Einrichtung

Öffnen Sie die Systemeinstellungen und wählen Sie "Internetaccounts" aus. Wenn Sie oben links bei Suchen "Exchange" eintippen bzw. anfangen Exchange einzutippen, wird dies hervorgehoben.

Wählen Sie aus der Liste Microsoft Exchange aus.

Geben Sie im nächsten Schritt Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an.

Nachdem Sie auf Anmelden geklickt haben, werden Sie gefragt, ob Ihre E-Mail-Adresse an Microsoft gesendet werden soll, um Ihre Account-Informationen zu finden. Dies ist nicht notwendig, da die Accountinformationen dort nicht zu finden sind.

Klicken Sie stattdessen auf "Manuell konfigurieren".

Geben Sie nun ihr Passwort ein. Der Dialog dazu sollte wie folgt aussehen:

Geben Sie als Benutzernamen Ihre Kennung zusammen mit der Domain "ads" in der Form "ads\Kennung" ein, im Beispiel von Max Mustermann also "ads\di69soz".

Außerdem müssen Sie"xmail.mwn.de" als Interne und Externe URL eintragen.

Shared Mailbox 

Shared Mailboxen bieten die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung einer Mailbox. Anwendungsszenarien sind z.B. Funktionsadressen (wie info@domain.de), gemeinsame Lehrstuhlkalender (z.B. zur Urlaubsplanung) oder gemeinsame Kontakte des Lehrstuhls, die alle lesen dürfen bzw. die mehrere Personen gemeinsam verwalten.

E-Mail

Bei Apple Mail ist das Problem beim Konfigurieren der Shared Mailbox, dass man nicht gleich den richtigen Postausgangsserver angeben kann, da Apple Mail versucht, sich mit dem angegebenen Benutzernamen am Postausgansserver anzumelden. In der Form, die für Shared Mailboxen verwendet werden muss, kann man sich jedoch nicht an "postout.lrz.de" anmelden. Aus diesem Grund muss zuerst ein anderer Server angeben und später auf den richtigen Server ("postout.lrz.de") umgestellt werden.

Öffnen Sie die Systemeinstellungen und wählen Sie Internetaccounts aus. Um ein Konto hinzuzufügen, klicken Sie auf "Account hinzufügen...".

Da die Shared Mailbox in Apple Mail wegen der Form, in der der Benutzername angegeben werden muss, nicht wie eine normale Exchange Mailbox eingebunden werden kann, müssen Sie über "Anderen Account hinzufügen ..." die Auswahl erweitern und dann "Mail-Account" auswählen.

Im nächsten Schritt werden Sie nach der E-Mail-Adresse und dem Passwort gefragt. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Shared Mailbox an und Ihr eigenes Passwort. Der Versuch, die Einstellungen automatisch abzurufen, wird fehlschlagen. Erst beim zweiten Mal wird nach dem Benutzernamen gefragt. Der Benutzername muss dazu in der folgenden Form angegeben werden:

Beispiel: Ihre Kennung ist "di69soz" und die Kennung der Shared Mailbox ist "di69kim". Der korrekte Benutzername lautet dann "ads\di69soz\di69kim".

Wenn die Einrichtung geklappt hat, können Sie auswählen, ob Sie nur die E-Mails oder auch Ihre Notizen synchronisiert haben wollen. Wenn die Mailbox für das Empfangen von E-Mails eingerichtet ist, muss der Postausgangsserver geändert werden.

Dazu müssen Sie in die Einstellungen der Mail App wechseln und dort zu Accounts wechseln. Klicken Sie jetzt auf den gerade eben eingerichteten IMAP Account und wechseln Sie dann auf den Reiter Servereinstellungen.

Kalender

Wenn Sie einen Kalender einer Shared Mailbox oder freigegebene Kalender in die Kalender-App hinzufügen bzw. für andere freigeben wollen, öffnen Sie die Kalendereinstellungen.

Gehen Sie in der Menüleiste auf Kalender und wählen Sie dann "Einstellungen..." aus. Der Tastaturbefehl lautet Kommandotaste-Komma.

Wechseln Sie vom Reiter "Allgemein" auf "Accounts" und dann von "Accountinformationen" zu "Delegierung".

In der Apple Kalender-App auf dem Mac ist es möglich, Kalender einer Shared Mailbox oder freigegebene Kalender einzubinden. Dazu muss man jedoch zuvor die Stellvertreter­berechtigung eingerichtet werden.  

Kalender freigeben 

Um einen Kalender freizugeben, klicken Sie in den Kalender­einstellungen bei Delegierung unten rechts auf "Bearbeiten...".

Es öffnet sich ein Fenster. Klicken Sie dort auf das kleine Plus und suchen Sie dann in der erschienenen Zeile nach der Person, die die Freigabe erhalten soll.

Wenn Sie den Nutzer ausgewählt haben, können Sie die Berechtigungen noch anpassen. Klicken Sie hierfür in der Spalte Kalender auf "Nur Lesen". Es öffnet sich folgendes Menü, daraus wählen Sie die Berechtigungsstufe, die vergeben werden soll.

Mit "Fertig" schließen Sie das Freigeben ab.

Freigegebenen Kalender einbinden

Leider ist es nicht möglich, die Frei-/Gebuchtzeiten anderer Kalender im Apple-Kalender anzuzeigen. Um einen fremden Kalender zu öffnen, benötigen Sie mindestens Leserechte.

Wenn diese Berechtigung eingerichtet wurde, öffnen Sie zum Einrichten des Kalenders die Einstellungen der Kalender-App. Dort wechseln Sie auf Accounts und wählen dann den Reiter "Delegierung" aus.

Zum Hinzufügen klicken Sie auf das Plus. Wenn Sie dann anfangen, die Kennung oder die E-Mail-Adresse einzugeben, werden Ihnen Vorschläge angezeigt. Wählen Sie daraus die gewünschte persönliche oder Shared Mailbox aus, sonst funktioniert es nicht.

Damit der Kalender angezeigt wird, muss der Haken bei "Anzeigen" gesetzt werden.

Hinweise

Filterregeln

Filterregeln, die Sie in Apple Mail anlegen, werden nicht auf den Exchange Server übertragen. Wir empfehlen deshalb, Filterregeln in Outlook on the Web anzulegen.

Wie richte ich eine Abwesenheitsmeldung ein?

Machen Sie einen Rechtsklick auf "Eingang". Wenn Sie mehrere Mailboxen eingebunden habe, machen Sie den Rechtsklick auf die E-Mail-Adresse, unterhalb vom Posteingang. Wählen Sie dann "Accountinformationen". Wechseln Sie nun auf "Abwesend".

Sie können unterschiedliche Abwesenheits­meldungen für Absender innerhalb (alle auf dem Exchange Server) und außerhalb der Einrichtung konfigurieren.

Ihre Abwesenheits­meldung wird übrigens weder durch Post von Mailinglisten noch durch als Spam markierte Post ausgelöst.

Typische Fehlermeldungen

Warum kann ich keine E-Mails mehr versenden?

Wenn Sie an einem Tag sehr viele E-Mails oder E-Mails mit einer hohen Zahl an Empfängern versendet haben, ist es möglich, dass Sie keine weiteren E-Mails mehr versenden können und bei dem Versuch, eine weitere E-Mail zu versenden, die nebenstehende Meldung aufgeht.

Ursache ist, dass Sie das Limit von 250 Empfänger innerhalb von 24 Stunden überschritten haben. Das Limit setzt sich automatisch nach 24 Stunden zurück.

Die Beschränkung dient dazu, dass auch über kompromittierte Accounts nur eine begrenzte Anzahl von E-Mails verschickt wird. Damit wird das Risiko, dass die LRZ-Mailserver auf sog. "Denylists" geraten, möglichst klein gehalten.

Volles Postfach

Ihre Mailbox hat eine bestimmte Größe (in der Regel 3 GiB). Wenn Sie diese überschreiten, ist es Ihnen nicht mehr möglich, E-Mails zu versenden oder zu empfangen.

Wenn Sie an die Grenze kommen, erhalten Sie zunächst eine Warn-Mail (Von: Microsoft Outlook - quota-warning@ads.mwn.de). Bei weiterem Anstieg des Speicherverbrauchs können Sie keine Nachrichten mehr senden. Bei deutlichem Überschreiten des Quotas können Sie auch keine Nachrichten mehr empfangen.

Wenn Sie die Grenze zum Versenden erreicht haben, geht bei einem Sendeversuch die folgende Meldung auf, die auf die Überschreitung des Postfach-Kontigents hinweist.

Die aktuelle Größe Ihrer Mailbox können Sie sehen, wenn Sie einen Rechtsklick auf "Eingang" machen. Wenn Sie mehrere Mailboxen eingunden haben, machen Sie den Rechtsklick auf die E-Mail-Adresse unterhalb vom Posteingang. Wählen Sie dann "Accountinformationen". Dort sehen Sie auch die Größen der einzelnen Ordner. Leider können Sie hier weder sehen, welches Quota Sie haben (wie groß Ihre Mailbox werden darf), noch zu wieviel Prozent Ihre Mailbox belegt ist. Dies können Sie aber in Outlook on the Web nachsehen.

Verschlüsseln und Signieren

Wenn Sie sich genauer über Verschlüsselung, digitale Signaturen oder Zertifikate informieren möchten, lesen Sie unsere Dokumentation Verschlüsselung, digitale Signaturen, Zertifikate (http://www.lrz.de/services/pki/einf/).

Kurz zu den wesentlichen Eigenschaften von signierten und verschlüsselten E-Mails:

• Durch das Signieren einer E-Mail wird sichergestellt, dass diese auf dem Weg vom Absender zum Empfänger nicht unbemerkt manipuliert werden kann. Ob die E-Mail verschlüsselt übertragen wird, hängt davon ab, ob die beteiligten Mailsysteme Transportverschlüsselung unterstützen.
• Durch das Verschlüsseln einer E-Mail wird der Inhalt bereits vor dem Versand verschlüsselt und daher unabhängig von den Eigenschaften der beteiligten Mailsysteme verschlüsselt übertragen (und auch verschlüsselt in der Mailbox abgelegt). Beim Arbeiten mit Verschlüsselung ist unbedingt darauf zu achten das eigene Zertifikat (vor allem den privaten Schlüssel) verlustsicher aufzubewahren, da sonst verschlüsselte E-Mails nicht mehr gelesen werden können – weder selbst verschlüsselte noch empfangene.

Allgemeine Vorbereitungen

Bevor Sie E-Mails signieren oder verschlüsseln können, müssen Sie Ihr Nutzerzertifikat auf Ihrem Rechner importieren. Wenn Sie von mehreren Rechnern aus E-Mails digital signiert oder verschlüsselt versenden möchten, so müssen Sie das Zertifikat auf jedem dieser Rechner importieren. Das gilt auch dann, wenn Sie verschlüsselte E-Mails auf mehreren PCs (auch in Outlook on the Web) lesen möchten.

Durch einen Doppelklick auf Ihre Zertifikatsdatei (Datei mit Endung „.pfx“), öffnet sich ein Zertifikatimport-Assistent. Es öffnet sich automatisch die Schlüsselbundverwaltung mit der Frage, ob das Zertifikat hinzugefügt werden soll. Dort wählen Sie (wenn nicht schon vorausgewählt) den Punkt „Anmeldung“ aus der Drop-Down-Liste aus und Klicken auf „Hinzufügen“.

Es öffnet sich ein neues Fenster, welches Sie zur Eingabe eines Passworts auffordert. Dieses Passwort wurde von Ihnen festgelegt, bevor Sie das Zertifikat und den zugehörigen privaten Schlüssel in die PFX-Datei exportiert haben.

E-Mails digital mit S/MIME signieren

Um eine E-Mail mit einer digitalen Signatur zu versehen, müssen Sie, nachdem Sie das Zertifikat hinzugefügt haben, in Apple Mail nichts weiter tun. Apple Mail sieht selber im Schlüsselbund nach, ob für die E-Mail-Adresse ein Zertifikat vorhanden ist. Wurde ein passendes gefunden, werden alle E-Mails automatisch signiert.

Wenn Sie nicht wollen, das die E-Mail signiert wird, klicken Sie auf den blauen Button. Wenn dieser grau ist, wird die E-Mail unsigniert verschickt.

E-Mails mit S/MIME verschlüsseln

Beim Verschlüsseln gilt das gleiche wie beim Signieren. Der einzige Unterschied zum Signieren ist, Sie benötigen nicht nur Ihr eigenes Zertifikat, sondern zusätzlich noch das Zertifikat (genauer: den öffentlichen Schlüssel) des Empfängers. Wenn Sie beide Schlüssel haben, wird die E-Mail automatisch verschlüsselt und signiert versendet. Wie Sie einen öffentlichen Schlüssel bekommen, wird weiter unten beschrieben.

Wie bekomme ich das öffentliche Zertifikat eines Empfängers?

Zum verschlüsselten Versenden von E-Mails benötigen Sie immer das Zertifikat des Empfängers. Falls Sie dieses nicht besitzen, gibt es mehrere Möglichkeiten wie Sie evtl. das Zertifikat finden können:

Eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail des Empfängers

Sollten Sie bereits eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail vom Empfänger erhalten haben, so wurde Ihnen in dieser E-Mail auch das öffentliche Zertifikat übermittelt. Sobald Sie diese E-Mail geöffnet haben speichert Apple Mail das Zertifikat in Ihrem Schlüsselbund ab und Sie können verschlüsselt an diesen Empfänger versenden. 

Wo sehe ich welche Zertifikate ich gespeichert habe? 

Öffnen Sie die Schlüsselbundverwaltung und wählen Sie den Schlüsselbund "Anmeldung" aus. Im Feld links unten können Sie dann noch den Filter auf "Zertifikate" stellen.