Bei der schrittweisen zentralen Umstellung von LMU-Kennungen auf Exchange für lmu.de wird das meiste automatisch geregelt. Was für die Benutzerinnen bzw. Master-Userinnen zu tun bleibt (gleich nach der Umstellung oder optional irgendwann später), wird hier beschrieben.

Es genügt, wenn Sie diese Info-Kästen lesen. Die Grafiken und Screenshots dienen zur Erläuterung und zum genaueren technischen Verständnis.

Die Umstellung hängt von den bisherigen Mail-Berechtigungen einer Kennung ab. Es gibt im wesentlichen 4 Konstellationen:

Eine Präsentation (13.10.2023) befasste sich insb. mit dem Fall "4. Mailin-Mail auf LMU-Kennung" - also denjenigen Kennungen, die jetzt bevorzugt migriert werden sollen:

Exchange auf LMU-Kennung

→ Betrifft LMU-Kennungen, die bereits Exchange von Master-Userinnen mit einer Instituts-Mailadresse haben.

Diese Kennungen sind zum größten Teil bereits umgestellt, d.h.:

Die Weiterleitung von lmu.de auf die Instituts-Mailadresse ist gelöscht.
Die lmu.de-Adresse ist nun ein Mail-Alias für die Exchange-Mailbox.
Die Exchange-Berechtigung ist im LMU-Portal/Benutzerkonto und im LMU-Helpdesktool sichtbar.

In den allermeisten Fällen sind bzw. waren keine Aktionen von Master-Userinnen oder Benutzerinnen nötig. D.h. es bleiben:

selbe Einstellungen im Mailprogramm
selber Webmailer
selbe Kennung
keine Migration des Mailbox-Inhalts nötig

Mailin-Mail auf LRZ-Kennung (=Zweitkennung, Master-User-Kennung)

→ Betrifft LMU-Kennungen, die weder Exchange- oder Mailin-Mail haben und deren lmu.de-Weiterleitung auf eine andere LRZ-Kennung (Zweitkennung) oder eine Mailadresse außerhalb der LRZ-Mailsysteme leitet.

Nach der Umstellung auf Exchange müssen Master-Userinnen und Benutzerinnen erst mal nichts ändern oder umstellen.
Benutzerin kann die Nutzung der Exchange-Mailbox irgendwann später aktivieren (Mailauslieferung an die Exchange-Mailbox).

N.B.: In den folgenden Beispielen wird für Fakultäts-/Instituts-Mailadressen beispielhaft "lrz.uni-muenchen.de" verwendet. Das können auch andere, von Master-Userinnen vergebene Mailadressen mit Domains wie z.B. kaththeol.uni-muenchen.de, evtheol.uni-muenchen.de, jura.uni-muenchen.de, econ.uni-muenchen.de, biologie.uni-muenchen.de, bio.lmu.de sein.

Bisher:

lmu.de ist reine Weiterleitung an lrz.uni-muenchen.de auf einer anderen Kennung.
Im IDM-Portal 2 ist das daran erkennbar, dass außer der LMU-Weiterleitung keine Mailbox (Exchange-Mailbox oder Mailin-Mailbox) bei der LMU-Kennung anzeigt wird.

Nach der Umstellung auf Exchange:

lmu.de ist weiterhin Weiterleitung an lrz.uni-muenchen.de.
Weder Benutzerin noch Master-Userin müssen etwas ändern oder umstellen!

Aufräumen (später, optional): Umstellung auf Verwendung der Exchange-Mailbox

Master-Userin oder Benutzerin beauftragt am LRZ-Servicedesk (https://servicedesk.lrz.de) den Umzug auf Exchange.
LRZ führt am vereinbarten Termin folgende Änderungen durch:
- importiert die LMU-Kennung ins LRZ-Projekt (falls nötig)
- zieht die lrz.uni-muenchen.de Mailadresse auf die LMU-Kennung um.
Benutzerin muss eine neue Konfiguration im Mailprogramm einrichten oder den Webmailer https://xmail.mwn.de verwenden, um auf die Exchange-Mailbox zugreifen zu können. Siehe dazu auch Was muss für Exchange bei den Mail-Clients an der LMU beachtet werden?
Benutzerin kopiert den Inhalt der Mailin-Mailbox in die Exchange-Mailbox durch "Drag&Drop" im Mailclient, siehe Umzug auf Exchange
Die Mailberechtigung auf der LRZ-Kennung hat i.d.R. ein Ablaufdatum von 3 Monaten und wird nach Ablauf dieser Zeit automatisch gelöscht.
- Master-Userin kann dieses Ablaufdatum im IDM-Portal ändern oder auch ganz löschen.

Diese Umstellung kann auch durch Master-Userin und Benutzerin allein, ohne das LRZ, gemacht werden. Das ist dann aber deutlich aufwändiger: Wie kann die Mailbox mit Fakultätsmailadresse auf die LMU-Kennung umgezogen werden?

Exchange auf LRZ-Kennung (=Zweitkennung, Master-User-Kennung)

→ Betrifft LMU-Kennungen, deren Besitzerinnen eine zweite LRZ-Kennung mit Exchange-Berechtigung haben.

Nach der Umstellung der LMU-Kennung auf Exchange müssen Master-Userinnen und Benutzerinnen erst mal nichts ändern oder umstellen.
Benutzerin kann die Nutzung der Exchange-Mailbox für lmu.de irgendwann später im LMU-Benutzerkonto aktivieren (Mailauslieferung an die Exchange-Mailbox).

Die serverseitige Umstellung erfolgt genauso wie im vorigen Abschnitt 2. Mailin auf LRZ-Kennung.

Benutzerin muss folgende Schritte durchführen, um Exchange für lmu.de auf der LMU-Kennung nutzen zu können:

@lmu.de-Exchange Mailbox aktivieren (=> im LMU-Benuterkonto die Auslieferung in Mailbox einschalten, Weiterleitung löschen)
Die alte Exchange-Mailbox auf der Masteruser-verwalteten Kennung auf reine Weiterleitung an die @lmu.de-Adresse im LRZ IDM-Portal umstellen (dabei bleibt die Exchange-Mailbox erhalten, kriegt nur keine neuen Mails mehr rein)
Beide Mailboxen gleichzeitig in Outlook einbinden
Inhalte der alten Mailbox in die neue Mailbox kopieren
Kontakte und Kalendereinträge um ziehen (siehe Umzug auf Exchange -> Import von Kontakten, Verteilern und Kalendereinträgen)
In Mailinglisten etc. die @lmu.de-Adresse eintragen anstatt der alten Adresse
alte Mailbox aus Outlook entfernen

Master-User: Wenn an die alte Adresse keine Mails mehr ankommen, kann die alte Mailbox/Kennung löschen.

Mailin-Mail auf LMU-Kennung

→ Betrifft LMU-Kennungen, die bisher Mailin-Mail-Berechtigung haben.

Nach der Umstellung auf Exchange muss Benutzerin den Webmailer https://xmail.mwn.de nutzen bzw. im Mail-Client den Posteingangsserver xmail.mwn.de (statt mailin.lrz.de)!
Es kann sein, dass Anmeldungen mit "Vorname.Nachname@lmu.de", etwa am MWN-PC, nicht mehr funktionieren. Dann funktioniert aber das Login mit dem Kennungsnamen wie "ru43sos" ("LRZ-Kennung" laut LMU-Portal/Benutzerkonto).
Master-Userinnen müssen nichts machen - außer ggf. den Benutzerinnen helfen wegen der beiden vorigen Punkte.

Bisher:

lmu.de ist Weiterleitung an lrz.uni-muenchen.de, also an die Mailin-Mailbox auf derselben Kennung.
Im IDM-Portal 2 sieht man, das bei der Kennung zusätzlich zur LMU-Weiterleitung auch eine Mailin-Maibox angezeigt wird.

Gleich nach der Umstellung auf Exchange:

Mails an lmu.de und auch an lrz.uni-muenchen.de werden an die neu angelegte Exchange-Mailbox zugestellt.
Die Mailin-Mailbox existiert weiterhin.
- Es kommen keine neuen Mails mehr in dieser Mailbox an.
- Benutzerin kann weiterhin auf die Mailin-Mailbox im Mailclient oder Webmailer zugreifen; jedoch nicht mehr mit der Maildadresse lrz.uni-muenchen.de, sondern mit dem LMU-Kennungsnamen wie "ri42sos".
Benutzerin muss eine neue Konfiguration im Mailprogramm einrichten oder den Webmailer https://xmail.mwn.de verwenden, um auf die Exchange-Mailbox zugreifen zu können.
- Siehe dazu auch Was muss für Exchange bei den Mail-Clients an der LMU beachtet werden?
Es kann sein, dass Anmeldungen mit "Vorname.Nachname@lmu.de" nicht mehr funktionieren (z.B. am MWN-PC). Dann funktioniert aber das Login mit dem Kennungsnamen wie "ri42sos".

Aufräumen (später, wenn gewünscht):

Benutzerin kopiert die alten Mails, also den Inhalt der bisherigen Mailin-Mailbox, in die Exchange Mailbox. Das geht am bequemsten im IDM-Portal, oder auch per Drag&Drop im Mail-Client, siehe Umzug auf Exchange