Exchange-Dienst

Was ist Exchange?

Exchange ist ein Groupware-Produkt von Microsoft. Es beinhaltet neben der Mail-Funktionalität u.a. persönliche und gemeinsame Kalender, Adressbücher, Kontakte und die Möglichkeit, Gruppen zu definieren und zu benutzen. Jede Benutzerin von Exchange kann selbst sehr feingranular kontrollieren, welche seiner Ressourcen (Mails, Kalender, Kontakte) welchen anderen Benutzenden zugänglich oder nicht zugänglich gemacht werden.

Der Exchange-Dienst kann von überall aus – also nicht nur aus dem Münchner Wissenschaftsnetz – verwendet werden, und zwar sowohl über herkömmliche PCs als auch über mobile Geräte (Smartphones, Tablets etc.).

Wer kann den Exchange-Dienst nutzen?

Der Exchange-Dienst steht den satzungsgemäßen Nutzenden des LRZ kostenlos zur Verfügung:

• Ludwig-Maximilians-Universität München,

• Technische Universität München,

• Bayerische Akademie der Wissenschaften.

(Dies umfasst Postfächer bis 3 GiB, Speicherplatz­erweiterungen werden gemäß Dienstleistungs­katalog abgerechnet).

Für andere Einrichtungen aus dem Münchner Hochschulbereich ist eine Nutzung auf Anfrage ebenfalls möglich, aber kostenpflichtig.
Derzeitig nutzende Einrichtungen sind:

• Hochschule München,
• der Akademie der Bildenden Künste,
• Hochschule Weihenstephan-Triesdorf
• u.a.

Wo werden die Exchange-Accounts verwaltet?

Die Verwaltung (Einrichtung von Accounts, Setzen oder Ändern von Mailadressen, Einrichtung von Weiterleitungen etc.) der meisten Accounts erfolgt direkt in den Identity-Management-Portalen der Hochschulen. Von da werden die Daten automatisch an den Exchange-Dienst des LRZ weitergeleitet.
Abweichend davon werden Accounts über das IDM-Portal des LRZ verwaltet. Als organisatorischer Rahmen ist dabei ein so genanntes „LRZ-Projekt“ notwendig, das von der jeweiligen leitenden Person der Einrichtung beantragt werden kann (siehe „Vergabe von Kennungen über Master User“ - https://doku.lrz.de/x/AwCiAQ). Bereits bestehende Projekte, die den POP/IMAP-Mailserver „mailin“ nutzen, können auch komplett nach Exchange umgezogen werden. Dabei ist allerdings zu beachten, dass nur Projekte als Ganzes und nicht einzelne Kennungen umgezogen werden können; es ist daher innerhalb der jeweiligen Einrichtung eine entsprechende Absprache notwendig.

Identity-Management-Portale

• TUMonline (https://campus.tum.de)
• Online Account-Verwaltung der HM (https://portal-o.hm.edu/rz/online-service)
• IDM-Portal des LRZ (https://idmportal.lrz.de)

Was ist mein Benutzername (Kennung)?

Um den Exchange-Dienst nutzen zu können, geben Sie bitte als Benutzernamen Ihre Kennung und das dazugehörige Passwort an.

TU München:
TUM-Kennung, die auch für das Portal TUMonline gilt.

Hochschule München:
Präfix "hm-", HM-Kennung, die auch für das Portal Online Account-Verwaltung gilt.

Hochschule Weihenstephan-Triesdorf:
Benutzerkennung der Hochschule, die mit "hswt" beginnt.

Alle anderen:
LRZ-Kennung, die auch für das IDM-Portal des LRZ gilt.

Welche Clients stehen für Exchange zur Verfügung?

Die volle Funktionalität von Exchange steht nur bei Microsoft Outlook zur Verfügung, das es für Windows und für Apple Macintosh gibt. Für Mac-Rechner ist aber auch der Apple Mail Client (ab macOS 10.12  Sierra) gut nutzbar.

Der Exchange-Dienst kann auch mit POP/IMAP-Clients wie z.B. Thunderbird genutzt werden. Dabei gibt es mailseitig praktisch keinen Unterschied zu herkömmlichen Mailservern. Allerdings sind die Groupware-Funktionalitäten (Kalender, Kontakte etc.) oft nicht nutzbar. Bei Thunderbird in neuen Versionen zusammen mit entsprechenden Add-Ons ist aber ein eingeschränkter Zugriff auf den Kalender möglich.

Auf Exchange kann auch über das Web-Interface „Outlook on the Web“ zugegriffen werden, das Sie unter https://xmail.mwn.de erreichen. Einloggen können Sie sich dort mit Ihrer Kennung und dem dazugehörigen Passwort. Alle gängigen Browser (Internet Explorer, Firefox, Safari) bieten dort die gleiche Funktionalität.