Allgemeine FAQs

Wie bekomme ich einen Exchange Online-Account?

Jeder neue Beschäftigte der HM erhält standardmäßig einen Mail-Account. Mit diesem Mail-Account kann Exchange sofort genutzt werden.

Studierende der HM erhalten beim Einrichten ihres Accounts auch eine E-Mail Adresse.

Was ist, wenn ich am 11. August 2026 im Urlaub bin?

Es ist kein Problem, am 11. August im Urlaub zu sein und sich erst später zu kümmern - neue Emails sieht man ab dem Termin allerdings nur in der "neuen Email-Welt".

Wie groß ist mein Postfach (Quota)?

Derzeit beträgt die Standardquota

  • für Mitarbeitende 5 GB (Erhöhung bei Bedarf möglich)
  • für Studierende 2 GB (kann nicht erhöht werden)

pro Nutzer.

Es besteht eine maximale Größe, die nicht überschritten werden kann.

Wie groß dürfen Mails sein?

Mails sind bis maximal 50 MB zugelassen, größere Mails werden zurückgewiesen.

Für HM-interne Empfänger können Sie große Dateien mit OneDrive/SharePoint teilen.

Mit Sync+Share können zudem Links an externe Empfänger versendet werden, die große Dateien zum Download erlauben.

Wie ändere ich meine Mailadressen?

Mailadressen sind fest vergeben und können nicht geändert werden.

Studierende können einmalig aus einer vorgegebenen E-Mail Adressliste eine Wahl treffen. Diese E-Mail Adresse ist dann nicht mehr veränderbar.

Bitte beachten Sie, dass bei einer externen Registrierung immer die E-Mail Adresse anzugeben ist und nicht die Alias Adresse, da es evtl. bei einer späteren Abmeldung zu Problemen kommen kann. Durch Exchange wird immer die E-Mail Adresse als Absenderadresse angezeigt.

Die E-Mail Adresse wir durch Vorgabe der Hochschulleitung für Beschäftigte mit vorname.nachname@hm.edu wenn möglich vergeben.

Wie richte ich eine Weiterleitung ein?

Weiterleitungen an externe E-Mailadressen sind an der HM aus Gründen der Informationssicherheit nicht zulässig.
Bitte rufen Sie Ihre E-Mails direkt über das HM-Postfach ab.

Ich bekomme beim Anmeldeversuch die Fehlermeldung: "No tenant-identifying information found in either the request or implied by any provided credentials."

Leider beobachten wir unter iOS in Verbindung mit den Passwortmanagern "1Password" sowie "BitWarden" das die Autovervollständigung genau diese Fehlermeldung verursacht. Bitte geben Sie das Passwort manuell ein oder kopieren Sie es manuell aus dem PW Manager in die Eingabe. Wir sind in Klärung mit Microsoft, woher dieses Fehlverhalten kommt.   

Mein E-Mail Client unterstützt nicht die Verwendung eines Passkeys bzw. eines Sicherheitsschlüssels für die Verwendung einer Multifaktor-Authentifizierung

Leider unterstützen nicht alle E-Mail Clients diese neuen Standards. Wir prüfen zwar fortlaufend die verfügbaren Optionen und sind bemüht, möglichst alle Funktionen auszureizen und anzubieten. Allerdings beobachten wir insbesondere bei den Embedded-Browsern unter macOS, dass dort zwar die notwendigen APIs für Passkeys bzw. FIDO2-Verfahren signalisiert werden, diese in der Praxis jedoch schlicht und einfach nicht vollständig implementiert sind. In solchen Fällen sind uns leider die Hände gebunden, da die technische Unterstützung durch die jeweilige Anwendung oder Plattform gegeben sein muss. 

Aufgrund der uns bekannten möglichen Probleme werden alle Nutzenden bei der Einrichtung von MFA daher grundsätzlich gebeten, mindestens zwei Verfahren einzurichten und nach Möglichkeit zusätzlich eine Authenticator-App zu verwenden. So kann sichergestellt werden, dass auch dann noch eine Anmeldung möglich ist, wenn ein bestimmtes Verfahren in einer Anwendung oder auf einem Gerät nicht wie erwartet funktioniert.

Sie können unter my.it.hm.edu/mfa eine entsprechende App hinterlegen und anschließend auch unter Apple den Thunderbird-Client einrichten. Das sollte in der Regel eine praktikable Alternative darstellen, wenn die Anmeldung per Passkey aktuell nicht unterstützt wird. Wir hoffen zudem, dass Thunderbird hier künftig noch nachzieht und die Unterstützung für Passkeys ebenfalls vollständig anbietet.

Wie ändere ich mein Passwort?

Über das myit-Portal. Bitte beachten Sie die Passwortregelung, beschrieben auf der Account Online-Verwaltungs-Seite.

Was mache ich, wenn immer wieder Fehlermeldungen beim E-Mail-Versand mit Outlook an eine bestimmte E-Mail-Adresse kommen?

Wenn Sie beim Versenden an eine bestimmte E-Mail-Adresse immer eine Fehlermeldung bekommen, liegt es in der Regel daran, dass sich die Adresse geändert hat oder gelöscht wurde, aber immer noch im internen Puffer von Outlook gespeichert ist. So entfernen Sie diese falschen Einträge.

Vorsicht mit Wörtern in Regeln

Wenn Sie Regeln verwenden, überprüfen Sie bei Auftreten bestimmter Effekte (z.B. Mails "verschwinden" o.ä) auf jeden Fall auch Ihren Regelblock. Achten Sie auf die genauen Vorgaben speziell wenn sie nach Wörtern filtern. Denken Sie daran, dass Wörter als Teil in anderen Wörtern enthalten sein können, nach denen Sie nicht filtern wollen. Wenn Sie z.B. eine Regel für die Firma Cisco bauen wollen, und das per Suche des Wortes "Cisco" in der Absenderadresse durchführen, werden auch alle anderen Absender gefiltert, bei denen "cisco Teil des Namens ist, also auch eMails von "Francisco". 

FAQs zur Migration

Ich habe meinen E-Mail-Client erfolgreich auf Exchange Online migriert. Wo sind meine alten E-Mails und Kontakte?

Alle Ihre Postfachinhalte aus dem alten Postfach werden vollständig übertragen. Über alle Postfächerfächer hinweg ist das jedoch eine sehr große Datenmenge. Folglich kann es mehrere Tage dauern, bis alle Daten im neuen Postfach angekommen sind.

Welche Daten werden aus dem Postfach migriert und welche nicht?

 Migriert werden:

  • E-Mails
  • Kalenderobjekte
  • Notizen
  • Aufgaben
  • Kontakte
  • Regeln

Nicht migriert wird:

  • Ggf. Ihre E-Mailsignatur

Mein Kalender ist noch nicht migriert. Wie komme ich an den Zoom-Link zu meinem nächsten Meeting?

Der Zugriff auf Ihr altes Postfach ist weiterhin über xmail.mwn.de möglich. Dort finden Sie auch Ihren bisherigen Kalender.

Kann ich bei der Daten-Migration bevorzugt werden?

Nein, die Migration erfolgt automatisiert. Ein Eingreifen ist leider nicht möglich.


FAQs zu Funktionsmailobjekten

Wie kann ich geteilte Postfächer einbinden?

Geteilte Postfächer werden in Exchange Online automatisch eingebunden, sobald Sie darauf berechtigt wurden.

Wenn geteilte Postfächer automatisch eingebunden sind, warum sehe ich sie nicht in Outlook?

Falls Sie auf mehr als 9  geteilte Postfächer berechtigt sind, wird die automatische Einbindung unterbunden, um zu verhindern, dass Outlook träge wird.
Bitte binden Sie die Postfächer, die für Sie relevant sind, manuell ein. Anleitungen dazu finden sich hier: Funktionspostfach: Einbinden in Outlook

Mir wurde ein Postfach eingebunden, das ich nicht kenne oder nicht in Outlook brauche. Wie kann ich es entfernen?

Postfächer, die automatisch verbunden werden, können durch den User nicht entfernt werden. Falls Sie es nicht eingebunden haben möchten, wenden Sie sich bitte an die IT. Wir werden Sie von dem Postfach austragen: https://jira.cc.hm.edu/servicedesk/customer/portal/1