Bei größeren Veranstaltungen oder bei Veranstaltungen, bei welchen Einnahmen erzielt werden, ist eine Vorkalkulation notwendig. Ist eine Vorkalkulation notwendig, so muss mit der Geschäftsführung Rücksprache gehalten werden.
Gestaltung
Die Vorkalkulation kann flexibel gestaltet werden. Essenziell ist eine einfach verständliche Darstellung und eine realisitische Kalkulationsgrundlage.
Posten in Vorkalkulation
Ausgaben
Für jeden Kostenpunkt muss genannt werden, was genau gekauft wurde. Basiert der Betrag auf einer Abschätzung, so muss diese durch eine logische Erklärung herbeigeführt werden. Es ist sinnvoll auf Basis einer realistischen Grundlage die Kostenpunkte aufzustellen. Es sollte genannt werden durch welche finanzielle Mittel diese Ausgaben getragen bzw. vorgestreckt werden (z.B. referatsinterne/-übergreifende Mittel).
Einnahmen
Ebenso wie bei den Ausgaben muss eine Abschätzung durch eine logische Erklärung herbeigeführt werden. Ebenfalls ist es sinnvoll realistisch zu kalkulieren. Die Einnahmen müssen getrennt voneinander abgerechnet werden, sodass sie sich entsprechend der Kalkulation im Nachhinein aufschlüsseln lassen. Handelt es sich um eine nicht gewinnorientierte Veranstaltung, so sollte dies genannt werden, ist die Veranstaltung gewinnorientiert, so finden sich mehr Informationen dazu unter Steuern.
Steuern
Handelt es sich um eine gewinnorientierte Veranstaltung, so muss auf die Einnahmen die Mehrwertsteuer in Höhe von 19% entrichtet werden und die interne Abrechnung funktioniert über eine gesonderte Kostenstelle. Die Steuer muss bei der Vorkalkulation brücksichtigt werden.
Kooperationen
Handelt es sich bei der Veranstaltung um eine Kooperation mit einer anderen Gruppierung, so sollten die Einnahmen entsprechend der Ausgaben aufgeteilt werden.
Ergebnis
Veranstaltungen sollten weitestgehend kostendeckend geplant werden. Es ist sinnvoll darauf einzugehen, wie sich das Ergebnis bei einer optimistischen und pessimischten Abschätzung der Aus- und Einnahmen verändern würde.