Hinweis zur Barrierefreiheit

Diese Seite enthält bei Bildern/Grafiken alternative Texte.

Einrichtung

Wenn Sie das erste Mal Evolution starten bzw. noch kein Konto eingerichtet haben, wird automatisch ein Assistent gestartet, der Ihnen dabei hilft, Ihre E-Mail-Konten einzubinden.


Falls Sie bereits E-Mail Konten in Evolution eingebunden haben, können Sie den Einrichtungs­dialog folgender­maßen starten:

Datei → Neu → E-Mail-Konto

Fenster, ganz rechts E-Mail - Evolution. Menüleiste, markiert Datei. Darunter das Menü, ausgewählt Punkt 1 Neu. Rechts das Untermenü, ausgewählt Punkt 2 E-Mail-Konto.

... oder über die Einstellungen von Evolution:

Evolution → Einstellungen

Fenster Evolution-Einstellungen. Linke Spalte zentriert 7 Punkte, jeweils mit Symbol und darunter Benennung, ausgewählt Punkt 1 E-Mail-Konten. Rechts das Hauptfeld. Tabelle mit 3 Spalten und 2 Einträgen. Eintrag 1 ist ausgewählt. Spalte Aktiv, leeres Kästchen. Breite Spalte Kontoname, Auf diesem Rechner, Symbol Haken auf Kreis, Vorgabe. Spalte Art, maildir. Eintrag 2. Spalte Aktiv, leeres Kästchen. Breite Spalte Kontoname, Suchordner. Spalte Art, vfolder. Unten ausgewählt, Sie können Kontonamen durch Ziehen-und-Ablegen neu anordnen, Schaltfläche Reihenfolge zurücksetzen. Rechts davon untereinander 4 Schaltflächen, markiert Hinzufügen, 3 mal abgeblendet Bearbeiten, Löschen, Vorgabe. Ganz unten links, Schaltfläche Hilfe, rechts Schaltfläche Schließen.


Fenster Willkommen. Linke Spalte. Ausgewählt Willkommen, Identität, Abrufen von E-Mails, Verschicken von E-Mails, Konto-Zusammenfassung, Fertig. Rechts das Hauptfeld. Oberer Teil leer. Willkommen zum Konfigurationsassistenten von Evolution E-Mail. Klicken Sie auf 'Vor', um die Konfiguration zu beginnen. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, Weiter.



Geben Sie hier Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie mit "Weiter".

Fenster Identität. Linke Spalte mit 6 Punkten, ausgewählt Punkt 2, Identität. Rechts das Hauptfeld. Bitte geben Sie unten Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an. Die Felder unter 'Optional' müssen nicht ausgefüllt werden, es sei denn, Sie wollen diese Informationen in von Ihnen verschhickten E-Mails einschließen. Benötigte Informationen. Voller Name, Eingabefeld Max Mustermann. E-Mail-Adresse, Eingabefeld Max.Mustermann At lrz.de. Zusätzliche Informationen (oben mit 'Optional' bezeichnet). Antwort an, leeres Eingabefeld. Organisation, leeres Eingabefeld. Aliase, größeres leeres Eingabefeld, rechts davon untereinander 3 Schaltflächen, Hinzufügen, 2 mal abgeblendet Bearbeiten, Entfernen. Ziemlich weit unten, Kästchen mit Haken, Eigenschaften des E-Mail-Servers anhand der eingegebenen E-Mail-Adresse abrufen. Ganz unten rechts, 3 Schaltflächen Abbrechen, Zurück, Weiter.


Wählen Sie hier bei "Server-Art" Exchange-Webdienste aus. Und geben Sie bei Benutzername Ihre Kennung mit einem vorangestellten " ads\ " ein.

Bei Rechneradresse müssen Sie folgendes angeben:

https://xmail.mwn.de/EWS/exchange.asmx

Fenster Abrufen von E-Mails. Linke Spalte mit 6 Punkten, ausgewählt Punkt 3, Abrufen von E-Mails. Rechts das Hauptfeld. Server-Art, markiertes Auswahlfeld Exchange-Webdienste. Beschreibung, Für den Zugriff auf Exchange-Server über Webdienste. Konfiguration. Benutzername, Eingabefeld ads Rückwärtsschrägstrich di69soz. Rechneradresse, Eingabefeld https Doppelpunkt Schrägstrich Schrägstrich xmail.mwn.de Schrägstrich EWS Schrägstrich Exchange.asmx, rechts Schaltfläche Adresse holen. OAB-Adresse, leeres Eingabefeld, darunter leeres Kästchen, Postfach eines anderen Benutzers öffnen, darunter leeres Eingabefeld, rechts abgeblendete Schaltfläche Suchen ... Legitimierung. Schaltfläche Prüfen, welche Arten unterstützt werden, Auswahlfeld NTLM. Ganz unten rechts, 4 Schaltflächen Abbrechen, Fertigstellen, Zurück, Weiter.


Klicken Sie auf Adresse holen, dann werden Sie nach Ihrem Passwort gefragt. Geben Sie dies ein und klicken Sie auf OK.


Fenster Legitimierungsanfrage. Symbol Schlüssel, Legitimierungsanfrage. Bitte geben Sie das Passwort für das Konto 'Max.Mustermann At lrz.de' ein. (host Doppelpunkt, xmail.mwn.de). Benutzername, Eingabefeld mit markiertem Text ads Rückwärtsschrägstrich di69soz. Passwort, Eingabefeld Dicke Punkte. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.



Nach der Authentifizierung wird automatisch der Pfad zum Offline-Adressbuch (OAB-Adresse) konfiguriert.

Fenster Abrufen von E-Mails. Linke Spalte mit 6 Punkten, ausgewählt Punkt 3, Abrufen von E-Mails. Rechts das Hauptfeld. Server-Art, Auswahlfeld Exchange-Webdienste. Beschreibung, Für den Zugriff auf Exchange-Server über Webdienste. Konfiguration. Benutzername, Eingabefeld ads Rückwärtsschrägstrich di69soz. Rechneradresse, Eingabefeld https Doppelpunkt Schrägstrich Schrägstrich xmail.mwn.de Schrägstrich ews Schrägstrich exchange.asmx32, rechts Schaltfläche Adresse holen. OAB-Adresse, Eingabefeld https Doppelpunkt Schrägstrich Schrägstrich xmail.mwn.de Schrägstrich OAB Schrägstrich 32 Sedezimalziffern mit 4 Minuszeichen Schrägstrich oab.xml, darunter leeres Kästchen, Postfach eines anderen Benutzers öffnen, darunter leeres Eingabefeld, rechts abgeblendete Schaltfläche Suchen ... Legitimierung. Schaltfläche Prüfen, welche Arten unterstützt werden, Auswahlfeld NTLM. Ganz unten rechts, 4 Schaltflächen Abbrechen, Fertigstellen, Zurück, Weiter.


Damit die E-Mails automatisch vom Server abgerufen werden, setzen Sie den Haken bei "Nach Benachrichti­gungen des Servers lauschen".

Fenster Empfangsoptionen. Linke Spalte mit 6 Punkten, ausgewählt Punkt 4, Empfangsoptionen. Rechts das Hauptfeld. Nach neuen E-Mails sehen. Kästchen mit Haken, Automatisch nach neuen E-Mails sehen alle, Eingabefeld 60, Schaltfläche Minuszeichen, Schaltfläche Pluszeichen, Minuten. Leeres Kästchen, Alle Ordner auf neue Nachrichten prüfen. Markierte Zeile, Kästchen mit Haken, Nach Benachrichtigungen des Servers lauschen. Optionen. Kästchen mit Haken, Filter auf neue Nachrichten im Eingang dieses Servers anwenden. Leeres Kästchen, Neue Nachrichten auf unerwünschten Inhalt prüfen, darunter eingerückt und abgeblendet Leeres Kästchen, Ausschließlich den Eingangsordner auf unerwünschte Nachrichten prüfen. Leeres Kästchen, Entfernte E-Mails automatisch lokal in allen Ordnern abgleichen. Leeres Kästchen, Keine lokalen Nachrichten abgleichen, die älter sind als, Rest abgeblendet, Eingabefeld 1, Schaltfläche Minuszeichen, Schaltfläche Pluszeichen, Auswahlfeld Jahre. Verbindung. Verbindungsablauf (in Sekunden), Eingabefeld 120, Schaltfläche Minuszeichen, Schaltfläche Pluszeichen. Leeres Kästchen, Wert der User-Agent-Kopfzeile überschreiben, darunter eingerückt abgeblendetes Eingabefeld Microsoft Office Schrägstrich 14.0, genauere Angaben in Klammern. Globale Adressliste. Leeres Kästchen, Offline-Adressbuch zwischenspeichern, darunter eingerückt ausgeblendete Zeile, Adressliste auswählen, leeres Auswahlfeld, rechts Schaltfläche Liste holen. Ganz unten rechts, 4 Schaltflächen Abbrechen, Fertigstellen, Zurück, Weiter.

Im nächsten Schritt können Sie noch die Bezeichnung des Kontos in Evolution ändern.

Dann können Sie die Einrichtung abschließen.


Shared Mailbox

Shared Mailboxen bieten die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung einer Mailbox. Anwendungsszenarien sind z.B. Funktionsadressen (wie info@domain.de) oder gemeinsame Lehrstuhlkalender (z.B. zur Urlaubsplanung) oder auch gemeinsame Kontakte des Lehrstuhls, die alle lesen dürfen bzw. die mehrere Personen gemeinsam verwalten.

In Evolution binden Sie eine Shared Mailbox nicht wie in Outlook als weitere Mailbox ein, sondern Sie abonnieren die einzelnen Ordner der Shared Mailbox. Eine Shared Mailbox wird also genauso eingebunden wie die freigegebenen Ordner eines/-r anderen Benutzers/-rin. Die Mailadresse der Shared Mailbox wird als Alias im eigenen Konto eingetragen. Dann können Sie beim Versenden einer E-Mail in einem Drop-down-Menü die gewünschte Absenderadresse auswählen.

Zuerst fügen Sie die Hauptmailadresse der Shared Mailbox als Alias hinzu. Öffnen Sie dazu die Eigenschaften, indem Sie einen Rechtsklick auf die oberste Ebene der Mailbox machen (hier: Max.Mustermann@lrz.de).

Fensterausschnitt. Pfeilspitze nach rechts für nicht ausgeklappt, Auf diesem Rechner. Pfeilspitze nach unter für ausgeklappt, Max.Mustermann At lrz.de. Überlagert vom Kontextmenü mit 8 Punkten, ausgewählt Punkt 8 Eigenschaften.


Klicken Sie dann unten rechts im Fenster auf "Hinzufügen". Geben Sie die Mailadresse der Shared Mailbox in die erschienene Zeile ein und klicken Sie auf "OK".

Fenster Konteneditor. Linke Spalte mit 9 Punkten, ausgewählt Punkt 1, Identität. Rechts das Hauptfeld. Konteninformation. Name, Eingabefeld mit markiertem Text Max.Mustermann At lrz.de. Darunter eingerückt. Mit obigem Namen wird dieses Konto bezeichnet. Verwenden Sie zum Beispiel 'Geschäftlich' oder 'Privat'. Einrückung Ende. Benötigte Informationen. Voller Name, Eingabefeld Max Mustermann. E-Mail-Adresse, Eingabefeld Max.Mustermann At lrz.de. Zusätzliche Informationen. Antwort an, leeres Eingabefeld. Organisation, leeres Eingabefeld. Signatur, Auswahlfeld Keine, rechts Schaltfläche Neue Signatur ... Aliase, größeres leeres Eingabefeld, rechts davon untereinander 3 Schaltflächen, Hinzufügen, 2 mal abgeblendet Bearbeiten, Entfernen. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.


Wenn Sie jetzt eine E-Mail von der Shared Mailbox schreiben wollen, klicken Sie auf "Neu". Klicken Sie auf das Feld, in dem die Absender­adresse steht und wählen Sie dann die gewünschte Absender­adresse aus.

Fenster Konteneditor wie zuvor mit Abweichung unter Zusätzliche Informationen. Aliase, größeres Eingabefeld markiert Musterteam At lrz.de, rechts davon untereinander 3 Schaltflächen, Hinzufügen, Bearbeiten, Entfernen. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.

Fenster Nachricht verfassen. Menüleiste. Symbolleiste. Von, Eingabefeld Max Mustermann Kleinerzeichen Max.Mustermann At lrz.de Größerzeichen, Signatur, Auswahlfeld Keine. An, ausgewähltes Eingabefeld Max Mustermann Kleinerzeichen Musterteam At lrz.de Größerzeichen. Der Rest ist leer.




Anschließend abonnieren Sie die Mailordner. Machen Sie wieder einen Rechtsklick auf die oberste Ebene der Mailbox und wählen Sie dann "Ordner eines anderen Benutzers abonnieren..." aus.

Fensterausschnitt. Pfeilspitze nach rechts für nicht ausgeklappt, Auf diesem Rechner. Pfeilspitze nach unter für ausgeklappt, Max.Mustermann At lrz.de. Überlagert vom Kontextmenü mit 8 Punkten, ausgewählt Punkt 2, Ordner eines anderen Benutzers abonnieren ...

Um nach der Shared Mailbox zu suchen, klicken Sie auf auswählen und geben Sie die Kennung oder E-Mailadresse ein und wählen Sie die Mailbox aus der Liste aus.

Kleines Fenster EWS-Benutzer wählen ... Suche, Eingabefeld di39gos. Tabelle mit 2 Spalten und einem ausgewählten Eintrag. Spalte Name, di39gos. Spalte E-Mail, Erika.Musterfrau At lrz.de. Unter der Tabelle, Ein Benutzer gefunden. Unten, Schaltflächen Schließen, OK.



Wählen Sie dann bei "Ordnername" in dem Drop-Down-Menü "Eingang" aus, setzen Sie den Haken bei "Unterordner mit einschließen" und klicken Sie auf "OK". 

Kleines Fenster Einen Ordner eines anderen EWS-Benutzers abonnieren... Konto, Auswahlfeld Max.Mustermann At lrz.de. Benutzer, Eingabefeld Musterteam At lrz.de Größerzeichen Komma, Schaltfläche Auswählen ... Ordnername, Eingabefeld Eingang, angehängtes Auswahlfeld, unter dem Eingabefeld Kästchen mit Haken, Unterordner mit einschließen. Unten rechts, Schaltflächen Schließen, OK.

Den Kalender der Shared Mailbox fügen Sie auf dem gleichen Weg hinzu, statt Eingang wählen Sie aber Kalender.

Kleines Fenster wie zuvor, nur bei Ordnername ist das Auswahlmenü ausgeklappt. Eingang, Kontakte, ausgewählt Kalender, Verfügbarkeitsinformationen als Kalender, Notizen, Aufgaben.


Die Abonnierten Ordner finden Sie dann in Ihrer Mailbox unter "Fremde Ordner". Dies ist dabei kein echter Ordner in Ihrer Mailbox. Die Entwickler von Evolution haben sich diese Art der Anzeige für geteilte Ordner ausgedacht. Bei anderen Clients oder in Ooutlook on the Web taucht "Fremde Ordner" nicht auf, dort wird eine andere Darstellung benutzt.

Fensterausschnitt. Pfeilspitze nach unter für ausgeklappt, Max.Mustermann At lrz.de. In der Ordnerstruktur ausgeklappt Fremde Ordner, darunter ausgewählt ausgeklappt Postfach - di69kim, darunter nicht ausgeklappt Posteingang.


Stellvertretung

Stellvertreter:in eintragen

Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie die das Konto aus, für das Sie eine:n Stellvertreter:in eintragen wollen.

Fenster Evolution-Einstellungen. Linke Spalte zentriert 7 Punkte, jeweils mit Symbol und darunter Benennung, ausgewählt Punkt 1 E-Mail-Konten. Rechts das Hauptfeld. Tabelle mit 3 Spalten und 3 Einträgen. Eintrag 1. Spalte Aktiv, leeres Kästchen. Breite Spalte Kontoname, Auf diesem Rechner, Symbol Haken auf Kreis, Vorgabe. Spalte Art, maildir. Eintrag 2 ist ausgewählt. Spalte Aktiv, Kästchen mit Haken. Breite Spalte Kontoname, Max.Mustermann At lrz.de. Spalte Art, ews. Eintrag 3. Spalte Aktiv, leeres Kästchen. Breite Spalte Kontoname, Suchordner. Spalte Art, vfolder. Unten ausgewählt, Sie können Kontonamen durch Ziehen-und-Ablegen neu anordnen, Schaltfläche Reihenfolge zurücksetzen. Rechts davon untereinander 4 Schaltflächen, Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen, Vorgabe. Ganz unten links, Schaltfläche Hilfe, rechts Schaltfläche Schließen.

Klicken Sie auf bearbeiten und wählen Sie dann in der Spalte auf der Linken Seite "Vertreter" aus. Klicken Sie dann auf hinzufügen.

Fenster Konteneditor. Linke Spalte mit 9 Punkten, ausgewählt Punkt 7, Vertreter. Rechts das Hauptfeld. Vertreter. Der Vertreter kann Objekte in meinem Namen versenden, einschließlich Erstellen von und Antworten auf Besprechungsanfragen. Wenn Sie Ordnerzugriffsrechte gewähren wollen, ohne besondere Vertreterrechte zu vergeben, schließen Sie diesen Dialog, klicken mit der rechten Maustaste auf den Ordner und anschließend auf 'Berechtigungen' und ändern die dortigen Optionen. Größeres leeres Eingabefeld, rechts davon untereinander 3 Schaltflächen, Hinzufügen, 2 mal abgeblendet Entfernen, Eigenschaften. An mich adressierte Besprechungsanfragen an mich senden und auf Besprechungsanfragen antworten, die ich organisiert habe, Doppelpunkt, darunter abgeblendet 3 Punkte mit Radioschalter, von denen der erste ausgewählt ist. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.


Im nächsten Fenster suchen Sie nach der Person, die Sie vertreten soll. Suchen Sie dafür nach der Kennung oder der E-Mailadresse und wählen Sie dann aus der Liste die richtige Person aus. Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK".

Kleines Fenster EWS-Benutzer wählen ... Suche, Eingabefeld di39gos. Tabelle mit 2 Spalten und einem ausgewählten Eintrag. Spalte Name, di39gos. Spalte E-Mail, Erika.Musterfrau At lrz.de. Unter der Tabelle, Ein Benutzer gefunden. Unten, Schaltflächen Schließen, OK.

Im Folgenden Fenster wählen Sie aus auf welche Teile Ihrer Mailbox Ihr Stellvertreter mit welcher Berechtigung Zugriff haben darf. Anschließend Bestätigen Sie zwei mal mit "OK".

Fenster Berechtigungen des Vertreters. Bereich Der Vertreter 'di98hap' hat folgende Berechtigungen. Minisymbol, Kalender, Auswahlfeld Bearbeiter (kann Objekte einsehen, anlegen und ändern), darunter eingerückt, Kästchen mit Haken, Vertreter erhalten Kopien der besprechungsbezogenen Nachrichten, die an mich gesendet wurden. Minisymbol, Aufgaben, Auswahlfeld Bearbeiter (kann Objekte einsehen, anlegen und ändern). Minisymbol, Eingang, Auswahlfeld Überarbeiter (kann Objekte einsehen). Minisymbol, Kontakte, Auswahlfeld Keine. Minisymbol, Notizen, Auswahlfeld Keine. Kein Minisymbol, Journal, Auswahlfeld Keine. Ende des Bereichs. Leeres Kästchen, Der Vertreter kann meine privaten Einträge sehen. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.


Stellvertretung nutzen

Wenn Ihnen eine Stellvertretung erteilt wurde und Sie diese in Evolution nutzen wollen, richten Sie diese wie eine Shared Mailbox ein.


Kalender

Kalender freigeben

Wechseln Sie in die Kalenderansicht, indem Sie in der Spalte auf der linken Seite unten auf "Kalender" klicken. 

Wählen Sie den Kalender aus, den Sie freigeben möchten, machen Sie einen Rechtsklick darauf und wählen Sie "Berechtigungen...". 

Abgeblendetes Fenster EWS-Ordner-Zugriffsrechte bearbeiten. Überlagert vom kleinen Fenster EWS-Benutzer wählen ... Suche, Eingabefeld di39gos. Tabelle mit 2 Spalten und einem Eintrag. Spalte Name, di39gos. Spalte E-Mail, Erika.Musterfrau At lrz.de. Unter der Tabelle, Ein Benutzer gefunden. Unten, Schaltflächen Schließen, abgeblendet OK.


Freigegebenen Kalender öffnen

Um einen freigegebenen Kalender zu öffnen, müssen Sie diesen wie einen freigegebenen Ordner abonnieren.

Wechseln Sie in die E-Mail Ansicht und machen Sie einen Rechtsklick auf die oberste Ebene der Mailbox (die fett geschriebene E-Mailadresse) und wählen Sie dann "Ordner eines anderen Benutzers abonnieren ...". 

Klicken Sie auf "Auswählen" und suchen Sie dort nach dem/der Benutzer:in, dessen/deren Kalender Sie öffnen wollen.

Wenn Sie nur die Frei-/Gebuchtzeiten öffnen wollen, wählen Sie in dem Drop-Down Menü neben "Ordnername" "Verfügbarkeitsinformationen als Kalender" aus.

Wenn Ihnen höhere Berechtigungen auf den Kalender gegeben wurde, dann wählen Sie Kalender aus.

Kleines Fenster Einen Ordner eines anderen EWS-Benutzers abonnieren... Konto, Auswahlfeld Max.Mustermann At lrz.de. Benutzer, leeres Eingabefeld, markierte Schaltfläche Auswählen ... Ordnername, Eingabefeld Eingang, angehängtes Auswahlfeld, das Auswahlmenü ist ausgeklappt. Eingang, Kontakte, markiert Kalender, markiert Verfügbarkeitsinformationen als Kalender, Notizen, Aufgaben.


Filterregeln


Um die Übersichtlichkeit in einem Postfach zu erhöhen, ist es oft sinnvoll, eingehende E-Mails anhand von bestimmten Kriterien automatisch in andere Ordner zu sortieren. Exchange bietet Ihnen die Möglichkeit, serverseitige Filterregeln anzulegen.

In Evolution finden Sie in dem Menü bei "Bearbeiten" den Punkt „Nachrichtenfilter“. Wenn Sie darauf klicken öffnet sich das nebenstehende Fenster:




Hier können Sie neue Regeln anlegen oder schon vorhandene bearbeiten.

Kleines Fenster Nachrichtenfilter. Anzeigen der Filter für E-Mail, Doppelpunkt. Auswahlfeld Eingang. Filterregeln. Größeres leeres Feld, rechts davon untereinander 7 Schaltflächen, Hinzufügen, 6 mal abgeblendet Bearbeiten, Entfernen, Oben, Hoch, Runter, Unten. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.

Beispiele für Filterregeln

Newsletter ausfiltern...

Damit Newsletter gefiltert werden können, haben wir für einige große Newsletter-Versender:innen ein Tagging eingeführt, das durch spezielle Header-Zeilen in der E-Mail erfolgt. Erstellen Sie eine Regel, die auf von Ihnen empfangene Nachrichten angewendet wird. 

Wählen Sie dann "Bestimmte Kopfzeile" aus und geben Sie dann in dem leeren Feld daneben ein:

"X-Newsletter-ISP" und
"X-Newsletter-Sender".

Wählen Sie aus dem nächsten Feld in der Zeile "existiert" aus. 

Wählen Sie dann noch den Ordner, in den die Newsletter verschoben werden sollen. Beenden Sie mit "OK".

Fenster Regeln hinzufügen. Regelname, Eingabefeld Newsletter filtern. Regeltyp, Auswahlfeld Eingang, Für das Konto, Auswahlfeld Max.Mustermann At lrz.de. Objekte suchen, die entsprechen, Auswahlfeld eine der folgenden Bedingungen. Pfeil mit Spitze nach oben und unten für Verschieben, Auswahlfeld Bestimmte Kopfzeile, Eingabefeld X-Newsletter-ISP, Auswahlfeld existiert, leeres Eingabefeld, Schaltfläche entfernen. Pfeil mit Spitze nach oben und unten für Verschieben, Auswahlfeld Bestimmte Kopfzeile, Eingabefeld X-Newsletter-Sender, Auswahlfeld existiert, leeres Eingabefeld, Schaltfläche entfernen. Schaltfläche Bedingung hinzufügen. Dann. Pfeil mit Spitze nach oben und unten für Verschieben, Auswahlfeld Max.Mustermann At lrz.de Schrägstrich Posteingang Schrägstrich Newsletter, rechts Schaltfläche entfernen. Schaltfläche Aktion hinzufügen. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.

Mailinglisten ausfiltern...

Um E-Mails von Mailinglisten auszufiltern erstellen Sie eine Regel analog zur Newsletter-Regel. Prüfen Sie auf die Header-Felder „List-Id“ und „List-Unsubscribe“ und verschieben Sie diese E-Mails in den gewünschten Ordner.

Beachten Sie, wenn Sie auch Newsletter filtern wollen, dass viele Newsletter auch diese Felder verwenden. Deswegen sollte der Filter für Newsletter  vor  dem Filter für Mailinglisten in der Liste der Filterregeln stehen.

Fenster Regeln hinzufügen. Regelname, Eingabefeld Mailinglisten filtern. Regeltyp, Auswahlfeld Eingang, Für das Konto, Auswahlfeld Max.Mustermann At lrz.de. Objekte suchen, die entsprechen, Auswahlfeld eine der folgenden Bedingungen. Pfeil mit Spitze nach oben und unten für Verschieben, Auswahlfeld Bestimmte Kopfzeile, Eingabefeld List-Id, Auswahlfeld existiert, leeres Eingabefeld, Schaltfläche entfernen. Pfeil mit Spitze nach oben und unten für Verschieben, Auswahlfeld Bestimmte Kopfzeile, Eingabefeld List-Unsubscribe, Auswahlfeld existiert, leeres Eingabefeld, Schaltfläche entfernen. Schaltfläche Bedingung hinzufügen. Dann. Pfeil mit Spitze nach oben und unten für Verschieben, Auswahlfeld Max.Mustermann At lrz.de Schrägstrich Posteingang Schrägstrich Mailinglisten, rechts Schaltfläche entfernen. Schaltfläche Aktion hinzufügen. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.


Wie richte ich eine Abwesenheitsmeldung ein?

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  • Einstellungen → E-Mail Konten → Ihr Konto auswählen → Nicht im Büro

Sie können unterschiedliche Abwesenheits­meldungen für Absender:innen innerhalb (alle Nutzenden auf dem Exchange Server) und außerhalb der Einrichtung konfigurieren.






Ihre Abwesenheits­meldung wird übrigens weder durch Post von Mailinglisten noch durch als Spam markierte Post ausgelöst.

Fenster Konteneditor. Linke Spalte mit 9 Punkten, ausgewählt Punkt 6, Nicht im Büro. Rechts das Hauptfeld. Nicht im Büro. Die nachfolgend angegebenen Nachrichten werden automatisch an alle internen und externen Personen versendet, die Ihnen eine Nachricht gesendet haben. Ausgewählter Radioknopf, Keine Abwesenheitsantworten versenden. Nicht ausgewählter Radioknopf, Abwesenheits-Antworten versckicken. Nicht ausgewählter Radioknopf, Abwesenheitsantworten nur während dieser Zeit versenden, Doppelpunkt. Die weiteren Angaben sind abgeblendet. 2 Zeilen zur Auswahl eines Zeitraumes, Von bzw. An (Übersetzungsfehler, es soll Bis heißen), Eingabefeld mit Datum, Auswahlfeld für Kalender, Eingabefeld mit Uhrzeit, Auswahlfeld für Uhrzeit. Intern, größeres leeres Feld. Extern, Auswahlfeld An alle Absender außerhalb der Organisation antworten, darunter größeres leeres Feld. Ende der Abblendung. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.


Verschlüsseln und Signieren

Um E-Mails mit S/MIME signiert oder verschlüsselt zu versenden, benötigt man ein persönliches Nutzerzertifikat.

Als Angehöriger der TUM finden Sie Informationen zur Beantragung eines Zertifikats unter https://www.it.tum.de/zertifikate/. Sollten Sie dabei Schwierig­keiten haben, so wenden Sie sich bitte an der IT-Support der TUM, it-support@tum.de.

Für die anderen Einrichtungen im MWN ist uns derzeit keine Möglichkeit bekannt, wie man ein persönliches Nutzerzertifikat bekommen könnte.

Wenn Sie sich genauer über Verschlüsselung, digitale Signaturen oder Zertifikate informieren möchten, so können Sie das gerne auf unserer Website machen:

http://www.lrz.de/services/pki/einf/

Bitte beachten Sie, dass das hier beschriebene Verschlüsselungsverfahren mit S/MIME nicht mit dem insbesondere unter Unix/Linux verbreiteten PGP-Verfahren kompatibel ist. PGP wird von einigen Exchange Clients nicht unterstützt oder benötigen ein Plugin für PGP.

Kurz zu den wesentlichen Eigenschaften von signierten und verschlüsselten E-Mails:

  • Durch das Signieren einer E-Mail wird sichergestellt, dass diese auf dem Weg vom Absender (m/w/d) zum Empfänger (m/w/d) nicht unbemerkt manipuliert werden kann. Ob die E-Mail verschlüsselt übertragen wird, hängt davon ab, ob die beteiligten Mailsysteme Transportverschlüsselung unterstützen.

  • Durch das Verschlüsseln einer E-Mail wird der Inhalt bereits vor dem Versand verschlüsselt und daher unabhängig von den Eigenschaften der beteiligten Mailsysteme verschlüsselt übertragen (und auch verschlüsselt in der Mailbox abgelegt). Beim Arbeiten mit Verschlüsselung ist unbedingt darauf zu achten das eigene Zertifikat (vor allem den privaten Schlüssel) verlustsicher aufzubewahren, da sonst verschlüsselte E-Mails nicht mehr gelesen werden können – weder selbst verschlüsselte noch empfangene.

Allgemeine Vorbereitungen

Bevor Sie E-Mails signieren oder verschlüsseln können, müssen Sie Ihr Nutzerzertifikat in Evolution importieren. Wenn Sie von mehreren Rechnern aus E-Mails digital signiert oder verschlüsselt versenden möchten, so müssen Sie das Zertifikat auf jedem dieser Rechner importieren. Das gilt auch dann, wenn Sie verschlüsselte E-Mails auf mehreren PCs lesen möchten.

Öffnen Sie die Einstellungen in Evolution und wählen Sie den Punkt "Zertifikate" aus.

Fenster Evolution-Einstellungen. Linke Spalte zentriert 7 Punkte, jeweils mit Symbol und darunter Benennung, ausgewählt Punkt 7 Zertifikate. Rechts das Hauptfeld. 4 Registerkarten, ausgewählt Ihre Zertifikate, Kontaktzertifikate, Zertifizierungsstellen, E-Mail. Sie haben Zertifikate folgender Organisationen, die Sie identifizieren, Doppelpunkt. Tabelle mit 5 Spalten ohne Einträge. Rechts davon untereinander 4 Schaltflächen, abgeblendet Ansicht, abgeblendet Sichern, Importieren, abgeblendet Löschen. Ganz unten links, Schaltfläche Hilfe, rechts Schaltfläche Schließen.

Durch einen Klick auf "Importieren" können Sie nach dem Zertifikat in Ihren Dateien suchen. Wählen Sie das Zertifikat aus und bestätigen Sie mit "Öffnen".

Fenster Wählen Sie ein zu importierendes Zertifikat ... Linke Spalte mit 9 Punkten mit Minisymbol und Benennung, ausgewählt Punkt 1 Zuletzt verwendet. Rechts das Hauptfeld. Tabelle mit 4 SPalten und einem ausgewähltem Eintrag. Spalte Name, Minisymbol, Max.Mustermann.pfx. Spalte Standort, Dokumente. Spalte Größe, 7,3 kB. Spalte Zugegriffen, Gestern. Unter der Tabelle rechts, Auswahlfeld Alle PKCS12-Dateien. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, Öffnen.

Wenn Sie das erste mal ein Zertifikat importieren, können Sie ein Passwort für die Zertifikatsdatenbank angeben. Nach diesem Passwort werden Sie jedes mal gefragt, wenn Sie ein neues Zertifikat importieren wollen.

Wenn Sie kein Passwort angeben, werden Sie auch in Zukunft nicht danach gefragt.

Kleines Fenster Neues Passwort eingeben. Geben Sie ein neues Passwort für die Zertifikatsdatenbank ein. Leeres Eingabefeld. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.

Es öffnet sich ein neues Fenster, welches Sie auffordert ein Passwort einzugeben. Dieses Passwort wurde von Ihnen festgelegt bevor Sie das Zertifikat und den zugehörigen privaten Schlüssel in die PFX-Datei exportiert haben.

Kleines Fenster Passwort für PKCS12-Datei. Geben Sie das Passwort für die PKCS12-Datei ein, Doppelpunkt. Eingabefeld mit Dicken Punkten. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.

Wechseln Sie nun, nachdem Sie das Zertifikat importiert haben, von Zertifikate zu E-Mail-Konten. Wählen Sie das Konto aus, für welches Sie das Zertifikat beantragt haben und für welches Sie die digitale Signatur hinzufügen möchten.

Klicken Sie auf „Bearbeiten“ und wählen den Punkt „Sicherheit“ aus.

Klicken Sie bei Sicheres MIME (S/MIME) neben Signaturzertifikat und Verschlüsselungs­zertifikat auf Auswählen.  Wählen Sie dann,  das zu verwendende Zertifikat aus.

Klicken Sie abschließend auf „OK“.

Fenster Konteneditor. Linke Spalte mit 9 Punkten, ausgewählt Punkt 8, Sicherheit. Rechts das Hauptfeld. Allgemein. Kästchen mit Haken, Besprechungsanfragen nicht signieren (zur Kompatibilität mit Outlook). Pretty Good Privacy (OpenPGP). OpenPGP-Schlüsselkennung, leeres Eingabefeld. Signaturalgorithmus, Auswahlfeld Vorgabe. Leeres Kästchen, Aus diesem Konto ausgegehende Nachrichten immer signieren. Leeres Kästchen, Aus diesem Konto ausgegehende Nachrichten immer verschlüsseln. Kästchen mit Haken, Beim Verschicken verschlüsselter E-Mails immer für mich selbst verschlüsseln. Leeres Kästchen, Schlüsseln des eigenen Schlüsselbundes beim Verschlüsseln immer vertrauen. Leeres Kästchen, Eingebettetes Signieren Schrägstrich Verschlüsseln für Klartextnachrichten bevorzugen. Sicheres MIME (S Schrägstrich MIME). Signaturzertifikat, Eingabefeld te-0fceb18f-e6e4-4176-bba, 2 Schaltflächen Auswählen, Leeren. Signaturalgorithmus, Auswahlfeld Vorgabe. Kästchen mit Haken, Aus diesem Konto ausgegehende Nachrichten immer signieren. Verschlüsselungszertifikat, Eingabefeld te-0fceb18f-e6e4-4176-bba, 2 Schaltflächen Auswählen, Leeren. Leeres Kästchen, Aus diesem Konto ausgegehende Nachrichten immer verschlüsseln. Kästchen mit Haken, Beim Verschicken verschlüsselter E-Mails immer für mich selbst verschlüsseln. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.


E-Mails digital mit S/MIME signieren

Um eine E-Mail in Evolution mit einer digitalen Signatur zu versehen, wechseln Sie vor dem Versenden in das Register „Optionen“ und klicken Sie dort auf „Mit S/MIME signieren“. Wenn Sie automatisch jede E-Mail signieren möchten, so können Sie das in den Sicherheitseinstellungen konfigurieren.

Fensterausschnitt mit aufgeklapptem Menü Optionen. Leeres Kästchen, Mit PGP signieren. Leeres Kästchen, Mit PGP verschlüsseln. Kästchen mit Haken, Mit S Schrägstrich MIME signieren. Leeres Kästchen, Mit S Schrägstrich MIME verschlüsseln. Leeres Kästchen, Lesebestätigung anfordern. Leeres Kästchen, Nachricht priorisieren. Zeichenkodierung mit Pfeil nach rechts für Untermenü.

E-Mails mit S/MIME verschlüsseln

Wenn Sie eine E-Mail verschlüsseln möchten, gehen Sie dazu genauso wie beim Signieren einer E-Mail vor. Wählen Sie dazu die Option „Mit S/MIME verschlüsseln“ aus. Im Unterschied zum Signieren, benötigen Sie nicht nur Ihr eigenes Zertifikat, sondern zusätzlich noch das Zertifikat (genauer: den öffentlichen Schlüssel) des Mailempfängers (m/w/d).

Fensterausschnitt wie zuvor, aber Kästchen mit Haken, Mit S Schrägstrich MIME verschlüsseln.

Wie bekomme ich das öffentliche Zertifikat eines Empfängers?

Zum verschlüsselten Versenden von E-Mails benötigen Sie immer das Zertifikat des Empfängers (m/w/d). Falls Sie dieses nicht besitzen, gibt es mehrere Möglichkeiten wie Sie evtl. das Zertifikat finden können:

Eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail des Empfängers

Sollten Sie bereits eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail vom Empfänger erhalten haben, so wurde Ihnen in dieser E-Mail auch das öffentliche Zertifikat übermittelt. So bald Sie diese E-Mail geöffnet haben, speichert Outlook für Mac das Zertifikat in einem eigenen Schlüsselbund ab und Sie können verschlüsselt an diesen Empfänger versenden.



Typische Fehlermeldungen

Warum kann ich keine E-Mails mehr versenden?

Wenn Sie an einem Tag sehr viele E-Mails oder E-Mails mit einer hohen Zahl an Empfänger:innen versendet haben ist es möglich, dass Sie keine weiteren E-Mails mehr versenden können und bei dem Versuch nebenstehende Meldung aufgeht.

Wie in dieser Meldung erklärt wird, haben Sie das Limit von 250 Empfänger:innen innerhalb von 24 Stunden überschritten. Das Limit setzt sich automatisch nach 24 Stunden zurück.

Die Beschränkung dient dazu, dass auch über kompromittierte Accounts nur eine begrenzte Anzahl von E-Mails verschickt und so das Risiko, dass die LRZ-Mailserver auf sog. "Blacklists" geraten, möglichst klein gehalten werden kann.

Kleines Fenster ohne Bezeichnung. Symbol Minuszeichen auf rotem Kreis. Während des Verschickens ist ein Fehler aufgetreten. Wie möchten Sie fortfahren, Fragezeichen. Die Fehlermeldung war, Zitat, The message couldn't be sent because the sender's submission quota was exceeded. Please try again later., The message can't be submitted because the sender's submission quota was exceeded, Zitatende. Unten 3 Schaltflächen Nachricht bearbeiten, Im Nachrichtenausgang speichern, Erneut versuchen.


Eigene Mailbox voll

Ihre Mailbox hat eine bestimmte Größe (in der Regel 3 GiB). Wenn Sie diese überschreiten, ist es Ihnen nicht mehr möglich, E-Mails zu versenden oder zu bekommen. 

Wenn Sie an die Grenze kommen, erhalten Sie zunächst eine Warn-Mail (von quota-warning@ads.mwn.de). Bei weiterem Anstieg des Speicherverbrauchs können Sie keine Nachrichten mehr senden. Bei deutlichem Überschreiten des Quotas können Sie auch keine Nachrichten mehr empfangen.

Fenster Posteingang - Evolution. E-Mail, die wichtigen Felder sind, Von, Microsoft Outlook Kleinerzeichen quota-warning At ads.mwn.de Größerzeichen. An, Max.Mustermann At lrz.de. Betreff, Ihr Postfach ist fast voll. Der Inhalt, Ihr Postfach ist fast voll. Größtenteils farbiger Balken,4127MB, rechts daneben 4608MB. Verringern Sie die Größe Ihres Postfachs. Löschen Sie alle nicht benötigten Elemente aus dem Postfach, und leeren Sie den Ordner 'Gelöschte Elemente'.

Haben Sie die Grenze für das Versenden erreicht, geht bei dem Versuch die nebenstehende Meldung auf:

Kleines Fenster ohne Bezeichnung. Symbol Minuszeichen auf rotem Kreis. Während des Verschickens ist ein Fehler aufgetreten. Wie möchten Sie fortfahren, Fragezeichen. Die Fehlermeldung war, Zitat, Mailbox has exceeded maximum mailbox size., The process failed to get the correct properties, Zitatende. Unten 3 Schaltflächen Nachricht bearbeiten, Im Nachrichtenausgang speichern, Erneut versuchen.

Haben Sie die Grenze für das Empfangen erreicht, erscheint bei dem Versuch, E-Mails zu bearbeiten und zu speichern folgendes Banner:

Kleines breites Fenster mit blauem Hintergrund und weißer Schrift. Symbol Ausrufezeichen in rotumrandeten Dreieck. Fehler bei, Zitat, Änderungen werden im Ordner, Zitat, Max.Mustermann At lrz.de, Doppelpunkt, Posteingang, Zitatende, gespeichert, Zitatende. Mailbox has exceeded maximum mailbox size., Cannot save changes made to an item to store.

Ihre Änderungen werden nicht auf den Server übertragen.

Ab diesem Zeitpunkt können Sie keine E-Mails mehr empfangen und versenden.

Ziel-Mailbox voll

Es kann auch sein, dass die Mailbox der Person voll ist, an die Sie eine E-Mail versenden wollen.

Sie bekommen zeitnah eine Unzustellbarkeitsbenachrichtigung. Diese kann ungefähr so aussehen.

Fensterausschnitt mit E-Mail, die wichtigen Felder sind, Von, postmaster At ads.mwn.de. An, Christiana.Schnupperer At lrz.de. Betreff, Unzustellbar Doppelpunkt, Typische Fehlermeldung. Der Inhalt, Fehler bei der Nachrichtenzustellung an folgende Empfänger oder Gruppen, Doppelpunkt. Unterstrichen und anklickbar, Max Mustermann (Max.Mustermann At lrz.de). Das Postfach des Empfängers ist voll und kann zurzeit keine Nachrichten annehmen. Versuchen Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch mal, Ihre Nachricht zu senden, oder wenden Sie sich direkt an den Empfänger. Freiraum. Die folgende Organisation hat Ihre Nachricht abgelehnt, Doppelpunkt, BADWLRZ-SWMBX05.ads.mwn.de. Freiraum. Der Rest ist in hellerer Schrift. Diagnoseinformationen für Administratoren, Doppelpunkt. Es folgenden weitere Angaben mit teils kryptischen Werten.


  • No labels