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Einrichtung

Outlook 2016

Starten Sie Outlook.

Falls bei Ihnen Outlook nicht mit einem Willkommen-Fenster startet, ist bereits ein Profil konfiguriert.

Fenster Willkommen bei Microsoft Outlook 2016. Große Schrift, Willkommen bei Outlook 2016. Outlook hilft Ihnen bei der Organisation Ihres Lebens mit leistungsstarken Tools für E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben. Los geht's. Mit den nächsten Schritten fügen Sie Ihr E-Mail-Konto hinzu. Ganz unten rechts, Schaltflächen abgeblendet Zurück, Weiter, Abbrechen.


Wenn Sie in Ihr bestehendes Profil ein weiteres Exchange-Postfach einbinden möchten, gehen Sie bitte auf „Datei → Konto hinzufügen“.

Fensterausschnitt. Linke Spalte Pfeil nach links im Kreis für zurück. Ausgewählt Informationen. Weitere Punkte. Rechts davon das Hauptfeld. Große Schrift, Kontoinformationen. Auswahlfeld X-artiges Symbol, dass an 2 gekreuzte Büroklammern erinnert, 2-zeilige Beschriftung, Max.Mustermann At lrz.de, Microsoft Exchange. Darunter markiert, Schaltfläche Pluszeichen, Konto hinzufügen. Danach noch die Kontoeinstellungen.


Tragen Sie Ihren Namen sowie Ihre E-Mailadresse in den Assistenten ein und klicken Sie dann auf „Weiter.

Achten Sie dabei darauf, Ihre Haupt-E-Mail-Adresse zu verwenden, sowie auf eine korrekte Schreibweise ohne Leerzeichen o.ä.

Anhand dieser Informationen wird nun Outlook automatisch für Sie konfiguriert (Autodiscover).

Fenster Konto hinzufügen. Konto automatisch einrichten. Outlook kann Ihre E-Mail-Konten automatisch konfigurieren. Ausgewählter Radioknopf, E-Mail-Konto. Ihr Name, Eingabefeld Max Mustermann, darunter, Beispiel, Heike Molnar. E-Mail-Adresse, Eingabefeld Max.Mustermann At lrz.de, darunter, Beispiel, heike At contoso.com. Kennwort, leeres Eingabefeld. Kennwort erneut eingeben, leeres Eingabefeld, darunter, Geben Sie das Kennwort ein, das Sie vom Internetdienstanbieter erhalten haben. Radioknopf, Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen. Ganz unten rechts, Schaltflächen abgeblendet Zurück, Weiter, Abbrechen.


Bestätigen Sie die Nachfrage zur Autokonfiguration mit „Zulassen. Bitte setzen Sie außerdem den Haken, damit Ihre Einstellungen auch in Zukunft automatisch aktualisiert werden können.

Fenster Microsoft Outlook. Symbol geschlossenes Schloss. Konfigurieren von max.mustermann At lrz.de-Servereinstellungen für diese Website zulassen, Fragezeichen. https Doppelpunkt Schrägstrich Schrägstrich www.lrz.de Schrägstrich autodiscover Schrägstrich autodiscover.xml. Das Konto wurde für die Einstellungen auf diese Website umgeleitet. Sie sollten nur Einstellungen aus Quellen zulassen, die Sie kennen und denen Sie vertrauen. Markiert Kästchen mit Pfeil, Zukünftig nicht mehr zu dieser Website fragen. Darunter rechts, Schaltflächen markiert Zulassen, Abbrechen.


Geben Sie als Benutzernamen Ihre Kennung zusammen mit der Domain ads in der Form ads\Kennung ein, im Beispiel von Max Mustermann also ads\di69soz.

Je nachdem welche Betriebssystemversion Sie verwenden, sieht der folgende Passwortdialog etwas anders aus.

Falls Ihre Ihre E-Mail-Adresse schon eingetragen ist, wählen Sie unter „Weitere Optionen“ „Anderes Konto verwenden“ aus.

Fenster Windows-Sicherheit. Große Schrift, Microsoft Outlook. Verbindung mit max.mustermann At lrz.de wird hergestellt. max.mustermann At lrz.de. Leeres Eingabefeld für Kennwort. Leeres Kästchen, Anmeldedaten speichern. Markiert und anklickbar Weitere Optionen. Schaltflächen OK, Abbrechen.

»
Wenn Sie Ihre Anmeldeinformationen speichern möchten, setzen Sie einfach den Haken bei "Anmeldedaten speichern".
»

Fenster Windows-Sicherheit. Große Schrift, Microsoft Outlook. Verbindung mit max.mustermann At lrz.de wird hergestellt. Markiert 2 Felder, ads Rückwärtsschrägstrich di69soz, darunter Eingabefeld ausgewählt Dicke Punkte. Domäne, ads. Leeres Kästchen, Anmeldedaten speichern. Anklickbar Weitere Optionen. Symbol Schlüssel, max.mustermann At lrz.de. Symbol SIM-Karte, Smartcard für Verbindung verwenden. Markiert und ausgewählt Symbol Person, Anderes Konto verwenden. Schaltflächen markiert OK, Abbrechen.


Sobald die Konfiguration für Ihr Konto abgeschlossen ist, können Sie den Assistenten mit einem Klick auf „Fertig stellen“ beenden.

Fenster Konto hinzufügen. Der Vorgang wurde erfolgreich abgeschlossen. Konfiguration. Outlook schließt die Konfiguration Ihres Kontos ab. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Haken, Netzwerkverbindung herstellen. Haken, Nach Max.Mustermann At lrz.de-Einstellungen suchen. Haken, Am E-Mail-Server anmelden. Herzlichen Glückwunsch. Das E-Mail-Konto wurde erfolgreich konfiguriert und kann jetzt venwendet werden. Darunter mit etwas Abstand, links Leeres Kästchen, Kontoeinstellungen ändern, rechts Schaltfläche Weiteres Konto hinzufügen... Ganz unten rechts, Schaltflächen abgeblendet Zurück, Fertig stellen, Abbrechen.

Danach startet Outlook und steht Ihnen zur Benutzung zur Verfügung.


Outlook 2019

(lightbulb) Die Anleitung wurde mit der On-Premise Version von Outlook 2019 erstellt, der Einrichtungsassistent kann bei der Office365-Version anders aussehen. 

Starten Sie Outlook und geben Sie Ihre E-Mailadresse ein. 

Falls bei Ihnen Outlook nicht mit einem Willkommen-Fenster startet, ist bereits ein Konto konfiguriert.

Fenster. Große Schrift, Willkommen bei Outlook. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, um Ihr Konto hinzuzufügen. Auswahlfeld Max.Mustermann At lrz.de. Ausklappbar Erweiterte Optionen. Schaltfläche Verbinden.


Wenn Sie in Ihr bestehendes Profil ein weiteres Exchange-Postfach einbinden möchten gehen Sie bitte auf „Datei → Konto hinzufügen“.

Es öffnet sich dann das Willkommens Fenster (siehe oben).

Fensterausschnitt. Linke Spalte Pfeil nach links im Kreis für zurück. Ausgewählt Informationen. Weitere Punkte. Rechts das Hauptfeld. Große Schrift, Kontoinformationen. Auswahlfeld X-artiges Symbol, dass an 2 gekreuzte Büroklammern erinnert, 2-zeilige Beschriftung, Max.Mustermann At lrz.de, Microsoft Exchange. Darunter markiert, Pluszeichen, Konto hinzufügen. Danach noch die Kontoeinstellungen.


Wählen Sie als Kontotyp Exchange aus. 

Fenster. Pfeil nach links im Kreis für zurück. Große Schrift, Kontotyp auswählen. 3 Symbole mit Beschriftung, Office 365, Outlook.com, Google. 3 Symbole mit Beschriftung, ausgewählt Exchange, POP, IMAP.

Bestätigen Sie die Nachfrage zur Autokonfiguration mit „Zulassen. Bitte setzen Sie außerdem den Haken, damit Ihre Einstellungen auch in Zukunft automatisch aktualisiert werden können.

Fenster Microsoft Outlook. Symbol geschlossenes Schloss. Konfigurieren von max.mustermann At lrz.de-Servereinstellungen für diese Website zulassen, Fragezeichen. https Doppelpunkt Schrägstrich Schrägstrich www.lrz.de Schrägstrich autodiscover Schrägstrich autodiscover.xml. Das Konto wurde für die Einstellungen auf diese Website umgeleitet. Sie sollten nur Einstellungen aus Quellen zulassen, die Sie kennen und denen Sie vertrauen. Markiert Kästchen mit Pfeil, Zukünftig nicht mehr zu dieser Website fragen. Darunter rechts, Schaltflächen markiert Zulassen, Abbrechen.

Geben Sie als Benutzernamen Ihre Kennung zusammen mit der Domain ads in der Form ads\Kennung ein, in dem Beispiel von Max Mustermann also ads\di69soz.

Je nachdem welche Betriebssystemversion Sie verwenden, sieht der folgende Passwortdialog etwas anders aus.

Falls dort schon Ihre E-Mail-Adresse eingetragen ist, wählen Sie unter „Weitere Optionen“ „Anderes Konto verwenden“ aus.

Fenster Windows-Sicherheit. Große Schrift, Microsoft Outlook. Verbindung mit max.mustermann At lrz.de wird hergestellt. max.mustermann At lrz.de. Leeres Eingabefeld für Kennwort. Leeres Kästchen, Anmeldedaten speichern. Markiert und anklickbar Weitere Optionen. Schaltflächen OK, Abbrechen.

»
Wenn Sie Ihre Anmeldeinformationen speichern möchten, können Sie einfach den Haken bei der Passworteingabe setzen.
»

Fenster Windows-Sicherheit. Große Schrift, Microsoft Outlook. Verbindung mit max.mustermann At lrz.de wird hergestellt. Markiert 2 Felder, ads Rückwärtsschrägstrich di69soz, darunter Eingabefeld ausgewählt Dicke Punkte. Domäne, ads. Leeres Kästchen, Anmeldedaten speichern. Anklickbar Weitere Optionen. Symbol Schlüssel, max.mustermann At lrz.de. Symbol SIM-Karte, Smartcard für Verbindung verwenden. Markiert und ausgewählt Symbol Person, Anderes Konto verwenden. Schaltflächen markiert OK, Abbrechen.

Wählen Sie abschließend zweimal OK.


Fenster. Max.Mustermann At lrz.de wird hinzugefügt. Große Schrift, Kontoeinrichtung abgeschlossen. Schaltfläche OK. Leeres Kästchen, Outlook Mobile auch auf meinem Telefon einrichten.


Shared Mailbox 

Shared Mailboxen bieten die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung einer Mailbox.
Anwendungsszenarien sind z.B. Funktionsadressen (wie info@domain.de), gemeinsame Lehrstuhlkalender (z.B. zur Urlaubsplanung) und gemeinsame Kontakte des Lehrstuhls, die alle lesen dürfen bzw. die mehrere Personen gemeinsam verwalten. 

Anchor
Outlook Shared Mailbox
Outlook Shared Mailbox
Wie binde ich eine Shared Mailbox in Outlook ein?

Wenn Sie Outlook verwenden, sollte das Einbinden von Shared Mailboxen am besten so erfolgen, wie es in diesem Abschnitt beschrieben wird. Dann ist nämlich gewährleistet, dass bei der Bearbeitung von Mails der Shared Mailbox gelöschte Mails auch in den „Gelöschten Elementen“, versendete Mails in den „Gesendeten Elementen“ und gespeicherte Entwürfe im Ordner „Entwürfe“ der Shared Mailbox landen, und nicht in den entsprechenden Ordnern der eigenen Mailbox. Damit können alle Kolleg:innen, die auch Zugriff auf die Shared Mailbox haben, auf alle von Ihnen gesendeten, gelöschten und als Entwurf gespeicherten E-Mails zugreifen.

Für ältere Outlook-Versionenoder beim Einbinden der Shared Mailbox innerhalb der eigenen Mailbox (siehe Freigegebene Mailbox hinzufügen) kann man das zuvor beschriebene Verhalten nur durch Registry-Eingriffe erzwingen – siehe dazu:

Leider ist uns bislang keine Möglichkeit bekannt, wie man das Verhalten auch für gespeicherte Entwürfe erzwingen kann.

Einbinden einer Shared Mailbox als separates Konto

Gehen Sie dazu auf
„Datei → Konto hinzufügen“.

Fensterausschnitt. Linke Spalte Pfeil nach links im Kreis für zurück. Ausgewählt Informationen. Weitere Punkte. Rechts das Hauptfeld. Große Schrift, Kontoinformationen. Auswahlfeld X-artiges Symbol, dass an 2 gekreuzte Büroklammern erinnert, 2-zeilige Beschriftung, Max.Mustermann At lrz.de, Microsoft Exchange. Darunter markiert, Pluszeichen, Konto hinzufügen. Danach noch die Kontoeinstellungen.

Geben Sie nur die E-Mailadresse der Shared Mailbox ein und klicken Sie auf „Weiter“ und danach auf „Fertig stellen“.

Fenster Konto hinzufügen. Konto automatisch einrichten. Outlook kann Ihre E-Mail-Konten automatisch konfigurieren. Ausgewählter Radioknopf, E-Mail-Konto. Ihr Name, leeres Eingabefeld, darunter, Beispiel, Heike Molnar. E-Mail-Adresse, Eingabefeld musterteam At lrz.de, darunter, Beispiel, heike At contoso.com. Kennwort, leeres Eingabefeld. Kennwort erneut eingeben, leeres Eingabefeld, darunter, Geben Sie das Kennwort ein, das Sie vom Internetdienstanbieter erhalten haben. Radioknopf, Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen. Ganz unten rechts, Schaltflächen abgeblendet Zurück, Weiter, Abbrechen.

Im Anschluss daran werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie Outlook neu starten müssen. Sobald Sie das getan haben, werden Sie nach den Anmeldeinformationen der Shared Mailbox gefragt.

Dort müssen Sie wie bei Ihrer persönlichen Mailbox ads\Kennung eingeben (also nicht die Kennung der Shared Mailbox).

Fenster Windows-Sicherheit. Große Schrift, Microsoft Outlook. Verbindung mit musterteam At lrz.de wird hergestellt. ads Rückwärtsschrägstrich di69soz. Eingabefeld ausgewählt Dicke Punkte. Leeres Kästchen, Anmeldedaten speichern. Anklickbar Weitere Optionen. Schaltflächen OK, Abbrechen.


Kalender- und Mailbox-Freigaben

Im Folgenden wird erklärt, wie Sie Personen oder Gruppen Zugriff auf Teile Ihres Exchange-Accounts gewähren und wie Sie auf Freigaben, die Ihnen erteilt wurden, zugreifen können.

Note

Zugriff auf Teile des Exchange-Accounts kann nur für Personen und Gruppen erteilt werden, die im Adressbuch zu finden sind.

Bitte beachten Sie, dass im Adressbuch nur Personen, Shared Mailboxen, Ressourcen (Räume und Geräte) und Verteilerlisten verzeichnet sind. Wenn Sie also einer Gruppe von Personen Zugriff auf Teile Ihres Accounts einräumen möchten, und Sie diese Gruppe nicht in Ihren Adresslisten finden können, dann bedeutet das, dass die Gruppe keine Verteilerliste ist.

Feststellen, welche Personen Zugriff auf welchen Teil meiner Daten haben

Das geht in Outlook durch einen Rechtsklick auf die Ressource, für die Sie Freigaben erteilt haben (also z.B. auf das Kalendersymbol in der linken Leiste, wie Sie im nächsten Bild sehen können).

Über den Befehl „Eigenschaften“ bekommen Sie alle Eigenschaften von der Ressource angezeigt. Klicken Sie dort auf den Reiter „Berechtigungen“ um zu sehen, wer wie auf die Ressource zugreifen darf.
An dieser Stelle können Sie auch Änderungen vornehmen.

Fenster Posteingang, Eigenschaften. 5 Registerkarten, Allgemein, AutoArchivierung, Richtlinie, ausgewählt Berechtigungen, Synchronisierung. Tabelle mit 2 Spalten Name, Berechtigungsstufe. 2 Einträge. Ausgewählt Standard, Keine. Anonym, Keine. Unter der Tabelle 3 Schaltflächen Hinzufügen..., Entfernen, abgeblendet Eigenschaften. Kasten Berechtigungen, Anfang. Berechtigungsstufe, Auswahlfeld Keine. Es folgen 4 Unterkästen. Links Kasten Lesen. Ausgewählter Radioknopf, Keine. Radioknopf, Alle Details. Rechts Kasten Schreiben. 4 Angaben, alle mit leeren Kästchen, Elemente erstellen, Unterordner erstellen, Eigene bearbeiten, Alles bearbeiten. Darunter links Kasten Elemente löschen. Ausgewählter Radioknopf, Keine. Radioknopf, Eigene. Radioknopf, Alle. Rechts Kasten Sonstiges. 3 Angaben, alle mit leeren Kästchen, Besitzer des Ordners, abgeblendet Ordnerkontaktperson, Ordner sichtbar. Kasten Berechtigungen, Ende. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen, abgeblendet Übernehmen.Image Modified


Freigaben erteilen

Frei/Gebucht-Zeiten des Kalenders freigeben

Wenn Sie die Frei/Gebucht-Zeiten freigeben, können andere sehen, wann Sie Termine haben bzw. wie Sie verfügbar sind. (Die Standardeinstellung bei den meisten Kunden ist, dass nur die Verfügbarkeit sichtbar ist.)

Dies ist hilfreich bei der Organisation von Besprechungen, denn so sieht der/die Einladende im Terminplanungsassistenten auf einem Blick, wann welche:r Teilnehmende keine Zeit hat bzw. wann der beste Termin ist.

Kalender-Fenster Unbenannt - Besprechung. 8 Registerkarten, ausgewählt Besprechung. In der Befehlsgruppe Anzeigen ist ausgewählt Terminplanungs-Assistent. In der Befehlsgruppe Optionen ist ausgewählt Raumsuche. Darunter im Hauptfeld 2 Kästen. Linker Kasten des Hauptfeldes Schaltfläche Senden, rechts Symbol Lupe für Suchen, Auswahlfeld 100 Prozent. Darunter eine große Tabelle mit 3 Spalten und 4 Einträgen, Beschreibung spaltenweise. Schmale Spalte 1, Symbol Brief mit Pfeil nach unten, 3 mal Kästchen mit Haken. Schmale Spalte 2, leer, Symbol Lupe im Kreis, 2 mal Symbol Pfeil nach oben im Kreis. Spalte 3, Alle Teilnehmer, Max Mustermann, Musterteam, Musterfrau Komma Erika, darunter der Hinweis Hier einen Namen zufügen. Unter der Tabelle links 2 Schalflächen, Teilnehmer hinzufügen..., darunter Räume hinzufügen..., rechts Auswahlfeld Optionen. Rechter Kasten des Hauptfeldes eine große Tabelle mit Verschiebebalken unten und mehreren Spalten für die einzelnen Stunden, 12 Doppelpunkt 00 bis 16 Doppelpunkt 00, gleich gefolgt von 08 Doppelpunkt 00 bis 12 Doppelpunkt 00, überschrieben mit Dienstag, 19. März 2019. Die darunter liegenden Zeilen korrespondieren mit den Teilnehmern der linken Tabelle und enthalten verschieden farbige Balken, deren Bedeutung ganz unten erklärt ist, z. B. blau für Gebucht. Unter der Tabelle zwei Zeilen für einen geplanten Termin. Beginn, Datumsfeld Di 19.03.2019, Auswahlfeld 08 Doppelpunkt 00. Ende, gleiches Datumsfeld, Auswahlfeld 08 Doppelpunkt 30. In der Tabelle erscheint dieser Zeitbereich in den 32 Teilnehmerzeilen als hervorgehobene Säule. Rechts von der Tabelle ist eine Verschiebebalken für den Teilnehmerbereich beider Tabellen. Rechts vom Hauptfeld ist die Spalte Raumsuche.Image Modified

Gehen Sie wie folgt vor:

  • Rechtsklick auf Kalender,
  • Klick auf „Eigenschaften“ (Outlook),
  • Registerkarte „Berechtigungen“,
  • „Hinzufügen“,
  • Person oder Gruppe aus Adressbuch auswählen,
  • Rechte eintragen.

Um die Frei/Gebucht-Zeiten für alle freizugeben oder zu beschränken, müssen Sie in der Register­karte „Berechtigungen“ den Eintrag „Standard“ bearbeiten. Sie können dort z.B. festlegen, dass neben den Frei/Gebucht-Zeiten auch Betreff und Ort oder auch alle Details sichtbar sind.

Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre Frei/Gebucht-Zeiten für alle sichtbar sind, können Sie das wie folgt abstellen:

  • Rechtsklick auf Kalender,
  • „Freigabeberechtigungen ändern“,
  • Registerkarte „Berechtigungen“, Eintrag „Standard“ anklicken,
  • Im Bereich „Lesen“ den Button „Keine“ anklicken.

Sie können auf dem oben beschriebenen Weg auch Personen hinzufügen und detailliert bestimmen, was diese Personen dürfen und was nicht.

Kalender und Mailordner freigeben

Sie können Personen oder Gruppen aus dem Adressbuch Lesezugriff auf Ihre komplette Mailbox gewähren, indem Sie wieder einen Rechtsklick auf den freizugebenden Ordner (Kontakte, Journal, Aufgaben, Kalender, Notizen) machen und dann unter „Freigeben“ die Option „[Ordnername] freigeben“ auswählen. 

Dadurch öffnet sich eine leere E-Mail, die Sie dem/der Einzuladenden schicken. Sie suchen nun die Person aus dem Adressbuch aus, indem Sie auf den Button „An:“ klicken. Unter Details können Sie noch die gewünschte Freigabestufe auswählen.

Die Berechtigungsstufe ist, wenn nichts anderes eingestellt wird, „Prüfer“.

Berechtigungsstufen ändern

  • Rechtsklick auf den betreffenden Mailordner,
  • „Eigenschaften“,
  • Registerkarte „Berechtigungen“,
  • „Hinzufügen“,
  • Person aus Adressbuch auswählen,
  • Rechte eintragen.

Damit auf den Ordner von der anderen Person zugegriffen werden kann, muss man für alle Ordner oberhalb (inklusive der Mailbox selbst) in der Hierarchie die Berechtigung "Ordner sichtbar" vergeben. Berechtigungen werden nicht nach unten vererbt.

Berechtigungsstufen

Berechtigungsstufe

Aktivitäten, die ein Freigabebenutzer ausführen kann

Besitzer

Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente im freigegebenen Ordner. Als Besitzer kann ein:e Benutzer:in die Berechtigungsstufen ändern, die andere für den Ordner haben.

Veröffentlichender Bearbeiter   

Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente und Erstellen von Unterordnern.

Bearbeiter

Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente.

Veröffentlichender Autor

Erstellen und Lesen von Elementen, Erstellen von Unterordnern sowie Ändern und Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben.

Autor

Erstellen und Lesen von Elementen sowie Ändern und Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben.

Nicht bearbeitender Autor

Erstellen und Lesen von Elementen sowie Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben.

Prüfer

Nur Lesen von Elementen.

Mitwirkender

Nur Erstellen von Elementen.

Benutzerdefiniert

Ausführen von Aktivitäten, die der/die Ordnerbesitzer:in definiert hat.

Frei/Gebucht-Zeit, Betreff, Ort

Nur für Kalenderfreigaben, Lesen der Frei/Gebucht-Informationen sowie von Betreff und Ort von Kalenderereignissen.

Frei/Gebucht-Zeit

Nur für Kalenderfreigaben, Lesen der Frei/Gebucht-Informationen, von Kalenderereignissen.

Keine

Ausführung keiner Aktivitäten. Der Benutzer verbleibt in der Berechtigungsliste, hat aber keine Berechtigung und kann den Ordner nicht öffnen.

Veröffentlichung von Kalendern im Web

Wenn Sie Ihren Kalender nicht nur bestimmten Personen oder Gruppen innerhalb von Exchange freigeben wollen, sondern z.B. mit einem persönlichen Kalender, den Sie bei einem anderen Anbieter im Web haben (z.B. Google) synchronisieren oder im Web veröffentlichen wollen, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten.

Es gibt für Outlook einige Tools (teils auch von Drittanbietern), die Sie nutzen können. Im Folgenden einige Hinweise und Links, wie Sie vorgehen können – je nachdem, was genau Sie machen wollen.

Bitte beachten Sie, dass wir keinen Support für spezifische Probleme mit anderen Plattformen oder Tools von Drittanbietern leisten können.

Kalender veröffentlichen

Wenn Sie Ihren Kalender mit Outlook veröffentlichen wollen, müssen Sie folgende Schritte durchführen:

Gehen Sie in Ihrem Outlook in das Kalendermodul und wählen Sie auf der linken Seite den Kalender aus, den Sie veröffentlichen möchten. Klicken Sie dann im Menüband auf „Online veröffent­lichen“ und dort auf „Diesen Kalender veröffentlichen…“.

In Ihrem Standard-Browser öffnet sich dann die Anmeldeseite von Outlook on the Web, wo Sie sich einloggen müssen. Sie gelangen dann auf die Seite „Kalenderveröffentlichung“. Dort können Sie festlegen, welchen Kalender Sie freigeben bzw. veröffentlichen möchten. Außerdem können Sie festlegen, ob Sie nur die Verfügbarkeit, eingeschränkte Details oder alle Details veröffentlichen möchten. Schließen Sie den Vorgang mit „Speichern“ (oben links) ab. Dadurch erhalten Sie zwei Links (einen ics- und einen html-Link), welche Sie denjenigen mitteilen können, die auf Ihren Kalender Zugriff erhalten sollen. Bei den Links handelt es sich um Zufallslinks, die nicht erraten werden können. Diese werden jedes Mal neu generiert, wenn Sie den Kalender erneut veröffentlichen.

Wenn Sie einen Kalender veröffentlicht haben, können Sie jederzeit die Einstellungen ändern oder die Veröffentlichung wieder beenden. Gehen Sie dabei genauso vor wie beim Veröffentlichen, und wählen Sie dann unter „Online veröffentlichen“ die Option „Diesen veröffentlichten Kalender konfigurieren…“ aus. Dadurch gelangen Sie wieder auf die Freigabeseite in Ihrem Browser und Sie können die Veröffentlichung ändern oder beenden.

Sie können die Veröffentlichung auch direkt in Outlook on the Web einstellen. Gehen Sie dazu in die Optionen und wählen Sie unter Kalender → Geteilte Kalender → Kalenderveröffentlichung.

Einblick in freigegebene Kalender, Mailboxen etc.

InOutlook können Sie Ordner anderer Benutzer:innen über „Datei → Öffnen und exportieren → Ordner eines anderen Benutzers“ öffnen. Dort können Sie dann sowohl den/die Benutzer:in als auch den Ordnertyp auswählen (Posteingang, Kalender, Aufgaben…).

Outlook ist oft sehr schlecht darin, „mitzukriegen“, dass Sie eine Freigabe bekommen haben. Wenn Sie also auf eine Freigabe nicht zugreifen können, beenden Sie Outlook und starten Sie es neu.

Nachdem ein Ordner für Sie freigegeben wurde, können Sie  den Ordner bei sich einbinden. Handelt es sich um einen Standardordner (Posteingang, Notizen, Kontakte, Kalender, Journal und Aufgaben), sind keine Unterschiede zwischen den Outlook-Versionen vorhanden. Man geht in Outlook auf „Datei → Öffnen → Ordner eines anderen Benutzers“ und wählt im dortigen Menü aus, welchen Ordner man von welcher Person einbinden will. Sofern man die Rechte darauf hat, wird dieser Ordner angezeigt und man kann damit arbeiten, je nachdem welche Berechtigungsstufe man besitzt.

Dabei ist zu beachten, dass Unterordner grundsätzlich nicht angezeigt werden und auch nicht eingebunden werden. Ebenso besitzt man auf den Unterordnern keine automatischen Rechte (es gibt keine automatische Vererbung von Rechten auf Unterordner).

Stellvertretung

Andere Personen vertreten

Sie können,sofern Sie dazu autorisiert wurden, folgende Aufgaben ausführen:

  • Mails im Namen der anderen Person schreiben:

Wenn Sie sich im Postfach der anderen Person befinden, bekommen Sie beim Schreiben einer neuen E-Mail einen „Von:“ Button eingeblendet und können auswählen, ob die E-Mail mit Ihrer Absendeadresse oder der Absendeadresse der anderen Person versendet werden soll. In letzterem Fall wird Ihre Mailadresse in einer zusätzlichen Headerzeile „Sender“ festgehalten, so dass für die Empfänger ersichtlich ist, wer die E-Mail abgeschickt hat.

Wenn der Button nicht angezeigt wird, müssen Sie in den Optionen die Anzeige des Buttons aktivieren (Knopf „Von“). Wo genau Sie hier zu klicken haben, hängt von der Outlook-Version ab – am besten konsultieren Sie die Online-Hilfe (über die Taste F1 oder den blauen runden Button mit dem Fragezeichen), indem Sie den Suchtext „Erstellen einer E-Mail Nachricht für eine andere Person“ angeben.

  • Mails im Namen der anderen Person beantworten: analog.
  • „Speichern gesendeter Objekte im Ordner Gesendete Objekte eines anderen Benutzers“: siehe gleichnamigen Abschnitt in der Outlook-Online-Hilfe.
  • Erstellen von Besprechungsanfragen/Meetings im Namen einer anderen Person:
    Aus dem Kalender einer anderen Person heraus erstellen Sie automatisch Anfragen in deren Namen.

Anchor
Mailbox hinzufügen
Mailbox hinzufügen
Freigegebene Mailbox hinzufügen

Gehen Sie dazu in Outlook auf „Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen…“.

In dem sich öffnenden Fenster müssen Sie mit Doppelklick Ihr Exchange-Konto auswählen:

Im Fenster „Konto ändern“ klicken Sie auf „Weitere Einstellungen“:

»
Wählen Sie nun den Reiter „Erweitert“ aus
und klicken Sie dort auf „Hinzufügen…“:

Jetzt müssen Sie nur noch
den Namen der Person,
deren Postfach Sie öffnen
möchten, eingeben und
mit „OK“ bestätigen.

Fenster Microsoft Exchange. 3 Registerkarten, Allgemein, ausgewählt Erweitert, Sicherheit. Kasten Postfächer. Zusätzlich diese Postfächer öffnen, Doppelpunkt. Leeres mehrzeiliges Feld, rechts daneben Schaltfläche Hinzufügen..., darunter abgeblendete Schaltfläche Entfernen. Kasten Einstellungen für den Exchange-Cache-Modus. Abgeblendet Kästchen mit Haken, Exchange-Cache-Modus verwenden. Darunter eingerückt 3 Zeilen. Kästchen mit Haken, Freigegebene Ordner herunterladen. Leeres Kästchen, Öffentliche Ordner-Favoriten herunterladen. Schaltfläche Outlook-Datendateieinstellungen... Kasten Postfachmodus. Outlook verwendet für die Kommunikation mit Microsoft Exchange den Unicodemodus. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen, abgeblendet Übernehmen.


Vertretung und „Send on Behalf“ für andere einrichten


Warning

Derzeit ist es nicht möglich, über Windows Outlook eine Stellvertretung einzurichten. Nutzen Sie dazu Outlook on the Web.


In Outlook können Sie über „Datei → Kontoeinstellungen → Zugriffsrechte für Stellvertretung“ Stellvertretungen bestimmen.

Fensterausschnitt. Ausgeklappt Kontoeinstellungen. Kontoeinstellungen... Markiert und ausgewählt, Zugriffsrechte für Stllvertretung. Anderen Personen Berechtigungen zum Empfangen von Elementen und zum Antworten in Ihrem Auftrag erteilen.


Über „Hinzufügen“ können Sie Personen aus dem Adressbuch aussuchen. Daraufhin erscheint ein weiterer Dialog, in dem Sie bestimmen können, welche Rechte Ihre Stellvertretungen bekommen sollen:

Bitte beachten Sie, dass das Recht „Send on Behalf“ nur an Objekte vergeben werden kann, die sich im Adressbuch Ihrer Organisation befinden.

Es kann nicht an beliebige Mailadressen vergeben werden, auch nicht an Verteiler/Mailinglisten oder an ActiveDirectory-Gruppen.

Fenster Stellvertretungen. 6-zeilige Erklärung. Leeres mehrzeiliges Feld, rechts daneben markierte Schaltfläche Hinzufügen..., darunter abgeblendete Schaltflächen Entfernen, Berechtigungen..., Eigenschaften. Abgeblendet die letzte Einstllung. An mich adressierte Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen, deren Organisator ich bin, übermitteln an, Doppelpunkt. Ausgewählter Radioknopf, Nur meine Stellvertretungen, aber eine Kopie der Besprechungsanfragen und Antworten an mich senden (empfohlen). Radioknopf, Nur meine Stellvertretungen. Radioknopf, Meine Stellvertretungen und mich. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen.


Beachten Sie auch, dass auf diesem Wege die Stellvertretungen automatisch das Recht „Send on Behalf“ bekommt (Bearbeiter). Wollen Sie ihnen dieses Recht gar nicht geben, sondern z.B. nur Leserechte, dann sollten Sie nur eine Freigabe einrichten.

Achten Sie darauf, dass Ihre Stellvertretungen auch Berechtigungen auf den Obersten Ordner (Ordner über Posteingang) haben, da diese sonst keine Mailordner öffnen können.

Fensterausschnitt. Ausgewählte Registerkarte Start. In der Ordnerspalte markiert der Mailboxname Max.Mustermann At lrz.de.


Filterregeln

Um die Übersichtlichkeit in einem Postfach zu erhöhen, ist es oft sinnvoll, eingehende E-Mails anhand von bestimmten Kriterien automatisch in andere Ordner zu sortieren. Exchange bietet Ihnen die Möglichkeit, serverseitige Filterregeln anzulegen.

In Outlook finden Sie unter dem Register „Datei“ den Button „Regeln und Berechtigungen verwalten“. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich das nebenstehende Fenster.

Dort können Sie neue Regeln anlegen oder schon vorhandene bearbeiten.

Fenster Regeln und Benachrichtigungen. 2 Registerkarten, ausgewählt E-Mail-Regeln, Benachrichtigungen verwalten. Markiert Neue Regel... Darunter im Wesentlichen 2 leere mehrzeilige Felder für Regeln und Regelbeschreibungen. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen, Übernehmen.


Beispiele für Filter Regeln:

Newsletter ausfiltern

Damit Newsletter gefiltert werden können, haben wir für einige große Newsletter-Versender ein Tagging eingeführt, das durch spezielle Header-Zeilen in der E-Mail erfolgt. Erstellen Sie eine Regel ohne Vorlage, die auf von Ihnen empfangene Nachrichten angewendet wird.


Fenster Regel-Assistent. Mit einer Vorlage oder leeren Regel beginnen. 1. Schritt, Vorlage auswählen. Großes Feld mit den Vorlagen in 3 Gruppen, unten mit Verschiebebalken. Gruppe 1, Den Überblick behalten, 6 Vorlagen. Gruppe 2, Auf dem Laufenden bleiben, 3 Vorlagen. Gruppe 3, Regel ohne Vorlage erstellen, 2 Vorlagen wie folgt, ausgewählt Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden, Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden. 2. Schritt, Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken). Mehrzeiliges Feld mit einer Zeile, Nach Erhalt einer Nachricht. Ganz unten rechtsbündig, Schaltflächen Abbrechen, abgeblendet Zurück, Weiter, Fertig stellen.


Wählen Sie dann "mit bestimmten Wörtern im Nachrichtenkopf" aus und geben dann für "bestimmte Wörter" "X-Newsletter-ISP" und "X-Newsletter-Sender" ein.

Fenster Regel-Assistent. Welche Bedingung(en) möchten Sie überprüfen, Fragezeichen. 1. Schritt, Bedingung(en) auswählen. Großes Feld mit Verschiebebalken rechts, sichbar 18 von 31 Bedingungen. Ausgewählt Kästchen mit Haken, mit (Unterstreichungsbeginn) bestimmten Wörtern (Unterstreichungsende) im Nachrichtenkopf. 2. Schritt, Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken). Mehrzeiliges Feld mit 2 Zeilen, Nach Erhalt einer Nachricht, mit (Unterstreichungsbeginn) bestimmten Wörtern (Unterstreichungsende) im Nachrichtenkopf. Überlagert von Fenster Text suchen. Im Nachrichtenkopf zu suchende Wörter. Eingabefeld X-Newsletter-Sender, rechts Schaltfläche Hinzufügen. Suchliste. Mehrzeiliges Feld mit einer Zeile, ausgewählt Doppelapostroph X-Newsletter-ISP Doppelapostroph, rechts Schaltfläche Entfernen. Unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen.

Wählen Sie dann noch einen Ordner aus, in den die Newsletter verschoben werden sollen und beenden Sie den Assistenten.

Fenster Regel-Assistent. Was soll mit dieser Nachricht passieren, Fragezeichen. 1. Schritt, Aktion(en) auswählen. Großes Feld mit Verschiebebalken rechts, sichbar 18 von 20 Aktionen. Ausgewählt Kästchen mit Haken, diese in den Zielordner verschieben. Unterstrichen, Zielordner. 2. Schritt, Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken). Mehrzeiliges Feld mit 3 Zeilen, Nach Erhalt einer Nachricht, mit (Unterstreichungsbeginn) Apostroph X-Newsletter-ISP Apostroph oder Apostroph X-Newsletter-Sender (Unterstreichungsende) im Nachrichtenkopf, diese in den Ordner (Unterstreichungsbeginn) Zielordner (Unterstreichungsende) verschieben. Überlagert von Fenster Regeln und Benachrichtigungen. Ordner wählen. Großes Feld mit den Ordnern von Max.Mustermann At lrz.de. Unter dem Ordner Posteingang hervorgehoben der Unterordner Newsletter. Rechts vom Feld untereinander 3 Schaltflächen, OK, Abbrechen, Neu...


Mailinglisten ausfiltern

Um E-Mails von Mailinglisten auszufiltern, erstellen Sie eine Regel analog wie bei der Newsletter Regel. Prüfen Sie auf die Header-Felder „List-Id“ und „List-Unsubscribe“ und verschieben Sie diese E-Mails in einen beliebigen Ordner.

Fenster Regel-Assistent. Welche Bedingung(en) möchten Sie überprüfen, Fragezeichen. 1. Schritt, Bedingung(en) auswählen. Großes Feld mit Verschiebebalken rechts, sichbar 18 von 31 Bedingungen. Ausgewählt Kästchen mit Haken, mit (Unterstreichungsbeginn) bestimmten Wörtern (Unterstreichungsende) im Nachrichtenkopf. 2. Schritt, Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken). Mehrzeiliges Feld mit 2 Zeilen, Nach Erhalt einer Nachricht, mit (Unterstreichungsbeginn) bestimmten Wörtern (Unterstreichungsende) im Nachrichtenkopf. Überlagert von Fenster Text suchen. Im Nachrichtenkopf zu suchende Wörter. Eingabefeld List-Unsubscribe, rechts Schaltfläche Hinzufügen. Suchliste. Mehrzeiliges Feld mit einer Zeile, Doppelapostroph List-Id Doppelapostroph, rechts abgeblendet Schaltfläche Entfernen. Unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen.

Beachten Sie, wenn Sie auch Newsletter filtern wollen, dass viele Newsletter auch diese Felder verwenden. Deswegen sollte der Filter für Newsletter vor dem Filter für Mailinglisten in der Liste der Filterregeln stehen.


Gelöschte Elemente wiederherstellen

Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte, die Sie löschen, finden sich in Outlook zunächst im speziellen Ordner „Gelöschte Elemente“.

Dort gibt es keine Gleitlöschung, die Elemente bleiben dort so lange liegen, bis Sie sie endgültig löschen:

Fensterausschnitt mit den Ordnern von Max.Mustermann At lrz.de. Markiert Gelöschte Elemente.

Doch auch das „endgültige Löschen“ ist nicht wirklich endgültig, siehe nächsten Abschnitt.

Wiederherstellung von gelöschten Elementen: Sie können sie mit der Maus dorthin ziehen, wo Sie sie haben möchten, d. h. Termine ziehen Sie auf die Schaltfläche „Kalender“ links unten oder auf die Schaltfläche „Aufgaben“ (um daraus eine Aufgabe zu machen), ebenfalls links unten, Mails auf Ihren Posteingang oder auf den Mailordner, den Sie als Ziel wollen, etc.

Wie stelle ich endgültig gelöschte Elemente wieder her?

Sogar dann, wenn Sie ein Element aus dem speziellen Ordner „Gelöschte Elemente“ gelöscht haben, können Sie es innerhalb einer Frist von 14 Tagen immer noch wiederherstellen, und zwar über „Ordner → Gelöschte Elemente wiederherstellen“ (siehe Abbildung). Das geht jedoch nur bei Ihrem Exchange-Postfach, nicht bei IMAP-Postfächern. Haben Sie ein IMAP-Postfach oder einen Ordner darin ausgewählt, sehen Sie den Menüpunkt „Gelöschte Elemente wiederherstellen“ daher nicht.

Fensterausschnitt Posteingang - Max.Mustermann At lrz.de - Outlook. Ausgewählte Registerkarte Ordner mit markiertem Reiter. In der Befehlsgruppe Aufräumen ist markiert Gelöschte Elemente wiederherstellen.

Wie stelle ich Elemente wieder her, die ich mit „Umschalt + Entf“ („Shift + Del“) gelöscht habe?

Beachten Sie, dass Sie Elemente, die Sie mit dem Tastenkürzel „Umschalt + Entf“ gelöscht haben, aus dem Ordner wiederherstellen müssen, in dem Sie sie gelöscht haben, d. h. der Ordner muss zuvor in Outlook angeklickt worden sein. Auch hier verwenden Sie „Ordner → Gelöschte Elemente wieder­her­stellen“. Beachten Sie, dass das nicht mit Outlook on the Web geht: Dort können Sie nur Elemente, die aus dem Papierkorb, also aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ endgültig gelöscht wurden, wiederherstellen.


Adressbuch

In Outlook finden Sie den Button fürs Adressbuch, in Form eines kleinen aufgeschlagenen Buches, oben, relativ weit rechts.

Sie können im Adressbuch in der Voreinstellung nur nach dem Namen (gemeint ist der Anzeigename) suchen.

Wenn Sie auf den Button „Mehr Spalten“ klicken, können Sie auch nach der Mailadresse oder der Kennung suchen. Auch Funktionsadressen, Räume und Ressourcen sind im Adressbuch eingetragen.

Fensterausschnitt Adressbuch, Suchergebnis - Globale Adressliste. Menüleiste Datei, Bearbeiten, Extras. 2 Teile. Linker Teil. Suchen, Radioknopf, Nur Name, markiert ausgewählter Radioknopf, Mehr Spalten, darunter Eingabefeld di69soz, Schaltfläche OK. Rechter Teil. Adressbuch, darunter Auswahlfeld Suchergebnis - Globale Adressliste. Unter beiden Teilen folgt die eigentliche Adressliste mit dem Eintrag Max Mustermann.



Info

Wenn man in Outlook eine neue Mail schreibt und beim Eintragen der Adressen ist, kann man mit Strg-K nach dem bisher eingetippten Text in der globalen Adressliste suchen lassen. Diese Suche ist eine echte Substring-Suche, d. h. es werden alle Einträge gefunden, in denen der Suchstring irgendwie auftaucht – also nicht etwa nur am Anfang, wie bei der Suche im Adressbuch.

Offline-Adressbuch herunterladen 

Wenn Sie manche Benutzer:innen nicht in Ihrem Offline-Adressbuch finden, kann das zwei Ursachen haben. Zum einen kann es sein, das der/die Nutzer:in neu angelegt wurde und das Adressbuch serverseitig noch nicht aktualisiert wurde (dies geschieht zweimal täglich automatisch) oder Ihr Offline-Adressbuch ist nicht aktuell. Sie können es wie folgt aktualisieren:


Klicken Sie im Office-Menüband auf Datei.





Klicken Sie auf Kontoeinstellungen .





Klicken Sie dann auf Addressbuch herunterladen...

Fensterausschnitt. Linke Spalte Pfeil nach links im Kreis für zurück. Ausgewählt Informationen. Weitere Punkte. Rechts das Hauptfeld. Große Schrift, Kontoinformationen. Auswahlfeld mit 2-zeiliger Beschriftung, Max.Mustermann At lrz.de, Microsoft Exchange. Schaltfläche Pluszeichen, Konto hinzufügen. Ausgewählt Kontoeinstellungen. Darunter das aufgeklappte Untermenü, die 5 Punkte bestehen aus einem Symbol, rechts daneben jeweils Bezeichnung und kurze Erklärung. Markiert und ausgewählt ist Punkt 3, Adressbuch herunterladen..., Eine Kopie des globalen Adressbuchs herunterladen.


Verschlüsseln und Signieren


Info

Um mit Outlook E-Mails mit S/MIME signiert oder verschlüsselt zu versenden, benötigt man ein persönliches Nutzerzertifikat.

Als Angehörige:r der TUM finden Sie Informationen zur Beantragung eines Zertifikats unter https://www.it.tum.de/zertifikate/. Sollten Sie dabei Schwierig­keiten haben, so wenden Sie sich bitte an der IT-Support der TUM (it-support@tum.de).

Für die anderen Einrichtungen im MWN ist uns derzeit keine Möglichkeit bekannt, wie man ein persönliches Nutzerzertifikat bekommen könnte.

Wenn Sie sich genauer über Verschlüsselung, digitale Signaturen oder Zertifikate informieren möchten, lesen Sie unsere Dokumentation Verschlüsselung, digitale Signaturen, Zertifikate (http://www.lrz.de/services/pki/einf/).

Note

Bitte beachten Sie, dass das hier beschriebene Verschlüsselungsverfahren mit S/MIME nicht mit dem insbesondere unter Unix/Linux verbreiteten PGP-Verfahren kompatibel ist. PGP wird von Outlook und Outlook on the Web nicht unterstützt.

Kurz zu den wesentlichen Eigenschaften von signierten und verschlüsselten E-Mails:

  • Durch das Signieren einer E-Mail wird sichergestellt, dass diese auf dem Weg vom Absender zum Empfänger nicht unbemerkt manipuliert werden kann. Ob die E-Mail verschlüsselt übertragen wird, hängt davon ab, ob die beteiligten Mailsysteme Transportverschlüsselung unterstützen.
  • Durch das Verschlüsseln einer E-Mail wird der Inhalt bereits vor dem Versand verschlüsselt und daher unabhängig von den Eigenschaften der beteiligten Mailsysteme verschlüsselt übertragen (und auch verschlüsselt in der Mailbox abgelegt). Beim Arbeiten mit Verschlüsselung ist unbedingt darauf zu achten, das eigene Zertifikat (vor allem den privaten Schlüssel) verlustsicher aufzubewahren, da sonst verschlüsselte E-Mails nicht mehr gelesen werden können – weder selbst verschlüsselte noch empfangene.


Allgemeine Vorbereitungen

Bevor Sie E-Mails signieren oder verschlüsseln können, müssen Sie Ihr Nutzerzertifikat auf Ihrem Rechner importieren. Wenn Sie von mehreren Rechnern aus E-Mails digital signiert oder verschlüsselt versenden möchten, so müssen Sie das Zertifikat auf jedem dieser Rechner importieren. Das gilt auch dann, wenn Sie verschlüsselte E-Mails auf mehreren PCs lesen möchten.

Durch einen Doppelklick auf Ihre Zertifikatsdatei (Datei mit Endung „.p12“) im Windows-Explorer öffnet sich ein Zertifikatimport-Assistent.

Fenster. Pfeil nach links für zurück, Zertifikatimport-Assistent. Zu importierende Datei. Geben Sie die Datei an, die importiert werden soll. Trennstrich. Dateiname, darunter Eingabefeld mit ausgewähltem Text C Doppelpunkt Rückwärtsschrägstrich temp Rückwärtsschrägstrich persZertifikat.p12, Schaltfläche Durchsuchen... Es folgt ein Hinweis auf mögliche Formate. Ganz unten rechts, Schaltflächen Weiter, Abbrechen.

Wählen Sie als Speicherort „Aktueller Benutzer“ aus und klicken Sie auf „Weiter“ um Ihre gewünschten Einstellungen vorzunehmen:

Fenster. Pfeil nach links für zurück, Zertifikatimport-Assistent. Willkommen. Erklärung zum Assistenten. Erklärung zum Zertifikat. Kasten Speicherort. Ausgewählter Radioknopf, Aktueller Benutzer, darunter Radioknopf, Lokaler Computer. Klicken Sie auf 'Weiter', um den Vorgang fortzusetzen. Ganz unten rechts, Schaltflächen Weiter, Abbrechen.


Geben Sie nun das Kennwort für den privaten Schlüssel ein. Außerdem können Sie sich nun entscheiden, ob Sie wollen, dass Ihr privater Schlüssel nachträglich von diesem Rechner exportiert werden kann. Wenn Sie das möchten, setzen Sie bitte den zweiten Haken in diesem Fenster. Nur wenn Sie diese Einstellung gewählt haben, können Sie (oder potentielle Angreifer!), nach Eingabe des Passworts, den privaten Schlüssel zu einem späteren Zeitpunkt exportieren.

Fenster. Pfeil nach links für zurück, Zertifikatimport-Assistent. Schutz für den privaten Schlüssel. Der private Schlüssel wurde mit einem Kennwort geschützt, um die Sicherheit zu gewährleisten. Trennstrich. Geben Sie das Kennwort für den privaten Schlüssel ein. Kasten Kennwort. Eingabefeld mit dicken Punkten. Leeres Kästchen, Kennwort anzeigen. Kasten Importoptionen mit 3 Punkten. Punkt 1. Leeres Kästchen. Hohe Sicherheit für den privaten Schlüssel aktivieren. Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Sie immer dann, wenn der private Schlüssel von einer Anwendung verwendet wird, zur Kennworteingabe aufgefordert. Punkt 2. Leeres Kästchen. Schlüssel als exportierbar markieren. Dadurch können Sie Ihre Schlüssel zu einem späteren Zeitpunkt sichern bzw. überführen. Punkt 3. Kästchen mit Haken. Alle erweiterten Eigenschaften mit einbeziehen. Ganz unten rechts, Schaltflächen Weiter, Abbrechen.

Windows wählt nun automatisch den richtigen Speicher für Ihr Zertifikat aus. Bestätigen Sie auch diese Einstellung mit einem Klick auf „Weiter“.

Fenster. Pfeil nach links für zurück, Zertifikatimport-Assistent. Zertifikatspeicher. Zertifikatspeicher sind Systembereiche, in denen Zertifikate gespeichert werden. Trennstrich. Windows kann automatisch einen Zertifikatspeicher auswählen, oder Sie können einen Speicherort für die Zertifikate angeben. Ausgewählter Radioknopf, Zertifikatspeicher automatisch auswählen (auf dem Zertifikattyp basierend). Radioknopf, Alle Zertifikate in folgendem Speicher speichern, darunter abgeblendet, Zertifikatspeicher, leeres Eingabefeld, Schaltfläche Durchsuchen... Ganz unten rechts, Schaltflächen Weiter, Abbrechen.

Bitte überprüfen Sie nun noch einmal Ihre Einstellungen und bestätigen Sie diese.

Fenster. Pfeil nach links für zurück, Zertifikatimport-Assistent. Fertigstellung des Assistenten. Das Zertifikat wird importiert, nachdem Sie auf 'Fertig stellen' geklickt haben. Sie haben folgende Einstellungen ausgewählt, Doppelpunkt. Kasten mit 3 Angaben in 2 Spalten. Gewählter Zertifikatspeicher, Auswahl wird vom Assistenten automatisch festgelegt. Inhalt, PFX. Dateiname, C Doppelpunkt Rückwärtsschrägstrich temp Rückwärtsschrägstrich persZertifikat.p12. Ganz unten rechts, Schaltflächen Fertig stellen, Abbrechen.


Konfiguration für die Nutzung von S/MIME

Wenn das Zertifikat im Zertifikatsspeicher Ihres Rechners vorhanden ist, können Sie mit der Konfiguration von Outlook fortfahren. Rufen Sie die Outlook-Optionen auf (Datei → Optionen).

Wählen Sie dann in den in des „Trust Center“ und klicken Sie dort auf „Einstellungen für das Trust Center“.

Fenster Outlook-Optionen. Linke Spalte mit 12 Punkten, der letzte markiert und ausgewählt Trust Center. Rechts davon das Hauptfeld. Symbol Schild. Sorgen Sie für die Sicherheit Ihrer Dokumente und des Computers. Balken Sicherheit und mehr. Besuchen Sie Office.com, um weitere Informationen zum Datenschutz und zur Sicherheit zu erhalten. Anklickbar Microsoft Trustworthy Computing. Balken Microsoft Outlook-Trust Center. Das Trust Center enthält Einstellungen für Sicherheit und Datenschutz, um für die Sicherheit des Computers zu sorgen. Es wird davon abgeraten, diese Einstellungen zu ändern. Rechts daneben Markiert Schaltfläche Einstellungen für das Trust Center... Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen.

Wechseln Sie nun in den Bereich „E-Mail-Sicherheit“. Dort können Sie mehrere Einstellungen bzgl. digital signierter und verschlüsselter E-Mails vornehmen. Wenn Sie ab sofort jede ausgehende E-Mail automatisch digital signieren möchten, so können Sie hier die entsprechende Einstellung vornehmen. Sie können dort auch Ihr Zertifikat in der GAL (Globale Adressliste) veröffentlichen, um es anderen Nutzenden zur Verfügung zu stellen.

Klicken Sie nun auf „Einstellungen“.

Fenster Trust Center. Linke Spalte mit 12 Punkten, Punkt 3 markiert und hevorgehoben E-Mail-Sicherheit. Rechts davon das Hauptfeld. Balken Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten. Verschiedene Punkte, am Ende rechts markiert Schaltfläche Einstellungen... Balken Digitale IDs (Zertifikate). Erklärung und 3 Schaltflächen. Balken Als Nur-Text lesen. 2 Optionen. Balken Script in Ordnern. 2 Optionen. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen.

Überprüfen Sie die Sicherheitseinstellungen und stellen Sie sowohl für die Signatur als auch für die Verschlüsselung sicher, dass das richtige Zertifikat ausgewählt wurde.

Fenster Sicherheitseinstellungen ändern. Bereich Bevorzugte Sicherheitseinstellungen. Name der Sicherheitseinstellung, Doppelpunkt. Auswahlfeld mit ausgewähltem Text Meine S Schrägstrich MIME-Einstellungen (Max.Mustermann At lrz.de). Kryptografieformat, Abgeblendet S Schrägstrich MIME. Kästchen mit Haken, Standardeinstellung für dieses Format kryptografischer Nachrichten. Kästchen mit Haken, Standardsicherheitseinstellung für alle kryptografischen Nachrichten. 3 Schaltflächen Sicherheitskennzeichen..., Neu, Löschen. Bereich Zertifikate und Algorithmen. Signaturzertifikat, Eingabefeld Leibniz-Rechenzentrum ID von, Schaltfläche Auswählen... Hashalgorithmus, Auswahlfeld SHA1. Verschlüsselungszertifikat, Eingabefeld Leibniz-Rechenzentrum ID von, Schaltfläche Auswählen... Verschlüsselungsalgorithmus, Auswahlfeld AES (256-bit). Kästchen mit Haken, Signierte Nachrichten dieser Zertifikate hinzufügen. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen.

Kleines Fenster Windows-Sicherheit. Zertifikat bestätigen. Bestätigen Sie dieses Zertifikat, indem Sie auf 'OK' klicken. Wenn es sich nicht um das richtige Zertifikat handelt, klicken Sie auf 'Abbrechen'. Symbol Zertifikat, Leibniz-Rechenzentrum ID. Aussteller, LRZ-CA - G01. Gültig ab, 16.09.2014 bis 15.09.2017. Anklickbar Zertifikateigenschaften anzeigen. Unten Schaltflächen OK, Abbrechen.

Nun können Sie bei der Standardeinstellung Ihre eben konfigurierte Sicherheitseinstellung auswählen und noch weitere Einstellungen vornehmen.


E-Mails digital mit S/MIME signieren

Um eine E-Mail unter Outlook mit einer digitalen Signatur zu versehen, wechseln Sie vor dem Versenden in das Register „Optionen“ und klicken Sie dort auf „Signieren“. Wenn Sie automatisch jede E-Mail signieren möchten, können Sie das in den Sicherheitseinstellungen konfigurieren.

Ausschnitt vom Fenster für das Erstellen einer E-Mail. Registerkarte Optionen mit markiertem Reiter. In der Befehlsgruppe Berechtigung markiert Zertifikatssymbol, Signieren.


Der/die Empfangende sieht schon in der Vorschau anhand des Symbols, dass die E-Mail digital signiert wurde.

Ausschnitt vom Fenster mit der Anzeige des Ordners Posteingang. Im Hauptfeld ein Feld für die E-Mail. Links Max Mustermann, darunter Eine digital signierte E-Mail. Rechts das Zertifikatssymbol, darunter 13 Doppelpunkt 55.


In der E-Mail sehen Sie nun, von wem diese signiert wurde. Wenn Sie auf das Zertifikatssymbol klicken, können Sie sich das Zertifikat des/der Sendenen ansehen.

Fenster Eine digital signierte E-Mail - Nachricht (HTML). Unter An Max Mustermann steht markiert Signiert von Max.Mustermann At lrz.de, rechts markiert das Zertifikatssymbol.


E-Mails mit S/MIME verschlüsseln

Wenn Sie eine E-Mail verschlüsseln möchten, gehen Sie dazu genauso wie beim Signieren einer E-Mail vor. Wählen Sie dazu nur anstelle der Option „Signieren“ die Option „Verschlüsseln“ aus. Im Unterschied zum Signieren, benötigen Sie nicht nur Ihr eigenes Zertifikat, sondern zusätzlich noch das Zertifikat (genauer: den öffentlichen Schlüssel) des Mailempfängers.

Ausschnitt vom Fenster für das Erstellen einer E-Mail. Registerkarte Optionen mit markiertem Reiter. In der Befehlsgruppe Berechtigung markiert Schlosssymbol, Verschlüsseln.


Beim Erhalt einer verschlüsselten E-Mail ist es nicht ungewöhnlich, wenn diese mit dem Vermerk „[UNSCANNED]“ im Betreff versehen ist. Diese Anmerkung wird von einem Virenscanner hinzugefügt, da diese E-Mail aufgrund der Verschlüsselung nicht auf Viren untersucht werden konnte.

Ausschnitt vom Fenster mit der Anzeige des Ordners Posteingang. Im Hauptfeld ein Feld für die E-Mail. Links Max Mustermann, darunter Eine verschlüsselte E-Mail. Rechts das Schlosssymbol, darunter 14 Doppelpunkt 35.


Wie bekomme ich das öffentliche Zertifikat eines Empfängers?

Zum verschlüsselten Versenden von E-Mails benötigen Sie immer das Zertifikat des Empfängers (m/w/d). Falls Sie dieses nicht besitzen, gibt es mehrere Möglichkeiten wie Sie evtl. das Zertifikat finden können:

Eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail des Empfängers

Sollten Sie bereits eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail vom Empfänger erhalten haben, so wurde Ihnen in dieser E-Mail auch das öffentliche Zertifikat übermittelt. Antworten Sie nun auf so eine E-Mail, so können Sie diese auch verschlüsseln, da das Zertifikat bekannt ist.

Wenn Sie allerdings eine neue E-Mail verfassen und die E-Mailadresse „per Hand“ in das An-Feld tippen (auch bei Autovervollständigung von Outlook), ist das Zertifikat des Empfängers nicht verfügbar. Sie müssen dazu entweder einen neuen Kontakt mit Zertifikat anlegen (Rechtsklick auf den Sender → „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen“) oder bei einem bestehenden Kontakt das Zertifikat hinzufügen.

Öffnen Sie dazu den Kontakt und klicken Sie dort auf „Zertifikate“. Dort können Sie nun ein Zertifikat importieren oder sich die Eigenschaften eines bestehenden anzeigen lassen.

Fensterausschnitt. Ausgewählte Registerkarte Kontakt. In der Befehlsgruppe Anzeigen markiert Zertifikatssymbol, Zertifikate.


Verzeichnisdienst des DFN

Sie können auch im Verzeichnisdienst des DFN nach Nutzerzertifikaten suchen. Falls der Empfänger dort das Zertifikat mit der Erlaubnis auf Veröffentlichung beantragt hat, können Sie ihn dort finden und ihm eine verschlüsselte E-Mail zukommen lassen.

Binden Sie sich dazu das Adressbuch des DFN über LDAP in Ihrem Outlook ein. Gehen Sie dazu in die Kontoeinstellungen („Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen“) und wählen Sie dort den Reiter „Adressbücher“ aus. Klicken Sie nun auf „Neu“, um ein neues Adressbuch hinzuzufügen.

Fenster Kontoeinstellungen. Verzeichnisse und Adressbücher. Markieren Sie ein Verzeichnis oder Adressbuch, um es zu bearbeiten oder zu entfernen. Registerkarte Adressbücher mit markiertem Reiter. Markiert Neu..., Ändern, abgeblendet Entfernen. Tabelle mit 2 Spalten und einem Eintrag. Spalte Name, Outlook-Adressbuch. Spalte Typ, MAPI. Ganz unten rechts, Schaltfläche Schließen.


Wählen Sie „Internetverzeichnisdienst (LDAP)“ als Typ aus und bestätigen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf „Weiter“.

Fenster Konto hinzufügen. Verzeichnis- oder Adressbuchtyp. Sie können wählen, welchen Verzeichnis- oder Adressbuchtyp Sie hinzufügen möchten. Markiert, Ausgewählter Radioknopf, Internetverzeichnisdienst (LDAP). Verbindung zu einem LDAP-Server herstellen, um E-Mail-Adressen und weitere Informationen zu suchen und zu überprüfen. Radioknopf, Zusätzliche Adressbücher. Verbindung zu einem Adressbuch herstellen, um E-Mail-Adressen und weitere Informationen zu suchen und zu überprüfen. Ganz unten rechts, Schaltflächen abgeblendet Zurück, Weiter, Abbrechen.


Geben Sie nun den Servernamen des LDAP-Servers ein, für DFN ist das „ldap.pca.dfn.de“. Unter „Weitere Einstellungen“ können Sie noch den Port und die Suchbasis konfigurieren.

Fenster Konto hinzufügen. Einstellung für den Verzeichnisdienst (LDAP). Geben Sie die Einstellungen ein, die für den Zugriff auf Informationen eines Verzeichnisdiensts erforderlich sind. Serverinformationen. Geben Sie den Namen des Verzeichnisservers ein, den Sie von Ihrem Internetdienstanbieter oder Systemadministrator erhalten haben. Markiert, Servername, Eingabefeld ldap.pca.dfn.de. Anmeldeinformationen. Leeres Kästchen, Server erfodert Anmeldung. 3 abgeblendete Zeilen für Benutzername, Kennwort und Authentifizierung. Eingerückt und markiert Schaltfläche Weitere Einstellungen... Ganz unten rechts, Schaltflächen Zurück, Weiter, Abbrechen.


Sie können nun einen beliebigen Anzeigenamen für das Adressbuch eingeben.

Bitte verifizieren Sie, dass Anschluss (Port) 636 eingestellt ist und das SSL verwendet wird:


Fenster Microsoft LDAP-Verzeichnis. 2 Registerkarten, ausgewählt Verbindung, Suche. Kasten Anzeigenname. Anzeigenname, wie er im Adressbuch erscheint. Eingabefeld DFN. Kasten Verbindungsdetails. Anschluss, Eingabefeld 636. Secure Sockets Layer verwenden, Kästchen mit Haken. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen, Übernehmen.

Geben sie als Suchbasis ein:

ou=DFN-PKI,o=DFN-Verein,c=de


Fenster Microsoft LDAP-Verzeichnis. 2 Registerkarten, Verbindung, ausgewählt Suche. Kasten Servereinstellungen. Timeout der Suche in Sekunden, Eingabefeld 60. Geben Sie die maximale Anzahl der Einträge an, die bei einer erfolgreichen Suche angezeigt werden sollen, Eingabefeld 100. Kasten Suchbasis. Radioknopf, Standard verwenden. Ausgewählter Radioknopf, Benutzerdefiniert, Eingabefeld mit markiertem Text ou Gleichheitszeichen DFN-PKI,o Gleichheitszeichen DFN-Verein,c Gleichheitszeichen de. Kasten Suche. Leeres Kästchen, Suche aktivieren (Serverunterstützung erforderlich). Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen, Übernehmen.


Wenn Sie nun nach einem Neustart von Outlook Ihr Adressbuch öffnen, finden Sie unter „Weitere Adressbücher“ das neue Adressbuch. Sie können dort nach einem gewünschten Empfänger suchen.

Globale Adressliste des Exchange Servers

Sollte der Empfänger sein Zertifikat in der GAL (Globalen Adressliste) veröffentlicht haben, so können Sie ihn einfach aus dem Adressbuch auswählen und die Nachricht verschlüsseln. Ob der Empfänger das Zertifikat dort veröffentlicht hat, können Sie folgendermaßen überprüfen:

Öffnen Sie Ihr Adressbuch und suchen Sie nach dem gewünschten Empfänger. Machen Sie nun einen Rechtsklick auf den Namen und wählen Sie die Option „Zu den Kontakten hinzufügen aus“. Klicken Sie nun, wie schon bei Variante 1 beschrieben, auf „Zertifikate“ um sich alle verfügbaren Zertifikate anzeigen zu lassen. Beim Schließen des Fensters frägt Sie Outlook ob Sie die Änderungen speichern möchten. Klicken Sie auf „Nein“, wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben.


Hinweise

Wenn Outlook nicht mehr richtig funktioniert

Manchmal „verschluckt“ sich Outlook und kann eine Vielzahl seltsamer Symptome zeigen, z.B. kann es Probleme haben, die Verbindung zum Exchange-Server herzustellen, Sie finden bestimmte Mails, Ordner etc. nicht mehr oder Sie können nicht mehr auf Freigaben zugreifen, die Ihnen von anderen Benutzern erteilt worden waren etc. Ihre Daten sind am Exchange-Server immer noch erhalten, aber Sie müssen gegebenenfalls Ihr Outlook reparieren. Bitte gehen Sie in dieser Reihen­folge vor:

  • Starten Sie Outlook neu. Wenn das nicht geholfen hat,
  • Starten Sie den Rechner neu. Wenn das nicht geholfen hat,
  • Löschen Sie Ihr Outlook-Profil und legen Sie es neu an.
  • Wenn Sie immer noch Probleme haben, wenden Sie sich bitte an Ihre jeweiligeAnsprechstelle.

Wie lege ich ein neues Outlook-Profil an?

Ein Outlook-Profil enthält Konfigurationsinformationen für E-Mail-Konten und Datendateien sowie Informationen, wo E-Mail-Elemente gespeichert werden. Profile werden in der Systemsteuerung unter Windows bearbeitet und nicht in Outlook.

Ein neues Profil ist die Lösung für viele Probleme mit Outlook, denn es geht gerne mal kaputt. Wenn Sie ein neues Profil anlegen gehen keine E-Mails verloren, denn diese sind auf dem Server gespeichert. Auch PST Dateien (z.B. lokal angelegte Archive) gehen nicht verloren, denn diese sind nur in Ihren Outlook-Profil eingehängt, sie müssen diese nur im neuen Profil wieder einbinden. Bevor Sie aber das kaputte Profil löschen, sollten Sie überprüfen, ob Sie client-basierte Filterregeln angelegt oder eine Signatur eingestellt haben. Diese, sowie Änderungen der Ansicht würden dann auch gelöscht werden. Es ist jedoch nicht notwendig, das alte Profil gleich zu löschen. Wenn Sie testen wollen, ob Ihr Problem mit einem neuen Profil behoben ist, können Sie ein zusätzliches Profil anlegen. Beim Starten von Outlook können Sie dann auswählen, welches Profil Sie starten wollen.

  • Öffnen Sie die Systemsteuerung und wählen Mail bzw. E-Mail aus. Gehen Sie dort auf „Profile anzeigen…“:

Fenster Mail-Setup - Outlook. Bereich E-Mail-Konten. E-Mail-Konten und Verzeichnisse einrichten. Schaltfläche E-Mail-Konten... Bereich Datendateien. Ändern Sie die Einstellungen für die Dateien, die Outlook zum Speichern von E-Mail und Dokumenten verwendet. Schaltfläche Datendateien... Bereich Profile. Mehrere Profile für E-Mail-Konten und Datendateien einrichten. Normalerweise wird nur eines benötigt. Markierte Schaltfläche Profile anzeigen... Trennstrich. Ganz unten rechts, Schaltfläche Schließen.

  • Klicken Sie nun auf „Hinzufügen“ und geben Sie Ihrem Profil einen neuen Namen.

Fenster E-Mail. Registerkarte Allgemein. Folgende Profile sind auf diesem Computer eingerichtet, Doppelpunkt. Mehrzeiliger Kasten mit Text Outlook. 4 Schaltflächen, markiert Hinzufügen..., Entfernen, Eigenschaften, Kopieren... Beim Start von Microsoft Outlook dieses Profil verwenden, Doppelpunkt. Radioknopf, Zu verwendendes Profil bestätigen. Ausgewählter Radioknopf, Immer dieses Profil verwenden, darunter Auswahlfeld Outlook. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen, Übernehmen.

  • Danach startet der Einrichtungs-Assistent wie unter Einrichtung beschrieben.
  • Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie in dem obigen Fenster noch festlegen, welches Profil beim Starten von Outlook verwendet werden soll oder ob Sie bei jedem Start das Profil auswählen können.


Tipps für ein stabiles und performantes Outlook

Die Tipps gelten allgemein für Outlook, nicht nur für den vom LRZ betriebenen Exchange-Dienst.

  • Vorsicht vor sehr großen pst-Dateien! Regelmäßig Attachments anderorts abspeichern. Postfach aufräumen.
  • RSS-Feeds deaktivieren.
  • Drittanbieter-Tools (Add-ins) können die Stabilität beeinflussen. Outlook per Kommandozeile mitc:\...\outlook.exe /safe“ starten und Add-ins manuell entfernen.
  • Doppeleinträge treten gerne bei Synchronisationen auf. Auch hier helfen Drittanbieter Tools wie „Outlook Duplicate Items Remover“ von Vaita.
Warning

Es wird nicht empfohlen, die PST-Dateien von Outlook auf einem Netzlaufwerk abzulegen und von dort zu nutzen. Bei kleinsten Netzaussetzern kann die PST-Datei kaputt gehen.
Besser ist es, nur eine Kopie der lokalen PST-Datei im Netzlaufwerk abzulegen, falls man so seine Daten sichern will. 



Wo finde ich weiterführende Informationen zu Outlook?

Outlook selbst stellt die interne Outlook-Hilfe zur Verfügung. Diese starten Sie durch Drücken der Hilfe-Taste F1.

Sie können die Handbücher der „Leibniz Universität IT Services“ (LUIS) zur Benutzung von Outlook über unser LRZ-Benutzersekretariat beziehen.

Microsoft bietet online Outlook-Hilfe und -Learning: https://support.microsoft.com/de-de/outlook


Wie richte ich eine Weiterleitung ein?

Eine Weiterleitung auf eine andere Adresse kann nur über die jeweiligen Portale eingerichtet werden:

Exchange-Dienst unter Identity-Management-Portale

Note

Bitte beachten Sie, dass Weiterleitungen auf Basis von Regeln in Outlook oder Outlook on the Web, die auf externe Adressen zeigen, nicht ausgeführt werden:

Policies für den Exchange-Dienst unter Mit Outlook/Outlook on the Web keine Weiterleitungen auf externe Adressen



Wie richte ich eine Abwesenheitsmeldung ein?

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  • Datei → Automatische Antworten (siehe nachfolgende Abbildung)

Sie können in allen Fällen unterschiedliche Abwesenheitsmeldungen für Absender innerhalb und außerhalb Ihrer Einrichtung (z.B. TUM) konfigurieren.

Fensterausschnitt. Linke Spalte Pfeil nach links im Kreis für zurück. Ausgewählt Informationen. Weitere Punkte. Rechts davon das Hauptfeld. Große Schrift, Kontoinformationen. Auswahlfeld X-artiges Symbol, dass an 2 gekreuzte Büroklammern erinnert, 2-zeilige Beschriftung, Max.Mustermann At lrz.de, Microsoft Exchange. Darunter Schaltfläche Pluszeichen, Konto hinzufügen. Große Schaltfläche Kontoeinstellungen, rechts davon zugehörige Information. Markierte große Schaltfläche Automatische Antworten, rechts daneben, Automatische Antworten (Außer Haus). Mit automatischen Antworten können Sie andere über Ihre Abwesenheit benachrichtigen bzw. mitteilen, dass Sie auf E-Mail-Nachrichten nicht antworten können.

Ihre Abwesenheitsmeldung wird übrigens bei Post von Mailinglisten und als Spam markierte Post nicht ausgelöst.


Typische Fehlermeldungen

Warum kann ich keine E-Mails mehr versenden?

Was bedeutet eine Unzustellbarkeitsbenachrichtung mit dem Fehlercode 0x80004005-0x80004005-0x000501?

Sie bekommen diese E-Mail, da der Versand von E-Mails ist auf maximal 250 Empfänger (m/w/d) pro 24 Stunden beschränkt.

E-Mail-Fenster. Von Systemadministrator. An leer. Betreff, Unzustellbar Doppelpunkt, Typische Outlook Fehlermeldung. Es folgt der nicht sehr aussagekräftige Inhalt. Ihre Nachricht hat einige oder alle Empfänger nicht erreicht. Betreff, Typische Outlook Fehlermeldung. Gesendet am, (Datum und Uhrzeit). Folgende(r) Empfänger kann Schrägstrich können nicht erreicht werden, Doppelpunkt. Schnupperer, Christiana am (Datum und Uhrzeit). Diese Nachricht konnte nicht gesendet werden. Ein Clientvorgang ist fehlgeschlagen. Versuchen Sie, die Nachricht später noch einmal zu senden, oder wenden Sie sich an Ihren Netzwerkadministrator. Trennstrich. Diagnoseinformationen für Administratoren, Doppelpunkt. Trennstrich. Der Fehler lautet, Eckige Klammer auf, 0x80004005-0x80004005-0x000501 Eckige Klammer zu. Exchange-Antwortkopfzeilen, Doppelpunkt. request-id, Doppelpunkt, (kryptische Bezeichnung). Weitere Parameter.

Die Fehlermeldung ist sehr lang und am Anfang nicht sehr aussagekräftig.  Scrollen Sie in der E-Mail bis ganz nach unten. 
In dem letzten Absatz finden Sie die den Grund, warum Sie keine weiteren E-Mails mehr versenden können.

" The message can't be submitted because the sender's submission quota was exceeded. "

Dies deutet darauf hin, dass Sie das Limit von 250 Empfänger innerhalb von 24 Stunden überschritten haben. Das Limit setzt sich automatisch nach 24 Stunden zurück.

Die Beschränkung dient dazu, dass auch über kompromittierte Accounts nur eine begrenzte Anzahl von E-Mails verschickt und so das Risiko, dass die LRZ-Mailserver auf sog. "Blacklists" geraten, möglichst klein gehalten werden kann.


Info

Antwortausnahmen

ROP-Index: 4
ROP zugeordnet: ropTransportSend (74)
Microsoft.Exchange.Data.Storage.SubmissionQuotaExceededException: The message can't be submitted because the sender's submission quota was exceeded.
   at Microsoft.Exchange.Data.Storage.CoreItem.<OnBeforeSend>b__113_0()
   at Microsoft.Exchange.Data.Storage.CoreItem.TransportSend(PropertyDefinition[]& propertyDefinitions, Object[]& propertyValues)
   at Microsoft.Exchange.RpcClientAccess.Handler.Message.TransportSend()
   at Microsoft.Exchange.RpcClientAccess.Handler.RopHandler.<>c__DisplayClass153_0.<TransportSend>b__0()
   at Microsoft.Exchange.RpcClientAccess.Handler.ExceptionTranslator.TryExecuteCatchAndTranslateExceptions[TResult](Func`1 protectedCode, Func`2 errorCodeExtractor, Boolean noThrow, TResult& result, Exception& exception, ErrorCode& errorCode)



Volles Postfach 

Ihre Mailbox hat eine bestimmte Größe (in der Regel 3 GiB), wenn Sie diese überschreiten ist es Ihnen nicht mehr möglich E-Mails zu versenden oder zu empfangen. 

Wenn Sie an die Grenze kommen, erhalten Sie zunächst eine Warn-Mail (Von: Microsoft Outlook - quota-warning@ads.mwn.de), bei weiterem Anstieg des Speicherverbrauchs können Sie keine Nachrichten mehr senden, bei deutlichem Überschreiten des Quotas können Sie auch keine Nachrichten mehr empfangen

E-Mail-Fensterausschnitt. Microsoft Outlook. Ihr Postfach ist voll. Diese Nachricht wurde mit der Priorität 'Hoch' gesendet. Trennstrich. Ihr Postfach ist fast voll. Waagrechtes Feld, von links zu etwa 80 Prozent farbig ausgefüllt, Inhalt 3020 MB, rechts davon 3072 MB. Verringern Sie die Größe Ihres Postfachs. Löschen Sie alle nicht benötigten Elemente aus dem Postfach, und leeren Sie den Ordner 'Gelöschte Elemente'.

Wenn Sie die Grenze erreicht haben, dass Sie keine E-Mails mehr versenden können  und es denn noch versuchen, erscheint ganz unten in der Leiste ein Dreieck und daneben steht "Übermittlungsfehler".  

Klicken Sie dort drauf, um den genauen Grund zu erfahren, weshalb die Nachricht nicht gesendet werden konnte.

Fenster Outlook-Nachrichtenübermittlung. 0 von 1 Aufgaben wurden erfolgreich erledigt. Leerer Balken. Leeres Kästchen, Dieses Dialogfeld während der Übermittlung nicht anzeigen. Rechts neben diesen Angaben Schaltfläche Alles abbrechen, darunter Schaltfläche Details. Trennstrich. Registerkarten, Aufgaben, ausgewählt Fehler. Ausrufezeichen. Fehler (0x8004060C) beim Ausführen der Aufgabe 'Max.Mustermann At lrz.de - Nachrichten werden gesendet', Doppelpunkt. 'Der Nachrichtenspeicher hat die maximale Größe erreicht. Reduzieren Sie die Datenmenge dieses Nachrichtenspeichers, indem Sie Elemente auswählen, die Sie nicht mehr benötigen, und diese endgültig löschen (Umschalt Pluszeichen Entf).'

Haben Sie die Grenze deutlich überschritten, bekommen Sie folgende Meldung wenn Sie Outlook öffnen.

Unter dem Menüband Zeile auf hellgelbem Hintergrund. Symbol X-Kreuz in rotem Kreis. POSTFACH VOLL. Ihr Postfach ist voll, sodass Sie möglicherweise keine Elemente mehr senden oder empfangen können.


In Outlook erfahren Sie die aktuelle Belegung durch Klick auf das Register „Datei“. 

Fensterausschnitt. Linke Spalte Pfeil nach links im Kreis für zurück. Ausgewählt Informationen. Weitere Punkte. Rechts davon das Hauptfeld. Große Schrift, Kontoinformationen. Auswahlfeld für Konto. Schaltfläche Konto hinzufügen. Große Schaltfläche Kontoeinstellungen, rechts davon zugehörige Information. Große Schaltfläche Automatische Antworten, rechts davon zugehörige Information. Große Schaltfläche Tools zum Aufräumen, rechts davon Postfach aufräumen. Verwalten der Größe Ihres Postfachs durch Leeren des Ordners 'Gelöschte Elemente' und Archivierung. Waagrechtes Feld, von links zu etwa 20 Prozent blau ausgefüllt. 16,2 MB frei von 20,4 MB.


Fensterausschnitt, rot hinterlegt. Große Schaltfläche Tools zum Aufräumen, rechts davon Postfach aufräumen. Verwalten der Größe Ihres Postfachs durch Leeren des Ordners 'Gelöschte Elemente' und Archivierung. Waagrechtes Feld, vollständig rot ausgefüllt. 20,4 MB um 78 KB überschritten. Letzte Aktualisierung, 13 Doppelpunkt 12. Ihr Postfach hat den maximalen Speichergrenzwert erreicht. Es können keine weiteren Elemente mehr gesendet oder empfangen werden. 2 Schaltflächen, Ordner 'Gelöschte Elemente' leeren, Archivieren.


Wenn Sie auch wissen möchten, wie sich die Belegung auf die einzelnen Ordner verteilt, gehen Sie wie folgt vor (siehe Abbildungen):

Rechtsklick auf das Mailbox-Symbol, dann auf „Datendateieigenschaften“ und in der sich nun öffnenden Maske auf „Ordnergröße“ klicken.

So bekommen Sie eine weitere, kleinere Maske, in der Sie im Register „Serverdaten“ am Parameter „Gesamtgröße“ Ihre Platzbelegung sehen können.

Fensterausschnitt mit den Ordnern von Max.Mustermann At lrz.de, überlagert vom Kontextmenü mit 10 Punkten. Ausgewählt der letzte Datendateieigenschaften...

Fenster Outlook Heute - Eckige Klammer auf, Max.Mustermann At lrz.de, Eckige Klammer zu, Doppelpunkt, Eigenschaften. 3 Registerkarten, ausgewählt Allgemein, Homepage, Berechtigungen. Nach verschiedenen Angaben ziemlich weit unten, Schaltfläche Ordnergröße. Schaltfläche Auf Farbkategorien aktualisieren... Überlagert vom Fenster Ordnergröße. 2 Registerkarten, ausgewählt Lokale Dateien, Serverdateien. Ordnername, rechts Max.Mustermann At lrz.de. Ordnergröße (ohne Unterordner), rechts 0 KB. Gesamtgröße (mit Unterordnern), rechts 30051 KB. Kasten mit Verschiebebalken rechts, mit 3 Spalten und 5 Einträgen. Spalten Unterordner, Größe, Gesamtgröße. Aufgaben, 0 KB, 0 KB. Deleted Messages, 0 KB, 0 KB. Entwürfe, 2 KB, 2 KB. Gelöschte Elemente, 0 KB, 0 KB. Gesendete Elemente, 0 KB, 5377 KB. Ganz unten rechts, Schaltfläche Schließen.