflege von Kontakten mit der Wirtschaft, außeruniversitären Einrichtungen und Förderung von Wissens- und Technologietransfer (z.B. Sektempfang, Einführungswochenende)
    • Einwerbung von Drittmitteln
    • Auf- und Ausbau von Kooperationen (z.B. Einführungswochenende)
    • Pflege von Kontakten zu anderen Hochschulen, Schulen und sonstigen Bildungs- und Forschungseinrichtungen oder zu Alumni, (z.B. Vernetzungstreffen wie LAK oder fzs)
    • Anlässe von besonderem dienstlichen Interesse (z.B. Akkreditierungen, ö.Ä.)
    • Vernetzungsveranstaltungen mit anderen Akteuren

Geste der Höflichkeit

Gesten der Höflichkeit können mit einer Wertgrenze von 10 Euro angeschafft werden. Gesten der Höflichkeit sind beispielsweise eine Flasche Wein, Tartuffo oder Unihonig.

Auch hier müssen folgende Dinge eingereicht werden:

    • Originalrechnung
    • Beschreibung der Veranstaltung mit Nennung der Geste der Höflichkeit
    • Sonstige Fehler für die Erstattung

Hausdruckerei

Druckaufträge können vom Sekretariat aufgegeben werden. Bis zur Fertigstellung des Auftrags dauert es in der Regel eine Woche (Freitag ist kein Bürotag im AStA). Die Hausdruckerei muss für alle regulären Druckaufträge verwenden werden, die wenigen Ausnahmen finden sich unter dem Punkt [Externe Druckaufträge.]

Schreibt zum Aufgeben eines Druckauftrags folgende Informationen per Mail an das Sekretariat:

    • Was soll gedruckt werden? (Flyer, Plakate, usw.)
    • Welches Format soll gedruckt werden?
      • Beachte: Plakate mit A2 Format und größer sind sehr teuer (bis zu 10€ pro Plakat!)
    • Spezielles Papier (130g, 90g, usw.) oder Druck (hochglanz, matt, glossy, usw.) → wenn egal entscheidet das Sekretariat nach dem günstigsten Angebot
    • Anhang der gewünschten Datei
      • PDF-Format
      • nur eine Seite pro Dokument! (bei mehreren Seiten bitte als einzelne Dokumente senden)
    • Gewünschtes Abholdatum (festes Datum oder schnellstmöglich

Externe Druckaufträge

Wenn die Hausdruckerei bedeutend teurer ist, die „besonderen Anforderungen“ (wie beispielsweise randloser Druck bei Plakaten), sie nicht so schnell liefern kann wie eine externe Druckerei oder die Hausdruckerei eure Produkte nicht anbietet (z.B. Sticker) könnt ihr bei externen Anbietern bestellen.

    • Ihr holt euch ein Angebot des gewünschten Druckes bei einer externen Firma ein.
    • Ihr nehmt dieses Angebot mit und holt euch zuerst und vor der Bestellung ein Schreiben von der Hausdruckerei, dass diese den Auftrag nicht bewältigen kann: Gründe hierfür können bspw. Zu kurze Zeit, die Art des Druckes, der Preis sein.
    • Zur Abwicklung der Rechnung siehe Punkt [Rechnungskauf]

Lizenzen

Käufe von Lizenzen für z.B. Musiknutzung oder FIlmvorführungen können vom AStA gezahlt werden. Eine Bezahlung ist in der Regel immer per Rechnung möglich, weswegen die 🏦AStA Geschäftsführung darüber informiert werden muss und dann die weiteren Schritte eingeleitet werden.

Mitgliedschaften

Mitgliedschaften müssen durch die Geschäftsführung autorisiert werden, sofern sie kostenfrei sind. Kostenpflichtige Mitgliedschaften können abgeschlossen werden, allerdings bedarf es dafür eine Absprache mit der Unileitung. Plant ihr eine solche Mitgliedschaft müsst ihr mit diesem Vorhaben auf den Vorstand zukommen.

Workshops & Fortbildungen

AStA-Angehörige können an Workshops oder Fortbildungen teilnehmen. Um Probleme zu vermeiden, muss dies immer im Vorhinein mit der Geschäftsführung abgesprochen werden. Es wird ein kleines Begründungsschreiben benötigt, welches folgende Fragen klärt: Wer?, Wann?. Wo?, Wie lange?, Warum?, Wie viel Geld?). Falls ein Antrag auf referatsübergreifende Mittel gestellt wird, kann das Begründungsschreiben auch dort unter "Begründung" eingefügt werden.