Bei der schrittweisen zentralen Umstellung von LMU-Kennungen auf Exchange für lmu.de wird das meiste automatisch geregelt. Was für die Benutzer:innen bzw. Master-User:innen zu tun bleibt (gleich nach der Umstellung oder optional irgendwann später), wird hier beschrieben.

Es genügt, wenn Sie diese Info-Kästen lesen. Die Grafiken und Screenshots dienen zur Erläuterung und zum genaueren technischen Verständnis.

Die Umstellung hängt von den bisherigen Mail-Berechtigungen einer Kennung ab. Es gibt im wesentlichen 4 Konstellationen:

Eine Präsentation (13.10.2023) befasste sich insb. mit dem Fall "Mailin-Mail auf LMU-Kennung" - also denjenigen Kennungen, die jetzt bevorzugt migriert werden sollen:

Exchange auf LMU-Kennung

→ Betrifft LMU-Kennungen, die bereits Exchange von Master-User:innen mit einer Instituts-Mailadresse haben.

Diese Kennungen sind zum größten Teil bereits umgestellt, d.h.:

Die Weiterleitung von lmu.de auf die Instituts-Mailadresse ist gelöscht.
Die lmu.de-Adresse ist nun ein Mail-Alias für die Exchange-Mailbox.
Die Exchange-Berechtigung ist im LMU-Portal/Benutzerkonto und im LMU-Helpdesktool sichtbar.

In den allermeisten Fällen sind bzw. waren keine Aktionen von Master-User:innen oder Benutzer:innen nötig. D.h. es bleiben:

selbe Einstellungen im Mailprogramm
selber Webmailer
selbe Kennung
keine Migration des Mailbox-Inhalts nötig

Mailin-Mail auf LRZ-Kennung (=Zweitkennung, Master-User-Kennung)

→ Betrifft LMU-Kennungen, die weder Exchange- oder Mailin-Mail haben und deren lmu.de-Weiterleitung auf eine andere LRZ-Kennung (Zweitkennung) oder eine Mailadresse außerhalb der LRZ-Mailsysteme leitet.

Nach der Umstellung auf Exchange müssen Master-User:innen und Benutzer:innen erst mal nichts ändern oder umstellen.
Benutzer:in kann die Nutzung der Exchange-Mailbox irgendwann später aktivieren (Mailauslieferung an die Exchange-Mailbox).

N.B.: In den folgenden Beispielen wird für Fakultäts-/Instituts-Mailadressen beispielhaft "lrz.uni-muenchen.de" verwendet. Das können auch andere, von Master-User:innen vergebene Mailadressen mit Domains wie z.B. kaththeol.uni-muenchen.de, evtheol.uni-muenchen.de, jura.uni-muenchen.de, econ.uni-muenchen.de, biologie.uni-muenchen.de, bio.lmu.de sein.

Bisher:

lmu.de ist reine Weiterleitung an lrz.uni-muenchen.de auf einer anderen Kennung.
Im IDM-Portal 2 ist das daran erkennbar, dass außer der LMU-Weiterleitung keine Mailbox (Exchange-Mailbox oder Mailin-Mailbox) bei der LMU-Kennung anzeigt wird.

Nach der Umstellung auf Exchange:

lmu.de ist weiterhin Weiterleitung an lrz.uni-muenchen.de.
Weder Benutzer:in noch Master-User:in müssen etwas ändern oder umstellen!

Aufräumen (später, optional): Umstellung auf Verwendung der Exchange-Mailbox

Master-User:in importiert die LMU-Kennung ins LRZ-Projekt
Benutzer:in zieht die lrz.uni-muenchen.de Mailadresse auf die LMU-Kennung um, siehe dazu Wie kann die Mailbox mit Fakultätsmailadresse auf die LMU-Kennung umgezogen werden?
- Benutzer:in muss eine neue Konfiguration im Mailprogramm einrichten oder den Webmailer https://xmail.mwn.de verwenden, um auf die Exchange-Mailbox zugreifen zu können. Siehe dazu auch Was muss für Exchange bei den Mail-Clients an der LMU beachtet werden?

Diese beiden Schritte können auch vom LRZ erledigt werden. Bitte nennen Sie dem LRZ-Servicedesk (https://servicedesk.lrz.de) dazu die LMU-Kennung und die LRZ-Kennung der Personen, für die die Umstellung gemacht werden soll.

Benutzer:in kopiert den Inhalt der Mailin-Mailbox in die Exchange-Mailbox durch "Drag&Drop" im Mailclient, siehe Umzug auf Exchange
Die Mailberechtigung auf der LRZ-Kennung hat i.d.R. ein Ablaufdatum von 3 Monaten und wird nach Ablauf dieser Zeit automatisch gelöscht.
- Master-User:in kann dieses Ablaufdatum im IDM-Portal ändern oder auch ganz löschen.

Exchange auf LRZ-Kennung (=Zweitkennung, Master-User-Kennung)

→ Betrifft LMU-Kennungen, deren Besitzer:innen eine zweite LRZ-Kennung mit Exchange-Berechtigung haben.

Diese Kennungen können derzeit noch nicht umgestellt werden.

Grund: Outlook würde für die Anmeldung bei Exchange das Token aus der Windows-Anmeldung verwenden; der Zugriff auf die Mailbox der anderen Kennung wäre nicht möglich.
Hier wird es voraussichtlich eine komplett automatische Umstellung geben (Implementierung ist LRZ-seitig noch nicht fertig), bei der auch die Mailbox automatisch umgehängt wird.

Benutzer:in muss im Mail-Client die LMU- statt der LRZ-Kennung konfigurieren, oder im Webmailer ab der Umstellung die LMU- statt der LRZ-Kennung verwenden.
Master-User:innen müssen nichts machen - außer ggf. den Benutzer:innen helfen wegen obigem Punkt.

Mailin-Mail auf LMU-Kennung

→ Betrifft LMU-Kennungen, die bisher Mailin-Mail-Berechtigung haben.

Nach der Umstellung auf Exchange muss Benutzer:in den Webmailer https://xmail.mwn.de nutzen bzw. im Mail-Client den Posteingangsserver xmail.mwn.de (statt mailin.lrz.de)!
Es kann sein, dass Anmeldungen mit "Vorname.Nachname@lmu.de", etwa am MWN-PC, nicht mehr funktionieren. Dann funktioniert aber das Login mit dem Kennungsnamen wie "ru43sos" ("LRZ-Kennung" laut LMU-Portal/Benutzerkonto).
Master-User:innen müssen nichts machen - außer ggf. den Benutzer:innen helfen wegen der beiden vorigen Punkte.

Bisher:

lmu.de ist Weiterleitung an lrz.uni-muenchen.de, also an die Mailin-Mailbox auf derselben Kennung.
Im IDM-Portal 2 sieht man, das bei der Kennung zusätzlich zur LMU-Weiterleitung auch eine Mailin-Maibox angezeigt wird.

Gleich nach der Umstellung auf Exchange:

Mails an lmu.de und auch an lrz.uni-muenchen.de werden an die neu angelegte Exchange-Mailbox zugestellt.
Die Mailin-Mailbox existiert weiterhin.
- Es kommen keine neuen Mails mehr in dieser Mailbox an.
- Benutzer:in kann weiterhin auf die Mailin-Mailbox im Mailclient oder Webmailer zugreifen; jedoch nicht mehr mit der Maildadresse lrz.uni-muenchen.de, sondern mit dem LMU-Kennungsnamen wie "ri42sos".
Benutzer:in muss eine neue Konfiguration im Mailprogramm einrichten oder den Webmailer https://xmail.mwn.de verwenden, um auf die Exchange-Mailbox zugreifen zu können.
- Siehe dazu auch Was muss für Exchange bei den Mail-Clients an der LMU beachtet werden?
Es kann sein, dass Anmeldungen mit "Vorname.Nachname@lmu.de" nicht mehr funktionieren (z.B. am MWN-PC). Dann funktioniert aber das Login mit dem Kennungsnamen wie "ri42sos".

Aufräumen (später, wenn gewünscht):

Benutzer:in kopiert die alten Mails, also den Inhalt der bisherigen Mailin-Mailbox, in die Exchange Mailbox. Das geht am bequemsten im IDM-Portal, oder auch per Drag&Drop im Mail-Client, siehe Umzug auf Exchange