Häufige Fragen zu Mail

Wie erkenne ich eine Phishing Mail?

Einfach gesagt: Eine Mail fragt nach Zugangsdaten mit Passwort, der Kontonummer einer Bank oder Ähnlichem.

Ausführlichere Informationen finden Sie bei "heise.de" im guten Artikel Phishing-Mails erkennen und richtig handeln.

Meine Mailbox ist schon wieder voll, was kann ich tun?

Alte Mails löschen (auch im Papierkorb) oder in lokale Ordner verschieben.
Mails mit großen Anhängen löschen (besonders im Ordner Gesendet). Manche Mailclients bieten sogar die Option, nur den Anhang einer Mail zu löschen.
Größere Dateien nicht als Anhang verschicken, sondern z.B. über einen Web-Link in sync&share teilen: Wie erstelle ich einen Download Web-Link?

IMAP oder POP3 für das Mailkonto verwenden?

Wir empfehlen IMAP, um auf die Mailbox zuzugreifen. Nur in besonderen Fällen kann es sinnvoll sein, POP3 zu benutzen.

Zum Vergleich:

IMAP:

Synchronisiert den Zustand der Mailbox auf dem Mailserver mit allen Mailclients. Egal ob Webmail, Client auf dem Desktoprechner oder auf dem Mobiltelefon: alle haben den gleichen Stand. Wird eine Mail auf einem Client als gelesen markiert, wird sie auch auf allen anderen Clients als gelesen markiert.
Ordnerverwaltung: Mit IMAP können beliebige Ordner angelegt werden und diese sind dann auf allen Clients verfügbar. Z.B. auch die gesendeten Mails.
Das regelmäßige Backup auf dem Mailserver erfasst alle Mails der Mailbox.
Filter-Regeln auf dem Mailserver können eingehende Mails in eigene Ordner vorsortieren.
Da alle Mails auch in der Mailbox auf dem Mailserver gespeichert bleiben, muss man auf den Füllgrad der Mailbox achten.

POP3:

Kennt nur den einen Ordner Posteingang. Alle anderen Ordner werden ignoriert, auch der Junk/Spam Ordner, in den verdächtige Mails direkt zugestellt werden!
Mails werden in der Regel nach dem Abruf vom Server gelöscht:
- Verwendung mehrerer Mailclients ist quasi nicht möglich.
- Die meisten Mails werden NICHT vom Backup auf dem Mailserver erfasst.
- Mailbox auf dem Mailserver wird bei jedem Abruf ausgeleert.

Ich schreibe öfter Mails an sehr viele Empfänger und stoße an das Sendelimit

Grundsätzlich müssen Sie für sich klären, ob Sie die gesetzlichen Voraussetzungen für einen Massenversand erfüllen. Nach EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) benötigen Sie je nach Art und Zweck des Massenversands (Newsletter, Umfragen, Pressemitteilungen, Werbung, ....) zuvor die Zustimmung der Empfangenden, sofern es keine andere gesetzliche Rechtsgrundlage für den Versand (z.B. dienstliche Zwecke, Vertragspflichten, ...) gibt. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihre:n Datenschutzbeauftragte:n oder Hausjuristen/-in.

Beim Massenversand unterscheiden wir verschiedene Fälle:

Gehen die Mails immer an die gleiche Gruppe von Empfangenden und alle sollen jeweils dieselbe Mail bekommen?

Wenn ja, dann gibt es zwei Möglichkeiten:

Sie selbst und alle Empfangenden nutzen den Exchange-Dienst des LRZ, dann ist ein Verteiler in Exchange die richtige Wahl: Exchange-Funktionsobjekte
Ein oder mehr Empfangende nutzen nicht den Exchange-Dienst des LRZ oder sind Externe, dann ist eine Mailingliste mit mailman die richtige Wahl: Mailinglisten

Wenn nein, wenn also die Empfangenden stark variieren oder individuelle Mails verschickt werden sollen, dann wird es ein wenig schwieriger:

Bleibt die Anzahl der Empfangenden unter 1000 pro 24h, dann kann in begründeten Fällen das Sendelimit erhöht werden. Wenden Sie sich dazu an den für Sie zuständigen Servicedesk.
Bei noch größerer Anzahl von Empfangenden stellt sich die Frage, ob der Versand über einen normalen Mailclient überhaupt noch sinnvoll ist und nicht besser eine spezielle Software dafür genutzt werden sollte. Für diesen Fall hat des LRZ leider kein Angebot für Sie, ausser Sie verteilen Ihren Mailversand über mehrere Tage und beschränken sich auf max. 1000 Empfangende pro 24h.

Hinweis für Nutzer eines Telekom-Anschlusses mit einem Speedport-Router W 724V

Dieser Router blockiert in der Voreinstellung das Versenden von E-Mails über ihm unbekannte Mailserver. Um E-Mails über den Postausgangsserver "postout.lrz.de" versenden zu können, müssen Sie diesen daher in eine "Liste der sicheren E-Mail-Server" aufnehmen. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Bedienungsanleitung des Routers, die Sie bei der Telekom herunterladen können.