Policies für den Exchange-Dienst


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Allgemeine Richtlinien für die LRZ-Mailserver

Zusätzlich zu den hier aufgeführten Policies für Exchange gibt es noch weitere Richtlinien für LRZ-Mailserver.


Speicherplatz (Quota)

Beschäftigten steht für ihre Exchange-Mailbox ein Speicherplatz (Quota) von 3 GiB zur Verfügung, Studierenden 1 GiB.

Den aktuellen Füllstand erfahren Sie wie folgt:

  • In Outlook on the Web, indem Sie in die Optionen wechseln (Klick auf das im Bild nicht sichtbare Zahnrad oben rechts → „Optionen“).

    Schwarzen Titelbalken E-Mail. Pfeil nach links im Kreis für zurück, Optionen. Links eine Spalte mit Auswahlpunkten. Verknüpfungen, ausgeklappt Allgemein, ausgewählt Mein Konto, weitere 7 Punkte. Ausgeklappt E-Mail, zweistufige Hierarchie. Nicht ausgeklappt Kalender. Rechts das Hauptfeld. Anklickbar Speichern, Verwerfen. Größere Schrift, Mein Konto. Symbol Person und Schreibstift. Es folgen in 2 Spalten Bezeichnungen und darunter jeweils meist ein Eingabefeld. Die meisten sind leer. Linke Spalte von Mein Konto. Vorname, Exchange. Initialen. Nachname, Team. Anzeigenname Stern, Max Mustermann. E-Mail-Adresse, max.mustermann At lrz.de. Telefon (Arbeit). Fax. Telefon (privat). Mobiltelefon. Rechte Spalte von Mein Konto. Straße. Ort. Bundesland Schrägstrich Kanton. PLZ. Land Schrägstrich Region mit Auswahlfeld. Büro. Postfachverwendung mit Balken, der 9 Prozent Belegung anzeigt. Darunter, 271.69 MB verwendet. Bei 3.00 GB können Sie keine E-Mails mehr senden.

  • In Outlook erfahren Sie die aktuelle Belegung durch Klick auf die Registerkarte „Datei“. Wenn Sie auch wissen möchten, wie sich die Belegung auf die einzelnen Ordner verteilt, gehen Sie wie folgt vor (siehe nachfolgende Abbildungen): Rechtsklick auf das Mailbox-Symbol, dann auf „Datendateieigenschaften“ und in der sich nun öffnenden Maske auf „Ordnergröße“ klicken. So bekommen Sie eine weitere, kleinere Maske, in der Sie im Register „Serverdaten“ am Parameter „Gesamtgröße“ Ihre Platzbelegung sehen können.

    Fensterausschnitt mit der ausgeklappten Mailbox-Bezeichnung mit den Ordnern. Darüber das Kontextmenü der Mailbox mit 10 Punkten, der letzte und ausgewählt Datendateieigenschaften...        Fenster Outlook Heute - Eckige Klammer auf, Max.Mustermann At lrz.de, Eckige Klammer zu, Doppelpunkt, Eigenschaften. 3 Karteikarten, ausgewählt Allgemein, Homepage, Berechtigungen. Nach diversen Angaben ziemlich weit unten die Schaltfläche Ordnergröße..., darunter noch eine Schaltfläche. Ganz unten rechts, 3 Schaltflächen OK, Abbrechen, ausgegraut Übernehmen. Darüber das Fenster Ordnergröße. 2 Karteikarten, ausgewählt Lokale Dateien, Serverdaten. Ordnername, rechts Max.Mustermann At lrz.de. Ordnergröße (ohne Unterordner), rechts 0 KB. Ordnergröße (mit Unterordnern), rechts 30051 KB. Kasten mit Verschiebebalken rechts, darin eine Tabelle mit 3 Spalten und 5 Einträgen. Die Spalten heißen Unterordner, Größe, Gesamtgröße. Es folgen die 5 Einträge. Aufgaben, 0 KB, 0 KB. Deleted Messages, 0 KB, 0 KB. Entwürfe, 2 KB, 2 KB. Gelöschte Elemente, 0 KB, 0 KB. Gesendete Elemente, 0 KB, 5377 KB. Ganz unten rechts, Schaltfläche Schließen.

    Wenn Sie an die Grenze kommen, erhalten Sie zunächst eine Warn-Mail, bei weiterem Anstieg des Speicherverbrauchs können Sie keine Nachrichten mehr senden, bei deutlichem Überschreiten des Quotas können Sie auch keine Nachrichten mehr empfangen.

    Wenn Ihnen der Speicherplatz ausgeht, können Sie jedoch Ihre E-Mails in Outlook auf ein anders Mail-Konto (z. B. ein lokales Konto auf Ihrem Rechner) verschieben und in einer so genannten pst-Datei archivieren (bei Outlook: Klick auf die Registerkarte „Datei“, dann auf „Tools" und dort Auswahl "Alte Elemente bereinigen...").



Beschränkungen beim Versand von E-Mails

Damit bei kompromittierten Mailboxen nicht unbeschränkt viele Spam-Mails verschickt werden können, ist der Versand von E-Mails auf max. 250 Empfänger in einem Zeitraum von 24 Stunden beschränkt. Dabei zählen Exchange-Verteilerlisten als ein Empfänger – im Unterschied zu Verteilerlisten, die in Outlook im Bereich „Kontakte“ angelegt werden und bei denen jedes Mitglied als ein Empfänger zählt. (Siehe Exchange Verteilerlisten)

Wenn Sie diese Grenze erreicht haben, bekommen Sie bei Outlook sofort nach dem Versenden folgende Fehler-E-Mail:

Outlook-Fenster Unzustellbar Doppelpunkt, test - Bericht. Im Menüband 3 Registerkarten, Datei, ausgewählt Bericht, ADOBE PDF. Darunter wichtige Angaben aus dem Mailheader. Von, Systemadministrator, rechts Gesendet, Do 24... An, leer. Betreff, Unzustellbar Doppelpunkt, test. Darunter in einem Kasten die Nachricht. Ihre Nachricht hat einige oder alle Empfänger nicht erreicht. Betreff Doppelpunkt, test. Gesendet am, Doppelpunkt, 24.08.2017 10 Doppelpunkt 56. Folgende(r) Empfänger kann Schrägstrich können nicht erreicht werden, Doppelpunkt. Max Mustermann am 24.08.2017 18 Doppelpunkt 56. Diese Nachricht konnte nicht gesendet werden. Versuchen Sie es später erneut oder wenden Sie sich an den Netzwerkadministrator. Ein Clientvorgang ist fehlgeschlagen. Fehler Doppelpunkt, Eckige Klammer auf, 0x80004005-0x80004005-0x000501, Eckige Klammer zu.


Leider ist diese Nachricht bei Outlook wenig verständlich – anders als bei Outlook on the Web (https://xmail.mwn.de), wo Sie im Fehlerfall nebenstehende Benachrichtigung bekommen:


Rechter Teil des schwarzen Titelbalkens mit Symbolen. Darunter ein kleines überlagertes Fenster. Symbol Aurufezeichen in Dreieck in rotem Kreis für Warnung. Folgende Nachricht konnte nicht gesendet werden, Doppelpunkt. test. Anklickbar Weitere Details.


Fenster, in der Kopfleiste Senden Anfügen, Verwerfen, 3 Punkte. Markiert die Fehlermeldung. Fehler Doppelpunkt. Ihre Nachricht kann nicht gesendet werden, da Sie Ihr Tageslimit für Nachrichtenempfänger erreicht haben. Versuchen Sie es später noch mal. Unter der Fehlermeldung wichtige Angaben aus dem Mailheader und der Inhalt.Wenn Sie nun auf „Weitere Details“ klicken, bekommen sie folgende Meldung:


Wenn Sie sehr viele E-Mails bzw. E-Mails an sehr viele Empfänger verschicken müssen, so können wir für Ihre Mailbox in begründeten Fällen ein höheres Limit (500 bzw. maximal 1.000 Empfänger pro 24 Stunden) einstellen. Bitte wenden Sie sich dazu an Ihre jeweilige Ansprechperson.

Maximale Mailgröße

Wie bei allen Mailservices des LRZ dürfen auch bei Exchange Mails maximal 50 MiB groß sein (d.h. netto ca. 35 MiB, da Anhänge für den Mailversand in der Regel codiert werden müssen).



Automatische Junk-E-Mail-Filterung

Standardmäßig werden als Spam verdächtigte E-Mails automatisch in den Ordner Junk-E-Mail verschoben. Getriggert wird der Filter über den Wert des SCL = Spam Confidence Level (0-9), defaultmäßig liegt der Schwellwert bei 4.

Sobald SpamAssassin eine E-Mail mit "X-Spam-Flag: YES" im Header kennzeichnet, wird durch eine Transport-Regel ein SCL von 8 gesetzt. Man kann das im Header einer E-Mail überprüfen, dort steht dann ein "X-MS-Exchange-Organization-SCL: 8".

Leider kommt es in seltenen Fällen vor, das E-Mails fälschlicherweise als Spam klassifiziert werden (false-positive). Deshalb es es wichtig, dass Sie regelmäßig überprüfen, ob sich E-Mails im Ordner Junk-E-Mail befinden. Außerdem sollten Sie den Ordner von Zeit zu Zeit leeren, um Speicherplatz zu sparen.

Meldung von E-Mails, die falsch klassifiziert wurden

Wurde eine E-Mail falsch gekennzeichnet, können Sie diese als Anhang die entsprechende E-Mail-Adresse senden (siehe Tabelle). Diese Informationen können von den LRZ-Administrator:innen verwendet werden, um den Spamfilter zu trainieren.


E-Mail wurde in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben
janein
E-Mail ist Spam(Haken)

(Fehler) 

no-ham@lrz.de

E-Mail ist kein Spam

(Fehler)

no-spam@lrz.de

(Haken)

Deaktivieren des Clientfilters von Outlook


Um zu vermeiden, dass die Standard-Spamfilterung von Outlook „gute“ E-Mails in den Junk-E-Mail-Ordner sortiert, empfehlen wir, diese Spamfilterung auszuschalten.

Gehen Sie dazu im Register auf „Junk-E-Mail“ und klicken Sie dort auf „Junk-E-Mail-Optionen“.



Outlook-Fensterausschnitt. Ausgewählte Registerkarte Start. In der zweiten Befehlsgruppe ausgewählt Junk-E-Mail, darunter das aufgeklappte Untermenü, der sechste und letzte Punkt ist ausgewählt und heißt Junk-E-Mail-Optionen...

In dem nebenstehenden Dialogfeld wählen Sie die Option „keine automatische Filterung“ aus.


Fenster Junk-E-Mail-Optionen - max.mustermann At lrz.de. 5 Karteikarten, ausgewählt Optionen, 4 weitere. Symbol Ordner mit Briefumschlag mit Querstrichkreis. Nachrichten, die Junk-E-Mail zu sein scheinen, können von Outlook in einen Junk-E-Mail-Ordner verschoben werden. Wählen Sie aus, welchen Grad von Junk-E-Mail-Schutz Sie bevorzugen, Doppelpunkt. Es folgen 4 Alternativen. Radioknopf ausgewählt. Keine automatische Filterung. Nur E-Mails von blockierten Absendern werden in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben. Radioknopf nicht ausgewählt. Niedrig Doppelpunkt. Es werden nur die offensichtlichsten Junk-E-Mail-Nachrichten in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben. Radioknopf nicht ausgewählt. Hoch Doppelpunkt. Es werden die meisten Junk-E-Mail-Nachrichten erkannt, es können aber auch ab und zu normale Nachrichten als Junk-E-Mail behandelt werden. Der Junk-E-Mail-Ordner sollte regelmäßig überprüft werden. Radioknopf nicht ausgewählt. Nur sichere Absender und Empfänger, Doppelpunkt. Es werden nur Nachrichten von Personen und Domänen auf den Listen Sichere Absender und Sichere Empfänger in den Posteingang übermittelt. Es folgen 3 Optionen. Leeres Kästchen. Als Junk-E-Mail identifizierte Nachrichten nicht in den Junk-E-Mail-Ordner verschieben, sondern endgültig löschen. Die beiden letzten Optionen sind abgeblendet. Leeres Kästchen. Hyperlinks und sonstige Funktionen in Phishingnachrichten deaktivieren (empfohlen). Leeres Kästchen. Bei verdächtigen Domänennamen in E-Mail-Adressen warnen (empfohlen). Ganz unten rechts, 3 Schaltflächen OK, Abbrechen, Übernehmen.



Sichere Absender - Sichere Empfänger - Blockierte Absender


Ebenfalls in den "Junk-E-Mail-Optionen" können Sie den Filter für sich personalisieren. Sie haben dort die Möglichkeit, Absenderadressen oder Domänen als sicher oder blockiert zu definieren. Außerdem können auch Empfängeradressen oder Domänen als sicher behandelt werden.

Wir empfehlen, die Einstellungsmöglichkeiten unter dem Reiter "International" nicht zu verwenden.


Fenster Junk-E-Mail-Optionen - Max.Mustermann At lrz.de. 5 Karteikarten, Optionen, markiert sind die 3 folgenden, Sichere Absender, Sichere Empfänger, Blockierte Absender, zuletzt International. Ausgewählt ist Sichere Absender. Nachrichten von Adressen und Domainennamen auf der Liste sicherer Absender werden nie als Junk-E-Mail behandelt. Es folgt ein größeres, leeres Feld für die Einträge. Rechts daneben untereinander die Schaltflächen Hinzufügen..., Bearbeiten..., Entfernen, unten Importieren..., Exportieren... Darunter 2 Optionen. Leeres Kästchen. Meine Kontakte sind auch vertrauenswürdige Absender. Leeres Kästchen. Personen, an die ich E-Mails schicke, automatisch der Liste sicherer Absender hinzufügen. Ganz unten rechts, 3 Schaltflächen OK, Abbrechen, ausgegraut Übernehmen.


Sie können diese Einstellungen auch mit Outlook on the Web machen. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad und „Optionen“ und dort auf „Blockieren oder zulassen“.

Schwarzen Titelbalken E-Mail mit Symbolen. Pfeil nach links im Kreis für zurück, Optionen. Links eine Spalte mit Auswahlpunkten. Verknüpfungen. Nicht ausgeklappt Allgemein. Ausgeklappt Mail mit 4 ausgeklappten Unterpunkten, Automatische Verarbeitung mit 7 Punkten, Konten mit 2 Punkten, Optionen für Anlagen mit einem Punkt, Layout mit 7 Punkten. Nicht ausgeklappt Kalender. Unter E-Mail, Konten ist der erste Punkt ausgewählt, Blockieren oder zulassen. Rechts das Hauptfeld. Anklickbar Speichern, Verwerfen. Größere Schrift, Blockieren oder zulassen. 2 Alternativen. Nicht ausgewählter Radioknopf. E-Mail nicht in meinen Ordner Junk-E-Mail verschieben. Ausgewählter Radioknopf. Junk-E-Mail automatisch filtern. Größere Schrift, Sichere Absender und Empfänger. E-Mails von diesen Absendern oder Domänen nicht in meinen Ordner Junk-E-Mail verschieben. 2 Symbole Stift für Schreiben, Papierkorb für Löschen. Darunter ein Eingabefeld, Hier Absender oder Domäne eingeben. Rechts davon ein Pluszeichen für Hinzufügen, darunter ein größeres, leeres Feld. Kästchen mit Haken. Meine Kontakte sind vertrauenswürdige Absender. Größere Schrift, Blockierte Absender. E-Mails von diesen Absendern oder Domänen in den Ordner Junk-E-Mail verschieben. Wie zuvor 2 Symbole, Eingabefeld mit Pluszeichen, größeres, leeres Feld. Leeres Kästchen. Nur E-Mails von Personen in der Liste der sicheren Absender und Empfänger vertrauen.

Die Einstellungen werden automatisch zwischen Outlook und Outlook on the Web synchronisiert.


Deaktivieren des Serverfilters über Outlook Web App


Wenn Sie keine automatische Filterung wünschen, können Sie diese jederzeit über Outlook on the Web abschalten.

Klicken Sie rechts oben auf das im Bild nicht sichtbare Zahnrad und „Optionen“. Sie bekommen so links eine vertikale Leiste von Optionen. Klicken Sie dort auf die Option „Blockieren oder zulassen“ und dann auf den Button „E-Mails nicht in den Junk-E-Mail-Ordner verschieben“.


Grafik mit schwarzen Titelbalken E-Mail wie zuvor, nur ist im Hauptfeld unter Blockieren oder zulassen die erste Alternative gewählt. Ausgewählter Radioknopf. E-Mail nicht in meinen Ordner Junk-E-Mail verschieben. Die Abschnitte Sichere Absender und Empfänger sowie Blockierte Absender.


Mit Outlook/Outlook on the Web keine Weiterleitungen auf externe Adressen

Weiterleitungen auf Basis von Regeln in Outlook oder Outlook on the Web, die auf externe Adressen zeigen, werden nicht ausgeführt.

Eine Weiterleitung auf eine andere Adresse kann nur über die jeweiligen Portale eingerichtet werden:

Siehe auch Self Services des LRZ (IDM-Portal), Abschnitt Weiterleitung.


An interne Adressen können im Prinzip auch direkt in Outlook oder in Outlook on the Web Regeln zur „Weiterleitung“ bzw. „Umleitung“ – so die Outlook-Begriffe – einer Mail eingerichtet werden. Davon wird jedoch abgeraten, da die Mails in beiden Fällen umgeschrieben und nicht 1:1 weitergeleitet werden:

  • Bei einer „Weiterleitung“ wird als Absendeadresse Ihre Adresse eingesetzt und die ursprüngliche Absendeadresse ist – ebenso wie eventuelle CCs – nur aus dem Mailbody ersichtlich
  • Bei einer „Umleitung“ bleibt zwar die Absendeadresse erhalten, es werden aber die CCs unter­drückt – und man sieht sie nicht mal im Mailbody

Es wird deshalb empfohlen, Weiterleitungen über die Self-Service-Portale einzurichten.

An externe Adressen ist eine Weiterleitung über die Regeln von Outlook bzw. Outlook on the Web nicht möglich, da diese Art von Weiterleitungen leider zu gravierenden betrieblichen Problemen führen kann, wenn die Weiterleitungsadresse ungültig ist (oder wird). Dann kann es zu so genannten Mail-Loops kommen, mit der Gefahr, dass der jeweilige Provider die LRZ-Mailserver sperrt und somit generell kein Mailversand mehr an diesen Provider möglich ist.

Wenn Sie eine Regel zur Weiterleitung/Umleitung an eine externe Adresse angelegt haben, die nicht funktioniert, bekommen Sie regelmäßig entsprechende Hinweis-Mails.


Datensicherung

Wir sichern Ihre Daten mehrmals täglich durch Backups und haben einige Maßnahmen ergriffen, um einen (praktisch) unterbrechungsfreien Betrieb zu gewährleisten. Im Übrigen können Sie Elemente, die Sie absichtlich oder versehentlich gelöscht haben, innerhalb von 14 Tagen selbstständig wiederherstellen (siehe auch Outlook on the Web).