Wie melde ich mich an OWA an?
Outlook on the Web (OWA) finden sie unter xmail.mwn.de.
Um sich dort anzumelden, müssen Sie nur Ihre Kennung und Ihr Passwort angeben. Anders wie bei anderen Clients (Outlook, Apple Mail, etc.) ist es hier nicht notwendig "ads\" vor Ihre Kennung zu setzen.
Shared Mailbox
Shared Mailboxen bieten die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung einer Mailbox. Anwendungsszenarien sind z.B. Funktionsadressen (wie info@domain.de) oder gemeinsame Lehrstuhlkalender (z.B. zur Urlaubsplanung) oder aber gemeinsame Kontakte des Lehrstuhls, die alle lesen dürfen bzw. die mehrere Personen gemeinsam verwalten.
Wie öffne ich eine Shared Mailbox in Outlook?
Sie müssen Sich zuerst mit ihrer eigenen Kennung an OWA anmelden, damit Sie eine Shared Mailbox aufrufen können. Wenn Sie Ihre Mailbox geöffnet haben klicken Sie oben Rechts auf das runde User Icon. Wählen Sie dann "Weiteres Postfach öffnen..." aus.
In dem Fenster das sich dann öffnet, können Sie nach der Kennung, der E-Mailadresse oder des Namens der Shared Mailbox suchen. Sie bekommen dann meist schon beim Eintippen Vorschläge, welche Mailbox darauf zutreffen könnte. Falls sie keinen Vorschlag bekommen klicken Sie auf "Verzeichnis durchsuchen". Sie können die Mailbox nur öffnen wenn Sie bei der Suche gefunden wird.
Wenn Sie auf Öffnen klicken öffnet sich ein weiterer Tab in Ihrem Browser mit der Shared Mailbox.
Kalender und Mailbox Freigaben
Im Folgenden wird erklärt, wie Sie Personen oder Gruppen Zugriff auf Teile Ihres Exchange-Accounts gewähren und wie Sie auf Freigaben, die Ihnen erteilt wurden, zugreifen können.
Zugriff auf Teile des Exchange-Accounts kann nur für Personen und Gruppen erteilt werden, die im Adressbuch zu finden sind.
Bitte beachten Sie, dass im Adressbuch nur Personen, shared Mailboxen, Ressourcen (Räume und Geräte) und Verteilerlisten verzeichnet sind. Wenn Sie also einer Gruppe von Personen Zugriff auf Teile Ihres Accounts einräumen möchten, und Sie diese Gruppe nicht in Ihren Adresslisten finden können, dann bedeutet das, dass die Gruppe keine Verteilerliste ist.
Feststellen, welche Personen Zugriff auf welchen Teil meiner Daten haben
Das geht in OWA durch einen Rechtsklick auf die Ressource, für die Sie Freigaben erteilt haben (also z. B. auf den jeweiligen Kalender in der linken Leiste der Kalenderansicht oder auf den jeweiligen E-Mailodner in der E-Mailansicht, wie Sie im nächsten Bild sehen können).
Je nachdem ob Sie die Berechtigung von E-Mailordner oder des Kalenders anschauen wollen, öffnet sich ein anderes Fenster (links E-Mailordner, rechts Kalender).
Freigaben erteilen
Kalender und Mailordner Freigeben
Es ist möglich Personen oder Gruppen aus dem Adressbuch Lese- und/oder Schreibzugriff auf Ihren Kalender und Ihre E-Mailordner zu geben.
Kalender
Machen Sie dazu einen Rechtsklick auf den freizugebenden Kalender und wählen Sie "Freigabeberechtigung" aus oder wählen Sie den Kalender aus und klicken Sie oben in der Leiste auf "Freigeben". Es öffnet sich dann folgendes Fenster.
Suchen Sie im Feld "Freigeben für:" den Nutzer, der die Freigabe erhalten soll. Wenn Sie diesen ausgewählt haben können Sie in dem Dropdown Menü auswählen welche Berechtigungsstufe Sie dem Nutzer erteilen wollen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf senden. Der Nutzer erhält dann eine E-Mail. Mit einem Klick auf "Annehmen" kann dieser den Kalender öffnen und dann ist er auch in der Kalenderansicht unter "Weitere Kalender" aufgelistet.
E-Mailordner
Machen Sie dazu einen Rechtsklick auf den freizugebenden E-Mailordner und wählen Sie "Berechtigungen..." aus.
Um Berechtigungen zu vergeben müssen Sie einen Nutzer hinzufügen, klicken Sie dazu auf das Plus oben links.
Suchen Sie nach dem gewünschten Nutzer und klicken Sie auf hinzufügen.
Sie suchen nun die Person aus dem Adressbuch aus, indem Sie auf den Button „An:“ klicken. Unter Details können Sie noch die gewünschte Berechtigungsstufe auswählen. Bestätigen Sie dann mit "OK".
Damit auf den Ordner von der anderen Person zugegriffen werden kann, muss man für alle Ordner oberhalb (inklusive der Mailbox selbst) in der Hierarchie die Berechtigung "Ordner Sichtbar" vergeben. Berechtigungen werden nicht nach unten vererbt.
Es ist in OWA nur möglich freigegebene Kalender zu öffnen. Sie können keine E-Mailordner, Aufgaben etc. einer anderen Person in OWA öffnen.
Berechtigungsstufen
Berechtigungsstufe | Aktivitäten, die ein Freigabebenutzer ausführen kann |
Besitzer | Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente im freigegebenen Ordner. Als Besitzer kann ein Benutzer die Berechtigungsstufen ändern, die andere für den Ordner haben. |
Veröffentlichender Bearbeiter | Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente und Erstellen von Unterordnern. |
Bearbeiter | Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente. |
Veröffentlichender Autor | Erstellen und Lesen von Elementen, Erstellen von Unterordnern sowie Ändern und Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben. |
Autor | Erstellen und Lesen von Elementen sowie Ändern und Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben. |
Nicht bearbeitender Autor | Erstellen und Lesen von Elementen sowie Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben. |
Prüfer | Nur Lesen von Elementen. |
Mitwirkender | Nur Erstellen von Elementen. |
Benutzerdefiniert | Ausführen von Aktivitäten, die der Ordnerbesitzer definiert hat. |
Frei/Gebucht-Zeit, Betreff, Ort | Nur für Kalenderfreigaben, Lesen der Frei/Gebucht-Informationen sowie von Betreff und Ort von Kalenderereignissen |
Frei/Gebucht-Zeit | Nur für Kalenderfreigaben, Lesen der Frei/Gebucht-Informationen, von Kalenderereignissen |
Keine | Ausführung keiner Aktivitäten. Der Benutzer verbleibt in der Berechtigungsliste, hat aber keine Berechtigung und kann den Ordner nicht öffnen. |
Veröffentlichung von Kalendern im Web
Wenn Sie Ihren Kalender veröffentlichen wollen, müssen Sie folgende Schritte durchführen:
Öffnen Sie in OWA die Optionen (oben rechts in der Leiste auf das Zahnrad klicken und dann Optionen auswählen) und wählen Sie unter "Kalender" "Geteilte Kalender" aus und Klicken Sie dann auf "Kalenderveröffentlichung".
Hier können Sie festlegen, welchen Kalender Sie freigeben bzw. veröffentlichen möchten. Außerdem können Sie festlegen ob Sie nur die Verfügbarkeit, eingeschränkte Details oder alle Details veröffentlichen möchten. Schließen Sie den Vorgang mit „Speichern“ (oben links) ab. Dadurch erhalten Sie zwei Links (einen ics- und einen html-Link), welche Sie denjenigen mitteilen können, die auf Ihren Kalender Zugriff erhalten sollen. Bei den Links handelt es sich um Zufallslinks, die nicht erraten werden können. Diese werden jedes Mal neu generiert, wenn Sie den Kalender erneut veröffentlichen.
Wenn Sie einen Kalender veröffentlicht haben, können Sie jederzeit die Einstellungen ändern oder die Veröffentlichung wieder beenden. Gehen Sie dabei genauso vor wie beim Veröffentlichen. Dann können Sie die Freigabe verändern, indem Sie eine Andere Berechtigung auswählen, bzw. können Sie die Freigabe beenden wenn Sie "Nicht freigeben" auswählen.
Damit die Änderungen wirksam sind ist es notwendig auf speichern zu klicken.
Einblick in freigegebene Kalender
In OWA können Sie Kalender anderer Benutzer öffnen. Sie können die Kalender öffnen, indem Sie oben in der Leiste "Kalender hinzufügen" auswählen. Wählen Sie hier "Aus Verzeichnis" aus, dann können Sie im Adressbuch nach dem Kalender suchen.
Es ist zu beachten, dass Unterkalender grundsätzlich nicht angezeigt werden und auch nicht eingebunden werden. Ebenso besitzt man auf den Unterkalender keine automatischen Rechte (sprich es gibt keine automatische Vererbung von Rechten).
Damit Sie solche Kalender hinzufügen können muss der Kalender extra wie oben beschrieben, für sie freigegeben werden.
Diese Kalender können Sie nur mit der Einladungsmail öffnen, die Sie aufgrund der Freigabe erhalten haben.
Stellvertretung
Es ist nicht möglich über OWA die Stellvertretung zu nutzen! Sie können Sie nur einrichten.
Andere Personen vertreten
Sie können, sofern Sie dazu autorisiert wurden, folgende Aufgaben mit Outlook oder einem anderen Client, der Stellvertetungen unterstützt, ausführen:
- Mails im Namen der anderen Person schreiben:
Wenn Sie sich im Postfach der anderen Person befinden, bekommen Sie beim Schreiben einer neuen E-Mail einen „Von:“ Button eingeblendet und können auswählen, ob die E-Mail mit Ihrer Absendeadresse oder der Absendeadresse der anderen Person versendet werden soll. In letzterem Fall wird Ihre Mailadresse in einer zusätzlichen Headerzeile „Sender“ festgehalten, so dass für die Empfänger ersichtlich ist, wer die E-Mail abgeschickt hat.
Wenn der Button nicht angezeigt wird, müssen Sie in den Optionen die Anzeige des Buttons aktivieren (siehe auch hier). Wo genau Sie hier zu klicken haben, hängt von der Outlook Version ab – am besten konsultieren Sie die Online Hilfe (über die Taste F1 oder den blauen runden Button mit dem Fragezeichen), indem Sie den Suchtext „Erstellen einer E-Mail Nachricht für eine andere Person“ angeben.
- Mails im Namen der anderen Person beantworten: analog
- „Speichern gesendeter Objekte im Ordner Gesendete Objekte eines anderen Benutzers“: siehe gleichnamigen Abschnitt in der Outlook Online Hilfe
- Erstellen von Besprechungsanfragen/Meetings im Namen einer anderen Person:
Aus dem Kalender einer anderen Person heraus erstellen Sie automatisch Anfragen in deren Namen
Vertretung und „Send on Behalf“ für andere einrichten
Um einen Stellvertreter einzutragen, muss zuerst der Kalender für den Stellvertreter freigegeben werden. Das machen Sie so, wie im Abschnitt "Freigabe erteilen". Vergeben Sie dann die Berechtigung "Stellvertretung".
Anschließend müssen Sie noch die gewünschten E-Mailordner ebenfalls wie oben beschrieben freigeben werden.
Filterregeln
Um die Übersichtlichkeit in einem Postfach zu erhöhen, ist es oft sinnvoll, eingehende E-Mails anhand von bestimmten Kriterien automatisch in andere Ordner zu sortieren. Exchange bietet Ihnen die Möglichkeit, serverseitige Filterregeln anzulegen.
Gehen Sie in die Optionen und wählen dort bei "E-Mail" "Posteingangs- und Aufräumregeln" unter "Automatische Verarbeitung" aus. Über das Plus bei Posteingangsregeln können Sie neue Regeln hinzufügen.
Beispiele für Filter Regeln:
Damit Newsletter gefiltert werden können, haben wir für einige große Newsletter-Versender ein Tagging eingeführt, das durch spezielle Header-Zeilen in der E-Mail erfolgt.
Erstellen Sie eine Regel und wählen Sie dann bei "Wenn die Nachricht eintrifft..." "Enthält diese Wörter" und "in der Nachrichtenkopfzeile" aus. Dann geben Sie "X-Newsletter-ISP" und "X-Newsletter-Sender" nach einander in das Feld ein und fügen Sie einzeln über das Plus hinzu.
Wählen Sie dann noch einen Ordner aus, in den die Newsletter verschoben werden sollen und beenden Sie mit "OK".
Um E-Mails von Mailinglisten auszufiltern, erstellen Sie eine Regel analog wie bei der Newsletter Regel. Prüfen Sie auf die Header-Felder „List-Id“ und „List-Unsubscribe“ und verschieben Sie diese E-Mails in einen beliebigen Ordner.
Beachten Sie, wenn Sie auch Newsletter filtern wollen, dass viele Newsletter auch diese Felder verwenden. Deswegen sollte der Filter für Newsletter vor dem Filter für Mailinglisten in der Liste der Filterregeln stehen.
Gelöschte Elemente wiederherstellen
Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte, die Sie löschen, finden sich zunächst im speziellen Ordner „Gelöschte Elemente“. Dort gibt es keine Gleitlöschung, die Elemente bleiben dort so lange liegen, bis Sie sie endgültig löschen:
Doch auch das „endgültige Löschen“ ist nicht wirklich endgültig, siehe nächsten Abschnitt.
Wie stelle ich endgültig gelöschte Elemente wieder her?
Sogar dann, wenn Sie ein Element aus dem speziellen Ordner „Gelöschte Elemente“ gelöscht haben, können Sie es innerhalb einer Frist von 14 Tagen immer noch wiederherstellen. Wählen Sie dazu den Ordner "Gelöschte Elemente" aus und klicken Sie dann auf "Gelöschte Elemente wiederherstellen“. Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem alle Elemente aufgelistet sind, die sie wiederherstellen können. Wählen Sie diese aus und stellen Sie diese über einen Klick auf "Wiederherstellen" wieder her.
Abwesenheitsmeldung
Klicken Sie Rechts oben auf das Zahnrad, dann auf „Automatische Antworten“ (siehe nachfolgende Abbildung)
Sie können unterschiedliche Abwesenheitsmeldungen für Absender innerhalb und außerhalb Ihrer Einrichtung (z.B. TUM) konfigurieren.
Ihre Abwesenheitsmeldung wird übrigens weder durch E-Mails von Mailinglisten noch durch als Spam markierte E-Mails ausgelöst.
Typische Fehlermeldungen
Warum kann ich keine E-Mails mehr versenden?
Wenn Sie an einem Tag sehr viele E-Mails oder E-Mails mit einer hohen Zahl an Empfängern versendet haben ist es möglich, dass Sie keine weiteren E-Mails mehr versenden können und bei dem Versuch oben Rechts folgende Meldung aufgeht. Wenn Sie auf "Weitere Details" klicken, bzw. die E-Mail bereits in einem separaten Fenster geöffnet hatten erscheint ein Banner mit der Erklärung des Fehlers (siehe rechts).
Wie in der Meldung erklärt wird, haben Sie das Limit von 250 Empfänger innerhalb von 24 Stunden überschritten. Das Limit setzt sich automatisch nach 24 Stunden zurück.
Die Beschränkung dient dazu, dass auch über kompromittierte Accounts nur eine begrenzte Anzahl von E-Mails verschickt und so das Risiko, dass die LRZ-Mailserver auf sog. "Blacklists" geraten, möglichst klein gehalten werden kann.
Volles Postfach
Ihre Mailbox hat eine bestimmte Größe (in der Regel 3 GByte), wenn Sie diese überschreiten ist es Ihnen nicht mehr möglich E-Mails zu versenden oder zu empfangen.
Wenn Sie an die Grenze kommen, erhalten Sie zunächst eine Warn-Mail (Von: Microsoft Outlook - quota-warning@ads.mwn.de), bei weiterem Anstieg des Speicherverbrauchs können Sie keine Nachrichten mehr senden, bei deutlichem Überschreiten des Quotas können Sie auch keine Nachrichten mehr empfangen
Wenn Sie die Grenze erreicht haben, dass Sie keine E-Mails mehr versenden können, geht bei dem Versuch eine Mail zu versenden oben rechts eine Meldung auf.
In dieser Nachricht steht nur, dass die Nachricht nicht gesendet werden konnte, den genauen Grund erfahren Sie, wenn Sie auf weitere Details klicken.
Wenn sie auf weitere Details klicken, öffnet sich, das Fenster in dem Sie die E-Mail schreiben erneut. Diesmal ist ein Banner eingeblendet, das den genauen Grund nennt, weshalb Sie nicht versenden konnten.
Haben Sie die Grenze deutlich überschritten, bekommen Sie folgende Meldung wenn Sie sich an OWA anmelden.
Den aktuellen Füllstand können Sie sehen, wenn Sie in die Optionen wechseln (Klick auf das Zahnrad oben rechts → „Optionen“)
Es kann aber auch sein, dass nicht Ihre Mailbox, sondern die Mailbox der Person voll ist, an die Sie eine E-Mail versenden wollen.
Wenn diese Mailbox auch auf unseren Exchange Servern ist, wird Ihnen bevor Sie die E-Mail versenden mitgeteilt, dass die Mailbox voll ist.
Wenn Sie den Empfänger auswählen erscheint folgendes Banner.
Wenn diese Mailbox auf einem Anderen Server liegt, bekommen Sie eine Unzustellbarkeitsbenachrichtigung.
Diese kann ungefähr so aussehen:
