Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Table of Contents
maxLevel2


German


Info
titleBarrierefreiheit

Diese Seite enthält bei Bildern/Grafiken alternative Texte.



English


Info
titleBarrier-free

This page contains alternative texts for images/graphics.





German

Wie melde ich mich an Outlook on the Web an?


English

How do I log in to Outlook on the Web?



German



Outlook on the Web finden sie unter xmail.mwn.de.


Zum Anmelden müssen Sie nur Ihre Kennung und Ihr Passwort angeben.
Im Gegensatz zu anderen Clients (Outlook, Apple Mail, etc.) ist es hier nicht notwendig, "ads\" vor Ihre Kennung zu setzen.


English



Outlook on the Web can be found at xmail.mwn.de.


To log in, you only need to enter your account and password.
Unlike other clients (Outlook, Apple Mail, etc.) it is not necessary to put "ads\" in front of your account.



German

Anmeldefenster. In groß, Outlook-Symbol, Outlook. Benutzername. Eingabefeld di69soz. Kennwort. Eingabefeld Dicke Punkte. Pfeil nachrechts im Kreis, Anmelden. Anklickbar Impressum, Senkrechter Strich, Anklickbar Datenschutzerklärung.


English

Login window. In large, Outlook icon, Outlook. User name. Input field di69soz. password. Thick dots input field. Right arrow in circle, sign in. Clickable Impressum, Vertical line, Clickable Datenschutzerklärung.





German

Anchor
Shared Mailbox OWA
Shared Mailbox OWA
Shared Mailbox

Shared Mailboxen bieten die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung einer Mailbox. Anwendungsszenarien sind z.B. Funktionsadressen (wie info@domain.de) oder gemeinsame Lehrstuhlkalender (z.B. zur Urlaubsplanung) oder aber gemeinsame Kontakte des Lehrstuhls, die alle lesen dürfen bzw. die mehrere Personen gemeinsam verwalten.


English

Anchor
Shared Mailbox OWA
Shared Mailbox OWA
Shared Mailbox

Shared mailboxes offer the possibility to jointly edit a mailbox. Application scenarios are, for example, function addresses (such as info@domain.de) or shared chair calendars (e.g. for vacation planning) or shared contacts of the chair that everyone is allowed to read or that several people manage together.




German

Wie öffne ich eine Shared Mailbox?


English

How do I open a shared mailbox?




German

Um eine Shared Mailbox aufrufen zu können, müssen Sie sich zuerst mit ihrer eigenen Kennung an Outlook on the Web anmelden. Klicken Sie dann oben rechts auf das runde Symbol Benutzer und wählen Sie "Weiteres Postfach öffnen...".

Im sich öffnenden Fenster können Sie nach der Kennung, der E-Mailadresse oder den Namen der Shared Mailbox suchen. Sie bekommen dann meist schon beim Eintippen Vorschläge mit passenden Mailboxen angezeigt. Andernfalls klicken Sie auf "Verzeichnis durchsuchen". Sie können die Mailbox nur öffnen, wenn Sie bei der Suche gefunden wurde.


English

To access a shared mailbox, you must first log in to Outlook on the Web using your own account. Then click on the round User icon in the upper right corner and select "Open another mailbox...".

In the window that opens, you can search for the account, the e-mail address or the name of the shared mailbox. You will then usually get suggestions with matching mailboxes as you type. Otherwise, click on "Search Directory". You can only open the mailbox if it was found during the search.



German

Fensterausschnitt. Oben rechts in der Titelleiste markiert das Symbol Benutzer. Symbol Benutzer, Max Mustermann, darunter Max.Mustermann At lrz.de. Markierte Schaltfläche Weiteres Postfach öffnen... Schaltfläche Abmelden.


English

Window section. The top right of the title bar highlights the User icon. Icon User, Max Mustermann, below Max.Mustermann At lrz.de. Marked Open another mailbox... button. Sign out button.




German

Kleines Fenster Weiteres Postfach öffnen. Leeres Eingabefeld. Rechtsbündig Schaltflächen abgeblendet Öffnen, Abbrechen.


English

Small window Open another mailbox. Empty input field. Right-aligned buttons selected Open, Cancel.




German

Kleines Fenster Weiteres Postfach öffnen. Symbol Benutzer, LRZ-SIM Funktionskennung, darunter Musterteam At lrz.de. Rechtsbündig Schräges Kreuz für Löschen. Rechtsbündig Schaltflächen ausgewählt Öffnen, Abbrechen.


English

Small window Open another mailbox. Icon User, LRZ-SIM Funktionskennung, below it Musterteam At lrz.de. Right-aligned cross for Delete. Right-aligned Buttons selected Open, Cancel.




German

Wenn Sie auf Öffnen klicken, öffnet sich ein weiterer Tab in Ihrem Browser mit der Shared Mailbox.


English

When you click Open, another tab opens in your browser with the shared mailbox.




German

Kalender- und Mailbox-Freigaben

Im Folgenden wird erklärt, wie Sie Personen oder Gruppen Zugriff auf Teile Ihres Exchange-Accounts gewähren und wie Sie auf Freigaben, die Ihnen erteilt wurden, zugreifen können.

(warning) Zugriff auf Teile des Exchange-Accounts kann nur für Personen und Gruppen erteilt werden, die im Adressbuch zu finden sind.

Bitte beachten Sie, dass im Adressbuch nur Personen, shared Mailboxen, Ressourcen (Räume und Geräte) und Verteilerlisten verzeichnet sind. Wenn Sie also einer Gruppe von Personen Zugriff auf Teile Ihres Accounts einräumen möchten, Sie diese Gruppe aber nicht in Ihren Adresslisten finden können, ist die Gruppe keine Verteilerliste.


English

Calendar and Mailbox Sharing

The following explains how to grant access to parts of your Exchange account to people or groups, and how to access shares that have been granted to you.

(warning) Access to parts of the Exchange account can only be granted to people and groups that can be found in the Address Book.

Please note that only people, shared mailboxes, resources (rooms and devices) and distribution lists are listed in the address book. So if you want to grant a group of people access to parts of your account, but you can't find that group in your address lists, the group is not a distribution list.




German

Feststellen, welche Personen Zugriff auf welchen Teil meiner Daten haben


English

Determine which people have access to which part of my data




German

Das Feststellen der Berechtigungen geht in Outlook on the Web durch einen Rechtsklick auf die Ressource, für die Sie Freigaben erteilt haben.

Beispiele:

In der E-Mail-Ansicht Rechtsklick auf den E-Mail-Ordner:


English

Setting permissions is done in Outlook on the Web by right-clicking on the resource for which you have granted shares.

Examples:

In the email view, right-click on the e-mail folder:



German

Ausschnitt der linken Spalte. Ausgeklappt Musterteam. Ausgewählt Posteingang. Überlagert von Untermenü mit 9 Punkten. Markiert der letzte Punkt Berechtigungen.


English

Cutout of the left column. Expanded Musterteam. Selected inbox. Overlaid by submenu with 9 items. Marks the last item Permissions.




German

In der Kalenderansicht Rechtsklick auf den jeweiligen Kalender:

Ausschnitt der linken Spalte. Ausgeklappt Ihre Kalender. Ausgewählt Ka... Überlagert von Untermenü. Markiert der zweite Punkt Berechtigungen...


English

In the calendar view, right-click on the relevant calendar:

Cutout of the left column. Expanded your calendars. Selected Calendar... Overlaid with submenu. Marked the second item Permissions...





German

Fenster Berechtigungen für den Ordner 'Posteingang'. Symbole Pluszeichen für hinzufügen, Papierkorb für löschen. Tabelle mit 2 Spalten und 2 Einträgen, der erste ist ausgewählt. Spalte Name, Standard, Anonym. Spalte Berechtigungsstufe, Keine, Keine. Berechtigungen. Berechtigungsstufe, Auswahlfeld Keine. 2 Spalten. Linke Spalte. Lesen, Doppelpunkt. Untereinander 2 Radioknöpfe mit Angaben, Ausgewählt Keine, Alle Details. Zugriff löschen, Doppelpunkt. Untereinander 3 Radioknöpfe mit Angaben, Ausgewählt Keine, Eigene, Alle. Rechte Spalte. Schreiben, Doppelpunkt. Untereinander 4 leere Kästchen mit Angaben, Elemente erstellen, Unterordner erstellen, Eigenen bearbeiten, Alle bearbeiten. Andere, Doppelpunkt. Untereinander 3 leere Kästchen mit Angaben, Ordnerbesitzer, abgeblendet Ordnerkontakt, Ordner sichtbar. Ende der Spalten. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen.


English

Window Permissions for the Inbox folder. Symbols plus sign for add, trash for delete. Table with 2 columns and 2 entries, the first one is selected. Column Name, Default, Anonymous. Column Permission level, None, None. Permissions. Permission level, check box None. 2 columns. Left column. Read, Colon. Below each other 2 radio buttons with details, Selected None, All details. Delete access, colon. One below the other 3 radio buttons with details, Selected None, Own, All. Right column. Write, colon. Below 4 empty boxes with details, Create items, Create subfolders, Edit own, Edit all. Other, colon. One below the other 3 empty boxes with data, folder owner, dimmed folder contact, folder visible. End of columns. At the bottom right, OK, Cancel buttons.



German


Es öffnen sich unterschiedliche Fenster.


E-Mail-Ordner

Kalender

Fensterausschnitt. Unterhalb der Titelleiste das Hauptfeld. Anklickbar Speichern, Anklickbar Verwerfen. Kalender. Personen innerhalb Ihrer Organisation. Leer. Personen außerhalb Ihrer Organisation. Feld, Symbol Gruppe, Öffentlicher Kalender, Auswahlfeld Nicht freigegeben.




English

Different windows will open.


Email Folder

Calendar

Window section. Below the title bar the main field. Clickable Save, clickable Discard. Calendar. People inside your organization. Blank. People outside your organization. Field, Group icon, Public calendar, checkbox Not shared.




German

Freigaben erteilen

Kalender und Mailordner freigeben

Es ist möglich, Personen oder Gruppen aus dem Adressbuch Lese- und/oder Schreibzugriff auf Ihren Kalender und Ihre E-Mailordner zu geben.


English

Give approvals

Share calendar and mail folders

It is possible to give people or groups from the address book read and/or write access to your calendar and email folders.



German

Kalender


English

Calendar



German

Machen Sie einen Rechtsklick auf den freizugebenden Kalender und wählen Sie "Freigabeberechtigung" oder wählen Sie den Kalender und klicken Sie oben in der Leiste auf "Freigeben".
Es öffnet sich dann folgendes Fenster.

Fensterausschnitt. Unterhalb der Titelleiste das Hauptfeld. Abgeblendet Senden, Anklickbar Verwerfen, rechts Symbol Verkleinern. Freigegeben für, Doppelpunkt. Leeres Eingabefeld. Betreff, Doppelpunkt. Eingabefeld Ich möchte meinen Kalender für Sie freigeben. Kalender, Doppelpunkt. Auswahlfeld Kalender.


English

Right-click on the calendar you want to share and select "Sharing permissions" or select the calendar and click "Share" in the bar at the top.

The following window will open.

Window section. Below the title bar the main field. Dimmed Send, clickable Discard, right Open in a separate window icon. Share with, colon. Empty input field. Subject, colon. Input field I'd like to share my calendar with you. Calendar, colon. selection field, Calendar.



German

Suchen Sie im Feld "Freigeben für:" die Person, die die Freigabe erhalten soll. Wenn Sie diese ausgewählt haben, können Sie im Auswahl-Menü die Berechtigungsstufe wählen.

Wie zuvor, nur steht unter 'Freigegeben für' und dem leeren Eingabefeld ein Feld. Symbol Benutzer, Musterfrau, Erika, darunter Erika.Musterfrau At lrz.de, Auswahlfeld Alle Details, Schräges Kreuz für löschen. Das Auswahlfeld ist ausgeklappt und zeigt 5 Angaben, Nur Verfügbarkeit, Eingeschränkte Details, mit Haken versehen Alle Details, Bearbeiter, Stellvertretung.


English

In the "Share with:" field, find the person you want to share with. When you have selected them, you can choose the permission level in the Selection menu.

s before, only there is a field under 'Released for' and the empty input field. Icon User, Max Mustermann, below Max.Mustermann At lrz.de, selection field Full details, Oblique cross for delete. The selection field is expanded and shows 5 details, Availability only, Limited details, Checked Full details, Editor, Delegate.



German

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Senden". Die Person erhält dann eine E-Mail. Mit einem Klick auf "Annehmen" kann diese den Kalender öffnen und dann ist sie auch in der Kalenderansicht unter "Weitere Kalender" aufgelistet.


English

When you are finished, click "Send". The person will then receive an email. With a click on "Accept" they can open the calendar and then they are also listed in the calendar view under "Other calendars".



German

E-Mail-Ordner


English

Email folder



German

Machen Sie einen Rechtsklick auf den freizugebenden E-Mailordner und wählen Sie "Berechtigungen..." aus.

Um Berechtigungen zu vergeben, müssen Sie eine Person hinzufügen. Klicken Sie dazu auf das Plus oben links.

Suchen Sie nach de gewünschten Person und klicken Sie auf hinzufügen.


Abgeblendetes Fenster Berechtigungen für den Ordner 'Posteingang'. Darüber das Fenster Berechtigungen hinzufügen. Geben sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie die Berechtigungen für diesen Ordner erteilen möchten. Symbol Person, Musterfrau, Erika, darunter Erika.Musterfrau At lrz.de. Ganz unten rechtsbündig, Schaltflächen Hinzufügen, Abbrechen.




English

Right-click on the email folder you want to share and select "Permissions...".

To assign permissions, you need to add a person. To do this, click on the plus in the upper left corner.

Search for the desired person and click Add.

Dimmed window Permissions for the Inbox folder. Above it the Add permissions window. Enter the name or email address of the person you want to give permissions to this folder. Icon Person, Max Mustermann, below Max.Mustermann At lrz.de. At the bottom right, buttons Add, Cancel.




German

Nachdem Sie die Person hinzugfügt haben, können Sie noch die gewünschte Berechtigungsstufe auswählen. Bestätigen Sie dann mit "OK".


Fenster Berechtigungen für den Ordner 'Posteingang' wie gehabt. In der Tabelle ein neuer ausgewählter Eintrag 3. Spalte Name, Musterfrau, Erika. Berechtigungsstufe Keine. Berechtigungen. Berechtigungsstufe, ausgeklapptes Auswahlfeld Prüfer mit 9 Angaben, Besitzer, Veröffentlichender Bearbeiter, Bearbeiter, Veröffentlichender Autor, Autor, Nicht bearbeitender Autor, ausgewählt Prüfer, Mitwirkender, Mit Haken versehen Keine.


English

After you have added the person, you can select the desired Permission level. Then confirm with "OK".

Window Permissions for the Inbox folder as before. In the table a new selected entry 3rd column name, Max Mustermann. Permission level None. Permissions. Permission level, expanded checker selection box with 9 entries, Owner, Publishing editor, Editor, Publishing Author, Author, Nonediting Author, Selected Reviewer, Contributor, Checked None.




German

Damit auf den Ordner von der anderen Person zugegriffen werden kann, muss man für alle Ordner oberhalb in der Hierarchie (inklusive der Mailbox selbst) die Berechtigung "Ordner Sichtbar" vergeben. Berechtigungen werden nicht nach unten vererbt.

Info

In Outlook on the Web können Sie nur freigegebene Kalender öffnen, keine E-Mailordner, Aufgaben etc. einer anderen Person.

Berechtigungsstufen

Berechtigungsstufe

Aktivitäten, die ein Freigabebenutzer ausführen kann

Besitzer

Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente im freigegebenen Ordner. Als Besitzer (m/w/d) kann ein Benutzer (m/w/d) die Berechtigungsstufen ändern, die andere für den Ordner haben.

Veröffentlichender Bearbeiter

Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente und Erstellen von Unterordnern.

Bearbeiter

Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente.

Veröffentlichender Autor

Erstellen und Lesen von Elementen, Erstellen von Unterordnern sowie Ändern und Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben.

Autor

Erstellen und Lesen von Elementen sowie Ändern und Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben.

Nicht bearbeitender Autor

Erstellen und Lesen von Elementen sowie Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben.

Prüfer

Nur Lesen von Elementen.

Mitwirkender

Nur Erstellen von Elementen.

Benutzerdefiniert

Ausführen von Aktivitäten, die der/die Ordnerbesitzer:in definiert hat.

Frei/Gebucht-Zeit, Betreff, Ort

Nur für Kalenderfreigaben, Lesen der Frei/Gebucht-Informationen sowie von Betreff und Ort von Kalenderereignissen

Frei/Gebucht-Zeit

Nur für Kalenderfreigaben, Lesen der Frei/Gebucht-Informationen, von Kalenderereignissen

Keine

Ausführung keiner Aktivitäten. Der/die Benutzer:in verbleibt in der Berechtigungsliste, hat aber keine Berechtigung und kann den Ordner nicht öffnen.



English

In order for the folder to be accessed by the other person, you must assign the "Folder Visible" permission for all folders above in the hierarchy (including the mailbox itself). Permissions are not inherited downwards.

Info

In Outlook on the Web you can open only shared calendars, not e-mail folders, tasks, etc. of another person.

Permission levels

Permission Level

Activities that a share user can perform

Owner

Create, read, modify and delete all items in the shared folder. As an owner, a user can change the permission levels that others have for the folder.

Publilshing Editor  

Create, read, modify and delete all items and create subfolders.

Editor

Create, read, modify and delete all items.

Publilshing Author

Create and read items, create subfolders, and modify and delete items you have created.

Author

Create and read items, as well as modify and delete items you have created.

Nonediting Author

Create and read items and delete items you have created.

Reviewer

Read items only.

Contributor

Create items only.

Custom

Perform activities defined by the folder owner.

Free/Busy time, subject, location

Only for calendar shares, reading the free/busy information and subject and location of calendar events.

Free/Busy time

Only for calendar sharing, reading free/busy information, calendar events.

None

Execution of no activities. The user remains in the permission list, but has no permission and cannot open the folder.





German

Veröffentlichung von Kalendern im Web


English

Publishing calendars on the web



German

Wenn Sie Ihren Kalender veröffentlichen wollen, müssen Sie folgende Schritte durchführen:

Öffnen Sie in Outlook on the Web die Optionen (oben rechts in der Leiste auf das Zahnrad klicken und dann Optionen auswählen) und wählen Sie unter "Kalender" "Geteilte Kalender" aus und Klicken Sie dann auf "Kalenderveröffentlichung".  

Hier können Sie festlegen, welchen Kalender Sie freigeben bzw. veröffentlichen möchten. Außerdem können Sie festlegen ob Sie nur die Verfügbarkeit, eingeschränkte Details oder alle Details veröffentlichen möchten. Schließen Sie den Vorgang mit "Speichern" (oben links) ab. Dadurch erhalten Sie zwei Links (einen ics- und einen html-Link), welche Sie denjenigen mitteilen können, die auf Ihren Kalender Zugriff erhalten sollen. Bei den Links handelt es sich um Zufallslinks, die nicht erraten werden können. Diese werden jedes Mal neu generiert, wenn Sie den Kalender erneut veröffentlichen.

Wenn Sie einen Kalender veröffentlicht haben, können Sie jederzeit die Einstellungen ändern oder die Veröffentlichung wieder beenden. Gehen Sie dabei genauso vor wie beim Veröffentlichen. Dann können Sie die Freigabe verändern, indem Sie eine Andere Berechtigung auswählen, bzw. Sie können Sie die Freigabe beenden, wenn Sie "Nicht freigeben" auswählen.

Damit die Änderungen wirksam sind, müssen Sie noch auf "Speichern" klicken.


English

If you want to publish your calendar, you need to do the following steps:

In Outlook on the Web, open Options (click the gear in the top right of the bar and then select Options) and under "Calendars" select "Shared Calendars" and then click "Calendar Publishing".  

Here you can specify which calendar you want to share or publish. You can also specify whether you want to publish availability only, limited details, or all details. Complete the process by clicking "Save" (top left). This will give you two links (an ics link and an html link) that you can share with those you want to have access to your calendar. The links are random links that cannot be guessed. They will be regenerated each time you republish the calendar.

Once you have published a calendar, you can change the settings or stop publishing at any time. To do this, follow the same procedure as for publishing. Then you can change the sharing by selecting a Different Permission, or you can stop sharing by selecting Don't Share.

For the changes to take effect, you still need to click "Save".



German

Fenster Kalender. Linke Spalte mit den Optionen. Punkt 4, Kalender. Unterpunkt 4, Geteilte Kalender. Ausgewählt Kalenderveröffentlichung. Das Hauptfeld. Anklickbar Speichern, anklickbar Verwerfen. Kalenderveröffentlichung. Erklärende Worte. Einen Kalender auswählen. Auswahlfeld Kalender. Berechtigungen auswählen. Ausgeklapptes Auswahlfeld Nicht freigegeben mit 4 Angaben, Ausgewählt Nicht freigegeben, mit Haken versehen Nur Verfügbarkeit, Eingeschränkte Details, Alle Details.


English

Window Calendar. Left column with the options. Item 4, Calendar. Subitem 4, Shared calendars. Selected Calendar publishing. The main field. Clickable Save, clickable Discard. Calendar publishing. You can publish a calendar. Use an HTML link if you want recipients to view the calendar in a browser or an ICS link if you want them to subscribe. Select a calendar. Selection field, Calendar. Select permissions. Expanded selection field Not shared with 4 details, Selected Not shared, ticked Availability only, Limited details, Full details.






German

Einblick in freigegebene Kalender


English

Insight into shared calendars



German

In Outlook on the Web können Sie Kalender anderer Benutzer:innen öffnen. Sie können die Kalender öffnen, indem Sie oben in der Leiste "Kalender hinzufügen" auswählen. Wählen Sie hier "Aus Verzeichnis" aus, dann können Sie im Adressbuch nach dem Kalender suchen.

Es ist zu beachten, dass Unterkalender grundsätzlich nicht angezeigt und auch nicht eingebunden werden. Ebenso besitzt man auf den Unterkalender keine automatischen Rechte (es gibt keine automatische Vererbung von Rechten).
Damit Sie solche Kalender hinzufügen können, muss der Kalender extra, wie oben beschrieben, für Sie freigegeben werden.
Diese Kalender können Sie nur mit der Einladungsmail öffnen, die Sie aufgrund der Freigabe erhalten haben.


English

In Outlook on the Web you can open calendars of other users. You can open the calendars by selecting "Add calendar" in the bar at the top. Select "From directory" here, then you can search for the calendar in the address book.

It should be noted that sub-calendars are basically not displayed and also not included. Likewise, you do not have automatic rights to the sub-calendar (there is no automatic inheritance of rights).
In order to be able to add such calendars, the calendar must be specially shared with you, as described above.
You can open these calendars only with the invitation email you received due to the sharing.



German

Fensterausschnitt mit einer E-Mail. Betreff, Ich möchte meinen Kalender für Sie freigeben. Es folgt der Inhalt. Schaltfläche Annehmen. 'Max Mustermann' (Max.Mustermann At lrz.de) hat Sie eingeladen, seine(n) bzw. ihre(n) Microsoft Exchange-Kalender anzuzeigen. Anweisungen, wie freigegebene Ordner in Exchange angezeigt werden, finden Sie im folgenden Artikel, Doppelpunkt. Anklickbar http Doppelpunkt Schrägstrich Schrägstrich go.microsoft.com Schrägstrich fwlink Schrägstrich Fragezeichen LinkId Gleichheitszeichen 57561 . Stern Tilde Stern Tilde ...


English

Window with an email. Subject, I'd like to share my calendar with you. The content follows. Accept button. 'Musterteam' (Musterteam At lrz.de) has invited you to view his or her Microsoft Exchange Calendar. For instructions on how to view shared folders on Exchange, see the following article, colon. Clickable http colon slash slash go.microsoft.com slash fwlink slash question mark LinkId equal sign 57561 . Star Tilde Star Tilde ...





German

Stellvertretung

Warning

Es ist nicht möglich, über Outlook on the Web die Stellvertretung zu nutzen! Sie können Sie nur einrichten.

Andere Personen vertreten

Sie können,  sofern Sie dazu autorisiert wurden, folgende Aufgaben mit Outlook oder einem anderen Client, der Stellvertetungen unterstützt, ausführen:

  • Mails im Namen der anderen Person schreiben:

Wenn Sie sich im Postfach der anderen Person befinden, bekommen Sie beim Schreiben einer neuen E-Mail einen "Von:" Button eingeblendet und können auswählen, ob die E-Mail mit Ihrer Absendeadresse oder der Absendeadresse der anderen Person versendet werden soll. In letzterem Fall wird Ihre Mailadresse in einer zusätzlichen Headerzeile "Sender" festgehalten, so dass für die Empfänger ersichtlich ist, wer die E-Mail abgeschickt hat.

Wenn der Button nicht angezeigt wird, müssen Sie in den Optionen die Anzeige des Buttons aktivieren (siehe auchhier). Wo genau Sie hier zu klicken haben, hängt von der Outlook Version ab – am besten konsultieren Sie die Online Hilfe (über die Taste F1 oder den blauen runden Button mit dem Fragezeichen), indem Sie den Suchtext "Erstellen einer E-Mail Nachricht für eine andere Person" angeben.

  • Mails im Namen der anderen Person beantworten: analog.
  • "Speichern gesendeter Objekte im Ordner Gesendete Objekte eines anderen Benutzers": siehe gleichnamigen Abschnitt in der Outlook Online Hilfe.
  • Erstellen von Besprechungsanfragen/Meetings im Namen einer anderen Person:
    Aus dem Kalender einer anderen Person heraus erstellen Sie automatisch Anfragen in deren Namen.

 Vertretung und "Send on Behalf" für andere einrichten

Um eine Stellvertretung einzutragen, muss zuerst der Kalender für den/die Stellvertreter:in freigegeben werden. Das machen Sie wie im Abschnitt "Freigabe erteilen". Vergeben Sie dann die Berechtigung "Stellvertretung".

Anschließend müssen Sie noch die gewünschten E-Mailordner ebenfalls wie oben beschrieben freigeben werden.



English

Delegates

Warning

It is not possible to use delegates via Outlook on the Web! You can only set it up.

Representing other persons

You can perform the following tasks, provided you have been authorized to do so:

  • Write mails on behalf of the other person:

If you are in the other person's mailbox, you will get a "From:" button when writing a new mail and you can choose whether the mail should be sent with your sender address or the other person's sender address. In the latter case, your mail address will be recorded in an additional header line "Sender", so that the recipients can see who sent the e-mail.

If the button is not displayed, you have to activate the display of the button in the options ("From" button). Where exactly to click here depends on the Outlook version - it is best to consult the online help (via the F1 key or the blue round button with the question mark) by specifying the search text "Create an e-mail message for another person".

  • Replying to mails on behalf of the other person: analogously.
  • "Saving sent items in the Sent Items folder of another user": see the section of the same name in the Outlook Online Help.
  • Creating meeting requests/meetings on behalf of another person:
    From another person's calendar, automatically create requests on their behalf.

Set up delegates and "Send on Behalf" for others

In order to enter a delegate, the delegate must be granted permissions for the calendar. You do this as described in the "Give approvals" section. Then assign the authorization "Delegate".

Afterwards you have to grant permissions for the desired e-mail folders as described above.




German

Filterregeln


English

Email Rules



German




Um die Übersichtlichkeit in einem Postfach zu erhöhen, ist es oft sinnvoll, eingehende E-Mails anhand von bestimmten Kriterien automatisch in andere Ordner zu sortieren. Exchange bietet Ihnen die Möglichkeit, serverseitige Filterregeln anzulegen.


English



To increase the clarity in a mailbox, it is often useful to automatically sort incoming e-mails into other folders based on certain criteria. Exchange offers you the possibility to create server-side filter rules.



German

Fenster E-Mail. Linke Spalte mit den Optionen. Punkt 3, E-Mail. Unterpunkt 1, Automatische Verarbeitung. Ausgewählt Unterpunkt 3, Posteingangs- und Aufräumregeln. Im Hauptfeld unter Posteingangsregeln und Aufräumregeln jeweils eine noch leere Übersicht.


English

Window Mail. Left column with the options. Item 3, Mail. Subitem 1, Automatic processing. Selected subitem 3, Incoming mail and sweep rules. In the main field, under Inbox rules and Sweep rules, each a still empty overview.




German



Gehen Sie in die Optionen und wählen dort bei "E-Mail" unter "Automatische Verarbeitung" den Punkt "Posteingangs- und Aufräumregeln". Über das Plus bei Posteingangsregeln können Sie neue Regeln hinzufügen.


English



Go to the options and select "Inbox and sweep rules" under "Automatic processing" in "E-mail". You can add new rules by clicking on the plus sign next to "Inbox rules".



German

Fenster E-Mail. Linke Spalte mit den abgeblendeten Optionen. Das Hauptfeld, Neue Posteingangsregel. Hier können Sie Name, Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen definieren.


English

Window Mail. Left column with the dimmed options. The main field, New inbox rule. Here you can define name, conditions, actions and exceptions.





German

Beispiele für Filterregeln

Newsletter ausfiltern


English

Examples for filter rules

Filter newsletters



German

Damit Newsletter gefiltert werden können, haben wir für einige große Newsletter-Versender durch spezielle Header-Zeilen in der E-Mail ein Tagging eingeführt.

Erstellen Sie eine Regel und wählen Sie dann bei "Wenn die Nachricht eintrifft..." "Enthält diese Wörter" und "in der Nachrichtenkopfzeile" aus. Dann geben Sie "X-Newsletter-ISP" in das Feld ein und fügen es über das Plus hinzu. Genauso verfahren Sie mit "X-Newsletter-Sender".

Kleines Fenster Wörter oder Ausdrücke angeben. Symbol Stift für Bearbeiten, Symbol Papierkorb für löschen.Eingabefeld Wörter eingeben, rechts davon ein Pluszeichen. Mehrzeiliges Feld mit 2 Angaben, ausgewählt X-Newsletter-Sender, X-Newsletter-ISP. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen.


English

So in order to filter newsletters, we have introduced tagging for some major newsletter senders through special header lines in the email.

Create a rule and then select by "When the message arrives..." "It includes these words" and "in the message header". Then type "X-Newsletter-ISP" in the field and add it using the plus. Do the same with "X-Newsletter-Sender".

Small window. Specify words or phrases. Pencil icon for edit, trash icon for delete. Input field, plus sign to the right. Multi-line field with 2 entries, selected X-Newsletter-Sender, X-Newsletter-ISP. At the very bottom right, buttons OK, Cancel.



German

Wählen Sie dann noch einen Ordner aus, in den die Newsletter verschoben werden sollen, und beenden Sie mit "OK".

Fensterausschnitt Neue Posteingangsregel. Name. Eingabefeld Newsletter-Filter. Wenn die Nachricht eintrifft und all diesen Bedingungen entspricht. Auswahlfeld Enthält diese Wörter in der Nachrichtenkopfzeile..., 'X-Newsletter-Sender' oder 'X-Newsletter-ISP'. Schaltfläche Bedingung hinzufügen. Alle folgenden Aktionen ausführen. Auswahlfeld Nachricht in Ordner verschieben..., Newsletter. Schaltfläche Aktion hinzufügen. Kästchen mit Haken, Keine weiteren Regeln anwenden. Anklickbar, (Was bedeutet das, Fragezeichen).


English

Then select the folder to which the newsletters should be moved and finish with "OK".

Window. New inbox rule. Name. Input field, Newsletter filter. When the message arrives, and its matches all of these conditions. Checkbox It includes these words in the message header..., 'X-Newsletter-Sender' or 'X-Newsletter-ISP'. Add condition button. Do all of the following. Check box Move the message to folder..., Newsletter. Add action button. Box with check, Stop processing more rules. Clickable, (What does it mean, question mark).



German

Mailinglisten ausfiltern


English

Filter mailing lists



German

Erstellen Sie eine Regel und wählen Sie dann bei "Wenn die Nachricht eintrifft..." "Enthält diese Wörter" und "in der Nachrichtenkopfzeile" aus. Dann geben Sie "List-Id" in das Feld ein und fügen es über das Plus hinzu. Genauso verfahren Sie mit "List-Unsubscribe".

Kleines Fenster Wörter oder Ausdrücke angeben. Symbol Stift für Bearbeiten, Symbol Papierkorb für löschen. Eingabefeld List-Unsubscribe, rechts davon ein Pluszeichen. Mehrzeiliges Feld mit einer Angabe, ausgewählt List-Id. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen.


English

Create a rule and then select by "When the message arrives..." "It includes these words" and "in the message header". Then enter "List-Id" in the field and add it using the plus. Do the same with "List-Unsubscribe".

Small window. Specify words or phrases. Pencil icon for edit, trash icon for delete. List-Unsubscribe input field, plus sign to the right of it. Multiline field with an indication, selected List-Id. At the bottom right, buttons OK, Cancel.



German

Beachten Sie, wenn Sie auch Newsletter filtern wollen, dass viele Newsletter auch diese Felder verwenden. Deswegen sollte in der Liste der Filterregeln der Filter für Newslettervordem Filter für Mailinglisten stehen.

Fensterausschnitt Neue Posteingangsregel. Name. Eingabefeld Mailinglisten-Filter. Wenn die Nachricht eintrifft und all diesen Bedingungen entspricht. Auswahlfeld Enthält diese Wörter in der Nachrichtenkopfzeile..., 'List-Unsubscribe' oder 'List-Id'. Schaltfläche Bedingung hinzufügen. Alle folgenden Aktionen ausführen. Auswahlfeld Nachricht in Ordner verschieben..., Mailinglisten. Schaltfläche Aktion hinzufügen. Kästchen mit Haken, Keine weiteren Regeln anwenden. Anklickbar, (Was bedeutet das, Fragezeichen).


English

Note, if you want to filter newsletters as well, that many newsletters use these fields as well. Therefore, in the list of filter rules, the filter for newsletters should be placed before the filter for mailing lists.

Window New inbox rule pane. Name. Input field Mailinglist filter. When the message arrives and it matches all of these conditions. Checkbox It includes these words in the message header..., 'List-Unsubscribe' or 'List-Id'. Add condition button. Do all the following. Checkbox Move message to folder..., Mailinglists. Add action button. Box with check, Stop processing more rules. Checkable, (What does it mean, question mark).




German

Anchor
Gelöschte Elemente
Gelöschte Elemente
Gelöschte Elemente wiederherstellen

Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte, die Sie löschen, finden sich zunächst im speziellen Ordner "Gelöschte Elemente". Dort gibt es keine Gleitlöschung, die Elemente bleiben dort so lange liegen, bis Sie sie endgültig löschen:

Doch auch das "endgültige Löschen" ist nicht wirklich endgültig, siehe nächsten Abschnitt.

Wie stelle ich "endgültig" gelöschte Elemente wieder her?

Sogar dann, wenn Sie ein Element aus dem speziellen Ordner "Gelöschte Elemente" gelöscht haben, können Sie es innerhalb einer Frist von 14 Tagen immer noch wiederherstellen. Wählen Sie dazu den Ordner "Gelöschte Elemente" aus und klicken Sie dann auf  "Gelöschte Elemente wiederherstellen". Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem alle Elemente aufgelistet sind, die sie wiederherstellen können. Wählen Sie diese aus und stellen Sie diese über einen Klick auf "Wiederherstellen" wieder her.


English

Anchor
Deleted Items
Deleted Items
Restore deleted items

Mails, appointments, tasks and contacts that you delete are first found in the special folder "Deleted items". There is no sliding deletion there, the items remain there until you delete them permanently:

But even "final deletion" is not really final, see next section.

How do I restore "permanently" deleted elements?

Even if you have deleted an item from the special "Deleted Items" folder, you can still restore it within a period of 14 days. To do this, select the "Deleted Items" folder and then click "Recover deleted items". A window will then open listing all the items that you can recover. Select them and restore them by clicking on "Restore".




German

Abwesenheitsmeldung

Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad, dann auf "Automatische Antworten" (siehe nachfolgende Abbildung)

Sie können unterschiedliche Abwesenheitsmeldungen für Absender innerhalb und außerhalb der LRZ-Exchange-Infrastruktur konfigurieren.

Fenster E-Mail. Linke Spalte mit den Optionen. Punkt 3, E-Mail. Unterpunkt 1, Automatische Verarbeitung. Ausgewählt Unterpunkt 1, Automatische Antworten. Hauptfeld Automatische Antworten. Erklärende Worte. Ausgewählter Radioknopf, Keine automatischen Antworten senden. Leerer Radioknopf, Automatische Antworten senden. Nachfolgend noch ausgegraut Felder zu Definition von Zeitraum und Nachrichtentext, für letzteren getrennt nach internen und externen Absendern.


Ihre Abwesenheitsmeldung wird übrigens weder durch E-Mails von Mailinglisten noch durch als Spam markierte E-Mails ausgelöst.


English

Automatic Reply (Out of Office Message)

Click on the gear in the upper right corner, then click on "Automatic replies" (see figure below).

You can configure different out of office messages for senders inside and outside the LRZ Exchange infrastructure.

Window Mail. Left column with the options. Item 3, Mail. Subitem 1, Automatic processing. Selected subitem 1, Automatic replies. Main field Automatic replies. Explanatory words. Selected radio button, Do not send automatic replies. Empty radio button, Send automatic replies. In the following still grayed out fields for definition of period and message text, separated for internal and external senders.


By the way, your out-of-office message will not be triggered by emails from mailing lists or emails marked as spam.




German

Typische Fehlermeldungen

Warum kann ich keine E-Mails mehr versenden?

Wenn Sie an einem Tag sehr viele E-Mails oder E-Mails mit einer hohen Zahl an Empfangsadressen versendet haben, ist es möglich, dass Sie keine weiteren E-Mails mehr versenden können. Falls Sie es dennoch versuchen, öffnet sich oben rechts die nachstehende Meldung. Wenn Sie auf "Weitere Details" klicken bzw. die E-Mail bereits in einem separaten Fenster geöffnet hatten, erscheint ein Banner mit der Erklärung des Fehlers (siehe rechts).


English

Typical error messages

Why can't I send any more e-mails?

If you have sent a lot of mails or mails with a high number of recipient addresses on one day, it is possible that you will not be able to send any more mails. If you still try, the message below will open in the upper right corner. If you click on "More details" or had already opened the e-mail in a separate window, a banner will appear explaining the error (see right).



German

Fensterausschnitt. Unter dem rechten Teil der Titelleiste ein eingeblendes Fenster. Symbol Achtung. Folgende Nachricht konnte nicht gesendet werden, Doppelpunkt. Typische Fehlermeldung. Anklickbar Weitere Details.


English

Window section. Below the right part of the title bar, a faded-in window. Attention icon. The following message could not be sent, colon. Typical Outlook error message. Clickable More details.




German

Fenster mit Titelleiste und einem Fenster für den Entwurf einer E-Mail. Nach der Befehlsleiste ein grauer Balken mit folgendem Text. Fehler, Doppelpunkt. Ihre Nachricht kann nicht gesendet werden, da Sie Ihr Tageslimit für Nachrichtenempfänger erreicht haben. Versuchen Sie es später noch einmal.


English

Window with title bar and a window for drafting an e-mail. After the command bar a gray bar with the following text. Error, colon. Your message can't be sent because you've reached your daily limit for message recipients. Please try again later.




German

Wie in den Details erklärt wird, haben Sie das Limit von 250 Empfänger:innen innerhalb von 24 Stunden überschritten. Das Limit setzt sich automatisch nach 24 Stunden zurück.
Die Beschränkung dient dazu, dass auch über kompromittierte Accounts nur eine begrenzte Anzahl von E-Mails verschickt wird und so das Risiko, dass die LRZ-Mailserver auf sog. "Denylists" geraten, möglichst klein gehalten werden kann.

Volles Postfach 

Ihre Mailbox hat eine bestimmte Größe (in der Regel 3 GiB). Wenn Sie diese überschreiten, ist es Ihnen nicht mehr möglich, E-Mails zu versenden oder zu empfangen.

Wenn Sie an die Grenze kommen, erhalten Sie zunächst eine Warn-Mail (Von: Microsoft Outlook - quota-warning@ads.mwn.de), bei weiterem Anstieg des Speicherverbrauchs können Sie keine Nachrichten mehr senden, bei deutlichem Überschreiten des Quotas können Sie auch keine Nachrichten mehr empfangen.

Fensterausschnitt. Das Hauptfeld. Ihr Postfach ist voll. Symbol Person. Microsoft Outlook. Mi 24.04, 18 Doppelpunkt 36. Max Mustermann. Rechts von diesen Angaben, Auswahlfeld Allen Antworten. Ihr Postfach ist fast voll. Großteils farbig ausgefüllter Balken mit dem Eintrag 2816 MB, rechts davon 3072 MB. Verringern Sie die Größe Ihres Postfachs. Löschen Sie alle nicht benötigten Elemente aus dem Postfach, und leeren Sie den Ordner 'Gelöschte Elemente'.




English

As explained in the details, you have exceeded the limit of 250 recipients within 24 hours. The limit resets automatically after 24 hours.
The purpose of the limit is to ensure that only a limited number of e-mails are sent even via compromised accounts, thus minimizing the risk of LRZ mail servers ending up on so-called "denylists".

Full mailbox 

Your mailbox has a certain size (usually 3 GiB). If you exceed this, you will no longer be able to send or receive e-mails.


When you get to the limit, you will first receive a warning mail (From: Microsoft Outlook - quota-warning@ads.mwn.de), if the memory consumption continues to increase, you will no longer be able to send messages, and if the quota is significantly exceeded, you will no longer be able to receive messages.



German

Wenn Sie die Grenze erreicht haben, dass Sie keine E-Mails mehr versenden können, geht bei dem Versuch eine Mail zu versenden oben rechts eine Meldung auf.
In dieser Nachricht steht nur, dass die Nachricht nicht gesendet werden konnte. Den genauen Grund erfahren Sie, wenn Sie auf weitere Details klicken.


English

When you have reached the limit that you cannot send any more mails, a message will pop up in the top right corner when you try to send a mail.

This message only says that the message could not be sent. You can find out the exact reason by clicking on More details.



German

Fensterausschnitt. Unter dem rechten Teil der Titelleiste ein eingeblendes Fenster. Symbol Achtung. Folgende Nachricht konnte nicht gesendet werden, Doppelpunkt. Typische Fehlermeldung. Anklickbar Weitere Details.


English

Window section. Below the right part of the title bar, a faded-in window. Attention icon. The following message could not be sent, colon. Typical Outlook error message. Clickable More details.



German

Nach dem Klick auf weitere Details öffnet sich das Fenster, in dem Sie die E-Mail schreiben, erneut. Diesmal ist ein Banner eingeblendet, das den genauen Grund nennt, weshalb Sie nicht versenden konnten. 

Ein grauer Balken mit folgendem Text. Fehler, Doppelpunkt. Ihre Nachricht kann nicht gesendet werden, da Ihr Postfach voll ist.


English

After clicking on more details, the window where you write the email opens again. This time there is a banner that tells you the exact reason why you could not send. 

A gray bar with the following text. Error, colon. The message can't be sent because your mailbox is full.



German

Haben Sie die Grenze deutlich überschritten, bekommen Sie bei der Anmeldung an Outlook on the Web die nebenstehende Meldung.


English

If you have significantly exceeded the storage limit, you will get the adjacent message when logging in to Outlook on the Web.



German

Kleines Fenster. Sie haben das Speicherlimit für Ihr Postfach überschritten. Sie müssen einige Elemente löschen, bevor Sie E-Mails senden und empfangen können. Unten rechts, Schaltfläche OK.


English

Small window. You've exceeded the storage limit for your mailbox. You need to delete some items before you can send and receive mail. Bottom right, OK button.



German

Den aktuellen Füllstand können Sie sehen, wenn Sie in die Optionen wechseln (Klick oben rechts auf das Zahnrad "Optionen").

Fenster E-Mail. Linke Spalte mit den Optionen. Punkt 2, Allgemein. Unterpunkt 1, ausgewählt Mein Konto. Hauptfeld Mein Konto mit den Parametern in 2 Spalten. In der rechten Spalte am Ende. Postfachverwendung. Grauer Balken, im linken Teil dunkelgrau. 271.69 MB verwendet. Bei 3.00 GB können Sie keine E-Mails mehr senden.


Es kann aber auch sein, dass nicht Ihre Mailbox, sondern die Mailbox der Person voll ist, an die Sie eine E-Mail versenden wollen.


English

You can see the current mailbox size when you switch to the options (click on the gearwheel at the top right → "Options").

Window Mail. Left column with the options. Item 2, General. Subitem 1, selected My account. Main field My account with the parameters in 2 columns. In the right column at the end. Mailbox usage. Gray bar, in the left part dark gray. 78.87 MB used. At 3.00 GB you won't be able to send email.


However, it may be that it is not your mailbox that is full, but the mailbox of the person to whom you want to send an mail. 




German

Wenn diese Mailbox auch auf unseren Exchange Servern ist, wird Ihnen, bevor Sie die E-Mail versenden, mitgeteilt, dass die Mailbox voll ist. 

Wenn Sie den/die Empfänger:in auswählen erscheint folgendes Banner.

Fensterausschnitt mit Titelleiste und einem Fenster für den Entwurf einer E-Mail. Nach der Befehlsleiste ein grauer Balken mit folgendem Text. Diese Nachricht kann Max Mustermann nicht zugestellt werden, da das Postfach voll ist. Anklickbar, Empfänger entfernen.


English

If this mailbox is also on our Exchange servers, before you send the email, you will be informed that the mailbox is full. 

When you select the recipient the following banner will appear.

Window with title bar and a window for drafting an e-mail. After the command bar, a gray bar with the following text. This message can't be delivered to Max Mustermann because the mailbox is full. Clickable, Remove recipient.



German

Wenn diese Mailbox auf einem anderen Server liegt, bekommen Sie eine Unzustellbarkeitsbenachrichtigung.

Diese kann ungefähr so aussehen:

Fensterausschnitt. Das Hauptfeld. Unzustellbar, Doppelpunkt, Typische Fehlermeldungen. Symbol Person. Postmaster-MSExchange. Heute, 13 Doppelpunkt 21. Schnupperer, Christiana. Rechts von diesen Angaben, Auswahlfeld Antworten. 2 Auswahlfelder für die Anhänge, ATT00001, Typische Fehlermeldung... Fehler bei der Nachrichtenzustellung an folgende Empfänger oder Gruppen, Doppelpunkt. Anklickbar Max Mustermann (Max.Mustermann At lrz.de). Das Postfach des Empfängers ist voll und kann zurzeit keine Nachrichten annehmen. Versuchen Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch mal, Ihre Nachricht zu senden, oder wenden Sie sich direkt an den Empfänger. Leerraum. Die folgende Organisation hat Ihre Nachricht abgelehnt, Doppelpunkt, BADWLRZ-SWMBX05.ads.mwn.de. Leerraum. Diagnoseinformationen für Administratoren ...


English

If this mailbox is located on another server, you will receive an undeliverable notification.

This may look something like this:

Window. The main field. Typical error messages. Person icon. Postmaster-MSExchange. Today, 09 colon 45. Max Mustermann. To the right of this information, Reply all selection box. 2 Attachments selection boxes, ATT00001, Typical error message. Delivery has failed to these recipients or groups, colon. Clickable Max Mustermann (Max.Mustermann At lrz.de). The recipient's mailbox is full and can't accept messages now. Please try resending your message later, or contact the recipient directly. Blank space. The following organization rejected your message, colon, BADWLRZ-EX03B.ads.mwn.de. Space. Diagnostic information for administrators ...