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Die Nutzung des Dienstes bzw. die Bereitstellung der Daten ist grundsätzlich an die für den Nutzer/die Nutzerin am LRZ registrierte Kennung und/oder E-Mailadresse gekoppelt. Wird diese Kennung deaktiviert oder gelöscht (z.B. beim Ausscheiden einer Person aus der nutzungsberechtigen Einrichtung), so werden die zugehörigen Dateien automatisch vom Speichersystem unwiederbringlich entfernt. Dabei kann es zu systembedingten Verzögerungen beim Löschen der Daten kommen. Sollte der Nutzer/die Nutzerin die Daten auch nach Löschung der Kennung noch benötigen, so ist er/sie selbst dafür verantwortlich, die Daten rechtzeitig auf andere Medien zu transferieren. Insbesondere haben auch externe andere Nutzer, die von der gelöschten bzw. deaktivierten Kennung die Berechtigung erhalten haben, keinen Zugriff mehr auf die Daten. Die Registrierungsdaten der externen Nutzer werden ebenfalls gelöscht, sofern für diese Person keine weiteren Zugriffsberechtigungen existieren.
Das LRZ behält sich das Recht vor, die Registrierungsdaten inaktiver externer Nutzer zu löschen. Als inaktiv werden registrierte Nutzer bezeichnet, die länger als ein halbes Jahr nicht auf den Dienst zugegriffen haben. Ein Nutzer kann auf Wunsch über den Service Desk seiner Einrichtung oder über den LRZ Service Desk die Deaktivierung bzw. Löschung seines Accounts beantragen.

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