Für einige Veranstaltung ist es notwendig ein Konzept im Vorhinein zu erstellen, um mit anderen Stakeholdern an der Universität besser kommunizieren zu können. Das ist vor allem für größere und komplexere Veranstaltungen sinnvoll, kann aber auch für Veranstaltungen mit einem kleineren Rahmen im SInne der Informationsweitergabe sinnvoll sein. In diesem Artikel wird beschrieben, was es bei der Erstellung eines Veranstaltungskonzepts zu beachten gibt.

Konzeptversionen

Es kann sinnvoll sein bei der Erstellung von Konzepten verschiedene Versionen des Konzepts zu erstellen. Ganz zu Beginn der Veranstaltungsplanung ist es beispielsweise noch nicht sinnvoll eine ganz konkrete Aufgabenverteilung zu erstellen. Außerdem kann es sinnvoll sein in ein internes (für Mitoranisierende) und externes (für andere Stakeholder wie die Unileitung) Konzept zu unterscheiden.

Entwurf (1. Version)

  1. Inhaltsverzeichnis
  2.  Konzeptentwurt
    1. Zielsetzung & Problemstellung
      1. Was soll erreicht werden? Warum ist das Thema relevant? Welche Probleme oder Herausforderungen gibt es?
    2. Vision (optional intern)
    3. Zielgruppe & Stakeholder
      1. Für wen ist dieses Konzept gedacht und warum? Wer ist voraussichtlich beteiligt oder betroffen? Welche Interessen haben die Stakeholder?
    4. Grobübersicht Ressourcen (optional intern)
      1. Welche finanziellen, personellen und technischen Mittel sind vorhanden und welche werden voraussichtlich benötigt? Ist die Veranstaltung realistisch? Welche Risiken gibt es?
    5. Möglichkeiten fürs Programm (bzw. Inhalt & Methodik bei Projekten)
      1. Was soll stattfinden? Welche Infrastruktur braucht es? Wer ist dabei? Wo und wann findet das ganze statt und er muss dafür miteinbezogen werden?
      2. Mögliche Alternativen (intern)
    6. Weiterführende Ideen (optional intern als Grundlage für Finalversion)
    7. Wer übernimmt die Verantwortung über die Organisation
    8. Erster Zeitplan (intern)
    9. Ausblick (optional)
  3. Anhang
    1. Abkürzungen

Final (2. Version)

  1. Inhaltverzeichnis
  2.  Konzept

    1. Zielsetzung & Problemstellung

      1. Relevanz
      2. Ziel
      3. Probleme & Herausforderungen
    2. Vision & Erwartung (optional intern)
      1. Vision
      2. Erwartung
      3. Erfolgskritierein & Evaluierung
    3. Zielgruppe & Stakeholder
      1. Für wen ist dieses Konzept gedacht? 
      2. Wer ist beteiligt oder betroffen?
        1. Welche Interessen haben die Stakeholder?
        2. Welche Anforderungen haben diese Stakeholder (intern)
    4. Ressorucen (intern)
      1. Vorhandene finanziell und technische Mittel
      2. Risiken & Einschränkungen
      3. Machbarkeit
    5. Festgelegtes Programm
      1. Porgammübersicht
      2. Welche Infrastruktur braucht es? Wer ist dabei? Wo und wann findet das ganze statt und er muss dafür miteinbezogen werden?
      3. Zeitliche Übersicht der Veranstaltung (zB Einlass, Schluss, Abbau)
      4. Lageplan / Bestuhlungsplan
      5. Sicherheitskonzept (Notfall, Security, Ordner, …) 
        1. Brandschutzmaßnahmen (optional)
        2. Hygienekonzept (optional)
      6. Kostenplanung & Finanzierung
      7. Alternativen (optional)
    6. Kommunikations- und Werbekonzept (Wie wird Werbung gemacht?, Wer wird eingebunden? (intern)
    7. Verantworltichkeiten
      1. Wer übernimmt die Verantwortung über die Organisation und Veranstaltung
      2. Aufteilung der Zuständigkeiten (intern)
    8. Zeit- und Aufgabenplan
    9. Fazit & Ausblick
  3. Anhang 
    1. Abkürzungen
    2. Verworfene Ideen (intern)
    3. Weiterführende Ideen fürs nächste Mal (intern)


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