Allgemein

Warum muss ich mich am Listenserver registrieren

Im Unterschied zu Mailman 2 bringt Mailman 3 eine eigene Benutzerverwaltung mit und erfordert für alle Tätigkeiten als Nutzerin oder Administratorin das Anlegen eines Accounts. Dafür bietet Mailman 3 die Möglichkeit sein Passwort zurückzusetzen und verzichtet auf das Versenden von Passwörtern im Klartext per E-Mail.

Ich habe das Passwort für die Anmeldung am Listenserver vergessen

Gehen Sie auf die Startseite unter der URL https://lists.lrz.de/mailman3. Wählen Sie "Sign-In" aus und auf der Anmeldeseite "Forgot Password?". Geben Sie dann Ihre E-Mail Adresse an mit der Sie am Listenserver registriert sind und folgen Sie den Anweisungen in der Mail die Sie erhalten.

Nutzerinnen

Ich möchte mein Abonnement einer Liste kündigen

Loggen Sie sich mit Ihrer E-Mail Adresse am Listenserver ein, wählen Sie Ihre Liste aus und drücken Sie den "Unsubscribe" Button.

Administratorinnen

Was sind (Unerkannte) Bounce-Benachrichtigungen?

Bounce-Nachrichten entstehen immer dann, wenn ein Empfänger einer E-Mail nicht erreicht werden kann, weil z.B. die Empfängeradresse nicht mehr existiert. Dann erhält der Absender eine Benachrichtigung, dass die Zustellung seiner E-Mail fehlgeschlagen ist. Diese Benachrichtigung heisst im Fachjargon Bounce-Nachricht. Sie enthält in der Regel die fehlgeschlagene Zieladresse(n), den Betreff der E-Mail und mehr oder weniger ausführlich eine Begründung, warum die Zustellung fehlgeschlagen ist. Die häufigsten Gründe sind:

• Adresse existiert nicht (mehr)
• E-Mail wurde als Spam eingestuft
• Postfach des Empfängers ist voll

Bei den Mailinglisten mit Mailman werden die Bounce-Nachrichten automatisch von mailman ausgewertet, so dass ein Absender der an eine Liste schreibt, diese gar nicht zu sehen bekommt. Dazu verwendet Mailman beim Versand von E-Mails eine technische Absenderadresse in der Form LISTE-bounces@lists.lrz.de (LISTE ist der Name der jeweiligen Mailingliste). Damit gehen Bounce-Nachrichten nur an Mailman selbst, aber nicht an Teilnehmer der Liste.

Manche Mailclients zeigen (leider) diese technische Absenderadresse auch mit an und wenn dann ein Teilnehmer nicht einfach auf "Antworten" klickt sondern explizit an diese technische Adresse schreibt, erhält der Listenadministrator eine "Unerkannte Bounce-Benachrichtigung" mit der ursprünglichen E-Mail. In solchen Fällen sollten Sie den Absender darauf hinweisen, dass die Mailingliste unter der Adresse LISTE@lists.lrz.de angeschrieben wird.

Nicht alle Abonnenten erhalten alle E-Mails der Liste

Wenn es sich dabei um Abonnenten mit Adressen von Google Mail/Gmail, yahoo, etc. handelt, dann liegt es meistens an DMARC. Sie sollten Ihre Liste dann entsprechend unserer Empfehlungen konfigurieren: DMARC-konforme Konfiguration von Mailman-Listen

Wie kann ich eine Liste löschen?

Als Owner können Sie eine Liste löschen. Achtung - aktuell können wir keine Möglichkeit anbieten eine Liste wiederherzustellen, ein Löschen ist damit endgültig!

Loggen Sie sich mit Ihrer E-Mail Adresse am Listenserver ein, wählen Sie Ihre Liste aus und gehen Sie dann auf den Menüpunkt "Löschen".

Automatische Pflege der Mitgliederliste

Mailman hat eine Automatik die dafür sorgen kann, dass nicht mehr gültige Mitgliedsadressen von der Liste entfernt werden. Damit die Automatik richtig arbeiten kann, muss man meist ein paar Parameter abhängig vom Nutzungsverhalten je Liste einstellen. Diese Einstellungen finden Sie als Owner nach Auswahl der Liste unter "Einstellungen" → "Bounce-Verarbeitung".

Die Automatik besteht aus 2 Stufen. Zu Beginn befindet sich jede Mitgliedsadresse in der Stufe 1. 

Stufe 1 ist ein Punktesystem (bounce_score). Für jeden Tag, an dem die Mitgliedsadresse nicht zustellbar ist, gibt es einen Punkt. Wird dadurch ein festgelegter Schwellwert (bounce_score_threshold) überschritten, wird die Mitgliedsadresse deaktiviert, erhält ab diesem Zeitpunkt keine weiteren E-Mails der Liste und geht über in Stufe 2. Wenn eine Mitgliedsadresse für eine bestimmte Zeit (bounce_info_stale_after) keine weiteren Punkte angesammelt hat (weil die Zustellung wieder funktioniert oder keine weiteren E-Mails über die Liste versandt wurden), wird der Punktestand wieder auf 0 zurückgesetzt.

In Stufe 2 geht an die Mitgliedsadresse für einen bestimmten Zeitraum (bounce_you_are_disabled_warnings * bounce_you_are_disabled_warnings_interval ) regelmässig eine Informationsemail, dass die Mitgliedschaft in der Liste deaktiviert wurde. In dieser E-Mail ist ein Link enthalten, über den die Mitgliedschaft wieder aktiviert werden kann. Reagiert das Mitglied nicht auf diese Informationsemails, wird nach Ablauf des Zeitraums die Mitgliedsadresse von der Liste entfernt.

Die Standardwerte für die Automatik sind:

Ein Beispiel:

Nehmen wir an, die Liste wird häufig benutzt, es wird mindesten einmal pro Tag eine E-Mail darüber versandt.

Sobald eine Mitgliedsadresse nicht mehr zustellbar ist, weil z.B. das zugehörige Mailkonto gelöscht wurde, sammelt diese Mitgliedsadresse 5 Tage lang Punkte, bis nach 5 Tagen der Schwellwert von 5.0 erreicht ist. Jetzt wird die Mitgliedsadresse deaktiviert und eine erste Informationsemail über die Deaktivierung wird versandt. Nach weiteren 7 Tagen erfolgt die nächste Informationsemail und schließlich nach weiteren 7 Tagen die 3. und letzte Informationsemail. Wurde das Mitglied nicht aktiv und hat den Link zur Reaktivierung angeklickt, wird nun die Mitgliedsadresse von der Liste entfernt.

Ein weiteres Beispiel, bei dem die Automatik versagt:

Nehmen wir an, die Liste wird nur für Ankündigungen benutzt, z.B. ein monatlicher Newsletter und es sind die Standardwerte eingestellt.

Zum 1. des Monats wird der Newsletter verschickt. Eine der Mitgliedsadressen ist nicht zustellbar und erhält deswegen einen Punkt. Da die nächsten Tage keine weiteren E-Mails versandt werden, wird der Punktestand für diese Mitgliedsadresse  nach 7 Tagen wieder auf 0 zurückgesetzt. Beim nächsten Newsletter im nächsten Monat gibt es dann wieder einen Punkt, der dann 7 Tage später wieder verfällt. Damit kann diese nicht mehr gültige Mitgliedsadresse nie automatisch von der Liste entfernt werden. Die Standardwerte müssen vom Listenadministrator angepasst werden. Bei Listen, die für den Versand von Newslettern verwendet werden, empfehlen wir den Wert von  bounce_score_threshold auf 1.0 zu setzen, damit schon beim ersten Zustellungsfehler die Adresse deaktivert wird.

Hinweise zum Einstellen der Werte:

In der Regel reicht es, die Werte für bounce_score_threshold und bounce_info_stale_after anzupassen. Wenn über Ihre Liste öfter als einmal pro Woche eine Mail versandt wird, brauchen Sie an den Standardwerten nichts zu verändern, dann funktioniert die Automatik wie beabsichtigt.

Der Wert für bounce_info_stale_after sollte etwas größer sein als der übliche Abstand zwischen E-Mails der Liste. Wenn also z.B. nur einmal pro Woche eine Mail über die Liste geht, ist 7 ein wenig zu klein, eher auf 10 stellen. Ziel ist, dass des Punktekonto nicht bereits wieder auf 0 zurückgesetzt wird, bevor die nächste E-Mail über die Liste versandt wird.

Der Wert für bounce_score_threshold legt dann fest, wie oft in Folge eine Mitgliedsadresse nicht zustellbar sein darf, bevor sie deaktiviert wird.

Auf der gleichen Seite des Admin-Interfaces gibt es dann noch die Optionen, dass der Listenadministrator informiert wird, wenn für eine Mitgliedsadresse der Punktestand erhöht wird (bounce_notify_owner_on_bounce_increment), wenn eine Mitgliedsadresse deaktiviert wird (bounce_notify_owner_on_disable) und wenn eine Mitgliedsadresse entfernt wird (bounce_notify_owner_on_removal).