Die Semesterplanung fand zum WS24/25 zum ersten Mal statt. Es geht darum, sich vor Semesterbeginn konkret Gedanken zu machen welche Veranstaltungen und Projekte wann im Semester durchgeführt werden sollen. Das bringt eine bessere Planbarkeit, Bewerbung und Kommunikation mit sich. Normal handelt es sich bei der Semesterplanung um eine längere Referatssitzung im AStA-Büro, aber die Integration in beispielweise eine Umweltreferat-Hütte ist auch vorstellbar. Die Semestervorbereitung kann wenn nötig auch mit einer normalen Referatssitzung verbunden werden. Die Verantwortung zur Umsetzung der Semestervorbereitung obliegt normalerweise den Referent*innen.

Vor der Sitzung

Vorarbeit

Vor der Sitzung sollten folgende Arbeitsschritte erledigt werden:

  • Das Trello und OneDrive (bzw. anderweitige Programme) werden aufgeräumt. Dabei wird wertvolles Wissen im Wiki archiviert und Veranstaltung-/Projektunterlagen im korrekten Ordner abgelegt
  • Überlegen bzw. in der Gruppe klären welche studentischen Gruppierungen gezielt Kooperationspartner für das kommende Semester sein könnten

Organisation

Folgende Schirrte können zur erfolgreichen Organisation eines Semestervorbereitungstreffens durchgeführt werden:

  • Frühzeitige Terminfindung mittels Terminumfragetools und dann Festlegung des Termins. Der Termin ist idealerweise vor dem Start des neuen Semesters
  • Anfrage & Einladung an bereits überlegte Kooperationspartner für dieses Semester
  • Kurz bevor die Sitzung nachfragen wer alles kommt (Dabei - Zweitweise dabei - Nicht dabei). Idealerweise eine Tagesordnung / Geplanten Ablauf mitschicken.
    • Bei Personen, die zweitweise dabei sind, fragen, wann sie genau kommen. Je nachdem kann darauf die Tagesordnung angepasst werden
    • Bei Personen, die nicht kommen, fragen, was für Wünsche sie bzgl. Projekten, Veranstaltungen oder Sonstigem in nächstem Semester haben


Ablauf der Sitzung

Während der Sitzung sollte Protokoll geführt werden.

Brainstorming und Ideen

  • Alle anwesenden machen sich ein paar Minuten Gedanken dazu, was sie gerne dieses Semester umsetzen wollen
  • Die Nachrichten von Personen, die nicht anwesend sein können, werden miteinbezogen
  • Außerdem ganz sich an vergangenen Veranstaltungen/Projekten oder Ideen Im Backlog orientiert werden

Konkretisierung & Ausarbeitung

  • Nun sollen Veranstaltungen und Projekte ausgesucht werden, die umgesetzt werden sollen
    • Für die Umsetzung einer Veranstaltung braucht es am besten mindestens zwei Personen
    • Für die Durchführung eines Projektes braucht es am besten mindestens drei Personen
    • Aktivitäten die nicht umgesetzt werden, aber dennoch interessant sind, können in den Backlog aufgenommen werden
  • Wichtig ist es dabei, die vorhandenen Ressourcen im Auge zu halten. Eine Überladung mit Aktivitäten ist nicht zielführend, da dann die Qualität leidet. 
    • Wie viel Zeit steht zur Verfügung
    • Wie viele Menschen sind aktiv (ein gutes Indiz ist die Rückmeldung auf Anwesenheitsfragen)
    • Worauf haben viele Leute im Referat Lust
    • Welchen referatsinternen Mittel stehen noch zur Verfügung
    • Welche Großveranstaltungen und Kooperationspartner (mit evtl Unterstützungmöglichkeiten) gibt es
    • Welche Hauptzuständigkeiten (HaZuSt) sind aktuell besetzt.
  • Konkretisierung der Aktivitäten
    • Wann soll die Veranstaltung genau stattfinden
    • Wer hat die hauptverantworltliche Person (OV) für die entsprechende Aktivität
    • Am besten schon klären, ob ein Plakat für die Veranstaltung gewollt ist (benötigt zusätzliche Zeit)

Nach der Sitzung

  • Nicht geklärte OV für Veranstaltungen, die innerhalb der nächsten 4 Wochen stattfinden, sollten von der Sitzungleitung über Absprache geklärt werden
  • Die Sitzungunterlagen sollten nachbereitet werden und die UK Tools aufgeräumt werden