Detailfragen zur Exchange-Migration

Fragen gesammelt aus der Info-Veranstaltung für Master-User:innen am 13.10.2023

  • Wo finde ich Slides aus der Info-Veranstaltung vom 13.10.2023?

  • Kann man bitte LRZ Dokus in Druckformat in die Dokuplattform einstellen?

    • Die Doku-Plattform bietet direkt leider kein "Speichern als PDF" an (im Gegensatz zu collab.dvb.bayern). Eine separate manuelle Erstellung von Druckversionen der Dokus ist vom Aufwand her in den meisten Fällen leider nicht zu stemmen. Bite

  • Will die LMU keine Differenzierung nach an der Mailadresse erkennbaren Fächern mehr? Sollen Institutsmailadressen aufgegeben werden

    • Die Verwendung von lmu.de als Haupt- und Absendeadresse kann jede Benutzerin im IDM-Portal selbst entscheiden. Es sind technisch genauso die Insitutsadressen möglich. Organisatorisch könnte das Institut eine Richtlinie erlassen, die die eine oder andere Form für alle Institutsangehörigen vorschreibt.

    • Mit lmu.de gibt es ein Basisangebot, das für die grundlegenden Anforderungen ausreichend ist. Wenn Bedarf für organisationbezogene Mailadressen besteht, dann können diese auch genutzt werden.

  • Gibt es ein "best parctice" für die Archivierung der E-Mails - insbesondere aus der Sicht des Steuerrechts?

    • Von LRZ-Seite nicht, hat mit der Exchange-Umstellung nicht direkt zu tun. Die Archivierung ist vom Mailsystem unabhängig.

  • Wie groß ist das Limit für die Größe des Exchange-Postfachs?

    •  Die Standard-Exchange-Mailbox hat 3GB, ab 2024: 5GB. Quota-Erhöhungen können beim LMU IT-Servicedesk beantragt werden. Kosten werden derzeit (noch) zentral übernommen.

    • Stimmt so leider nicht. Wir haben eine Rechnung für höhere Quotas bekommen. :-(

      • →  ja, Rechnung für 2022, also vor der Umstellung auf Exchange für lmu.de.

  • Dass die Funktionsadressen auch auf @lmu.de enden wäre toll, gerade für die Kommunikation von außen.

    • Das ist leider technisch noch nicht möglich, da Funktionskennungen im LMU-Portal nicht verwaltet werden können.

  • Wie wird man auf Exchange von außerhalb zugreifen, wenn man es jetzt über mailin mit der lrz Kennung über Roundcube macht

  • Woran sehe ich eigentlich, ob mein Projekt schon umgestellt ist?
    • Im IDM-Portal 2 unter Projekt anzeigen > Rubrik "Details". Dort steht rechts Mailplattform "Mail" oder eben schon "Exchange".
    • Das bedeutet jedoch nicht, dass schon alle Kennungen auf Exchange umgestellt sind. Es bedeutet nur, dass man neuen Kennungen Berechtigung für Exchange, aber nicht mehr für Mail geben kann. In Projekt anzeigen > "Kennungen" kann man sehen, welche Kennungen Exchange-Berechtigung haben und welche nicht.
    • Für noch nicht umgestellte Kennungen gibt es die Anleitung Was müssen Master-User:innen und Benutzer:innen bei der zentralen Umstellung auf Exchange für lmu.de tun?
  • Klickt man auf den Link (https://xmail.mwn.de) landet man beim Outlook (on the Web - OWA). Wenn Institute bei Thunderbird sind - was passiert dann? Danke
  • Ist technisch ausgeschlossen, dass beide Mailboxen (Mailin und Exchange in der Zeit nach der Umstellung ) die gleiche Mail bekommen - und somit (unterschiedlich) volllaufen?...
    • Ja. Eine Mailadresse kann nur genau eine Mailbox als Zustellungsziel haben.
  • Ab welchem Datum zählen die 3 Monate Ablaufdatum für die Mailin-Mailbox und Mailin-Mailberechtigung?
    • Ab dem Datum der Umstellung auf Exchange 
    • Bitte den Zeitraum unbedingt verlängern oder aussetzen: Die Umstellung trifft genau den Semesteranfang, in drei Monaten ist Prüfungshochphase. Master User, die auch Dozenten sind, brauchen mehr Zeit.
      • Bei der Planung der Umstellung kann eine der Zeitraum beliebig länger vereinbart werden. Und anschließend haben Sie als Master-Userin auch die Möglichkeit, das Ablaufdatum der Mailin-Berechtigung nochmal im IDM-Portal 2 zu verlängern
  • Wenn man im LMU-Portal (aus Gewohnheit) auf die Fakultätsmail umleitet, dann Mail-Loop - oder?
    • Ja. Allerdings werden bei der Umstellung solche Weiterleitungen automatisch entfernt und die Auslieferung in die neue Exchange-Mailbox eingestellt
    • Die Benutzenden können aber später im LMU-Benutzerkonto die Weiterleitung wieder eintragen - dann wieder Mail-Loop, die aber spätestens in der folgenden Nacht durch automatische Checks entdeckt wird und am Folgetag bereinigt wird.
  • Muss dann überhaupt noch eine @lrz.uni-muenchen.de Adresse vergeben werden oder reicht der Import der Kennung in das Projekt?
    • Wenn keine weitere Adresse vergeben werden soll, muss die Kennung gar nicht ins Master-User-Projekt importiert werden.
  • Thema Funktionskennung: Aber das Erstellen einer Funktionskennung (samt Adresse) im Projekt erstellt immer noch ein Mailin-Postfach?
    • Bei Funktionskennungen kommt es drauf an, ob das Projekt selbst auf Mailplattform "Exchange" oder "Mailin" eingestellt ist.
    • Mit der Umstellung wird das Projekt selbst auch von Mailin auf Exchange umgestellt. Und zwar auch, wenn nur einzelne Kennungen im Projekt auf Exchange umgestellt werden.
  • Sollte man ab jetzt neue Mitarbeiter dann gar nicht erst importieren?
    • Es wäre jedenfalls nicht notwendig, falls nur @lmu.de mit Exchange genutzt werden soll. Wenn eine institutsspezifische Maildomain genutzt werden soll, muss ins Projekt importiert werden.
  • Gibt es irgendwelche Vor- oder Nachteile, was für oder gegen Import der Kennung spricht? Hat der Master-User dann weniger Rechte?
    • Wir würden grundsätzlich empfehlen zu prüfen, ob zukünftig eine institutsspezifische Maildomain benötigt wird. Wenn nicht, gäbe es bzgl. Mail keinen "Administrationsbedarf". Das ist dann einfach ein Standarddienst und erspart den Master-Usern einige Arbeit
    • In der BWL gab es bspw. die Entscheidung, zukünftig nur noch lmu.de zu nutzen.
  • Bitte die Rundmails inhaltlich gerne kurz vorher dem/der Master-Userin zeigen!
    • Die Mails sind personalisiert (mit Anrede, Kennungsnamen, Mailadressen) und auch unterschiedlich je nach vorhandener Mailkonfiguration.
    • Die Mailtexte stehen auch auf der Doku-Seite Exchange für lmu.de, Abschnitt "Was ändert sich für Ihre Benutzerinnen".
  • Ist zukünftig die Institutsadresse nur eine Empfänger-Adresse oder auch eine Sende-Identität? wenn ja: wie richtet man das ein?
    • Kann von den Benutzenden im IDM-Portal 2 Self Service konfiguriert werden.
  • Wer entscheidet wann mit wem wie die Umstellung gemacht wird?
  • Wenn auf eine lmu.de-Adresse (als Hauptmailadresse) umgestellt wird, wird automatisch auch auf den Exchange-Server umgestellt.
    • Ja, lmu.de als Hauptmailadresse erfordert die Umstellung auf Exchange.
  • Archiv ist immer schon Anwendersache, oder? - Outlook kann .OST, Thunderbird kann auch Lokale Ordner. Mailin war immer schon begrenzt; Exchange wird die Problematik, dass EMail ein Transport- und kein Archiv-Medium ist (oder je gewesen ist) durch den größeren Platz noch verschärfen.
    • Korrekt. Aber für Exchange gibt es ein deutlich größeres Postfach (5 GB statt 2 GB Mailin)
  • Risiko defekte .OST Files - also doch lieber Exchange mit Thunderbird?
    • .OST ist nur die lokale caching-kopie des postfachs.
         lokale Ordner legt outlook in eine PST datei.
         diese sollte dann lokal regelmässig gesichert werden
  • Wenn man die Archivierung den Nutzern überlässt, werden Mails entweder zu früh gelöscht oder lokale Backups erstellt, die dann im Desaster Fall verschwinden. Archivierungssysteme können auch automatisches Löschen zum Einhalten der Fristen unterstützen. Dies ist ein Problem, das in allen betreuten Einrichtungen bei mir angefragt wird.
  • Use Case: Mein Projekt ist noch nicht umgestellt; ein User will (wegen Kalenderfunktion) UNBEDINGT mit zwei anderen möglichst schnell Exchange, sind aber alles alte Mailin-Leute. Was sage ich denen und wie gehe ich vor?
    • Sie oder die Betreffenden melden sich bitte beim LRZ-Servicedesk. Es ist jederzeit auch die Umstellung von Einzelkennungen auf Exchange für lmu.de möglich.
  • Was passiert mit Studenten, die mit einer @campus.lmu.de Adresse arbeiten? bekommen diese dann auch eine @lmu ?
    • Nein. Das Mailsystem für campus.lmu.de war und ist getrennt von Mailin und Exchange. Also gar nicht betroffen von einer Umstellung.
    • Mail für Studierende und Beschäftigte ist derzeit getrennt (Studierende sind nicht in Exchange und bekommen keine @lmu.de)
    • Das Thema wird kommendes Jahr nochmal geprüft. Es gibt bspw. aus der Physik den dringenden Wunsch, Studierende mehr zu integrieren
  • D.h. wir haben als Masteruser die Situation, dass wir erst einmal abklären müssen, was die Person für einen "Status" hat und wir fahren dann im Prinzip doch zwei Systeme
    • Sie können im IDM-Portal 2 beim Importieren der Kennung sehen, ob sie schon Exchange hat (mit lmu.de). Wenn nicht, wenn es eine Studierende ist, dann können Sie beim Importieren der Kennung Exchange mit nur einer Institutsmailadresse geben.
  • Ist es nach wie vor so, dass Mailweiterleitungen weiterlaufen, auch wenn das Passwort abgelaufen ist (Passwortstatus verfallen)?
    • Ja, die Weiterleitungen funktioniern dann weiterhein. Passwort verfallen ist nicht gleich Status=gesperrt.
    • N.B.: Passwortstatus verfallen gibt es nur bei LRZ-Kennungen (von Master-User verwaltet), nicht bei LMU-Kennungen.
    • Es gibt User mit alten (LRZ-)Kennungen, denen egal ist, dass ihr PW-Status abgelaufen ist, weil sie ihr Mails ja noch weitergeleitet bekommen. So kriegen wir alte Kennungen nicht los.
      • Vorschlag: einfach als Master-User die Kennung auf "gesperrt" stellen, dann wird sich der Menutzer schon melden, dass er die Kennung/Mailadresse noch weiter haben will ;)
      • Passwortstatus=verfallen bedeutet, das man sich mit der Kennung bei keinem Dienst mehr anmelden kann. Außer der Kennungsweiterleitung funktioniert dann nichts mehr.
        • Klar, aber dann sind ja wir Masteruser die Bösen und nicht der User, der sich nicht um sein PW gekümmert hat. :-)
          • → Die Bereinigung dieser alten LRZ-Kennungen wird ein eigenes Projekt am LRZ (evtl. mit jährlicher "Rückmeldepflicht" der User).
  • Kann Exchange auch noch Abwesenheitsmails? - habe nur aus dem Augenwinkel gesehen, dass es den entsprechenden Punkt im IDM-Portal 2 in den Self Services nicht mehr gibt.
    • Ja, das geht bei Exchange nämlich über den Mailclient oder einfach via OWA unter https://xmail.mwn.de.
    • Klappt das auch mit Thunderbird? oder ist Outlook Pflicht? Wir haben hier viele nicht Windows Arbeitsplätze
    • Bei thunderbird muss man die Abwesenheitsnachricht dann einfach via OWA https://xmail.mwn.de einstellen.
  • Geht der Exchange-Kalender in Thunderbird?
  • In unserer doku finden sie eine liste von möglichen exchange-clients:
        https://doku.lrz.de/konfiguration-von-exchange-clients-4427178.html