Einrichtung

Öffnen Sie die Systemeinstellungen und wählen Sie "Internet-Accounts" aus. Wenn Sie oben rechts bei Suchen "Exchange" eintippen bzw. anfangen Exchange einzutippen, wird dies hervorgehoben.

Fügen Sie dann einen Exchange-Account hinzu. Wenn Sie bereits ein Konto (engl. Account) eingerichtet haben, fügen Sie ein neues über das kleine Plus unten links hinzu. Über das Minus direkt daneben können Sie dann auch wieder ein Konto entfernen.

Falls Sie noch kein Konto eingerichtet haben, wählen Sie aus der Liste auf der rechten Seite Exchange aus.

Geben Sie im nächsten Schritt Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an.

Nachdem Sie auf Anmelden geklickt haben, werden Sie gefragt, ob Ihre E-Mail-Adresse an Microsoft gesendet werden soll, um Ihre Account-Informationen zu finden. Dies ist nicht notwendig, da die Accountinformationen dort nicht zu finden sind.

Klicken Sie stattdessen auf "Manuell Konfigurieren".

Wenn bei Ihrer Kennung der Login auch mit der Mailadresse funktioniert, dann müssen sie nur noch ihr Passwort eingeben und die Kontoeinrichtung ist abgeschlossen. Der Dialog dazu sollte wie folgt aussehen:

Sollte es zu einer Fehlermeldung kommen, müssen sie im folgenden Dialog noch Ihren Benutzernamen ergänzen: Geben Sie als Benutzernamen Ihre Kennung zusammen mit der Domain "ads" in der Form "ads\Kennung" ein, im Beispiel von Max Mustermann also "ads\di69soz".

Bei der aktuellen Version von Apple Mail müssen Sie zunächst Ihren Benutzernamen auf "ads\Kennung" ändern und außerdem "xmail.mwn.de" als Interne und Externe URL eintragen.

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Setup

Open the System Preferences and select "Internet Accounts". When you type or start typing Exchange at the top right of Search, it will be highlighted.

Then add an Exchange account. If you have already created an account, add a new one by clicking on the small plus in the lower left corner. You can also remove an account by clicking on the minus sign next to it.

If you have not yet set up an account, select Exchange from the list on the right.

In the next step, enter your name and Email Address.

After you click Log In, you will be asked if you want your email to be sent to Microsoft to find your account information. This is not necessary because the account information cannot be found there.

Instead, click on "Configure manually".

If the login also works with your mail address, then you only need to enter your password and the account setup is complete. The dialog should look like this:

If you get an error message, you have to add your user name in the following dialog: Enter your user name together with the domain "ads" in the form "ads\account", in the example of Max Mustermann "ads\di69soz".

With the current version of Apple Mail, you must first change your username to "ads\account" and additionally enter "xmail.mwn.de" as Internal and External URL. 

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Shared Mailbox 

Shared Mailboxen bieten die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung einer Mailbox. Anwendungsszenarien sind z.B. Funktionsadressen (wie info@domain.de), gemeinsame Lehrstuhlkalender (z.B. zur Urlaubsplanung) oder gemeinsame Kontakte des Lehrstuhls, die alle lesen dürfen bzw. die mehrere Personen gemeinsam verwalten.

E-Mail

Bei Apple Mail ist das Problem beim Konfigurieren der Shared Mailbox, dass man nicht gleich den richtigen Postausgangsserver angeben kann, da Apple Mail versucht, sich mit dem angegebenen Benutzernamen am Postausgansserver anzumelden. In der Form, die für Shared Mailboxen verwendet werden muss, kann man sich jedoch nicht an "postout.lrz.de" anmelden. Aus diesem Grund muss zuerst ein anderer Server angeben und später auf den richtigen Server ("postout.lrz.de") umgestellt werden.

Öffnen Sie die Systemeinstellungen und wählen Sie Internet-Accounts aus. Um ein Konto hinzuzufügen, klicken Sie unten links auf das Plus.

Da die Shared Mailbox in Apple Mail wegen der Form, in der der Benutzername angegeben werden muss, nicht wie eine normale Exchange Mailbox eingebunden werden kann, müssen Sie über "Anderen Account hinzufügen ..." die Auswahl erweitern und dann "Mail-Account" auswählen.

Im nächsten Schritt werden Sie nach der E-Mail-Adresse und dem Passwort gefragt. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Shared Mailbox an und Ihr eigenes Passwort. Der Versuch, die Einstellungen automatisch abzurufen, wird fehlschlagen. Erst beim zweiten Mal wird nach dem Benutzernamen gefragt.

Wenn die Einrichtung geklappt hat, können Sie auswählen, ob sie nur die E-Mails oder auch Ihre Notizen synchronisiert haben wollen. Wenn die Mailbox für das Empfangen von E-Mails eingerichtet ist, muss der Postausgangsserver geändert werden.

Dazu müssen Sie in die Einstellungen der Mail App wechseln und dort zu Accounts wechseln. Klicken Sie jetzt auf den gerade eben eingerichteten IMAP Account und wechseln Sie dann auf den Reiter Servereinstellungen.

Shared Mailbox 

Shared mailboxes offer the possibility to collaboratively edit a mailbox. Application scenarios include function addresses (such as info@domain.de), shared chair calendars (e.g. for vacation planning), or shared contacts of the chair that everyone is allowed to read or that several people manage together.

Email

The problem with Apple Mail when configuring the shared mailbox is that you cannot specify the correct outgoing mail server right away, because Apple Mail tries to log on to the outgoing mail server with the specified user name. However, in the form that must be used for shared mailboxes, it is impossible to log on to "postout.lrz.de". For this reason, you must first specify a different server and later change to the correct server ("postout.lrz.de").

Open the System Preferences and select Internet Accounts. To add an account, click on the plus at the bottom left.

Since the shared mailbox in Apple Mail cannot be included like a normal Exchange mailbox due to the form in which the user name must be specified, you must expand the selection via "Add other account ..." and then select "Mail account".

In the next step you will be asked for the email address and password. Enter the shared mailbox email address and your own password. The attempt to retrieve the settings automatically will fail. Only the second time you will be asked for the username.

When the setup has worked, you can select whether you want to have only the emails or also your notes synchronized. If the mailbox is set up to receive emails, you need to change the outgoing mail server.

To do this, you need to go to the Mail App settings and switch to Accounts. Now click on the IMAP account you just set up and then switch to the Server settings tab.

Kalender

In der Apple Kalender-App auf dem Mac ist es möglich, den Kalender einer Shared Mailbox einzubinden. Dazu muss man jedoch zuvor die Stellvertreter­berechtigung für sich selbst in der Shared Mailbox einrichten.

Wenn Sie diese Berechtigung eingerichtet haben, öffnen Sie zum Einrichten des Kalenders die Einstellungen der Kalender-App. Dort wechseln Sie auf Accounts und wählen dann den Reiter "Vollmacht" aus.

Zum Hinzufügen klicken Sie auf das Plus. Wenn Sie dann anfangen, die Kennung oder die E-Mail-Adresse einzugeben, werden Ihnen Vorschläge angezeigt. Wählen Sie daraus die gewünschte Mailbox aus, sonst funktioniert es nicht.

Damit der Kalender angezeigt wird, muss der Haken bei "Anzeigen" gesetzt werden.

Kalender hinzufügen/freigeben

Wenn Sie einen freigegebenen Kalender in die Kalender-App hinzufügen bzw. Ihren eigenen Kalender für andere freigeben wollen, öffnen Sie die Kalendereinstellungen.

Gehen Sie in der Menüleiste auf Kalender und wählen Sie dann "Einstellungen..." aus. Der Tastaturbefehl lautet Kommandotaste-Komma.

Wechseln Sie vom Reiter "Allgemein" auf "Accounts" und dann von "Accountinformationen" zu "Vollmacht".

Eigenen Kalender freigeben 

Um Ihren Kalender freizugeben, klicken Sie in den Kalender­einstellungen bei Vollmacht unten rechts auf "Bearbeiten...".

Es öffnet sich ein Fenster. Klicken Sie dort auf das kleine Plus und suchen Sie dann in der erschienenen Zeile nach der Person, die die Freigabe erhalten soll.

Wenn Sie den Nutzer ausgewählt haben, können Sie die Berechtigungen noch anpassen. Klicken Sie hierfür in der Spalte Kalender auf "Nur Lesen". Es öffnet sich folgendes Menü, daraus wählen Sie die Berechtigungsstufe, die vergeben werden soll.

Anschließend können Sie noch wählen, ob Sie ihre Aufgaben auch teilen wollen oder nicht. Wenn Sie dies nicht wollen, stellen Sie dort von "Nur lesen" auf "Keine Berechtigungen" um.

Mit "Fertig" schließen Sie das Freigeben ab.

Freigegebenen Kalender einbinden

Leider ist es nicht möglich, die Frei-/Gebuchtzeiten anderer Kalender im Apple-Kalender anzuzeigen. Um einen fremden Kalender zu öffnen, benötigen Sie mindestens Leserechte.

Wenn Sie in den Kalender­einstellungen bei Vollmacht auf das Plus unten links klicken, können Sie in der erschienenen Zeile nach der Person suchen, die Ihnen den Kalender freigegeben hat. Sie können nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse suchen.

Wählen Sie die entsprechende Person aus und setzen Sie den Haken bei "Anzeigen".

Wenn Sie den Haken gesetzt haben, erscheint der Kalender in der Kalender-App unter "Bevollmächtigte".

Calendar

In the Apple Calendar app on the Mac, it is possible to include the calendar of a shared mailbox. However, to do this, you must first set up the delegate permission for yourself in the shared mailbox.

Once you've set up this permission, to set up the calendar, open the Calendar app's Preferences. There, switch to Accounts and then select the "Delegation" tab.

To add it, click the plus. Then, when you start entering the account or the email, you will see suggestions. Select the desired mailbox from them, otherwise it will not work.

In order for the calendar to be displayed, the "Show" checkbox must be checked.

Add/share calendar

If you want to add a shared calendar to the Calendar app or share your own calendar with others, open the Calendar settings.

Go to Calendar in the menu bar and then select "Preferences...". The keyboard shortcut is Command-Comma.

From the "General" tab, switch to "Accounts" and then from "Account information" to "Delegation".

Share your own calendar 

To share your calendar, click on "Edit..." at the bottom right of the Delegation in the calendar preferences.

A window will open. Click there on the small plus and then search in the appeared line for the person who should receive the access.

Once you have selected the user, you can still adjust the permissions. To do this, click on "Read only" in the Calendar column. The following menu opens, from which you select the permission level to be assigned.

Afterwards you can still choose whether you want to share your tasks as well or not. If you do not want to do this, change the setting from "Read only" to "No permissions".

Click "Done" to complete the sharing process.

Open shared calendar

Unfortunately, it is not possible to display the free/busy times of other calendars in the Apple calendar. To open a third-party calendar, you need at least read permissions.

If you click on the plus in the lower left corner of the calendar settings, you can search for the person who shared the calendar with you in the row that appears. You can search by name or email.

Select the appropriate person and check the "Show" box.

When checked, the calendar will appear in the Calendar app under "Delegates".

Hinweise

Filterregeln

Filterregeln, die Sie in Apple Mail anlegen, werden nicht auf den Exchange Server übertragen. Wir empfehlen deshalb, Filterregeln in Outlook on the Web anzulegen.

Wie richte ich eine Abwesenheitsmeldung ein?

Machen Sie einen Rechtsklick auf "Eingang". Wenn Sie mehrere Mailboxen eingebunden habe, machen Sie den Rechtsklick auf die E-Mail-Adresse, unterhalb vom Posteingang. Wählen Sie dann "Accountinformationen". Wechseln Sie nun auf "Abwesend".

Sie können unterschiedliche Abwesenheits­meldungen für Absender innerhalb (alle auf dem Exchange Server) und außerhalb der Einrichtung konfigurieren.

Ihre Abwesenheits­meldung wird übrigens weder durch Post von Mailinglisten noch durch als Spam markierte Post ausgelöst.

Typische Fehlermeldungen

Warum kann ich keine E-Mails mehr versenden?

Notes

Filter rules

Filter rules that you create in Apple Mail are not transferred to the Exchange Server. We therefore recommend that you create filter rules in Outlook on the Web.

How do I set up an out of office message?

Make a right click on "Inbox". If you have multiple mailboxes, right-click on the email address below the Inbox. Then select "Account info". Now switch to "Out of Office".

You can configure different out of office messages for senders inside (all on the Exchange Server) and outside the setup.

By the way, your out-of-office message will not be triggered by mail from mailing lists or mail marked as spam.

Typical error messages

Why can't I send emails anymore?

Volles Postfach

Ihre Mailbox hat eine bestimmte Größe (in der Regel 3 GiB). Wenn Sie diese überschreiten, ist es Ihnen nicht mehr möglich, E-Mails zu versenden oder zu empfangen.

Wenn Sie an die Grenze kommen, erhalten Sie zunächst eine Warn-Mail (Von: Microsoft Outlook - quota-warning@ads.mwn.de). Bei weiterem Anstieg des Speicherverbrauchs können Sie keine Nachrichten mehr senden. Bei deutlichem Überschreiten des Quotas können Sie auch keine Nachrichten mehr empfangen.

Wenn Sie die Grenze zum Versenden erreicht haben, geht bei einem Sendeversuch die folgende Meldung auf, die auf die Überschreitung des Postfach-Kontigents hinweist.

Die aktuelle Größe Ihrer Mailbox können Sie sehen, wenn Sie einen Rechtsklick auf "Eingang" machen. Wenn Sie mehrere Mailboxen eingunden haben, machen Sie den Rechtsklick auf die E-Mail-Adresse unterhalb vom Posteingang. Wählen Sie dann "Accountinformationen". Dort sehen Sie auch die Größen der einzelnen Ordner. Leider können Sie hier weder sehen, welches Quota Sie haben (wie groß Ihre Mailbox werden darf), noch zu wieviel Prozent Ihre Mailbox belegt ist. Dies können Sie aber in Outlook on the Web nachsehen.

Full mailbox

Your mailbox has a certain size (usually 3 GiB). If you exceed it, you will not be able to send or receive emails.

When you get to the limit, you will first receive a warning mail (From: Microsoft Outlook - quota-warning@ads.mwn.de). If the memory consumption continues to increase, you will no longer be able to send messages. If the quota is significantly exceeded, you will also no longer be able to receive messages.

If you have reached the limit for sending, the following message will pop up when you try to send, indicating that you have exceeded the mailbox quota.

You can see the current size of your mailbox by right-clicking on "Inbox". If you have several mailboxes, right-click on the email address below the Inbox. Then select "Account Info". There you will also see the sizes of the individual folders. Unfortunately, you cannot see here what quota you have (how large your mailbox may become), nor what percentage of your mailbox is occupied. But you can check this in Outlook on the Web.

Verschlüsseln und Signieren

Wenn Sie sich genauer über Verschlüsselung, digitale Signaturen oder Zertifikate informieren möchten, lesen Sie unsere Dokumentation Verschlüsselung, digitale Signaturen, Zertifikate (http://www.lrz.de/services/pki/einf/).

Kurz zu den wesentlichen Eigenschaften von signierten und verschlüsselten E-Mails:

• Durch das Signieren einer E-Mail wird sichergestellt, dass diese auf dem Weg vom Absender zum Empfänger nicht unbemerkt manipuliert werden kann. Ob die E-Mail verschlüsselt übertragen wird, hängt davon ab, ob die beteiligten Mailsysteme Transportverschlüsselung unterstützen.
• Durch das Verschlüsseln einer E-Mail wird der Inhalt bereits vor dem Versand verschlüsselt und daher unabhängig von den Eigenschaften der beteiligten Mailsysteme verschlüsselt übertragen (und auch verschlüsselt in der Mailbox abgelegt). Beim Arbeiten mit Verschlüsselung ist unbedingt darauf zu achten das eigene Zertifikat (vor allem den privaten Schlüssel) verlustsicher aufzubewahren, da sonst verschlüsselte E-Mails nicht mehr gelesen werden können – weder selbst verschlüsselte noch empfangene.

Allgemeine Vorbereitungen

Bevor Sie E-Mails signieren oder verschlüsseln können, müssen Sie Ihr Nutzerzertifikat auf Ihrem Rechner importieren. Wenn Sie von mehreren Rechnern aus E-Mails digital signiert oder verschlüsselt versenden möchten, so müssen Sie das Zertifikat auf jedem dieser Rechner importieren. Das gilt auch dann, wenn Sie verschlüsselte E-Mails auf mehreren PCs (auch in Outlook on the Web) lesen möchten.

Durch einen Doppelklick auf Ihre Zertifikatsdatei (Datei mit Endung „.pfx“), öffnet sich ein Zertifikatimport-Assistent. Es öffnet sich automatisch die Schlüsselbundverwaltung mit der Frage, ob das Zertifikat hinzugefügt werden soll. Dort wählen Sie (wenn nicht schon vorausgewählt) den Punkt „Anmeldung“ aus der Drop-Down-Liste aus und Klicken auf „Hinzufügen“.

Es öffnet sich ein neues Fenster, welches Sie zur Eingabe eines Passworts auffordert. Dieses Passwort wurde von Ihnen festgelegt, bevor Sie das Zertifikat und den zugehörigen privaten Schlüssel in die PFX-Datei exportiert haben.

E-Mails digital mit S/MIME signieren

Um eine E-Mail mit einer digitalen Signatur zu versehen, müssen Sie, nachdem Sie das Zertifikat hinzugefügt haben, in Apple Mail nichts weiter tun. Apple Mail sieht selber im Schlüsselbund nach, ob für die E-Mail-Adresse ein Zertifikat vorhanden ist. Wurde ein passendes gefunden, werden alle E-Mails automatisch signiert.

Wenn Sie nicht wollen, das die E-Mail signiert wird, klicken Sie auf den blauen Button. Wenn dieser grau ist, wird die E-Mail unsigniert verschickt.

E-Mails mit S/MIME verschlüsseln

Beim Verschlüsseln gilt das gleiche wie beim Signieren. Der einzige Unterschied zum Signieren ist, Sie benötigen nicht nur Ihr eigenes Zertifikat, sondern zusätzlich noch das Zertifikat (genauer: den öffentlichen Schlüssel) des Empfängers. Wenn Sie beide Schlüssel haben, wird die E-Mail automatisch verschlüsselt und signiert versendet. Wie Sie einen öffentlichen Schlüssel bekommen, wird weiter unten beschrieben.

Wie bekomme ich das öffentliche Zertifikat eines Empfängers?

Zum verschlüsselten Versenden von E-Mails benötigen Sie immer das Zertifikat des Empfängers. Falls Sie dieses nicht besitzen, gibt es mehrere Möglichkeiten wie Sie evtl. das Zertifikat finden können:

Eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail des Empfängers

Sollten Sie bereits eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail vom Empfänger erhalten haben, so wurde Ihnen in dieser E-Mail auch das öffentliche Zertifikat übermittelt. Sobald Sie diese E-Mail geöffnet haben speichert Apple Mail das Zertifikat in Ihrem Schlüsselbund ab und Sie können verschlüsselt an diesen Empfänger versenden. 

Wo sehe ich welche Zertifikate ich gespeichert habe? 

Öffnen Sie die Schlüsselbundverwaltung und wählen Sie den Schlüsselbund "Anmeldung" aus. Im Feld links unten können Sie dann noch den Filter auf "Zertifikate" stellen.

Encrypt and sign

Briefly, the essential properties of signed and encrypted e-mails:

• Signing an e-mail ensures that it cannot be manipulated unnoticed on its way from the sender to the recipient. Whether the e-mail is transmitted in encrypted form depends on whether the mail systems involved support transport encryption.
• By encrypting an e-mail, the content is already encrypted before it is sent and is therefore transmitted in encrypted form (and also stored in the mailbox in encrypted form) regardless of the properties of the mail systems involved. When working with encryption, it is essential to keep your own certificate (especially the private key) in a loss-proof manner, as otherwise encrypted e-mails can no longer be read - neither those you have encrypted yourself nor those you have received.

General preparations

Before you can sign or encrypt e-mails, you have to import your user certificate on your computer. If you want to send digitally signed or encrypted e-mails from multiple computers, you must import the certificate on each of these computers. This also applies if you want to read encrypted emails on multiple PCs.

By double-clicking on your certificate file (file with extension ".p12" or ".pfx" ), a certificate import wizard opens. The keyring management opens automatically with the question whether the certificate should be added. There you select (if not already preselected) the item "login" from the drop-down list and click on "Add".

A new window opens asking you to enter a password. This password was set by you before you exported the certificate and its private key to the P12 file.

Sign emails digitally with S/MIME

To add a digital signature to an email, you don't have to do anything else in Apple Mail after you add the certificate. Apple Mail itself looks in the keychain to see if a certificate is available for the email address. If a suitable one was found, all emails will be signed automatically.

If you do not want the email to be signed, click on the blue button. If it is gray, the email will be sent unsigned.

Encrypting emails with S/MIME

The same applies to encryption as to signing. The only difference to signing is, you need not only your own certificate, but also the certificate (more precisely: the public key) of the recipient. If you have both keys, the email will be automatically encrypted and signed. How to get a public key is described below.

How do I get the public certificate of a recipient?

To send encrypted emails you always need the certificate of the recipient. If you don't have it, there are several ways you can possibly find the certificate:

A digitally signed or encrypted email from the recipient.

If you have already received a digitally signed or encrypted email from the recipient, the public certificate was also sent to you in this email. As soon as you have opened this email, Apple Mail saves the certificate in your keychain and you can send encrypted emails to this recipient. 

Where can I see which certificates I have stored? 

Open the keychain management and select the keychain "Login". In the field at the bottom left, you can then set the filter to "Certificates".