Einrichtung

Setup

Geben Sie als Benutzernamen Ihre Kennung zusammen mit der Domain ads in der Form ads\Kennung ein,

For the user name, enter your account together with the domain ads in the form ads\account, i.e. ads\di69soz in Max Mustermann's example.

Depending on which operating system version you are using, the following password dialog will look slightly different.

Shared Mailbox 

Shared Mailboxen bieten die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung einer Mailbox.
Anwendungsszenarien sind z.B. Funktionsadressen (wie info@domain.de), gemeinsame Lehrstuhlkalender (z.B. zur Urlaubsplanung) und gemeinsame Kontakte des Lehrstuhls, die alle lesen dürfen bzw. die mehrere Personen gemeinsam verwalten. 

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Outlook Shared Mailbox Outlook Shared Mailbox

Wie binde ich eine Shared Mailbox in Outlook ein?

Wenn Sie Outlook verwenden, sollte das Einbinden von Shared Mailboxen am besten so erfolgen, wie es in diesem Abschnitt beschrieben wird. Dann ist nämlich gewährleistet, dass bei der Bearbeitung von Mails der Shared Mailbox gelöschte Mails auch in den „Gelöschten Elementen“, versendete Mails in den „Gesendeten Elementen“ und gespeicherte Entwürfe im Ordner „Entwürfe“ der Shared Mailbox landen, und nicht in den entsprechenden Ordnern der eigenen Mailbox. Damit können alle Kolleg:innen, die auch Zugriff auf die Shared Mailbox haben, auf alle von Ihnen gesendeten, gelöschten und als Entwurf gespeicherten E-Mails zugreifen.

Für ältere Outlook-Versionenoder beim Einbinden der Shared Mailbox innerhalb der eigenen Mailbox (siehe Freigegebene Mailbox hinzufügen) kann man das zuvor beschriebene Verhalten nur durch Registry-Eingriffe erzwingen – siehe dazu:

• Gelöschte Elemente:  http://support.microsoft.com/kb/202517/de
• Gesendete Elemente: http://cryptojoe.blogspot.com/2011/03/outlook-2010-shared-mailbox-sent-items.html

Leider ist uns bislang keine Möglichkeit bekannt, wie man das Verhalten auch für gespeicherte Entwürfe erzwingen kann.

Einbinden einer Shared Mailbox als separates Konto

Shared Mailbox 

Shared mailboxes offer the possibility to jointly edit a mailbox.
Application scenarios include function addresses (such as info@domain.de), shared chair calendars (e.g. for vacation planning) and shared chair contacts that everyone is allowed to read or that several people manage together. 

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Outlook Shared Mailbox Outlook Shared Mailbox

How do I include a shared mailbox in Outlook?

If you use Outlook, it is best to include shared mailboxes as described in this section. Then it is ensured that when processing mails from the shared mailbox, deleted mails also end up in the "Deleted items", sent mails in the "Sent items" and saved drafts in the "Drafts" folder of the shared mailbox, and not in the corresponding folders of your own mailbox. This way, all colleagues who also have access to the shared mailbox can access all emails you have sent, deleted, and saved as drafts.

For older Outlook versions or when including the shared mailbox within your own mailbox (see Adding a Shared Mailbox), the behavior described above can only be enforced by registry intervention - see:

• Deleted items:  https://docs.microsoft.com/en-us/outlook/troubleshoot/email-management/deleted-items-go-to-wrong-folder
• Sent items:  http://cryptojoe.blogspot.com/2011/03/outlook-2010-shared-mailbox-sent-items.html

Unfortunately, we do not know of any way to enforce the behavior for saved drafts as well.

Including a shared mailbox as a separate account

Kalender- und Mailbox-Freigaben

Im Folgenden wird erklärt, wie Sie Personen oder Gruppen Zugriff auf Teile Ihres Exchange-Accounts gewähren und wie Sie auf Freigaben, die Ihnen erteilt wurden, zugreifen können.

Bitte beachten Sie, dass im Adressbuch nur Personen, Shared Mailboxen, Ressourcen (Räume und Geräte) und Verteilerlisten verzeichnet sind. Wenn Sie also einer Gruppe von Personen Zugriff auf Teile Ihres Accounts einräumen möchten, und Sie diese Gruppe nicht in Ihren Adresslisten finden können, dann bedeutet das, dass die Gruppe keine Verteilerliste ist.

Feststellen, welche Personen Zugriff auf welchen Teil meiner Daten haben

Calendar and mailbox sharing

The following explains how to grant people or groups access to parts of your Exchange account and how to access shares that have been granted to you.

Please note that the address book only lists people, shared mailboxes, resources (rooms and devices) and distribution lists. So if you want to give a group of people access to parts of your account and you can't find this group in your address lists, it means that the group is not a distribution list.

Determine which people have access to which part of my data

Freigaben erteilen

Frei/Gebucht-Zeiten des Kalenders freigeben

Wenn Sie die Frei/Gebucht-Zeiten freigeben, können andere sehen, wann Sie Termine haben bzw. wie Sie verfügbar sind. (Die Standardeinstellung bei den meisten Kunden ist, dass nur die Verfügbarkeit sichtbar ist.)

Dies ist hilfreich bei der Organisation von Besprechungen, denn so sieht der/die Einladende im Terminplanungsassistenten auf einem Blick, wann welche:r Teilnehmende keine Zeit hat bzw. wann der beste Termin ist.

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Gehen Sie wie folgt vor:

• Rechtsklick auf Kalender,
• Klick auf „Eigenschaften“ (Outlook),
• Registerkarte „Berechtigungen“,
• „Hinzufügen“,
• Person oder Gruppe aus Adressbuch auswählen,
• Rechte eintragen.

Um die Frei/Gebucht-Zeiten für alle freizugeben oder zu beschränken, müssen Sie in der Register­karte „Berechtigungen“ den Eintrag „Standard“ bearbeiten. Sie können dort z.B. festlegen, dass neben den Frei/Gebucht-Zeiten auch Betreff und Ort oder auch alle Details sichtbar sind.

Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre Frei/Gebucht-Zeiten für alle sichtbar sind, können Sie das wie folgt abstellen:

• Rechtsklick auf Kalender,
• „Freigabeberechtigungen ändern“,
• Registerkarte „Berechtigungen“, Eintrag „Standard“ anklicken,
• Im Bereich „Lesen“ den Button „Keine“ anklicken.

Sie können auf dem oben beschriebenen Weg auch Personen hinzufügen und detailliert bestimmen, was diese Personen dürfen und was nicht.

Kalender und Mailordner freigeben

Sie können Personen oder Gruppen aus dem Adressbuch Lesezugriff auf Ihre komplette Mailbox gewähren, indem Sie wieder einen Rechtsklick auf den freizugebenden Ordner (Kontakte, Journal, Aufgaben, Kalender, Notizen) machen und dann unter „Freigeben“ die Option „[Ordnername] freigeben“ auswählen. 

Dadurch öffnet sich eine leere E-Mail, die Sie dem/der Einzuladenden schicken. Sie suchen nun die Person aus dem Adressbuch aus, indem Sie auf den Button „An:“ klicken. Unter Details können Sie noch die gewünschte Freigabestufe auswählen.

Die Berechtigungsstufe ist, wenn nichts anderes eingestellt wird, „Prüfer“.

Berechtigungsstufen ändern

• Rechtsklick auf den betreffenden Mailordner,
• „Eigenschaften“,
• Registerkarte „Berechtigungen“,
• „Hinzufügen“,
• Person aus Adressbuch auswählen,
• Rechte eintragen.

Damit auf den Ordner von der anderen Person zugegriffen werden kann, muss man für alle Ordner oberhalb (inklusive der Mailbox selbst) in der Hierarchie die Berechtigung "Ordner sichtbar" vergeben. Berechtigungen werden nicht nach unten vererbt.

Berechtigungsstufen

Veröffentlichung von Kalendern im Web

Wenn Sie Ihren Kalender nicht nur bestimmten Personen oder Gruppen innerhalb von Exchange freigeben wollen, sondern z.B. mit einem persönlichen Kalender, den Sie bei einem anderen Anbieter im Web haben (z.B. Google) synchronisieren oder im Web veröffentlichen wollen, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten.

Es gibt für Outlook einige Tools (teils auch von Drittanbietern), die Sie nutzen können. Im Folgenden einige Hinweise und Links, wie Sie vorgehen können – je nachdem, was genau Sie machen wollen.

Bitte beachten Sie, dass wir keinen Support für spezifische Probleme mit anderen Plattformen oder Tools von Drittanbietern leisten können.

Kalender veröffentlichen

Wenn Sie Ihren Kalender mit Outlook veröffentlichen wollen, müssen Sie folgende Schritte durchführen:

Gehen Sie in Ihrem Outlook in das Kalendermodul und wählen Sie auf der linken Seite den Kalender aus, den Sie veröffentlichen möchten. Klicken Sie dann im Menüband auf „Online veröffent­lichen“ und dort auf „Diesen Kalender veröffentlichen…“.

In Ihrem Standard-Browser öffnet sich dann die Anmeldeseite von Outlook on the Web, wo Sie sich einloggen müssen. Sie gelangen dann auf die Seite „Kalenderveröffentlichung“. Dort können Sie festlegen, welchen Kalender Sie freigeben bzw. veröffentlichen möchten. Außerdem können Sie festlegen, ob Sie nur die Verfügbarkeit, eingeschränkte Details oder alle Details veröffentlichen möchten. Schließen Sie den Vorgang mit „Speichern“ (oben links) ab. Dadurch erhalten Sie zwei Links (einen ics- und einen html-Link), welche Sie denjenigen mitteilen können, die auf Ihren Kalender Zugriff erhalten sollen. Bei den Links handelt es sich um Zufallslinks, die nicht erraten werden können. Diese werden jedes Mal neu generiert, wenn Sie den Kalender erneut veröffentlichen.

Wenn Sie einen Kalender veröffentlicht haben, können Sie jederzeit die Einstellungen ändern oder die Veröffentlichung wieder beenden. Gehen Sie dabei genauso vor wie beim Veröffentlichen, und wählen Sie dann unter „Online veröffentlichen“ die Option „Diesen veröffentlichten Kalender konfigurieren…“ aus. Dadurch gelangen Sie wieder auf die Freigabeseite in Ihrem Browser und Sie können die Veröffentlichung ändern oder beenden.

Sie können die Veröffentlichung auch direkt in Outlook on the Web einstellen. Gehen Sie dazu in die Optionen und wählen Sie unter Kalender → Geteilte Kalender → Kalenderveröffentlichung.

Einblick in freigegebene Kalender, Mailboxen etc.

InOutlook können Sie Ordner anderer Benutzer:innen über „Datei → Öffnen und exportieren → Ordner eines anderen Benutzers“ öffnen. Dort können Sie dann sowohl den/die Benutzer:in als auch den Ordnertyp auswählen (Posteingang, Kalender, Aufgaben…).

Outlook ist oft sehr schlecht darin, „mitzukriegen“, dass Sie eine Freigabe bekommen haben. Wenn Sie also auf eine Freigabe nicht zugreifen können, beenden Sie Outlook und starten Sie es neu.

Nachdem ein Ordner für Sie freigegeben wurde, können Sie  den Ordner bei sich einbinden. Handelt es sich um einen Standardordner (Posteingang, Notizen, Kontakte, Kalender, Journal und Aufgaben), sind keine Unterschiede zwischen den Outlook-Versionen vorhanden. Man geht in Outlook auf „Datei → Öffnen → Ordner eines anderen Benutzers“ und wählt im dortigen Menü aus, welchen Ordner man von welcher Person einbinden will. Sofern man die Rechte darauf hat, wird dieser Ordner angezeigt und man kann damit arbeiten, je nachdem welche Berechtigungsstufe man besitzt.

Dabei ist zu beachten, dass Unterordner grundsätzlich nicht angezeigt werden und auch nicht eingebunden werden. Ebenso besitzt man auf den Unterordnern keine automatischen Rechte (es gibt keine automatische Vererbung von Rechten auf Unterordner).

Stellvertretung

Andere Personen vertreten

Sie können,sofern Sie dazu autorisiert wurden, folgende Aufgaben ausführen:

• Mails im Namen der anderen Person schreiben:

Wenn Sie sich im Postfach der anderen Person befinden, bekommen Sie beim Schreiben einer neuen E-Mail einen „Von:“ Button eingeblendet und können auswählen, ob die E-Mail mit Ihrer Absendeadresse oder der Absendeadresse der anderen Person versendet werden soll. In letzterem Fall wird Ihre Mailadresse in einer zusätzlichen Headerzeile „Sender“ festgehalten, so dass für die Empfänger ersichtlich ist, wer die E-Mail abgeschickt hat.

Wenn der Button nicht angezeigt wird, müssen Sie in den Optionen die Anzeige des Buttons aktivieren (Knopf „Von“). Wo genau Sie hier zu klicken haben, hängt von der Outlook-Version ab – am besten konsultieren Sie die Online-Hilfe (über die Taste F1 oder den blauen runden Button mit dem Fragezeichen), indem Sie den Suchtext „Erstellen einer E-Mail Nachricht für eine andere Person“ angeben.

• Mails im Namen der anderen Person beantworten: analog.
• „Speichern gesendeter Objekte im Ordner Gesendete Objekte eines anderen Benutzers“: siehe gleichnamigen Abschnitt in der Outlook-Online-Hilfe.
• Erstellen von Besprechungsanfragen/Meetings im Namen einer anderen Person:
  Aus dem Kalender einer anderen Person heraus erstellen Sie automatisch Anfragen in deren Namen.

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Mailbox hinzufügen Mailbox hinzufügen

Freigegebene Mailbox hinzufügen

Give approvals

Share free/busy times of the calendar.

When you share the free/busy times, others can see when you have appointments or how you are available. (The default setting for most clients is that only availability is visible).

This is helpful when organizing meetings, because it allows the inviter to see at a glance in the scheduling wizard when which participant does not have time or when the best time is.

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Proceed as follows:

• Right click on calendar,
• Click on "Properties" (Outlook),
• "Permissions" tab,
• "Add",
• Select person or group from address book,
• enter permissions.

To enable or restrict the free/busy times for everyone, you have to edit the "Default" entry in the "Permissions" tab. There you can e.g. define that besides the free/busy times also subject and location or also all details are visible.

If you don't want your free/busy times to be visible to everyone, you can turn it off as follows:

• Right click on Calendar,
• "Change sharing permissions",
• Permissions" tab, click on "Default" entry,
• In the "Read" section click the "None" button.

You can also add people in the way described above and specify in detail what they are allowed to do and what they are not.

Share calendar and mail folders

You can give people or groups from the address book read access to your entire mailbox by right-clicking again on the folder you want to share (Contacts, Journal, Tasks, Calendar, Notes) and then selecting "Share [Folder Name]" under "Share". 

This will open a blank email that you send to the person you want to invite. You now select the person from the address book by clicking the "To:" button. Under Details you can still select the desired permission level.

If nothing else is set, the authorization level is "Reviewer".

Change permission levels

• Right click on the mail folder in question,
• "Properties",
• Permissions" tab,
• "Add",
• Select person from address book,
• Enter permissions.

In order for the folder to be accessed by the other person, you must assign the "Folder visible" permission for all folders above (including the mailbox itself) in the hierarchy. Permissions are not inherited downwards.

Permission levels

Publishing calendars on the web

If you don't want to share your calendar only with certain people or groups within Exchange, but for example synchronize it with a personal calendar you have with another provider on the web (e.g. Google) or publish it on the web, there are a number of possibilities.

There are a number of tools (some third-party) for Outlook that you can use. Below are some hints and links on how to proceed - depending on what exactly you want to do.

Please note that we cannot provide support for specific issues with other platforms or third-party tools.

Publish calendar

If you want to publish your calendar with Outlook, you need to do the following steps:

In your Outlook, go to the Calendar module and select the calendar you want to publish on the left side. Then click on "Publish online" in the ribbon and there on "Publish this calendar...".

In your default browser, the Outlook on the Web login page will then open, where you will need to log in. You will then be taken to the "Publish calendar" page. There you can specify which calendar you want to share or publish. You can also specify whether you want to publish availability only, limited details or all details. Complete the process by clicking "Save" (top left). This will give you two links (an ics link and an html link) that you can share with those you want to have access to your calendar. The links are random links that cannot be guessed. They will be regenerated each time you republish the calendar.

Once you have published a calendar, you can change the settings or stop publishing at any time. To do this, follow the same procedure as for publishing, and then select the option "Configure this published calendar..." under "Publish online". This will take you back to the sharing page in your browser and you can change or stop publishing.

You can also set publishing directly in Outlook on the Web. To do this, go to the options and select Calendar → Shared Calendars → Calendar Publishing.

Opening shared calendars, mailboxes etc.

In Outlook you can open folders of other users via "File → Open and export → Other Users's Folder". There you can select both the user and the folder type (Inbox, Calendar, Tasks...).

Outlook is often very bad at "noticing" that you have been given a share. So if you can't access a share, quit Outlook and restart it.

After a folder has been shared with you, you can mount the folder with you. If it is a standard folder (Inbox, Notes, Contacts, Calendar, Journal and Tasks), there are no differences between Outlook versions. In Outlook, go to "File → Open → Other Users's Folder" and select in the menu there which folder you want to include from which person. If you have the rights, this folder will be displayed and you can work with it, depending on which permission level you have.

Please note that subfolders are not displayed and will not be included. Likewise, you do not have automatic rights to the subfolders (there is no automatic inheritance of rights to subfolders).

Delegates

Representing other persons

You can perform the following tasks, provided you have been authorized to do so:

• Write mails on behalf of the other person:

If you are in the other person's mailbox, you will get a "From:" button when writing a new mail and you can choose whether the mail should be sent with your sender address or the other person's sender address. In the latter case, your mail address will be recorded in an additional header line "Sender", so that the recipients can see who sent the e-mail.

If the button is not displayed, you have to activate the display of the button in the options ("From" button). Where exactly to click here depends on the Outlook version - it is best to consult the online help (via the F1 key or the blue round button with the question mark) by specifying the search text "Create an e-mail message for another person".

• Replying to mails on behalf of the other person: analogously.
• "Saving sent items in the Sent Items folder of another user": see the section of the same name in the Outlook Online Help.
• Creating meeting requests/meetings on behalf of another person:
  From another person's calendar, automatically create requests on their behalf.

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Mailbox hinzufügen Mailbox hinzufügen

Add a shared mailbox

Vertretung und „Send on Behalf“ für andere einrichten

Set up delegate access and "Send on Behalf" for others

Filterregeln

Email Rules

Beispiele für Filter Regeln:

Newsletter ausfiltern

Examples for filter rules:

Filter newsletters

Wählen Sie dann "mit bestimmten Wörtern im Nachrichtenkopf" aus und geben dann für "bestimmte Wörter" "X-Newsletter-ISP" und "X-Newsletter-Sender" ein.

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Wählen Sie dann noch einen Ordner aus, in den die Newsletter verschoben werden sollen und beenden Sie den Assistenten.

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Then select "with specific words in the message header" and enter "X-Newsletter ISP" and "X-Newsletter Sender" for "specific words".

Image AddedThen select a folder to which the newsletters should be moved and finish the wizard.

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Mailinglisten ausfiltern

Um E-Mails von Mailinglisten auszufiltern, erstellen Sie eine Regel analog wie bei der Newsletter Regel. Prüfen Sie auf die Header-Felder „List-Id“ und „List-Unsubscribe“ und verschieben Sie diese E-Mails in einen beliebigen Ordner.

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Beachten Sie, wenn Sie auch Newsletter filtern wollen, dass viele Newsletter auch diese Felder verwenden. Deswegen sollte der Filter für Newsletter vor dem Filter für Mailinglisten in der Liste der Filterregeln stehen.

Filter mailing lists

To filter out emails from mailing lists, create a rule analogous to the newsletter rule. Check for the header fields "List-Id" and "List-Unsubscribe" and move these emails to any folder.

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Note, if you want to filter newsletters as well, that many newsletters also use these fields. That is why the filter for newsletters should come before the filter for mailing lists in the list of filter rules.

Gelöschte Elemente wiederherstellen

Recover deleted items

Doch auch das „endgültige Löschen“ ist nicht wirklich endgültig, siehe nächsten Abschnitt.

Wiederherstellung von gelöschten Elementen: Sie können sie mit der Maus dorthin ziehen, wo Sie sie haben möchten, d. h. Termine ziehen Sie auf die Schaltfläche „Kalender“ links unten oder auf die Schaltfläche „Aufgaben“ (um daraus eine Aufgabe zu machen), ebenfalls links unten, Mails auf Ihren Posteingang oder auf den Mailordner, den Sie als Ziel wollen, etc.

Wie stelle ich endgültig gelöschte Elemente wieder her?

Sogar dann, wenn Sie ein Element aus dem speziellen Ordner „Gelöschte Elemente“ gelöscht haben, können Sie es innerhalb einer Frist von 14 Tagen immer noch wiederherstellen, und zwar über „Ordner → Gelöschte Elemente wiederherstellen“ (siehe Abbildung). Das geht jedoch nur bei Ihrem Exchange-Postfach, nicht bei IMAP-Postfächern. Haben Sie ein IMAP-Postfach oder einen Ordner darin ausgewählt, sehen Sie den Menüpunkt „Gelöschte Elemente wiederherstellen“ daher nicht.

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Wie stelle ich Elemente wieder her, die ich mit „Umschalt + Entf“ („Shift + Del“) gelöscht habe?

Beachten Sie, dass Sie Elemente, die Sie mit dem Tastenkürzel „Umschalt + Entf“ gelöscht haben, aus dem Ordner wiederherstellen müssen, in dem Sie sie gelöscht haben, d. h. der Ordner muss zuvor in Outlook angeklickt worden sein. Auch hier verwenden Sie „Ordner → Gelöschte Elemente wieder­her­stellen“. Beachten Sie, dass das nicht mit Outlook on the Web geht: Dort können Sie nur Elemente, die aus dem Papierkorb, also aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ endgültig gelöscht wurden, wiederherstellen.

But even the "final deletion" is not really final, see next section.

Restoring deleted items: you can drag them with the mouse to where you want them, i.e. appointments drag to the "Calendar" button at the bottom left or to the "Tasks" button (to make it a task), also at the bottom left, mails to your inbox or to the mail folder you want as destination, etc.

How do I recover permanently deleted items?

Even then, if you have deleted an item from the special "Deleted Items" folder, you can still recover it within a period of 14 days, via "Folder → Recover Deleted Items" (see the figure). However, this only works for your Exchange mailbox, not for IMAP mailboxes. If you have selected an IMAP mailbox or a folder in it, you will therefore not see the "Recover deleted items" menu item.

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How do I restore items that I deleted with "Shift + Del"?

Note that you must restore items you deleted with the "Shift + Del" keyboard shortcut from the folder where you deleted them, i.e. the folder must have been clicked on in Outlook beforehand. Again, use "Folder → Recover Deleted Items". Note that this does not work with Outlook on the Web: there you can only restore items that have been permanently deleted from the Recycle Bin, i.e. from the Deleted Items folder.

Adressbuch

In Outlook finden Sie den Button fürs Adressbuch, in Form eines kleinen aufgeschlagenen Buches, oben, relativ weit rechts.

Sie können im Adressbuch in der Voreinstellung nur nach dem Namen (gemeint ist der Anzeigename) suchen.

Address book

In Outlook you will find the button for the address book in the form of a small open book at the top, relatively far to the right.

By default, you can search in the address book only by name (meaning the display name).

Offline-Adressbuch herunterladen 

Wenn Sie manche Benutzer:innen nicht in Ihrem Offline-Adressbuch finden, kann das zwei Ursachen haben. Zum einen kann es sein, das der/die Nutzer:in neu angelegt wurde und das Adressbuch serverseitig noch nicht aktualisiert wurde (dies geschieht zweimal täglich automatisch) oder Ihr Offline-Adressbuch ist nicht aktuell. Sie können es wie folgt aktualisieren:

Download offline address book 

If you don't find some users in your offline address book, this can have two reasons. First, it may be that the user was newly created and the address book has not yet been updated on the server side (this is done automatically twice a day) or your offline address book is not up to date. You can update it as follows:

Verschlüsseln und Signieren

Wenn Sie sich genauer über Verschlüsselung, digitale Signaturen oder Zertifikate informieren möchten, lesen Sie unsere Dokumentation Verschlüsselung, digitale Signaturen, Zertifikate (http://www.lrz.de/services/pki/einf/).

Kurz zu den wesentlichen Eigenschaften von signierten und verschlüsselten E-Mails:

• Durch das Signieren einer E-Mail wird sichergestellt, dass diese auf dem Weg vom Absender zum Empfänger nicht unbemerkt manipuliert werden kann. Ob die E-Mail verschlüsselt übertragen wird, hängt davon ab, ob die beteiligten Mailsysteme Transportverschlüsselung unterstützen.
• Durch das Verschlüsseln einer E-Mail wird der Inhalt bereits vor dem Versand verschlüsselt und daher unabhängig von den Eigenschaften der beteiligten Mailsysteme verschlüsselt übertragen (und auch verschlüsselt in der Mailbox abgelegt). Beim Arbeiten mit Verschlüsselung ist unbedingt darauf zu achten, das eigene Zertifikat (vor allem den privaten Schlüssel) verlustsicher aufzubewahren, da sonst verschlüsselte E-Mails nicht mehr gelesen werden können – weder selbst verschlüsselte noch empfangene.

Allgemeine Vorbereitungen

Bevor Sie E-Mails signieren oder verschlüsseln können, müssen Sie Ihr Nutzerzertifikat auf Ihrem Rechner importieren. Wenn Sie von mehreren Rechnern aus E-Mails digital signiert oder verschlüsselt versenden möchten, so müssen Sie das Zertifikat auf jedem dieser Rechner importieren. Das gilt auch dann, wenn Sie verschlüsselte E-Mails auf mehreren PCs lesen möchten.

Encrypt and sign

Briefly, the essential properties of signed and encrypted e-mails:

• Signing an e-mail ensures that it cannot be manipulated unnoticed on its way from the sender to the recipient. Whether the e-mail is transmitted in encrypted form depends on whether the mail systems involved support transport encryption.
• By encrypting an e-mail, the content is already encrypted before it is sent and is therefore transmitted in encrypted form (and also stored in the mailbox in encrypted form) regardless of the properties of the mail systems involved. When working with encryption, it is essential to keep your own certificate (especially the private key) in a loss-proof manner, as otherwise encrypted e-mails can no longer be read - neither those you have encrypted yourself nor those you have received.

General preparations

Before you can sign or encrypt e-mails, you have to import your user certificate on your computer. If you want to send digitally signed or encrypted e-mails from multiple computers, you must import the certificate on each of these computers. This also applies if you want to read encrypted emails on multiple PCs.

Konfiguration für die Nutzung von S/MIME

Wenn das Zertifikat im Zertifikatsspeicher Ihres Rechners vorhanden ist, können Sie mit der Konfiguration von Outlook fortfahren. Rufen Sie die Outlook-Optionen auf (Datei → Optionen).

Wählen Sie dann in den in des „Trust Center“ und klicken Sie dort auf „Einstellungen für das Trust Center“.

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Wechseln Sie nun in den Bereich „E-Mail-Sicherheit“. Dort können Sie mehrere Einstellungen bzgl. digital signierter und verschlüsselter E-Mails vornehmen. Wenn Sie ab sofort jede ausgehende E-Mail automatisch digital signieren möchten, so können Sie hier die entsprechende Einstellung vornehmen. Sie können dort auch Ihr Zertifikat in der GAL (Globale Adressliste) veröffentlichen, um es anderen Nutzenden zur Verfügung zu stellen.

Klicken Sie nun auf „Einstellungen“.

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Überprüfen Sie die Sicherheitseinstellungen und stellen Sie sowohl für die Signatur als auch für die Verschlüsselung sicher, dass das richtige Zertifikat ausgewählt wurde.

Configuration for the use of S/MIME

If the certificate is available in the certificate store of your computer, you can proceed with the configuration of Outlook. Call up the Outlook options (File → Options).

Then select in the in the "Trust Center" and click there on "Trust Center Settings...".

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Now switch to the "Email Security" area. There you can make several settings regarding digitally signed and encrypted e-mails. If you want to automatically digitally sign every outgoing e-mail from now on, you can make the corresponding setting here. You can also publish your certificate to the GAL (Global Address List) to make it available to other users.

Now click on "Settings".

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Check the security settings and make sure the correct certificate is selected for both signature and encryption.

Nun können Sie bei der Standardeinstellung Ihre eben konfigurierte Sicherheitseinstellung auswählen und noch weitere Einstellungen vornehmen.

Now you can select your just configured security setting at the default setting and make some more settings.

E-Mails digital mit S/MIME signieren

Sign emails digitally with S/MIME

Der/die Empfangende sieht schon in der Vorschau anhand des Symbols, dass die E-Mail digital signiert wurde.

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In der E-Mail sehen Sie nun, von wem diese signiert wurde. Wenn Sie auf das Zertifikatssymbol klicken, können Sie sich das Zertifikat des/der Sendenen ansehen.

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The recipient can already see in the preview that the e-mail has been digitally signed.

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In the email, you can now see who signed it. If you click on the certificate icon, you can view the sender's certificate.

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E-Mails mit S/MIME verschlüsseln

Encrypt emails with S/MIME

Beim Erhalt einer verschlüsselten E-Mail ist es nicht ungewöhnlich, wenn diese mit dem Vermerk „[UNSCANNED]“ im Betreff versehen ist. Diese Anmerkung wird von einem Virenscanner hinzugefügt, da diese E-Mail aufgrund der Verschlüsselung nicht auf Viren untersucht werden konnte.

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When receiving an encrypted e-mail, it is not uncommon for it to have the note "[UNSCANNED]" in the subject line. This note is added by a virus scanner because this email could not be scanned for viruses due to the encryption.

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Wie bekomme ich das öffentliche Zertifikat eines Empfängers?

Zum verschlüsselten Versenden von E-Mails benötigen Sie immer das Zertifikat des Empfängers (m/w/d). Falls Sie dieses nicht besitzen, gibt es mehrere Möglichkeiten wie Sie evtl. das Zertifikat finden können:

Eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail des Empfängers

Sollten Sie bereits eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail vom Empfänger erhalten haben, so wurde Ihnen in dieser E-Mail auch das öffentliche Zertifikat übermittelt. Antworten Sie nun auf so eine E-Mail, so können Sie diese auch verschlüsseln, da das Zertifikat bekannt ist.

Wenn Sie allerdings eine neue E-Mail verfassen und die E-Mailadresse „per Hand“ in das An-Feld tippen (auch bei Autovervollständigung von Outlook), ist das Zertifikat des Empfängers nicht verfügbar. Sie müssen dazu entweder einen neuen Kontakt mit Zertifikat anlegen (Rechtsklick auf den Sender → „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen“) oder bei einem bestehenden Kontakt das Zertifikat hinzufügen.

How do I get the public certificate of a recipient?

To send encrypted emails you always need the certificate of the recipient. If you do not have this, there are several ways how you can possibly find the certificate:

A digitally signed or encrypted e-mail from the recipient.

If you have already received a digitally signed or encrypted e-mail from the recipient, the public certificate was also sent to you in this e-mail. If you reply to such an e-mail, you can also encrypt it because the certificate is known.

However, if you compose a new e-mail and type the e-mail address "by hand" into the To field (even with Outlook autocomplete), the recipient's certificate is not available. You have to either create a new contact with a certificate (right-click on the sender → "Add to Outlook Contacts") or add the certificate to an existing contact.

Verzeichnisdienst des DFN

Sie können auch im Verzeichnisdienst des DFN nach Nutzerzertifikaten suchen. Falls der Empfänger dort das Zertifikat mit der Erlaubnis auf Veröffentlichung beantragt hat, können Sie ihn dort finden und ihm eine verschlüsselte E-Mail zukommen lassen.

Binden Sie sich dazu das Adressbuch des DFN über LDAP in Ihrem Outlook ein. Gehen Sie dazu in die Kontoeinstellungen („Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen“) und wählen Sie dort den Reiter „Adressbücher“ aus. Klicken Sie nun auf „Neu“, um ein neues Adressbuch hinzuzufügen.

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Wählen Sie „Internetverzeichnisdienst (LDAP)“ als Typ aus und bestätigen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf „Weiter“.

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Sie können nun einen beliebigen Anzeigenamen für das Adressbuch eingeben.

Directory service of the DFN

You can also search for user certificates in the DFN directory service. If the recipient has requested the certificate there with permission to publish it, you can find him there and send him an encrypted e-mail.

To do this, integrate the DFN address book into your Outlook via LDAP. To do this, go to the account settings ("File → Account settings → Account settings") and select the "Address books" tab there. Now click on "New" to add a new address book.

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Select "Internet Directory Service (LDAP)" as the type and confirm your choice by clicking "Next".

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Now enter the Server Name of the LDAP server, for DFN this is "ldap.pca.dfn.de". Under "Additional settings" you still have to configure the Port and the Search Base.

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Wenn Sie nun nach einem Neustart von Outlook Ihr Adressbuch öffnen, finden Sie unter „Weitere Adressbücher“ das neue Adressbuch. Sie können dort nach einem gewünschten Empfänger suchen.

Globale Adressliste des Exchange Servers

Sollte der Empfänger sein Zertifikat in der GAL (Globalen Adressliste) veröffentlicht haben, so können Sie ihn einfach aus dem Adressbuch auswählen und die Nachricht verschlüsseln. Ob der Empfänger das Zertifikat dort veröffentlicht hat, können Sie folgendermaßen überprüfen:

Öffnen Sie Ihr Adressbuch und suchen Sie nach dem gewünschten Empfänger. Machen Sie nun einen Rechtsklick auf den Namen und wählen Sie die Option „Zu den Kontakten hinzufügen aus“. Klicken Sie nun, wie schon bei Variante 1 beschrieben, auf „Zertifikate“ um sich alle verfügbaren Zertifikate anzeigen zu lassen. Beim Schließen des Fensters frägt Sie Outlook ob Sie die Änderungen speichern möchten. Klicken Sie auf „Nein“, wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben.

If you now open your address book after restarting Outlook, you will find the new address book under "Other Address Books". You can search for a desired recipient there.

Global address list of the Exchange Server

If the recipient has published his certificate in the GAL (Global Address List), you can simply select him from the address book and encrypt the message. You can check whether the recipient has published the certificate there as follows:

Open your address book and search for the desired recipient. Now right-click on the name and select the "Add to Contacts" option. Now click on "Certificates", as already described for variant 1, to display all available certificates. When closing the window Outlook asks you if you want to save the changes. Click on "No" if you have not made any changes.

Hinweise

Wenn Outlook nicht mehr richtig funktioniert

Manchmal „verschluckt“ sich Outlook und kann eine Vielzahl seltsamer Symptome zeigen, z.B. kann es Probleme haben, die Verbindung zum Exchange-Server herzustellen, Sie finden bestimmte Mails, Ordner etc. nicht mehr oder Sie können nicht mehr auf Freigaben zugreifen, die Ihnen von anderen Benutzern erteilt worden waren etc. Ihre Daten sind am Exchange-Server immer noch erhalten, aber Sie müssen gegebenenfalls Ihr Outlook reparieren. Bitte gehen Sie in dieser Reihen­folge vor:

• Starten Sie Outlook neu. Wenn das nicht geholfen hat,
• Starten Sie den Rechner neu. Wenn das nicht geholfen hat,
• Löschen Sie Ihr Outlook-Profil und legen Sie es neu an.
• Wenn Sie immer noch Probleme haben, wenden Sie sich bitte an Ihre jeweiligeAnsprechstelle.

Wie lege ich ein neues Outlook-Profil an?

Ein Outlook-Profil enthält Konfigurationsinformationen für E-Mail-Konten und Datendateien sowie Informationen, wo E-Mail-Elemente gespeichert werden. Profile werden in der Systemsteuerung unter Windows bearbeitet und nicht in Outlook.

Ein neues Profil ist die Lösung für viele Probleme mit Outlook, denn es geht gerne mal kaputt. Wenn Sie ein neues Profil anlegen gehen keine E-Mails verloren, denn diese sind auf dem Server gespeichert. Auch PST Dateien (z.B. lokal angelegte Archive) gehen nicht verloren, denn diese sind nur in Ihren Outlook-Profil eingehängt, sie müssen diese nur im neuen Profil wieder einbinden. Bevor Sie aber das kaputte Profil löschen, sollten Sie überprüfen, ob Sie client-basierte Filterregeln angelegt oder eine Signatur eingestellt haben. Diese, sowie Änderungen der Ansicht würden dann auch gelöscht werden. Es ist jedoch nicht notwendig, das alte Profil gleich zu löschen. Wenn Sie testen wollen, ob Ihr Problem mit einem neuen Profil behoben ist, können Sie ein zusätzliches Profil anlegen. Beim Starten von Outlook können Sie dann auswählen, welches Profil Sie starten wollen.

Notes

When Outlook stops working properly

Sometimes Outlook "breaks" and may show a variety of strange symptoms, e.g. it may have problems connecting to the Exchange server, you may not be able to find certain mails, folders, etc., or you may not be able to access shares given to you by other users, etc. Your data is still preserved at the Exchange server, but you may need to repair your Outlook. Please proceed in this order:

• Restart Outlook. If that did not help,
• Restart the computer. If that did not help,
• Delete your Outlook profile and create it again.
• If you still have problems, please contact your respective contact person.

How do I create a new Outlook profile?

An Outlook profile contains configuration information for e-mail accounts and data files, as well as information about where e-mail items are stored. Profiles are edited in the Control Panel in Windows and not in Outlook.

A new profile is the solution to many problems with Outlook because it tends to crash. When you create a new profile no e-mails are lost, because they are stored on the server. Also PST files (e.g. locally created archives) are not lost, because they are only mounted in your Outlook profile, you only have to mount them in the new profile again. But before you delete the broken profile, you should check if you have created client-based filter rules or set a signature. These, as well as changes to the view would then also be deleted. However, it is not necessary to delete the old profile right away. If you want to test whether your problem is solved with a new profile, you can create an additional profile. When you start Outlook, you can then select which profile you want to start.

• Danach startet der Einrichtungs-Assistent wie unter Einrichtung beschrieben.
• Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie in dem obigen Fenster noch festlegen, welches Profil beim Starten von Outlook verwendet werden soll oder ob Sie bei jedem Start das Profil auswählen können.

• After that the setup wizard starts as described under Setup.
• After the setup is finished, you can still specify in the window above which profile should be used when Outlook is started or if you can select the profile every time you start it.

Tipps für ein stabiles und performantes Outlook

Die Tipps gelten allgemein für Outlook, nicht nur für den vom LRZ betriebenen Exchange-Dienst.

• Vorsicht vor sehr großen pst-Dateien! Regelmäßig Attachments anderorts abspeichern. Postfach aufräumen.
• RSS-Feeds deaktivieren.
• Drittanbieter-Tools (Add-ins) können die Stabilität beeinflussen. Outlook per Kommandozeile mit „c:\...\outlook.exe /safe“ starten und Add-ins manuell entfernen.
• Doppeleinträge treten gerne bei Synchronisationen auf. Auch hier helfen Drittanbieter Tools wie „Outlook Duplicate Items Remover“ von Vaita.

Tips for a stable and performant Outlook

The tips apply to Outlook in general, not only to the Exchange service operated by the LRZ.

• Beware of very large pst files! Regularly save attachments elsewhere. Clean up your mailbox.
• Deactivate RSS feeds.
• Third party tools (add-ins) can influence stability. Start Outlook via command line with "c:\...\outlook.exe /safe" and remove add-ins manually.
• Double entries often occur during synchronizations. Third party tools like "Outlook Duplicate Items Remover" from Vaita can help here as well.

Wo finde ich weiterführende Informationen zu Outlook?

Outlook selbst stellt die interne Outlook-Hilfe zur Verfügung. Diese starten Sie durch Drücken der Hilfe-Taste F1.

Where can I find further information about Outlook?

Outlook itself provides the internal Outlook help. You start this by pressing the help key F1.

Microsoft offers online Outlook help and learning: https://support.microsoft.com/en-us/outlook

Wie richte ich eine Weiterleitung ein?

Eine Weiterleitung auf eine andere Adresse kann nur über die jeweiligen Portale eingerichtet werden:

→ Exchange-Dienst unter Identity-Management-Portale

How do I set up a forwarding?

Forwarding to another address can only be set up via the respective portals:

→ Exchange-Dienst  from Identity Management Portale

Wie richte ich eine Abwesenheitsmeldung ein?

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

• Datei → Automatische Antworten (siehe nachfolgende Abbildung)

Sie können in allen Fällen unterschiedliche Abwesenheitsmeldungen für Absender innerhalb und außerhalb Ihrer Einrichtung (z.B. TUM) konfigurieren.

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Ihre Abwesenheitsmeldung wird übrigens bei Post von Mailinglisten und als Spam markierte Post nicht ausgelöst.

How do I set up an out of office message?

To do this, proceed as follows:

• File → Automatic replies (see following figure).

In all cases, you can configure different absence messages for senders inside and outside your institution (e.g. TUM).

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By the way, your out of office message will not be triggered for mail from mailing lists and mail marked as spam.

Typische Fehlermeldungen

Warum kann ich keine E-Mails mehr versenden?

Was bedeutet eine Unzustellbarkeitsbenachrichtung mit dem Fehlercode 0x80004005-0x80004005-0x000501?

Sie bekommen diese E-Mail, da der Versand von E-Mails ist auf maximal 250 Empfänger (m/w/d) pro 24 Stunden beschränkt.

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Die Fehlermeldung ist sehr lang und am Anfang nicht sehr aussagekräftig.  Scrollen Sie in der E-Mail bis ganz nach unten. 
In dem letzten Absatz finden Sie die den Grund, warum Sie keine weiteren E-Mails mehr versenden können.

"The message can't be submitted because the sender's submission quota was exceeded. "

Dies deutet darauf hin, dass Sie das Limit von 250 Empfänger innerhalb von 24 Stunden überschritten haben. Das Limit setzt sich automatisch nach 24 Stunden zurück.

Die Beschränkung dient dazu, dass auch über kompromittierte Accounts nur eine begrenzte Anzahl von E-Mails verschickt und so das Risiko, dass die LRZ-Mailserver auf sog. "Denylists" geraten, möglichst klein gehalten werden kann.

Typical error messages

Why can't I send e-mails anymore?

What does an undeliverable message with error code 0x80004005-0x80004005-0x000501 mean?

You are receiving this e-mail because the sending of e-mails is limited to a maximum of 250 recipients per 24 hours.

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The error message is very long and not very meaningful at the beginning.  Scroll down to the bottom of the email. 
In the last paragraph you will find the reason why you can't send any more emails.

"The message can't be submitted because the sender's submission quota was exceeded. "

This indicates that you have exceeded the limit of 250 recipients within 24 hours. The limit resets automatically after 24 hours.

The purpose of the limit is to ensure that only a limited number of e-mails are sent, even via compromised accounts, and thus to minimize the risk of LRZ mail servers ending up on so-called "denylists".

Volles Postfach 

Ihre Mailbox hat eine bestimmte Größe (in der Regel 3 GiB), wenn Sie diese überschreiten ist es Ihnen nicht mehr möglich E-Mails zu versenden oder zu empfangen. 

Wenn Sie an die Grenze kommen, erhalten Sie zunächst eine Warn-Mail (Von: Microsoft Outlook - quota-warning@ads.mwn.de), bei weiterem Anstieg des Speicherverbrauchs können Sie keine Nachrichten mehr senden, bei deutlichem Überschreiten des Quotas können Sie auch keine Nachrichten mehr empfangen.

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Wenn Sie die Grenze erreicht haben, dass Sie keine E-Mails mehr versenden können und es denn noch versuchen, erscheint ganz unten in der Leiste ein Dreieck und daneben steht "Übermittlungsfehler".  

Klicken Sie dort drauf, um den genauen Grund zu erfahren, weshalb die Nachricht nicht gesendet werden konnte.

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Haben Sie die Grenze deutlich überschritten, bekommen Sie folgende Meldung wenn Sie Outlook öffnen.

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In Outlook erfahren Sie die aktuelle Belegung durch Klick auf das Register „Datei“. 

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Full mailbox 

Your mailbox has a certain size (usually 3 GiB), if you exceed it you will not be able to send or receive emails.

When you reach the limit, you will first receive a warning mail (From: Microsoft Outlook - quota-warning@ads.mwn.de)

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