Mailinglisten

Einleitung

Neben privaten Verteilerlisten, die sich jede Benutzerin individuell in seinem Mailprogramm anlegen kann, bietet das LRZ auch einen Dienst für öffentlich nutzbare Mailinglisten an, und zwar auf Basis des Produkts Mailman. Dieser Dienst steht allen Einrichtungen Münchner Hochschulen kostenlos zur Verfügung.

Mailman bietet sowohl für Listen-Administratorinnen als auch für Nutzende der Listen Web-Oberflächen, über die die gewünschten Einstellungen bequem vorgenommen werden können. So kann sich eine Nutzerin etwa über Web in eine Liste eintragen. Die vom LRZ angebotenen Listen haben Adressen der Form <Listenname>@lists.lrz.de.

Beantragung einer neuen Mailingliste

Zur Beantragung einer Mailingliste müssen Sie das dafür vorgesehene Antragsformular Mailingliste ausfüllen und absenden. In dem Formular werden einige wenige Angaben zur beantragten Liste, zu Ihnen (als künftige Listeneigentümerin) und zu Ihrer Einrichtung abgefragt. Weitere Einstellungen an der Liste können Sie dann später selbst über eine Web-Oberfläche (https://lists.lrz.de/mailman/admin/<Listenname>) unter Angabe des Administratorpasswortes vornehmen. Sobald die Liste eingerichtet ist, werden Sie per Mail darüber informiert.

Mailinglisten-Typen

Mailinglisten können je nach Konfiguration für unterschiedliche Einsatzzwecke verwendet werden. Die einzelnen Typen unterscheiden sich dabei hauptsächlich darin, wer sich für eine Liste anmelden darf und wer an eine Liste schreiben darf. Hier eine kurze Charakterisierung gängiger Mailinglisten-Typen:

  • (Geschlossene) Diskussionslisten:
    z.B. zur Kommunikation in Arbeitsgruppen und Projekten. Zur Aufnahme in die Liste ist eine Freischaltung durch die Listen-Administratorinnen notwendig. Es dürfen nur Mitglieder Mails an die Liste schicken, wobei die Mails entweder direkt an die Mitglieder weiterverteilt werden können (unmoderierte Liste) oder erst nach Durchsicht und Freigabe durch eine Listen-Moderatorin (moderierte Liste).
  • Offene Diskussionslisten:
    z.B. für Selbsthilfegruppen oder für Diskussionen über spezifische Themen. Neue Mitglieder werden direkt in die Liste aufgenommen, ansonsten wie (geschlossene) Diskussionsliste.
  • Ankündigungslisten:
    z.B. für Ankündigungen, Mitteilungen und Newsletter. Sendeberechtigt sind nur die eingetragenen Moderatorinnen, die Mitglieder selbst können keine Mails an die Liste schreiben (One-way-Kommunikation). Die Mitglieder werden oft von der Administratorin verwaltet (z.B. alle Teilnehmenden eines Kurses), es ist aber auch freies Ein-/Austragen denkbar (z.B. bei Newslettern). In beiden Fällen wird die Liste in der Regel so konfiguriert, dass sich die Mitglieder untereinander nicht sehen können.
  • Offene Listen:
    z.B. für Anfragen bzgl. Seminaren/Tutorien oder Anfragen an Helpdesks. Jede kann an die Liste schreiben, die Mails gehen aber nur an die Mitglieder der Liste.

Anleitungen zur Konfiguration dieser Mailinglisten-Typen finden finden Sie weiter unten im Abschnitt Administratorensicht.

Kleine Einführung in die Web-Oberfläche von Mailman

Nutzersicht

Öffentlich sichtbare LRZ-Listen werden auf der Seite Mailinglisten auf lists.lrz.de angezeigt. Durch Klick auf den jeweiligen Listennamen gelangt man auf die Übersichtsseite der Liste und kann dort die Liste abonnieren (subscribe), das Abonnement kündigen (unsubscribe) und persönliche Einstellungen ändern. Je nach Konfiguration der Liste muss das Abonnement bzw. dessen Kündigung von der beantragenden Person selbst und/oder von der Listenadministratorin per Mail oder über die Web-Oberfläche bestätigt werden.

Administratorensicht

Listenadministratorinnen können auf der Admin-Übersichtsseite ihre Liste anklicken und gelangen dann mit ihrem Administratorpasswort auf die Administrationsseite ihrer Liste. Dort stehen ihnen eine Vielzahl von Einstellmöglichkeiten zur Verfügung. Die Parameter sind weitgehend verständlich beschrieben und meist mit ausführlichen Hilfetexten versehen.

Nachfolgend werden die wichtigsten der auf der Administrationsseite einer Mailman-Liste zugänglichen Konfigurationskategorien kurz umrissen.

  • Allgemeine Optionen
    • Listenadministratorin, -moderatorin
    • Kurzbeschreibung und Infotext
    • Diverse Schalter und Texte zu Benachrichtigungen an Administratorinnen und Listenmitglieder
  • Mitgliederverwaltung
    • Ein-/Austragung von Mitgliedern (interaktiv oder Import einer als Textdatei vorliegenden Adressliste mit einer Adresse pro Zeile)
  • Abo-Regeln und Adressfilter
    • Einstellung der Nutzungs- bzw. Zugriffsberechtigungen
  • Archivierungsoptionen
    • Konfiguration der Archivierung an die Liste adressierter Mails

Über die Administrationsseite lassen sich auch die oben erwähnten Mailinglisten-Typen konfigurieren. Entsprechende Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie hier:

Schließlich noch ein paar Hinweise zu weiteren Konfigurationsmöglichkeiten:

  • Monatliche Passwort-Erinnerungsmail: In der Voreinstellung bekommt jedes Listenmitglied an jedem Monatsersten keine Erinnerungsmail (seit 1.1.2019), in welche Listen er eingetragen ist und wie seine Listenpasswörter lauten. Wenn Sie das als Admin für Ihre Liste trotzdem aktivieren möchten, klicken Sie auf "Allgemeine Optionen", wählen im Abschnitt "Benachrichtigungen" bei der Option "Sende monatliche Passwort-Erinnerungsnachricht?") den Wert "Ja" und sichern diese Einstellungen durch Klick auf den Button "Änderungen speichern" am Ende der Seite.
  • Sichtbarkeit einer Liste: In der Voreinstellung werden alle Mailinglisten auf der Übersichtsseite https://lists.lrz.de/mailman/listinfo angezeigt. Wenn Sie das nicht möchten, klicken Sie auf "Abo-Regeln und Adreßfilter...", wählen bei der ersten Option ("Diese Liste auch bekanntmachen, wenn die Leute anfragen, …") den Wert "Nein" und sichern diese Einstellungen durch Klick auf den Button "Änderungen speichern" am Ende der Seite.

Mail-Schnittstelle

Einstellungen können nicht nur über die Web-Schnittstellen, sondern auch über eine Mail-Schnittstelle vorgenommen werden. Eine Liste der möglichen Mailman-Kommandos erhält man, indem man eine Mail mit dem Betreff help an <Listenname>-request@lists.lrz.de schickt.

DMARC-konforme Konfiguration von Mailman-Listen

DMARC ist ein Mail-Policy-Protokoll, das in Verbindung mit Mailinglisten Probleme verursachen kann. Informationen und Hinweise dazu finden Sie in der Schrift DMARC-konforme Konfiguration von Mailman-Listen.

Links zu Mailman

Weitere Informationen und Dokumentation zu Mailman finden Sie auf der Mailman-Homepage, z.B.

Interessant könnte auch das Mailman-Wiki und die dort enthaltene Mailman-FAQ sein.

Wenn Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Servicedesk. Als Listenverwalterin wenden Sie sich bitte auch an den Servicedesk, wenn eine Liste obsolet ist und von uns gelöscht werden soll.