Mailinglisten und Datenschutz

Hinweise für Administratoren von Mailinglisten zum Thema Datenschutz:

• Eine E-Mailadresse ist bereits ein personenbezogenes Datum, da sie meist den Namen einer Person enthält. Daher werden beim Betrieb einer Mailingliste personenbezogene Daten verarbeitet!
• Bereits aus der Domain einer E-Mailadresse kann der Arbeitgeber bzw. die Universität abgeleitet werden, ebenfalls ein personenbezogenes Datum.

Bei neuen Mailinglisten ist die Standardkonfiguration bereits passend voreingestellt:

• Doppeltes Opt-In-Verfahren: Jeder Teilnehmer muss sich zunächst selbst via Webformular registrieren und erhält dann eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung der Mitgliedschaft. Erst nach Bestätigung wird die Mitgliedschaft aktiv und es ist sichergestellt, dass der Teilnehmer selbst aktiv der Mitgliedschaft zugestimmt hat.
• Die Archiv-Funktion ist abgeschaltet und falls sie doch aktiviert wird, ist das Archiv auf privat gestellt und damit nur für die Mitglieder der Liste einsehbar.
• Die Mitgliederliste ist nur für Mitglieder der Liste einsehbar.
• Die monatliche Passwort-Erinnerungsnachricht ist abgeschaltet.

Bereits im Webformular für die Anmeldung zur Liste sind die Eigenschaften der Mailingliste beschrieben, z.B.:

• Doppeltes Opt-In-Verfahren:
  Text im Anmeldeformular: "In Kürze erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail, um sicherzustellen, dass es wirklich Sie sind, der abonnieren möchte."
• Mitgliederliste nur vom Administrator einsehbar:
  Text im Anmeldeformular: "Dies ist eine versteckte Mailingliste, was bedeutet, dass die Abonnentenliste nur vom Administrator der Liste eingesehen werden kann."
• Mitgliederliste nur von Mitgliedern einsehbar:
  Text im Anmeldeformular: "Dies ist auch eine private Mailingliste, was bedeutet, dass die Abonnentenliste von Nichtmitgliedern nicht eingesehen werden kann."
• Mitgliedsanträge müssen vom Administrator oder Moderator bestätigt werden:
  Text im Anmeldeformular: "Nach Eingang Ihrer Bestätigung wird diese dem Moderator der Liste zur Zulassung - oder Ablehnung - vorgelegt. Sie erhalten die Entscheidung des Moderators per E-Mail."
• Archiv ist privat:
  Text im Anmeldeformular: "Das aktuelle Archiv ist nur für die Abonnenten der Liste zugänglich."

Benutzung der Funktion "Masseneintrag neuer Mitglieder":

Hier können Sie als Listenadministrator Mitglieder direkt, also ohne doppeltes Opt-In-Verfahren eintragen. Sie können dabei den neu hinzugefügten Mitgliedern eine Willkommensmail zukommen lassen, dann werden diese zumindest über den Vorgang informiert.