Wie melde ich mich an Outlook on the Web an?

How do I log in to Outlook on the Web?

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Shared Mailbox OWA Shared Mailbox OWA

Shared Mailbox

Shared Mailboxen bieten die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung einer Mailbox. Anwendungsszenarien sind z.B. Funktionsadressen (wie info@domain.de) oder gemeinsame Lehrstuhlkalender (z.B. zur Urlaubsplanung) oder aber gemeinsame Kontakte des Lehrstuhls, die alle lesen dürfen bzw. die mehrere Personen gemeinsam verwalten.

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Shared Mailbox OWA Shared Mailbox OWA

Shared Mailbox

Shared mailboxes offer the possibility to jointly edit a mailbox. Application scenarios are, for example, function addresses (such as info@domain.de) or shared chair calendars (e.g. for vacation planning) or shared contacts of the chair that everyone is allowed to read or that several people manage together.

Wie öffne ich eine Shared Mailbox?

How do I open a shared mailbox?

Wenn Sie auf Öffnen klicken, öffnet sich ein weiterer Tab in Ihrem Browser mit der Shared Mailbox.

When you click Open, another tab opens in your browser with the shared mailbox.

Kalender- und Mailbox-Freigaben

Im Folgenden wird erklärt, wie Sie Personen oder Gruppen Zugriff auf Teile Ihres Exchange-Accounts gewähren und wie Sie auf Freigaben, die Ihnen erteilt wurden, zugreifen können.

 Zugriff auf Teile des Exchange-Accounts kann nur für Personen und Gruppen erteilt werden, die im Adressbuch zu finden sind.

Bitte beachten Sie, dass im Adressbuch nur Personen, shared Mailboxen, Ressourcen (Räume und Geräte) und Verteilerlisten verzeichnet sind. Wenn Sie also einer Gruppe von Personen Zugriff auf Teile Ihres Accounts einräumen möchten, Sie diese Gruppe aber nicht in Ihren Adresslisten finden können, ist die Gruppe keine Verteilerliste.

Calendar and Mailbox Sharing

The following explains how to grant access to parts of your Exchange account to people or groups, and how to access shares that have been granted to you.

Access to parts of the Exchange account can only be granted to people and groups that can be found in the Address Book.

Please note that only people, shared mailboxes, resources (rooms and devices) and distribution lists are listed in the address book. So if you want to grant a group of people access to parts of your account, but you can't find that group in your address lists, the group is not a distribution list.

Feststellen, welche Personen Zugriff auf welchen Teil meiner Daten haben

Determine which people have access to which part of my data

Freigaben erteilen

Kalender und Mailordner freigeben

Give approvals

Share calendar and mail folders

It is possible to give people or groups from the address book read and/or write access to your calendar and email folders.

Kalender

Calendar

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Senden". Die Person erhält dann eine E-Mail. Mit einem Klick auf "Annehmen" kann diese den Kalender öffnen und dann ist sie auch in der Kalenderansicht unter "Weitere Kalender" aufgelistet.

When you are finished, click "Send". The person will then receive an email. With a click on "Accept" they can open the calendar and then they are also listed in the calendar view under "Other calendars".

E-Mail-Ordner

Email folder

Damit auf den Ordner von der anderen Person zugegriffen werden kann, muss man für alle Ordner oberhalb in der Hierarchie (inklusive der Mailbox selbst) die Berechtigung "Ordner Sichtbar" vergeben. Berechtigungen werden nicht nach unten vererbt.

Berechtigungsstufen

In order for the folder to be accessed by the other person, you must assign the "Folder Visible" permission for all folders above in the hierarchy (including the mailbox itself). Permissions are not inherited downwards.

Permission levels

Veröffentlichung von Kalendern im Web

Publishing calendars on the web

Einblick in freigegebene Kalender

Insight into shared calendars

Stellvertretung

Andere Personen vertreten

Sie können,  sofern Sie dazu autorisiert wurden, folgende Aufgaben mit Outlook oder einem anderen Client, der Stellvertetungen unterstützt, ausführen:

• Mails im Namen der anderen Person schreiben:

Wenn Sie sich im Postfach der anderen Person befinden, bekommen Sie beim Schreiben einer neuen E-Mail einen "Von:" Button eingeblendet und können auswählen, ob die E-Mail mit Ihrer Absendeadresse oder der Absendeadresse der anderen Person versendet werden soll. In letzterem Fall wird Ihre Mailadresse in einer zusätzlichen Headerzeile "Sender" festgehalten, so dass für die Empfänger ersichtlich ist, wer die E-Mail abgeschickt hat.

Wenn der Button nicht angezeigt wird, müssen Sie in den Optionen die Anzeige des Buttons aktivieren (siehe auchhier). Wo genau Sie hier zu klicken haben, hängt von der Outlook Version ab – am besten konsultieren Sie die Online Hilfe (über die Taste F1 oder den blauen runden Button mit dem Fragezeichen), indem Sie den Suchtext "Erstellen einer E-Mail Nachricht für eine andere Person" angeben.

• Mails im Namen der anderen Person beantworten: analog.
• "Speichern gesendeter Objekte im Ordner Gesendete Objekte eines anderen Benutzers": siehe gleichnamigen Abschnitt in der Outlook Online Hilfe.
• Erstellen von Besprechungsanfragen/Meetings im Namen einer anderen Person:
  Aus dem Kalender einer anderen Person heraus erstellen Sie automatisch Anfragen in deren Namen.

 Vertretung und "Send on Behalf" für andere einrichten

Um eine Stellvertretung einzutragen, muss zuerst der Kalender für den/die Stellvertreter:in freigegeben werden. Das machen Sie wie im Abschnitt "Freigabe erteilen". Vergeben Sie dann die Berechtigung "Stellvertretung".

Anschließend müssen Sie noch die gewünschten E-Mailordner ebenfalls wie oben beschrieben freigeben werden.

Delegates

Representing other persons

You can perform the following tasks, provided you have been authorized to do so:

• Write mails on behalf of the other person:

If you are in the other person's mailbox, you will get a "From:" button when writing a new mail and you can choose whether the mail should be sent with your sender address or the other person's sender address. In the latter case, your mail address will be recorded in an additional header line "Sender", so that the recipients can see who sent the e-mail.

If the button is not displayed, you have to activate the display of the button in the options ("From" button). Where exactly to click here depends on the Outlook version - it is best to consult the online help (via the F1 key or the blue round button with the question mark) by specifying the search text "Create an e-mail message for another person".

• Replying to mails on behalf of the other person: analogously.
• "Saving sent items in the Sent Items folder of another user": see the section of the same name in the Outlook Online Help.
• Creating meeting requests/meetings on behalf of another person:
  From another person's calendar, automatically create requests on their behalf.

Set up delegates and "Send on Behalf" for others

In order to enter a delegate, the delegate must be granted permissions for the calendar. You do this as described in the "Give approvals" section. Then assign the authorization "Delegate".

Afterwards you have to grant permissions for the desired e-mail folders as described above.

Filterregeln

Email Rules

Beispiele für Filterregeln

Newsletter ausfiltern

Examples for filter rules

Filter newsletters

Mailinglisten ausfiltern

Filter mailing lists

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Gelöschte Elemente Gelöschte Elemente

Gelöschte Elemente wiederherstellen

Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte, die Sie löschen, finden sich zunächst im speziellen Ordner "Gelöschte Elemente". Dort gibt es keine Gleitlöschung, die Elemente bleiben dort so lange liegen, bis Sie sie endgültig löschen:

Doch auch das "endgültige Löschen" ist nicht wirklich endgültig, siehe nächsten Abschnitt.

Wie stelle ich "endgültig" gelöschte Elemente wieder her?

Sogar dann, wenn Sie ein Element aus dem speziellen Ordner "Gelöschte Elemente" gelöscht haben, können Sie es innerhalb einer Frist von 14 Tagen immer noch wiederherstellen. Wählen Sie dazu den Ordner "Gelöschte Elemente" aus und klicken Sie dann auf  "Gelöschte Elemente wiederherstellen". Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem alle Elemente aufgelistet sind, die sie wiederherstellen können. Wählen Sie diese aus und stellen Sie diese über einen Klick auf "Wiederherstellen" wieder her.

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Deleted Items Deleted Items

Restore deleted items

Mails, appointments, tasks and contacts that you delete are first found in the special folder "Deleted items". There is no sliding deletion there, the items remain there until you delete them permanently:

But even "final deletion" is not really final, see next section.

How do I restore "permanently" deleted elements?

Even if you have deleted an item from the special "Deleted Items" folder, you can still restore it within a period of 14 days. To do this, select the "Deleted Items" folder and then click "Recover deleted items". A window will then open listing all the items that you can recover. Select them and restore them by clicking on "Restore".

Abwesenheitsmeldung

Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad, dann auf "Automatische Antworten" (siehe nachfolgende Abbildung)

Sie können unterschiedliche Abwesenheitsmeldungen für Absender innerhalb und außerhalb der LRZ-Exchange-Infrastruktur konfigurieren.

Ihre Abwesenheitsmeldung wird übrigens weder durch E-Mails von Mailinglisten noch durch als Spam markierte E-Mails ausgelöst.

Automatic Reply (Out of Office Message)

Click on the gear in the upper right corner, then click on "Automatic replies" (see figure below).

You can configure different out of office messages for senders inside and outside the LRZ Exchange infrastructure.

By the way, your out-of-office message will not be triggered by emails from mailing lists or emails marked as spam.

Typische Fehlermeldungen

Warum kann ich keine E-Mails mehr versenden?

Wenn Sie an einem Tag sehr viele E-Mails oder E-Mails mit einer hohen Zahl an Empfangsadressen versendet haben, ist es möglich, dass Sie keine weiteren E-Mails mehr versenden können. Falls Sie es dennoch versuchen, öffnet sich oben rechts die nachstehende Meldung. Wenn Sie auf "Weitere Details" klicken bzw. die E-Mail bereits in einem separaten Fenster geöffnet hatten, erscheint ein Banner mit der Erklärung des Fehlers (siehe rechts).

Typical error messages

Why can't I send any more e-mails?

If you have sent a lot of mails or mails with a high number of recipient addresses on one day, it is possible that you will not be able to send any more mails. If you still try, the message below will open in the upper right corner. If you click on "More details" or had already opened the e-mail in a separate window, a banner will appear explaining the error (see right).

Wie in den Details erklärt wird, haben Sie das Limit von 250 Empfänger:innen innerhalb von 24 Stunden überschritten. Das Limit setzt sich automatisch nach 24 Stunden zurück.
Die Beschränkung dient dazu, dass auch über kompromittierte Accounts nur eine begrenzte Anzahl von E-Mails verschickt wird und so das Risiko, dass die LRZ-Mailserver auf sog. "Denylists" geraten, möglichst klein gehalten werden kann.

Volles Postfach 

Ihre Mailbox hat eine bestimmte Größe (in der Regel 3 GiB). Wenn Sie diese überschreiten, ist es Ihnen nicht mehr möglich, E-Mails zu versenden oder zu empfangen.

Wenn Sie an die Grenze kommen, erhalten Sie zunächst eine Warn-Mail (Von: Microsoft Outlook - quota-warning@ads.mwn.de), bei weiterem Anstieg des Speicherverbrauchs können Sie keine Nachrichten mehr senden, bei deutlichem Überschreiten des Quotas können Sie auch keine Nachrichten mehr empfangen.

As explained in the details, you have exceeded the limit of 250 recipients within 24 hours. The limit resets automatically after 24 hours.
The purpose of the limit is to ensure that only a limited number of e-mails are sent even via compromised accounts, thus minimizing the risk of LRZ mail servers ending up on so-called "denylists".

Full mailbox 

Your mailbox has a certain size (usually 3 GiB). If you exceed this, you will no longer be able to send or receive e-mails.

When you get to the limit, you will first receive a warning mail (From: Microsoft Outlook - quota-warning@ads.mwn.de), if the memory consumption continues to increase, you will no longer be able to send messages, and if the quota is significantly exceeded, you will no longer be able to receive messages.

Nach dem Klick auf weitere Details öffnet sich das Fenster, in dem Sie die E-Mail schreiben, erneut. Diesmal ist ein Banner eingeblendet, das den genauen Grund nennt, weshalb Sie nicht versenden konnten. 

After clicking on more details, the window where you write the email opens again. This time there is a banner that tells you the exact reason why you could not send. 

Den aktuellen Füllstand können Sie sehen, wenn Sie in die Optionen wechseln (Klick oben rechts auf das Zahnrad → "Optionen").

Es kann aber auch sein, dass nicht Ihre Mailbox, sondern die Mailbox der Person voll ist, an die Sie eine E-Mail versenden wollen.

You can see the current mailbox size when you switch to the options (click on the gearwheel at the top right → "Options").

However, it may be that it is not your mailbox that is full, but the mailbox of the person to whom you want to send an mail.