Mailinglisten

Einleitung

Neben privaten Verteilerlisten, die sich jeder Benutzer individuell in seinem Mailprogramm anlegen kann, bietet das LRZ auch einen Dienst für öffentlich nutzbare Mailinglisten an, und zwar auf Basis des Produkts Mailman 3.
Dieser Dienst steht allen Einrichtungen Münchner Hochschulen kostenlos zur Verfügung.

Mailman bietet sowohl für Listen-Besitzerinnen als auch für Mitglieder der Listen eine Weboberfläche, über die die gewünschten Einstellungen bequem vorgenommen werden können.

Die vom LRZ angebotenen Listen haben Adressen der Form <Listenname>@lists.lrz.de.

Beantragung einer neuen Mailingliste

Zur Beantragung einer Mailingliste müssen Sie das dafür vorgesehene Antragsformular Mailingliste ausfüllen und absenden. In dem Formular werden einige wenige Angaben zur beantragten Liste, zu Ihnen (als künftige Listen-Besitzerin) und zu Ihrer Einrichtung abgefragt. Sobald die Liste eingerichtet ist, werden Sie per Mail darüber informiert.

Um weitere Einstellungen an der Liste vornehmen zu können müssen Sie sich am Listenserver registrieren:

Unter Angabe der Zugangsdaten gelangen Sie über https://lists.lrz.de/mailman3/lists/<listenname>.lists.lrz.de zur Konfigurationsseite der Liste.

Mailinglisten-Typen

Mailinglisten können je nach Konfiguration für unterschiedliche Einsatzzwecke verwendet werden. Die einzelnen Typen unterscheiden sich dabei hauptsächlich darin, wer sich für eine Liste anmelden darf und wer an eine Liste schreiben darf. Hier eine kurze Charakterisierung gängiger Mailinglisten-Typen:

  • (Geschlossene) Diskussionslisten:
    z.B. zur Kommunikation in Arbeitsgruppen und Projekten. Zur Aufnahme in die Liste ist eine Freischaltung durch die Listen-Besitzerin notwendig. Es dürfen nur Mitglieder Mails an die Liste schicken, wobei die Mails entweder direkt an die Mitglieder weiterverteilt werden können (unmoderierte Liste) oder erst nach Durchsicht und Freigabe durch eine Listen-Moderatorin (moderierte Liste).
  • Offene Diskussionslisten:
    z.B. für Selbsthilfegruppen oder für Diskussionen über spezifische Themen. Neue Mitglieder werden direkt in die Liste aufgenommen, ansonsten wie (geschlossene) Diskussionsliste.
  • Ankündigungslisten:
    z.B. für Ankündigungen, Mitteilungen und Newsletter. Sendeberechtigt sind nur die eingetragenen Moderatorinnen, die Mitglieder selbst können keine Mails an die Liste schreiben (One-way-Kommunikation). Die Mitglieder werden oft von der Besitzerin verwaltet (z.B. alle Teilnehmenden eines Kurses), es ist aber auch freies Ein-/Austragen denkbar (z.B. bei Newslettern). In beiden Fällen wird die Liste in der Regel so konfiguriert, dass sich die Mitglieder untereinander nicht sehen können.
  • Offene Listen:
    z.B. für Anfragen bzgl. Seminaren/Tutorien oder Anfragen an Helpdesks. Jede kann an die Liste schreiben, die Mails gehen aber nur an die Mitglieder der Liste.

Anleitungen zur Konfiguration dieser Mailinglisten-Typen finden finden Sie weiter unten im Abschnitt Besitzerinnensicht.

Kleine Einführung in die Web-Oberfläche von Mailman

Nutzerinnensicht

Die LRZ-Listen werden standardmäßig nicht mehr auf der Seite Mailinglisten auf lists.lrz.de angezeigt. Wenn Sie den Namen der Liste wissen, gelangen Sie mit folgender URL https://lists.lrz.de/mailman3/lists/<listenname>.lists.lrz.de auf die Übersichtsseite der Liste und können dort nach der Anmeldung bzw. der Erstellung eines Kontos, die Liste abonnieren (subscribe), das Abonnement kündigen (unsubscribe) oder persönliche Einstellungen ändern. Je nach Konfiguration der Liste muss das Abonnement bzw. dessen Kündigung von der beantragenden Person selbst und/oder von der Listen-Besitzerin per Mail oder über die Web-Oberfläche bestätigt werden.

Sollten Sie mit verschiedenen Adressen Listen abonniert haben, können Sie nach Anlegen eines Kontos unter Konto → E-Mail-Adressen neben der zur Registrierung verwendeten Adresse weitere Adressen hinterlegen. Dadurch sehen Sie alle Listen auf die Sie abonniert sind.

Besitzerinnensicht

Listen-Besitzerinnen gelangen nach der Anmeldung auf die Konfigurationsseite https://lists.lrz.de/mailman3/lists/<listenname>.lists.lrz.de der Liste. Dort stehen ihnen eine Vielzahl von Einstellmöglichkeiten zur Verfügung. Die Parameter sind weitgehend verständlich beschrieben und meist mit kurzen Hilfetexten versehen.

Nachfolgend werden die wichtigsten der auf der Administrationsseite einer Mailman-Liste zugänglichen Konfigurationskategorien kurz umrissen:

  • Benutzer
    • Listen-Besitzerin, -Moderatorin
  • Listen-Identität
    • Kurzbeschreibung und Infotext
  • Automatische Antworten
    • Diverse Schalter und Texte zu Benachrichtigungen an Besitzerinnen und Listenmitglieder
  • Massenoperationen
    • Ein-/Austragung von Mitgliedern (interaktiv mit einer Adresse pro Zeile)
  • Nachrichten Akzeptanz und Mitgliederpolitik
    • Einstellung der Nutzungs- bzw. Zugriffsberechtigungen
  • Archivierung
    • Konfiguration der Archivierung an die Liste adressierter Mails

Über die Konfigurationsseite lassen sich auch die oben erwähnten Mailinglisten-Typen konfigurieren. Entsprechende Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie hier:

Mail-Schnittstelle

Einstellungen können nicht nur über die Web-Schnittstellen, sondern auch über eine Mail-Schnittstelle vorgenommen werden. Eine Liste der möglichen Mailman-Kommandos erhält man, indem man eine Mail mit dem Betreff help an <Listenname>-request@lists.lrz.de schickt.

DMARC-konforme Konfiguration von Mailman-Listen

DMARC ist ein Mail-Policy-Protokoll, das in Verbindung mit Mailinglisten Probleme verursachen kann. Informationen und Hinweise dazu finden Sie in der Schrift DMARC-konforme Konfiguration von Mailman-Listen.

Links zu Mailman