Microsoft Outlook für Windows

Ich finde einige Mails nicht mehr, die ich in einen Ordner verschieben wollte.

Vermutlich haben Sie die Mails versehentlich auf das Top Level der Ordner-Hierarchie verschoben.

Abhilfe: Mit Rechtsklick auf den Mailbox-Namen gehen, „Datendateieigenschaften...“ wählen …

… und anschließend in der sich öffnenden Maske in die Registerkarte „Homepage“ gehen und den Haken bei „Homepage dieses Ordners standardmäßig anzeigen“ entfernen. Anschließend klicken Sie rechts unten in der Maske auf „Übernehmen“ und können die Mails, die auf dem Top Level liegen, sehen und wieder verschieben.

Alternativ können Sie sich mit Outlook on the Web einloggen, dann können Sie die Mails, die auf dem Top Level liegen, sofort sehen.

Das Einrichten des Outlook-Kontos gelingt nicht.

Haben Sie sich an die Anleitungen der Konfiguration von Exchange-Clients zur Einrichtung von Outlook gehalten? Bei andauernden Problemen hilft oft ein neuer Versuch mit einem neuen Profil. Dazu müssen Sie das Profil, das Sie eben erstellt haben, löschen und dann von vorne beginnen – denn wenn ein Profil erst beschädigt ist, kann man es in der Regel nicht mehr reparieren.

Der/die Empfangende meiner Mails bekommt nur eine „winmail.dat“ Datei und kann diese nicht öffnen.

Sie verschicken über Ihr Outlook offenbar Rich-Text codierte Mails. Diese kann nicht jeder Client lesen.

Bei Outlook kann man beim Versenden jeder Mail das Format bestimmen. Gehen Sie dazu in Ihrer Mail auf den Reiter „Text formatieren“ und wählen Sie dort das gewünschte Format aus.

Wenn Sie sie denn formatieren wollen/müssen, wählen Sie HTML.
Ansonsten reicht auch „Nur Text“.

Empfangende, die keine Chance haben, sich die Mail nochmals schicken zu lassen, können sie in der Regel mit einem Drittanbieter-Tool dekodieren, siehe z.B. unter https://www.thunderbird-mail.de/lexicon/entry/186-dateianhang-winmail-dat/

Ich nutze eine shared Mailbox und möchte, dass Mails, die ich lösche, im Papierkorb der shared Mailbox und nicht in meinem eigenen Papierkorb landen.

Kann ich mit Outlook eine Mail „als neu“ senden?

Ja, das geht unter Outlook wie folgt: Öffnen Sie die Mail (Doppelklick), und klicken Sie im Mailfenster oben im Feld „Aktionen“ auf „Diese Nachricht erneut senden...“. Die E-Mail öffnet sich nun wieder im Bearbeitungsmodus und Sie können nun Adressat, Betreff und Mailinhalt ändern.

Wenn das Feld „Von“ nicht angezeigt wird, klicken Sie im Mailfenster auf der Registerkarte „Optionen“ (ganz oben) auf den Knopf „Von“. Das Feld wird nun bei jeder E-Mail angezeigt; die Einstellung bleibt gespeichert.

Wie abonniere ich Kalender aus dem Internet (nicht: von Exchange-Kolleg:innen) in meinem Outlook?

Unter Outlook wechseln Sie dazu in das Kalendermodul. Dort klicken Sie auf „Kalender öffnen → Aus dem Internet“.

Danach öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie den URL des Internetkalenders eingeben können:

Auch Outlook on the Web bietet die Möglichkeit, Internetkalender zu öffnen. Wechseln Sie dazu ebenfalls in das Kalendermodul. Dort machen Sie einen Rechtsklick auf „Meine Kalender → Kalender öffnen“. Dadurch öffnet sich wie in Outlook ein Fenster, in dem Sie die URL des Internetkalenders eintragen können:

Ich will, dass Antworten auf meine Mail woanders hingeschickt werden. Wie setze ich den Reply-To Header in Outlook?

Gehen Sie dazu während des Schreibens der Mail auf das Register „Optionen“ und klicken Sie dort auf „Direkte Antworten auf“:

Es öffnet sich dann folgendes Fenster, bei dem sie unter „Antworten senden an“ eine beliebige Mailadresse angeben können – sofern man nicht die Vorschläge übernimmt, die das Adressbuch einem macht (sonst ist man auf die Einträge in den Adresslisten beschränkt).

Warum filtert Outlook manchmal „gute“ E-Mails irrtümlich als Spam aus?

Warum bietet Outlook E-Mailadressen an, die nicht mehr funktionieren?

Wenn Sie Outlook verwenden, wird jede E-Mailadresse, die Sie bei „An“, „Cc“ oder „Bcc“ eintragen, in eine sogenannte AutoVervollständigen-Liste übernommen. Diese gespeicherten Einträge bietet Ihnen Outlook jedes Mal an, wenn Sie beginnen, etwas in die besagten Felder einzugeben.

Diese Liste hat Priorität gegenüber dem Exchange Adressbuch. Es kann passieren, dass eine Adresse in der AutoVervollständigen-Liste veraltet ist. In so einem Fall bekommen Sie auf eine E-Mail an diese Adresse eine Fehlerbenachrichtigung, dass die Adresse nicht mehr existiert.

Entfernen Sie diesen Eintrag aus der Liste, indem Sie einfach auf das Löschsymbol hinter dem Eintrag klicken. Danach sollten Sie das Fenster der neuen Nachricht noch einmal schließen, damit die Änderung auch übernommen wird.

Ich möchte mir nur die ungelesenen Nachrichten anzeigen lassen. Wie geht das?

Alle ungelesen E-Mails vom gesamten Postfach anzeigen

Es gibt in Outlook so genannte Suchordner, u.a. auch für ungelesene Nachrichten.

Sie können auch selbst Suchordner erstellen. Machen Sie dazu einen Rechtsklick auf „Suchordner“ und klicken Sie auf „Neuer Suchordner“. Es öffnet sich dann ein Dialogfeld, mit dessen Hilfe Sie sich den Suchordner definieren können.

Alle ungelesenen E-Mails von einem Ordner anzeigen

Wenn Sie sich alle ungelesen E-Mails im Ordner Posteingang anzeigen lassen wollen klicken Sie einfach auf "Ungelesen".

Bei allen anderen Ordner können Sie die gleiche Funktionalität über einen anderen Weg erreichen. Klicken Sie dazu (ebenfalls bei der Überschrift aber ganz rechts) auf "Nach Datum". Es öffnet sich dann ein Fenster in dem Sie nun auch die Option "ungelesen Nachrichten" auswählen können. 

Ungelesene E-Mails in OWA anzeigen

Klicken Sie bei dem gewünschten Ordner einfach auf "Filter" und wählen Sie "Ungelesen" aus.

Warum erscheint bei digital signierten Nachrichten „[UNSCANNED]“ im Betreff?

Der Vermerk „[UNSCANNED]“ im Betreff einer E-Mail bedeutet, dass der Virenscanner die E-Mail nicht scannen konnte. Dies ist bei verschlüsselten E-Mails normal. Wenn dieser Vermerk auch bei einer digital signierten E-Mail hinzugefügt wurde, müssen Sie unter Outlook eine Änderung in Ihren Einstellungen vornehmen:

Gehen Sie dazu in die Optionen von Outlook („Datei → Optionen“) und öffnen Sie das „Trust Center → Einstellungen für das Trust Center“. Wechseln Sie nun in den Bereich „E-Mail-Sicherheit“ und setzen Sie einen Haken bei „Signierte Nachrichten als Klartext senden“.

Probleme bei der Einrichtung eines Exchange-Konto wenn bereits ein Office 365 - Konto besteht

Falls Sie bereits ein Office 365 Konto in Ihrem Outlook eingerichtet haben, kann es zu Problemen kommen, wenn Sie zusätzlich ein Exchange-Konto einrichten möchten. In diesem Fall werden keine erweiterten Kontoeinstellungen zur Eingabe von Benutzername und Passwort mehr angeboten. Hier hilft nur der Eintrag eines Registry-Keys.

Öffnen sie folgende Datei: Outlook-16-19.reg (Download und danach Doppelklick auf die Datei)

Klicken Sie auf Ausführen und bestätigen Sie die anschließende Sicherheitswarnung mit "Ausführen", dass der Registry-Key installiert wird.

Sie müssen jetzt die Änderung der Registry bestätigen mit einem Klick auf "Ja".

Dann bekommen Sie noch die Übersicht was gemacht wurde. Diese Meldung bitte mit "OK" bestätigen.

Outlook frägt ständig nach dem Passwort

Seit einiger Zeit versuchen leider Outlook 2016, Outlook 2019 und Outlook 365 immer zuerst das Exchange-Postfach über die Microsoft-Cloud einzubinden. Dies hat dann u.U. zur Folge, dass Outlook ständig nach dem Passwort zum Exchange-Konto frägt.

Durch das Setzen eines Registry-Keys kann man dieses Verhalten von Outlook unterbinden. Den dafür nötigen Registry-Key können Sie hier herunterladen und analog zu "Probleme bei der Einrichtung eines Exchange-Konto wenn bereits ein Office 365 - Konto besteht" installieren:

office-365-autodiscover.reg (Download und danach Doppelklick auf die Datei)

Falls Sie erst seit dem 06.03.2023 Probleme haben, beachten Sie bitte auch die Hinweise zu Windows Extended Protection.