Was ist Exchange Online?

Exchange Online ist der E-Mail-Dienst von Microsoft 365 für die HM. Der Zugriff funktioniert über Outlook, den Webbrowser, mobile Geräte oder andere E-Mail-Programme.

Funktionen

• E-Mail: Senden und Empfangen von E-Mails mit Postfachspeicher
• Kalender: Persönliche Kalender, Terminplanung, Einladungen, Freigabe von Kalendern für Kolleginnen und Kollegen, Anzeige von Frei/Gebucht-Zeiten
• Kontakte: Persönliches Adressbuch sowie das globale Adressbuch der Hochschule
• Aufgaben: Verwaltung von Aufgaben und Erinnerungen
• Outlook im Web (OWA): Vollständiger Zugriff auf Postfach, Kalender und Kontakte über den Browser unter https://outlook.office.com
• Freigegebene Postfächer: Gemeinsame Funktionspostfächer für Teams und Abteilungen
• Abwesenheitsnotizen: Automatische Antworten bei Urlaub oder Abwesenheit
• Regeln: Automatische Sortierung und Weiterleitung eingehender E-Mails
• Spam- und Schadsoftware-Schutz: Eingehende und ausgehende E-Mails werden automatisch auf Spam, Phishing und Schadsoftware geprüft
• Mobilgeräte: Synchronisation von E-Mail, Kalender und Kontakten auf Smartphones und Tablets

Wer kann Exchange Online nutzen?

Allen HM-Angehörigen steht Exchange Online zur Verfügung.
Somit haben Beschäftigte, Lehrende, Studierende und Gäste der HM ein Konto bei Exchange Online.

Zugriffswege

Outlook (empfohlen)

Outlook für Windows und Mac konfiguriert sich automatisch. Es genügt die Eingabe der E-Mail-Adresse und des Passworts. Servernamen müssen nicht eingetragen werden. Nur mit Outlook bzw. Exchange-Anbindung stehen alle Funktionen zur Verfügung (Kalender, globales Adressbuch, freigegebene Postfächer).

Outlook im Web

Aufruf im Browser unter https://outlook.office.com und Anmeldung mit der HM-E-Mail-Adresse.

Apple Mail

Apple Mail auf Mac, iPhone und iPad bindet das Postfach direkt als Microsoft-Exchange-Konto ein. Damit stehen auch Kalender und Kontakte zur Verfügung. Manuelle Servereinstellungen sind nicht erforderlich.

Andere E-Mail-Programme (z. B. Thunderbird)

Der Zugriff erfolgt über IMAP und SMTP.

Servereinstellungen für die manuelle Einrichtung

• Über IMAP/SMTP werden nur E-Mails synchronisiert. Kalender und Kontakte stehen auf diesem Weg nicht zur Verfügung.
• Freigegebene Postfächer müssen über IMAP/SMTP manuell eingerichtet werden.
• Die Anmeldung muss über moderne Authentifizierung (OAuth2) erfolgen. Ein Anmeldung mit Username + Passwort ist nicht möglich. Nicht alle E-Mail-Programme unterstützen das - das E-Mail-Programm muss OAuth2 unterstützen.

Posteingang (IMAP)

Postausgang (SMTP)