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German

Korrekte Lizenzierung - Software Asset Management

Informationen zum Thema Audit - Softwareverwaltung - Software Asset Management

Audit - korrekte Lizenzierung - Software Asset Management

Längst stehen die Universitäten und Hochschulen nicht mehr unter dem besonderen „Forschung & Lehre“ Schutz.
So werden auch die Hochschulen und Universitäten jetzt vermehrt von Lizenzgebern zu Plausibilitätsprüfungen hinsichtlich ihres lizenzrechtskonformen Lizenzeinsatzes befragt.
Es werden Plausibilitätsprüfungen (Compliance-Checks) oder ein Audit beauftragt z.B. über ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen, wie die KPMG.

Einige wichtige Fragen zum Thema Lizenzierung:

  • Wie lizensiere ich ein Produkt und wie verfolge ich meine Lizenzen im weiteren Nutzungszeitraum, Updates, Assurance.
  • Lizenznachweise archivieren, zentral halten
  • Liegt für jedes Windows eine OEM vor?
  • Sind alle Adobe Zertifikate zu den Rechnungen vorhanden?
  • Wie kann ich die alles dokumentieren?

An den deutschen Hochschulen ist in den vergangenen Jahren das Thema des Betriebes eines Software Asset Management-Systems (SAM) zur Überprüfung der korrekten Lizenzierung von Softwareprodukten und zu einer möglichen Einsparung von Lizenzen durch (lizenzrechtlich korrekte/s) Mehrfachnutzung/Weiterverwendung/Lizenzpooling vernachlässigt worden.

Im Wesentlichen besteht ein SAM (Software Asset Management) aus folgenden Teilaspekten:

  1. Erfassung des Software-Lizenzbestandes
  2. Erfassung von Verträgen inkl. Lizenz- und Nutzungsmodalitäten, Vertragslaufzeiten, Kosten, Terminen usw.
  3. Erfassung des installierten Softwarebestandes
  4. Reporting

Nachweisbarkeit:

Ein Lizenznachweis setzt sich zusammen aus:

  • Rechnung mit Lizenzkey (bei MS Select)
  • Hierzu zudem die OEM -> Rechnung + Lizenzaufkleber + Datenträger
  • Rechnung mit Zertifikat (bei Adobe)

Der Lizenznehmer muss nachweisbar sein:

  • Person oder Maschine

Ein Beispiel für Konsequenzen bei Unterlizenzierung:

  • Teure OEM-Lizenzpakete und fehlende Lizenzen sind  nachzukaufen.
  • evtl. Strafzahlung oder Übernahme der angefallenen Kosten der Überprüfung.


Note
Jede Einrichtung ist für ihre Nachweisbarkeit der Lizenzen selbst zuständig.
Das LRZ kann Sie nur bedingt unterstützen. Wir verwahren die Bestellscheine mindestens 3 Jahre für Sie.
Diese sind jedoch kein Lizenznachweis - könnten Ihnen aber Anhaltspunkte bieten.


English

The translation is in progress.

The English text will be available here shortly.

Click here for the original german text.


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