Detailfragen zur Exchange-Migration

Fragen gesammelt aus der Info-Veranstaltung für Master-User:innen am 13.10.2023

  • Wo finde ich Slides aus der Info-Veranstaltung vom 13.10.2023?

  • Kann man bitte LRZ Dokus in Druckformat in die Dokuplattform einstellen?

    • Die Doku-Plattform bietet direkt leider kein "Speichern als PDF" an (im Gegensatz zu collab.dvb.bayern). Eine separate manuelle Erstellung von Druckversionen der Dokus ist vom Aufwand her in den meisten Fällen leider nicht zu stemmen. Bite

  • Will die die LMU keine Differenzierung nach an der Mailadresse  erkennbaren Fächern mehr? Sollen Institutsmailadressen aufgegeben werden

    • Die Verwendung von lmu.de als Haupt- und Absendeadresse kann jede:r Benutzer:in im IDM-Portal selbst entscheiden. Es sind technisch genauso die Insitutsadressen möglich. Orgranisatorisch könnte das Institut eine Richtlinie erlassen, die die eine oder andere Form für alle Institutsangehörigen vorschreibt

    • Mit lmu.de gibt es ein Basisangebot der für die grundlegenden Anforderungen ausreichend ist. Wenn Bedarf für organisationbezogenen Mailadressen besteht, dann kann die auch genutzt werden.

  • Gibt es ein "best parctice" für die Archivierung der E-Mails - insbesondere aus der Sicht des Steuerrechts?

    • Von LRZ-Seite nicht, hat mit der Exchange-Umstellung mich direkt zu tun. Die Archivierung ist vom Mailsystem unabhängig.

  • Wie groß ist das Limit für die Größe des Exchange-Postfachs?

    •  Die Standard-Exchange-Mailbox hat 3 GB angelegt. Über den LMU IT-Servicedesk kann das vergrößert werden. Standard Quota: 3GB, ab 2024: 5GB. Quota-Erhöhungen können beim IT-Servicedesk beantragt werden. Kosten werden derzeit (noch) zentral übernommen.  

  • Dass die Funktionsadressen auch auf @lmu.de enden wäre toll, gerade für die Kommunikation von außen.

    • Das ist leider technisch noch nicht möglich, das Funktionskennungen im LMU-Portal nicht verwaltet werden können.

  • wie wird man auf Exchange von außerhalb zugreifen, wenn man es jetzt über mailin mit der lrz Kennung über Roundcube macht


10:20:33 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    doofe Frage: Woran sehe ich eigentlich, ob mein Projekt schon umgestellt ist?
10:20:39 From Oliver Diekamp To Everyone:
    Replying to "Guten Morgen, kurze ..."

    bspw. OWA über xmail.mwn.de
10:21:23 From Ester Smotlak To Everyone:
    Replying to "Guten Morgen, kurze …"
    Super, danke
10:22:08 From Rainer Fritsch To Everyone:
    Replying to "doofe Frage: Woran s..."

    Im idmportal2.lrz.de unter Mail sieht man welche Mailbox man hat
10:24:39 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Replying to "doofe Frage: Woran s..."

    d.h., wenn da bei mir selber (z.B.) noch "Mailin" steht, ist mein ganzes Projekt noch gar nicht Exchange-relevant?
10:25:04 From David Planner To Everyone:
    wie lange liegen die in der mailin ?
10:25:59 From Rainer Fritsch To Everyone:
    Replying to "doofe Frage: Woran s..."

    Im Normalfall sind Projekte komplett Exchange oder IMAP
10:26:30 From Ester Smotlak To Everyone:
    Replying to "Guten Morgen, kurze …"
    Noch eine weitere Frage - klickt man auf den Link landet man beim Outlook. Wenn Institute bei Thunderbird sind - was passiert dann? Danke
10:27:29 From Rainer Fritsch To Everyone:
    Replying to "wie lange liegen die..."

    Wir haben gerade ein Projekt umgezogen, da wurden wir informiert, dass die Mails bis Februar noch erreichbar sind
10:27:32 From Oliver Diekamp To Everyone:
    Replying to "Guten Morgen, kurze ..."

    Thunderbird kann weiterhin als Client für Exchange genutzt werden. Die Konfiguration des Mailservers muss angepasst werden.
10:27:43 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Replying to "Guten Morgen, kurze ..."

    XMAIL /ist/ OWA, also ein Web-Outlook. Gibt's halt nur den einen.
10:28:54 From Barbara Epple To Everyone:
    Zeigen Sie eigentlich etwas auf Ihren Bildschirm? Ich sehe nur Menschen...
10:28:58 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Ist technisch ausgeschlossen, dass /beide/ Boxen die gleiche Mail bekommen - und somit (unterschiedlich) volllaufen?
10:29:47 From David Planner To Everyone:
    Replying to "Zeigen Sie eigentlic..."

    bei mir wird nur ein Teil angezeigt :P. Linke obere Ecke
10:29:48 From Barbara Epple To Everyone:
    Sorry, Fehler von mir ...
10:30:45 From Bernhard Lichtinger To Everyone:
    Replying to "Ist technisch ausges..."

    Ja. Eine Mailadresse kann nur genau eine Mailbox als Zustellungsziel haben.
10:31:25 From GMueller To Everyone:
    Ab welchem Datum zählen die 3 Monate ?
10:31:37 From Renate Schruff To Everyone:
    Bitte den Zeitraum unbedingt verlängern oder aussetzen: Die Umstellung trifft genau den Semesteranfang, in drei Monaten ist Prüfungshochphase. Master User, die auch Dozenten sind, brauchen mehr Zeit.
10:31:57 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Replying to "Ist technisch ausges..."

    ...außer man leitet im LMU-Portal (aus Gewohnheit) auf die Fakultätsmail um, dann Mail-Loop - oder?
10:32:06 From Bernhard Lichtinger To Everyone:
    Replying to "Ist technisch ausges..."

    korrekt
10:33:45 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Replying to "Bitte den Zeitraum u..."

    Die Frage stellte sich mir auch: Wer bestimmt den Zeitpunkt? - mein Institut wird das nicht so gerne freiwillig machen....
10:35:52 From Elisabeth Sedlmayr To Everyone:
    Muss dann überhaupt noch eine @lrz.uni-muenchen.de Adresse vergeben werden oder reicht der Import der Kennung in das Projekt?
10:36:57 From Bernhard Lichtinger To Everyone:
    Replying to "Muss dann überhaupt ..."

    wenn keine weitere Adresse vergeben werden soll, muss die Kennung gar nicht importiert werden
10:37:11 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Thema F-Kennung: Aber das Erstellen einer F-Kennung (samt Adresse) im Projekt erstellt immer noch ein Mailin-PF?
10:37:47 From Andy Spiegl To Everyone:
    Stimmt so leider nicht. Wir haben eine Rechnung für höhere Quotas bekommen. :-(
10:38:04 From Oliver Diekamp To Everyone:
    Replying to "Postfach Limit Excha..."

    für 2022
10:38:25 From Bernhard Lichtinger To Everyone:
    Replying to "Thema F-Kennung: Abe..."

    bei Funktionskennungen kommt es drauf an, ob das Projekt selbst auf Exchange oder Mailin eingestellt ist.
10:38:59 From Bernhard Lichtinger To Everyone:
    Replying to "Thema F-Kennung: Abe..."

    Mit der Umstellung wird das Projekt selbst auch von mailin auf exchange umgestellt werden
10:41:34 From Elisabeth Sedlmayr To Everyone:
    bei uns Musikpädagogik funktionieren beide Adressen, @lrz.uni-muenchen.de und @lmu.de ...
10:42:48 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    siehe auch (LMU-Service-Desk)-[Ticket#17000214752] Re: Mailproblem (Exchange) bei neuer Mitarbeiterin  bzw. Re: LRZ-Servicedesk: Information zu Incident203124 ("Mailproblem (Exchange) bei neuer Mitarbeiterin
10:43:09 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Replying to "siehe auch (LMU-Serv..."

    gleicher Fall wie bei stat und Frau Schruff
10:44:38 From Renate Schruff To Everyone:
    Sollte man ab jetzt neue Mitarbeiter dann gar nicht erst importieren?
10:45:38 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Replying to "Sollte man ab jetzt ..."

    das hieße: keine Instituts-Mail!
10:46:01 From Bernhard Lichtinger To Everyone:
    Replying to "Sollte man ab jetzt ..."

    wen eine Institutsmail gewünscht wird dann natürlich weiterhin importieren
10:46:12 From Oliver Diekamp To Everyone:
    Replying to "Sollte man ab jetzt ..."

    Es wäre jedenfalls nicht notwendig, falls nur @lmu.de mit Exchange genutzt werden soll. Wenn eine institutsspezifische Maildomain genutzt werden soll, muss importiert werden
10:47:51 From David Planner To Everyone:
    Replying to "Sollte man ab jetzt ..."

    gibt es irgendwelche Vor oder Nachteile was fuer oder gegen Import der Kennung spricht? Hat der Masteruser dann weniger Rechte??
10:48:34 From Oliver Diekamp To Everyone:
    Replying to "Sollte man ab jetzt ..."

    Ich würde grundsätzlich empfehlen zu prüfen, ob zukünftig eine institutsspezifische Maildomain benötigt wird. Wenn nicht, gäbe es bzgl. Mail keinen "administrationsbedarf". Das ist dann einfach ein Standarddienst.
10:49:38 From Oliver Diekamp To Everyone:
    Replying to "Sollte man ab jetzt ..."

    In der BWL gab es bspw. die Entscheidung, zukünftig nur noch LMU.de zu nutzen.
10:51:35 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Bitte die Rundmails inhaltlich gerne kurz vorher der/dem MasteruserIn zeigen! ;-) - ich nehme mir gerne die Zeit!
10:52:19 From Oliver Diekamp To Everyone:
    Replying to "Bitte die Rundmails ..."

    die Mailtexte stehen auch auf der Doku-Seite des LRZ
10:52:39 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Replying to "Bitte die Rundmails ..."

    ja genau... ;.)
10:54:17 From GMueller To Everyone:
    Replying to "Bitte die Rundmails ..."

    Info Mails an Benutzer direkt durch LRZ oder eigene Rundmail !
10:54:24 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Ist zukünftig die Institutsadresse nur eine Empfänger-Adresse oder auch eine Sende-Identität? wenn ja: wie richtet man das ein?
10:54:30 From GMueller To Everyone:
    Replying to "Bitte die Rundmails ..."

    Wer entscheidet wann mit wem wie das gemacht wird ?
10:54:43 From Oliver Diekamp To Everyone:
    Replying to "Ist zukünftig die In..."

    kann von den benutzern konfiguriert werden
10:56:52 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Replying to "Ist zukünftig die In..."

    geht also; prima!
10:58:29 From Barbara Epple To Everyone:
    Also nur zur Sicherheit: lrz-Adressen bleiben unberührt, nur importierte lmu-Adressen müssen angepasst werde. Bzw. wenn auf eine lmu.de-Adresse umgestellt wird, wird automatisch auch auf den Exchange-Server umgestellt. Korrekt?
10:59:33 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Archiv ist immer schon Anwendersache, oder? - Outlook kann .OST, Thunderbird kann auch Lokale Ordner. Mail in war immer schon begrenzt; Exchange wird die Problematik, dass EMail ein Transport- und kein Archiv-Medium ist (oder je gewesen ist) durch den größeren Platz noch verschärfen.
11:00:33 From David Planner To Everyone:
    Replying to "Archiv ist immer sch..."

    Stichwort defekte .OST Files... hatte ich frueher bei meinen alten Arbeitgeber nicht wenige
11:01:05 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Replying to "Archiv ist immer sch..."

    Also doch lieber Exchange mit Thunderbird? ;-)
11:01:39 From Bernhard Lichtinger To Everyone:
    Replying to "Archiv ist immer sch..."

    .OST ist nur die lokale caching-kopie des postfachs.
    lokale ordner legt outlook in eine PST datei.
11:01:56 From Bernhard Lichtinger To Everyone:
    Replying to "Archiv ist immer sch..."

    diese sollte dann lokal regelmässig gesichert werden
11:01:57 From GMueller To Everyone:
    Replying to "Archiv ist immer sch..."

    Melden ? Bei wem ? LRZ Betreuer ?
11:02:17 From Rainer Fritsch To Everyone:
    Wenn man die Archivierung den Nutzern überlässt, werden Mails entweder zu früh gelöscht oder lokale Backups erstellt, die dann im Desaster Fall verschwinden. Archivierungssysteme können auch automatisches Löschen zum Einhalten der Fristen unterstützen. Dies ist ein Problem das in allen betreuten Einrichtungen bei mir angefragt wird.
11:04:52 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    kurz Recap: Mein Projekt ist noch nicht umgestellt; ein User will (wegen Kalenderfunktion) UNBEDINGT mit zwei anderen möglichst schnell Exchange, sind aber alles alte Mailin-Leute. Was sage ich denen und wie gehe ich vor?
11:12:55 From David Planner To Everyone:
    was passiert mit Studenten wo mit einer @Campus Adresse arbeiten? bekommen diese dann auch eine @lmu ?
11:14:17 From Oliver Diekamp To Everyone:
    Replying to "was passiert mit Stu..."

    Mail für Studierende und Beschäftigte ist derzeit getrennt (Studierende sind nicht in Exchange und bekommen keine @lmu.de)
11:15:28 From Oliver Diekamp To Everyone:
    Replying to "was passiert mit Stu..."

    Das Thema wird kommendes Jahr nochmal geprüft. Es gibt bspw. aus der Physik den dringenden Wunsch, Studierende mehr zu integrieren
11:16:21 From David Planner To Everyone:
    Replying to "was passiert mit Stu..."

    d.h. wir haben als Masteruser die Situation das wir erst einmal abklaeren muessen was die Person fuer einen "Status" hat und wir fahren dann im Prinzip doch zwei Systeme
11:17:19 From Oliver Diekamp To Everyone:
    Replying to "was passiert mit Stu..."

    ja, in diesem Fall wahrscheinlich schon. Viellicht besprechen wir das gleich im "Plenum", ich bin mir nicht sicher, ob ich das genau verstehe
11:18:24 From Andy Spiegl To Everyone:
    Ist es nach wie vor so, dass Mailweiterleitungen weiterlaufen, auch wenn das PW abgelaufen ist?
11:21:56 From Oliver Diekamp To Everyone:
    Replying to "was passiert mit Stu..."

    Was meinst du mit PW abgelaufen? Grundsätzlich hat sich durch Exchange keine Änderungen an den IdM-Prozessen ergeben
11:22:23 From Andy Spiegl To Everyone:
    Wie man gerade im Screenshot sah. "PW Status verfallen"
11:25:22 From Bernhard Lichtinger To Everyone:
    Replying to "was passiert mit Stu..."

    PW verfallen ist nicht gleich status=gesperrt
11:25:29 From Oliver Diekamp To Everyone:
    Replying to "was passiert mit Stu..."

    ok, gleich mal das LRZ fragen, was das genau bedeutet. Im LMU-IdM haben wir den Status IMHO gar nicht
11:27:58 From Andy Spiegl To Everyone:
    Danke. Wäre manchmal halt gut. Denn es gibt User mit alten Kennungen, denen egal ist, dass ihr PW-Status abgelaufen ist, weil sie ihr Mails ja noch weitergeleitet bekommen. So kriegen wir alte Kennungen nicht los.
11:28:42 From Bernhard Lichtinger To Everyone:
    Replying to "was passiert mit Stu..."

    einfach als master-user die kennung auf "gesperrt" stellen, dann wird sich der benutzer schon melden, dass er die kennung/mailadresse noch weiter haben will ;)
11:30:12 From Henry Heitmann-Gordon To Everyone:
    Replying to "was passiert mit Stu..."

    Man kann einen Chat unten über die drei Punkte als txt runterladen
11:30:12 From Andy Spiegl To Everyone:
    Klar, aber dann sind ja wir Masteruser die Bösen und nicht der User, der sich nicht um sein PW gekümmert hat. :-)
11:31:01 From Renate Schruff To Everyone:
    man kann den chat alt txt speichern. drei Punkte neben dem Smiley im Chatfeld
11:31:06 From Oliver Diekamp To Everyone:
    Reacted to "Man kann einen Chat ..." with 👍
11:34:39 From Oliver Diekamp To Everyone:
    Reacted to "man kann den chat al..." with 👍
11:34:42 From Nevra Lischewski To Everyone:
    Danke für die Info-Veranstaltung.
11:35:25 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    User-Frage: Kann Exchange auch noch Abwesenheitsmails? - habe nur aus dem Augenwinkel gesehen, dass es den entsprechenden Punkt im persönlichen IDPortal nicht mehr gibt. Kann das sein?
11:35:54 From Bernhard Lichtinger To Everyone:
    Replying to "User-Frage: Kann Exc..."

    das geht bei exchange über den mailclient oder einfach via OWA unter xmail.mwn.de
11:35:57 From Andy Spiegl To Everyone:
    Das kann man dann innerhalb OWA einstellen.
11:36:06 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Replying to "User-Frage: Kann Exc..."

    ah...
11:36:23 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Replying to "User-Frage: Kann Exc..."

    hätte mich auch gewundert
11:36:36 From David Planner To Everyone:
    Replying to "User-Frage: Kann Exc..."

    klappt das auch mit Thunderbird? oder ist Outlook Pflicht? Wir haben hier viele nicht Windows Arbeitsplaetze
11:36:55 From Bernhard Lichtinger To Everyone:
    Replying to "User-Frage: Kann Exc..."

    bei thunderbird muss man die abwesenheitsnachricht dann einfach via OWA einstellen
11:37:16 From Gebhard Grelczak To Everyone:
    Replying to "User-Frage: Kann Exc..."

    für Kalender: ja (mindestens OWA), für Mail: nein. Oder?
11:38:47 From Bernhard Lichtinger To Everyone:
    Replying to "User-Frage: Kann Exc..."

    in unserer doku finden sie eine liste von möglichen exchange-clients:
    https://doku.lrz.de/konfiguration-von-exchange-clients-4427178.html
11:40:45 From Alexander Schreiner To Everyone:
    Vielen Dank, bei Fragen stehen wir gerne zur Verfügung. LRZ Mail/Exchange Gruppe