111 - Wie genau funktionieren Einladungen?

Hinweis zu geteilten Daten

Bei LRZ Sync+Share können Sie Ordner teilen, in dem Sie Personen einladen. Bitte beachten Sie, dass die Daten des Besitzenden rechtlich besonders geschützt sind.

Im Falle, dass der Besitzer der Daten die Institution verlässt, können die eingeladenen Personen nicht mehr auf die Daten zugreifen. Wir empfehlen zuvor eine Übergabe der Top-Level-Ordner durchzuführen.


Bei LRZ Sync+Share lassen sich Top-Level-Ordner für einen Nutzerkreis freigeben, sodass die Nutzer (intern wie extern) auf Daten zugreifen können. Nach erfolgreicher Einladung ist es auch möglich die Daten mit dem LRZ Sync+Share-Client zu synchronisieren.

Nachfolgend sind die einzelnen Schritte zum Einladen ausgehend von der Besitzer- als auch von der Empfängerseite beschrieben:


Schritte zum Einladen von Nutzern (Besitzerseite)

Um Top-Level-Ordner teilen zu können, sprich um Einladungen versenden zu können, muss das Besitz- oder Admin-Recht vorhanden sein. Über den Teilen-Button steht dann ein Drop-Downmenü für Einladungen zur Verfügung.


Im Einladungsmenü muss eine gültige E-Mail-Adresse eingegeben werden.


Ist die richtige Berechtigungsstufe ausgewählt, so wird die Einladung über das Plus-(+)-Zeichen abgeschickt.


Tipp: Einladung mehrerer Personen

Eine kommaseparierte Eingabe mehrerer E-Mail-Adressen ist möglich. E-Mail-Adressen können auch (untereinander) in einem Tabellenkalkulationsdokument gesammelt und direkt im Webinterface in die Einladungszeile kopiert werden.

Es kann möglicherweise zu Problemen kommen, wenn Sie mehr als 20 Nutzer auf einmal einladen. Teilen Sie die Einladungen auf:

Bei 100 Personen, die insgesamt eingeladen werden sollen, könnten so z. B. 5 Einladungsvorgänge mit jeweils 20 Nutzern vorbereitet werden.

Folgende Eingaben für die Einladungszeile im Web sind möglich (Stand ):

email.A@domain.de,email.B@domain.net,...,email.N@domain.com
email.A@domain.de;email.B@domain.net;...;email.N@domain.com

(Warnung) Bitte überprüfen Sie die E-Mail-Adressen auf Tippfehler und vergewissern Sie sich, dass die E-Mail-Adressen gültig sind! (Warnung)


Die ausstehenden Einladungen werden in der Liste gesammelt:


Nach dem Versenden der Einladung wird auch eine Benachrichtigungs-E-Mail verschickt, welche die eingeladene Person über die Einladung zum Top-Level-Ordner informiert.

Hinweis: Es ist zu beachten, dass unter ungünstigen Umständen die E-Mail durch das SPAM-/Junk-Filter aussortiert werden kann. Bitte ggf. den SPAM/Junk/Bulk-Ordner kontrollieren.


Schritte zur Annahme der Einladung (Empfängerseite)

Wenn eine Einladung zu einem Top-Level-Ordner verschickt wird, dann gibt es zwei mögliche Szenarien:

  1. Der Person ist schon bei LRZ Sync+Share registriert oder hat bereits ein vordefiniertes Konto.
  2. Die Person ist neu bei LRZ Sync+Share und muss sich für den Dienst LRZ Sync+Share registrieren (bei Externen).


Annahme der Einladung bei bereits existentem Konto

Steht bereits ein LRZ Sync+Share-Konto zur Verfügung, so sollte die Einladung zum Top-Level-Ordner nach der Anmeldung bei LRZ Sync+Share in der Ordnerliste auftauchen.

Die eingeladene Person sollte auch eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten haben, dass es eine Einladung vorliegt.

Hinweis: Neue Einladungen werden mit einem Papierfliegersymbol dargestellt und befinden sich ganz oben in der Liste.


Zum Akzeptieren der Einladung kann auf den Schriftzug des Ordnernamens oder rechts auf das Verbinden-Icon geklickt werden.


Im nachfolgenden Dialog kann die Einladung angenommen (aber auch abgelehnt) werden:


Annahme der Einladung bei neu angelegtem Konto für Externe (Gastkonto)

Wenn Sie als eine externe Person zu LRZ Sync+Share eingeladen wurden, dann erhalten Sie zwei E-Mail-Benachrichtigungen:

  1. "Willkommens"-E-Mail mit Link zur Registrierung des Kontos,
  2. Benachrichtigungs-E-Mail, welche über die Einladung zum Top-Level-Ordner informiert.


Es kann passieren, dass SPAM-/Junk-Filter die von LRZ Sync+Share versendeten E-Mails versehentlich aussortieren. Bitte ggf. den SPAM/Junk/Bulk-Ordner kontrollieren.

 

Zunächst muss das Gastkonto registriert werden. Nach erfolgreicher Registrierung bei LRZ Sync+Share kann dann die Einladung zum Top-Level-Ordner angenommen werden.

Zur Registrierung bei LRZ Sync+Share muss der Aktivierungslink aus der E-Mail mit dem Betreff Willkommen bei LRZ Sync+Share geöffnet werden:


Im Webbrowser öffnet sich dann die Registrierungsseite von LRZ Sync+Share. Das Gastkonto kann nun aktiviert werden, in dem Benutzername und Passwort vergeben werden.

Außerdem muss den Terms of Service zugestimmt werden.


Passwortregeln beachten

  • mindestens 8 Zeichen
  • mindestens ein Kleinbuchstabe
  • mindestens ein Großbuchstabe
  • mindestens eine Ziffer
  • mindestens ein Sonderzeichen
  • keine Leerzeichen


Andernfalls gibt es Warnmeldungen und die Registrierung kann nicht abgeschlossen werden.



Nachdem das Formular durchlaufen wurde, kann die erste Anmeldung bei LRZ Sync+Share erfolgen:


Falls Sie bereits vor einiger Zeit zu LRZ Sync+Share eingeladen wurden (als externer Gast), es allerdings versäumt haben, die Konto-Aktivierung durchzuführen, dann wählen Sie bei der Institution "Gastkennungen/Guests/Extern" aus, geben Sie die E-Mail-Adresse, mit der Sie zu LRZ Sync+Share eingeladen wurden, als Benutzernamen ein und klicken Sie auf Passwort wiederherstellen. Anschließend erhalten Sie eine zweite „Willkommen bei LRZ Sync+Share“-E-Mail, mit der Sie Ihr Konto aktivieren können.

→ siehe auch: FAQ 105 - Wie setze ich mein Passwort für LRZ Sync+Share zurück?





Problembehandlung

Warum sehe ich Einladungen nicht in meinem Konto?