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Einführung in den Webmail-Dienst des LRZ auf Basis von Roundcube.

Übersicht, Zugang und angeschlossene Mailservices

Der Webmail-Dienst des LRZ bietet einen Zugang zu E-Mails mit Hilfe eines Web-Browsers. Eine gesonderte Konfiguration ist nicht erforderlich. Daher eignet sich dieser Zugang besonders dann, wenn Sie nicht Ihren gewohnten Rechner nutzen, zum Beispiel auf Reisen oder bei Tagungen. Für die Nutzung auf Smartphones und Tablets gibt es spezielle Oberflächen - siehe dazu die Hinweise ganz am Ende des Artikels. Sie können Webmail aber auch als Standard-Programm zur Bearbeitung Ihrer E-Mails einsetzen; der Leistungsumfang sollte in der Regel ausreichen.

Der Webmail-Dienst ist unter der Adresse webmail.lrz.de erreichbar. Folgende Mailservices sind an ihn angeschlossen:

  • Allgemeiner Mailservice für Hochschulmitarbeiter (mailin)
  • Mailservice für Studenten der LMU München (CampusLMU)
  • Mailservice für externe Studenten

Sie können sich wahlweise mit Ihrer LRZ-Kennung oder einer Ihrer Mailadressen anmelden. Um den Dienst nutzen zu können, müssen in Ihrem Browser Cookies und JavaScript aktiviert sein.

Webmail basiert auf dem freien Programm Roundcube. Die Bedienung sollte weitgehend selbsterklärend sein. Ein paar hoffentlich nützliche Hinweise zur Nutzung sowie Tipps zur Konfiguration haben wir weiter unten für Sie zusammengestellt.

Hinweise zur Nutzung von Roundcube

Absendeadressen:

Beim Verschicken von E-Mails können als Absendeadressen alle Adressen verwendet werden, die am LRZ registriert sind und dem eingeloggten Benutzer zugeordnet sind. Das sind zum einen seine persönlichen Mailadressen und zum anderen Adressen von Funktionskennungen, für die er als Verantwortlicher registriert ist. Nutzer von lmu.de-Adressen können auch diese Adressen als Absendeadressen verwenden, sofern die Weiterleitung für die lmu.de-Adresse auf eine LRZ-Mailbox (z.B. an mailin) zeigt und Sie sich mit der Kennung oder Adresse dieser Mailbox in Roundcube einloggen.

Spezielle Ordner:

Roundcube kennt vier Arten von Spezialordnern, und zwar Ordner für Entwürfe, für Spam-Mails, für gesendete und für gelöschte Mails. Beim ersten Aufruf überprüft Roundcube, welche Ordner am Mailserver existieren und nimmt - sofern vorhanden - folgende Zuordnungen vor:

  • Ordner "Drafts" für Entwürfe
  • Ordner "Junk" für Spam-Mails
  • Ordner "Sent" für gesendete Mails

Ordner "Trash" für gelöschte Mails Diese Zuordnungen können durch Klick auf "Einstellungen" und dann auf "Spezialordner" geändert werden. Dabei ist zu beachten, dass ein Ordner gegebenenfalls zunächst angelegt werden muss, bevor er als Spezialordner zugeordnet werden kann (das Anlegen neuer Ordner geschieht durch Klicks auf "Einstellungen", den Reiter "Ordner" und auf das Pluszeichen links unten).

Plattenplatz-Beschränkung:

Bitte beachten Sie, dass der Plattenplatz für Ihre Mails beschränkt ist. Das Plattenplatzkontingent umfasst sowohl den Posteingang (INBOX) als auch die von Ihnen angelegten Ordner. Die prozentuale Auslastung Ihres Mailkontos wird in der linken unteren Ecke von Roundcube angezeigt.

Tipps zur Konfiguration von Roundcube

Nachrichtenvorschau anzeigen:

In der Voreinstellung von Roundcube wird links eine Übersicht über Ihre Ordner und rechts eine Übersicht über die Mails im aktuellen Ordner angezeigt; der Inhalt einer Mail wird durch Doppelklick auf die entsprechende Zeile angezeigt. Alternativ dazu ist eine integrierte Nachrichtenvorschau möglich. Um diese einzustellen, gehen Sie wie folgt vor: Klick auf "Einstellungen", dann auf "Mailbox-Ansicht", Aktivieren von "Nachrichtenvorschau anzeigen", Klick auf "Speichern".

Einrichten eines Anzeigenamens:

Beim ersten Aufruf von Roundcube wird automatisch ein Anzeigename gesetzt (basierend auf den Benutzerverwaltungsdaten). Diesen Namen können Sie bei Bedarf wie folgt ändern: Klick auf "Einstellungen", dann auf den Reiter "Identitäten", gewünschte Identität auswählen, Name in "Angezeigter Name" ändern, Klick auf "Speichern".

Einrichten einer Signatur:

Klick auf "Einstellungen", dann auf den Reiter "Identitäten", gewünschte Identität auswählen, Klick auf Reiter "Signatur", Signatur eintragen oder ändern, Klick auf "Speichern".

Abonnieren von Ordnern:

Wenn Sie in der Ordnerübersicht Ordner vermissen, kann das daran liegen, dass Sie diese nicht abonniert haben. Um das nachzuholen, klicken Sie zuerst auf "Einstellungen", dann auf den Reiter "Ordner" und schließlich in das "Abonniert"-Kästchen der betreffenden Ordner.

Einrichten von Filtern:

Klick auf "Einstellungen", dann auf den Reiter "Filter", Klick auf das Icon "Filter hinzufügen" (ganz links, mit dem Pluszeichen), Filtername und Filterregeln eintragen, Klick auf "Speichern". Um die Reihenfolge, in der die Filterregeln abgearbeitet werden, zu verändern, können diese einfach mittels Drag & Drop an die gewünschte Stelle verschoben werden.

Bitte beachten Sie, dass die Auswertung der Filterregeln bereits beim Empfang von Mails auf dem Mailserver erfolgt (server-seitige Filterung) und nicht erst beim Aufruf von Roundcube. Treffen mehrere Filterregeln zu, so werden auch alle Filteraktionen ausgeführt.

Wenn Sie parallel zu Roundcube Mailclients wie Outlook oder Thunderbird verwenden und dort lokale (client-seitige) Filter definiert haben, sind außerdem die Auswirkungen der server-seitigen Filterung auf die lokale Filterung zu beachten.

Einrichten eines Spamfilters:

Um einen Filter einzurichten, der die vom LRZ-Mailsystem als Spam bewerteten Mails ausfiltert (d.h. also Mails mit der Kopfzeile "X-Spam-Flag: YES"), müssen Sie in dem Dropdown-Menü, in dem anfänglich "Betreff" angezeigt wird, den Punkt "[...]" auswählen und in das dann rechts davon neu eingeblendete Feld "X-Spam-Flag" eingeben (ohne die Anführungszeichen). Im nächsten Dropdown-Menü ändern Sie dann den Wert "enthält" auf "ist gleich" und geben in das rechte Feld den Text "YES" ein (auch wieder ohne die Anführungszeichen). Danach müssen Sie noch einstellen, was mit den ausgefilterten Mails geschehen soll. Wir empfehlen die Mails in einen speziellen Spam-Ordner zu verschieben (evtl. vorher anlegen!) und diesen Ordner von Zeit zu Zeit auf eventuelle "false Porsitives", also fälschlicherweise als Spam bewertete Mails, durchzusehen. Wenn auch das geschehen ist, muss die Regel noch durch Klick auf "Speichern" gesichert werden.

Melden einer Spam-Mail:

Nach der Einrichtung des Spamfilters (s.o.) sollten alle als Spam erkannten E-Mails aus dem Posteingang verschwunden sein. Finden Sie trotzdem eine Spam-Mail in Ihrem Posteingang, so wurde sie von unserem Anti-Spam-System nicht richtig markiert. Sie können diese Spam-Mail an das LRZ melden, indem Sie sie mit dem Cursor markieren und auf den Spam-Button klicken. Die Spam-Mail wird dann in den Spam-Ordner verschoben und eine Kopie der Spam-Mail wird an die Mailadresse no-ham@lrz.de verschickt. Die Spam-Mail wird dann durch das LRZ manuell ausgewertet und zur Optimierung des Anti-Spam-Systems verwendet.
Umgekehrt haben Sie auch die Möglichkeit eine fälschlich als Spam markierte E-Mail, die sich im Spam-Ordener befindet, per Button an das LRZ zu melden. Eine Kopie der E-Mail wird an no-spam@lrz.de geschickt, gleichzeitig wird die E-Mail wieder zurück in den Posteingang verschoben.

Nutzung mit Smartphones und Tablets:

Für die Verwendung von Roundcube auf Smartphones und Tablets gibt es spezielle Oberflächen, so genannte "Skins". Um diese zu nutzen, klicken Sie zunächst auf "Einstellungen" und dann auf "Benutzeroberfläche". Wählen Sie hier das gewüschte "Skin" aus und klicken Sie dann auf "Speichern". Sie können dabei für die drei Gerätetypen Desktop, Tablet und Telefon unterschiedliche Skins wählen. Für Telefon/Smartphone eignet sich insbesondere das Skin "Litecube".
Einen optischen Eindruck der Skins bekommen Sie auf der Seite http://roundcubeskins.net/portfolio.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zu E-Mail am LRZ finden Sie in dem Übersichtsartikel E-Mail und Groupware

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