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Einrichtung

Starten Sie Outlook 2016.

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titleKlicken Sie hier, um sich den Screenshot anzusehen...


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German


Info
titleBarrierefreiheit

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English


Info
titleBarrier-free

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German

Einrichtung


English

Setup


Outlook 2019


German

(lightbulb) Die Anleitung wurde mit der On-Premise Version von Outlook 2019 erstellt, der Einrichtungsassistent kann bei der Office365-Version anders aussehen. 

Starten Sie Outlook und geben Sie Ihre E-Mailadresse ein. 

Falls bei Ihnen Outlook nicht mit einem Willkommen-Fenster startet, ist bereits ein

Profil

Konto konfiguriert.

 titleHier sehen Sie wie Sie ein weiteres Konto in Outlook hinzufügen...

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English

(lightbulb) The tutorial was created using the on-premise version of Outlook 2019, the setup wizard may look different for the Office365 version. 

Start Outlook and enter your email address. 

If Outlook does not start with a welcome window, you already have an account configured.




German

Fenster. Große Schrift, Willkommen bei Outlook. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, um Ihr Konto hinzuzufügen. Auswahlfeld Max.Mustermann At lrz.de. Ausklappbar Erweiterte Optionen. Schaltfläche Verbinden.Image Added


English

Windows. Large font, Welcome to Outlook. Enter an e-mail address to add your account. Selection field Max.Mustermann At lrz.de. Expandable advanced options. Connect button.Image Added





German

Wenn Sie in Ihr bestehendes Profil ein weiteres Exchange-Postfach einbinden möchten gehen Sie bitte auf „Datei → Konto hinzufügen“.

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Tragen Sie Ihren Namen sowie Ihre E-Mailadresse in den Assistenten ein und klicken Sie dann auf „Weiter“.
Achten Sie dabei darauf, Ihre Haupt-E-Mail-Adresse zu verwenden, sowie auf eine korrekte Schreibweise ohne Leerzeichen o.ä. Anhand dieser Informationen wird nun Outlook automatisch für Sie konfiguriert (Autodiscover).

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Bestätigen Sie die Nachfrage zur Autokonfiguration mit „Zulassen“. Bitte setzen

Es öffnet sich dann das Willkommens Fenster (siehe oben).


English

If you want to add another Exchange mailbox to your existing profile, please go to "File → Add account".

The welcome window will open (see above).



German

Fensterausschnitt. Linke Spalte Pfeil nach links im Kreis für zurück. Ausgewählt Informationen. Weitere Punkte. Rechts das Hauptfeld. Große Schrift, Kontoinformationen. Auswahlfeld X-artiges Symbol, dass an 2 gekreuzte Büroklammern erinnert, 2-zeilige Beschriftung, Max.Mustermann At lrz.de, Microsoft Exchange. Darunter markiert, Pluszeichen, Konto hinzufügen. Danach noch die Kontoeinstellungen.Image Added


English

Window section. Left column left arrow in circle for back. Selected info. Other points. Main panel on the right. Large font, Account Information. Selection field X-like symbol that resembles 2 crossed paper clips, 2-line label, Max.Mustermann At lrz.de, Microsoft Exchange. Below marked, plus sign, Add Account. After that still the account settings.Image Added





German

Wählen Sie als Kontotyp Exchange aus.


English

Select Exchange as the account type. 



German

Fenster. Pfeil nach links im Kreis für zurück. Große Schrift, Kontotyp auswählen. 3 Symbole mit Beschriftung, Office 365, Outlook.com, Google. 3 Symbole mit Beschriftung, ausgewählt Exchange, POP, IMAP.Image Added


English

Window. Left arrow in circle for back. Large font, select account type. 3 icons with labels, Office 365, Outlook.com, Google. 3 icons with label, selected Exchange, POP, IMAP.Image Added




German

Bestätigen Sie die Nachfrage zur Autokonfiguration mit „Zulassen. Bitte setzen Sie außerdem den Haken, damit Ihre Einstellungen auch in Zukunft automatisch aktualisiert werden können.

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titleKlicken Sie hier, um sich den Screenshot anzusehen...
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English

Confirm the request for autoconfiguration with "Allow". Please also check the box so that your settings can be updated automatically in the future.



German

Fenster Microsoft Outlook. Symbol geschlossenes Schloss. Konfigurieren von max.mustermann At lrz.de-Servereinstellungen für diese Website zulassen, Fragezeichen. https Doppelpunkt Schrägstrich Schrägstrich www.lrz.de Schrägstrich autodiscover Schrägstrich autodiscover.xml. Das Konto wurde für die Einstellungen auf diese Website umgeleitet. Sie sollten nur Einstellungen aus Quellen zulassen, die Sie kennen und denen Sie vertrauen. Markiert Kästchen mit Pfeil, Zukünftig nicht mehr zu dieser Website fragen. Darunter rechts, Schaltflächen markiert Zulassen, Abbrechen.Image Added


English

Microsoft Outlook window. Icon closed lock. Allow this website to configure max.mustermann At lrz.de server settings, question mark. https colon slash slash www.lrz.de slash autodiscover slash autodiscover.xml. Your account was redirected to this website for settings. You should only allow settings from sources you know and trust. Marked box with arrow, Don't ask me about this website again. Below right, buttons marked Allow, Cancel.Image Added




German

Geben Sie als Benutzernamen Ihre Kennung zusammen mit der Domain ads in

folgender

der Form

ein:

ads\Kennung

.
In

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ein, in dem Beispiel von Max Mustermann also ads\di69soz.

Je nachdem welche Betriebssystemversion Sie verwenden, sieht der folgende Passwortdialog etwas anders aus.

Die Screenshot wurden unter Windows 10 angefertigt.


English

For the user name, enter your account together with the domain ads in the form ads\account, i.e. ads\di69soz in Max Mustermann's example.

Depending on which operating system version you are using, the following password dialog will look slightly different.



German

Falls dort schon Ihre E-Mail-Adresse eingetragen ist, wählen Sie unter

„Weitere Optionen“ „Anderes Konto verwenden“

Weitere Optionen“ „Anderes Konto verwendenaus.

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Fenster Windows-Sicherheit. Große Schrift, Microsoft Outlook. Verbindung mit max.mustermann At lrz.de wird hergestellt. max.mustermann At lrz.de. Leeres Eingabefeld für Kennwort. Leeres Kästchen, Anmeldedaten speichern. Markiert und anklickbar Weitere Optionen. Schaltflächen OK, Abbrechen.Image Added

title

»

Klicken Sie hier, um sich den Screenshot anzusehen...

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Geben Sie nun Ihre Kennung zusammen mit der Domain ads ein.

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titleKlicken Sie hier, um sich den Screenshot anzusehen...

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Wenn Sie Ihre Anmeldeinformationen speichern möchten, können Sie einfach den Haken bei der Passworteingabe setzen.

Sobald die Konfiguration für Ihr Konto abgeschlossen ist, können Sie den Assistenten mit einem Klick auf „Fertig stellen“ abschließen.

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titleKlicken Sie hier, um sich den Screenshot anzusehen...

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Danach startet sich Outlook und steht Ihnen zur Benutzung zur Verfügung.

Wenn Sie Ihre Anmeldeinformationen speichern möchten, können Sie einfach den Haken bei der Passworteingabe setzen.

»


English

If your e-mail address is already entered there, select "Use a different account" under "More choices".

Windows Security window. Large font, Microsoft Outlook. Connecting to max.mustermann At lrz.de. max.mustermann At lrz.de. Empty input field for password. Empty box, Remember my credentials. Checked and clickable more choices. Buttons OK, Cancel.Image Added

»

If you want to save your credentials, simply check "Remenber my credentials.

»




German

Fenster Windows-Sicherheit. Große Schrift, Microsoft Outlook. Verbindung mit max.mustermann At lrz.de wird hergestellt. Markiert 2 Felder, ads Rückwärtsschrägstrich di69soz, darunter Eingabefeld ausgewählt Dicke Punkte. Domäne, ads. Leeres Kästchen, Anmeldedaten speichern. Anklickbar Weitere Optionen. Symbol Schlüssel, max.mustermann At lrz.de. Symbol SIM-Karte, Smartcard für Verbindung verwenden. Markiert und ausgewählt Symbol Person, Anderes Konto verwenden. Schaltflächen markiert OK, Abbrechen.Image Added


English

Windows Security window. Large font, Microsoft Outlook. Connecting to max.mustermann At lrz.de. Marks 2 fields, ads backslash di69soz, below input field selected Thick dots. Domain, ads. Empty box, save credentials. Clickable more choices. Symbol key, max.mustermann At lrz.de. Icon SIM card, Use smart card for connection. Marked and selected Icon Person, Use a different account. Buttons marked OK, Cancel.Image Added




German

Wählen Sie abschließend zweimal OK.


English

Finally, select OK twice.




German

Fenster. Max.Mustermann At lrz.de wird hinzugefügt. Große Schrift, Kontoeinrichtung abgeschlossen. Schaltfläche OK. Leeres Kästchen, Outlook Mobile auch auf meinem Telefon einrichten.Image Added


English

Window. Max.Mustermann At lrz.de is added. Large font, account setup completed. OK button. Empty box, set up Outlook Mobile on my phone too.Image Added





German

Shared Mailbox 

Shared Mailboxen bieten die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung einer Mailbox.
Anwendungsszenarien sind z.B. Funktionsadressen (wie info@domain.de)

oder

, gemeinsame Lehrstuhlkalender (z.B. zur Urlaubsplanung)

oder aber

und gemeinsame Kontakte des Lehrstuhls, die alle lesen dürfen bzw. die mehrere Personen gemeinsam verwalten. 

Anchor
Outlook Shared Mailbox
Outlook Shared Mailbox
Wie binde ich eine Shared Mailbox in Outlook ein?

Wenn Sie Outlook verwenden, sollte das Einbinden von Shared Mailboxen am besten so erfolgen, wie es in diesem Abschnitt beschrieben wird. Dann ist nämlich gewährleistet, dass bei der Bearbeitung von Mails der Shared Mailbox gelöschte Mails auch in den „Gelöschten Elementen“, versendete Mails in den „Gesendeten Elementen“ und gespeicherte Entwürfe im Ordner „Entwürfe“ der Shared Mailbox landen, und nicht in den entsprechenden Ordnern der eigenen Mailbox. Damit können alle

Kollegen

Kolleg:innen, die auch Zugriff auf die Shared Mailbox haben, auf alle von Ihnen gesendeten, gelöschten und als Entwurf gespeicherten E-Mails zugreifen.

Für ältere Outlook-Versionen

 

oder beim Einbinden der Shared Mailbox innerhalb der eigenen Mailbox

 

(siehe Freigegebene Mailbox hinzufügen) kann man das zuvor beschriebene Verhalten nur durch Registry-Eingriffe erzwingen – siehe dazu:

Leider ist uns bislang keine Möglichkeit bekannt, wie man das Verhalten auch für gespeicherte Entwürfe erzwingen kann.

Einbinden einer Shared Mailbox als separates Konto

  • Gehen Sie dazu auf „Datei → Konto hinzufügen“.

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  • Geben Sie nur die E-Mailadresse der Shared Mailbox ein und klicken Sie auf „Weiter“ und danach auf „Fertig stellen“.

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Im Anschluss daran werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie Outlook noch neu starten müssen. Sobald Sie das getan haben, werden Sie nach den Anmeldeinformationen der shared Mailbox gefragt.
Dort müssen Sie wie bei Ihrer persönlichen Mailbox ads\Kennung eingeben (also nicht die Kennung der Shared Mailbox).

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Kalender und Mailbox Freigaben

Im Folgenden wird erklärt, wie Sie Personen oder Gruppen Zugriff auf Teile Ihres Exchange-Accounts gewähren und wie Sie auf Freigaben, die Ihnen erteilt wurden, zugreifen können.

(Warnung) Zugriff auf Teile des Exchange-Accounts kann nur für Personen und Gruppen erteilt werden, die im Adressbuch zu finden sind.

Bitte beachten Sie, dass im Adressbuch nur Personen, shared Mailboxen, Ressourcen (Räume und Geräte) und Verteilerlisten verzeichnet sind. Wenn Sie also einer Gruppe von Personen Zugriff auf Teile Ihres Accounts einräumen möchten, und Sie diese Gruppe nicht in Ihren Adresslisten finden können, dann bedeutet das, dass die Gruppe keine Verteilerliste ist.

Feststellen, welche Personen Zugriff auf welchen Teil meiner Daten haben

Das geht in Outlook durch einen Rechtsklick auf die Ressource, für die Sie Freigaben erteilt haben (also z. B. auf das Kalendersymbol in der linken Leiste, wie Sie im nächsten Bild sehen können).

Über den Befehl „Eigenschaften“ bekommen Sie alle Eigenschaften von der Ressource angezeigt. Klicken Sie dort auf den Reiter „Berechtigungen“ um zu sehen, wer wie auf die Ressource zugreifen darf.
An dieser Stelle können Sie auch Änderungen vornehmen.

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Freigaben erteilen

Frei/Gebucht-Zeiten des Kalenders freigeben

Wenn Sie die Frei/Gebucht-Zeiten freigeben können andere sehen wann Sie Termine haben bzw. wie Sie verfügbar sind (die Standard Einstellung bei den meisten Kunden ist, dass nur die Verfügbarkeit sichtbar ist).

Dies ist Hilfreich bei der Organisation von Besprechungen, denn so sieht der Einladende im Terminplanungsassistenten auf einem Blick wann welcher Teilnehmer keine Zeit hat bzw. wann der beste Termin ist. 

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Gehen Sie wie folgt vor:

  • Rechtsklick auf Kalender
  • Klick auf „Eigenschaften“ (Outlook)
  • Registerkarte „Berechtigungen“
  • „Hinzufügen“
  • Person oder Gruppe aus Adressbuch auswählen
  • Rechte eintragen

Um die Frei/Gebucht-Zeiten für alle freizugeben oder zu beschränken, müssen Sie in der Register­karte „Berechtigungen“ den Eintrag „Standard“ bearbeiten. Sie können dort z.B. festlegen, dass neben den Frei/Gebucht-Zeiten auch Betreff und Ort oder auch alle Details sichtbar sind.

Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre Frei/Gebucht-Zeiten für alle sichtbar sind, können Sie das wie folgt abstellen:

  • Rechtsklick auf Kalender
  • „Freigabeberechtigungen ändern“
  • Registerkarte „Berechtigungen“, Eintrag „Standard“ anklicken
  • Im Bereich „Lesen“ den Button „Keine“ anklicken

Sie können auf dem oben beschriebenen Weg auch Personen hinzufügen und detailliert bestimmen, was diese Personen dürfen und was nicht.

Kalender und Mailordner Freigeben

Sie können Personen oder Gruppen aus dem Adressbuch Lesezugriff auf Ihre komplette Mailbox gewähren, indem Sie wieder einen Rechtsklick auf den freizugebenden Ordner (Kontakte, Journal, Aufgaben, Kalender, Notizen) machen und dann unter „Freigeben“ Option „[Ordnername] freigeben“ auswählen. 

Dadurch öffnet sich eine leere E-Mail, die Sie dem Einzuladenden schicken. Sie suchen nun die Person aus dem Adressbuch aus, indem Sie auf den Button „An:“ klicken. Unter Details können Sie noch die gewünschte Freigabestufe auswählen.

Die Berechtigungsstufe ist, wenn nichts anderes eingestellt wird „Prüfer“.

Berechtigungsstufen ändern

  • Rechtsklick auf den betreffenden Mailordner
  • „Eigenschaften“
  • Registerkarte „Berechtigungen“
  • „Hinzufügen“
  • Person aus Adressbuch auswählen
  • Rechte eintragen

Damit auf den Ordner von der anderen Person zugegriffen werden kann, muss man für alle Ordner oberhalb (inklusive der Mailbox selbst) in der Hierarchie die Berechtigung "Ordner Sichtbar" vergeben. Berechtigungen werden nicht nach unten vererbt.

Berechtigungsstufen

Berechtigungsstufe

Aktivitäten, die ein Freigabebenutzer ausführen kann

Besitzer

Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente im freigegebenen Ordner. Als Besitzer kann ein Benutzer die Berechtigungsstufen ändern, die andere für den Ordner haben.

Veröffentlichender Bearbeiter

Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente und Erstellen von Unterordnern.

Bearbeiter

Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente.

Veröffentlichender Autor

Erstellen und Lesen von Elementen, Erstellen von Unterordnern sowie Ändern und Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben.

Autor

Erstellen und Lesen von Elementen sowie Ändern und Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben.

Nicht bearbeitender Autor

Erstellen und Lesen von Elementen sowie Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben.

Prüfer

Nur Lesen von Elementen.

Mitwirkender

Nur Erstellen von Elementen.

Benutzerdefiniert

Ausführen von Aktivitäten, die der Ordnerbesitzer definiert hat.

Frei/Gebucht-Zeit, Betreff, Ort

Nur für Kalenderfreigaben, Lesen der Frei/Gebucht-Informationen sowie von Betreff und Ort von Kalenderereignissen

Frei/Gebucht-Zeit

Nur für Kalenderfreigaben, Lesen der Frei/Gebucht-Informationen, von Kalenderereignissen

Keine

Ausführung keiner Aktivitäten. Der Benutzer verbleibt in der Berechtigungsliste, hat aber keine Berechtigung und kann den Ordner nicht öffnen.

Veröffentlichung von Kalendern im Web

Wenn Sie Ihren Kalender nicht nur bestimmten Personen oder Gruppen innerhalb von Exchange freigeben wollen, sondern z.B. mit einem persönlichen Kalender, den Sie bei einem anderen Anbieter im Web haben (z. B. Google) synchronisieren oder im Web veröffentlichen wollen, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten.

Es gibt für Outlook einige Tools (teils auch von Drittanbietern), die Sie nutzen können. Im Folgenden einige Hinweise und Links, wie Sie vorgehen können – je nachdem, was genau Sie machen wollen.

Bitte beachten Sie, dass wir keinen Support für spezifische Probleme mit anderen Plattformen oder Tools von Drittanbietern leisten können.

Kalender veröffentlichen

Wenn Sie Ihren Kalender mit Outlook veröffentlichen wollen, müssen Sie folgende Schritte durchführen:

Gehen Sie in Ihrem Outlook in das Kalendermodul und wählen Sie auf der linken Seite den Kalender aus, den Sie veröffentlichen möchten. Klicken Sie dann im Menüband auf „Online veröffent­lichen“ und dort auf „Diesen Kalender veröffentlichen…“.

In Ihrem Standardbrowser öffnet sich dann die Anmeldeseite von OWA, wo Sie sich einloggen müssen. Sie gelangen dann auf die Seite „Kalenderveröffentlichung“. Dort können Sie festlegen, welchen Kalender Sie freigeben bzw. veröffentlichen möchten. Außerdem können Sie festlegen ob Sie nur die Verfügbarkeit, eingeschränkte Details oder alle Details veröffentlichen möchten. Schließen Sie den Vorgang mit „Speichern“ (oben links) ab. Dadurch erhalten Sie zwei Links (einen ics- und einen html-Link), welche Sie denjenigen mitteilen können, die auf Ihren Kalender Zugriff erhalten sollen. Bei den Links handelt es sich um Zufallslinks, die nicht erraten werden können. Diese werden jedes Mal neu generiert, wenn Sie den Kalender erneut veröffentlichen.

Wenn Sie einen Kalender veröffentlicht haben, können Sie jederzeit die Einstellungen ändern oder die Veröffentlichung wieder beenden. Gehen Sie dabei genauso vor wie beim Veröffentlichen, und wählen Sie dann unter „Online veröffentlichen“ die Option „Diesen veröffentlichten Kalender konfigurieren…“ aus. Dadurch gelangen Sie wieder auf die Freigabeseite in Ihrem Browser und Sie können die Veröffentlichung ändern oder beenden.

Sie können die Veröffentlichung auch direkt im OWA machen. Gehen Sie dazu in die Optionen und wählen Sie unter Kalender → Geteilte Kalender → Kalenderveröffentlichung.

Einblick in freigegebene Kalender, Mailboxen etc.

In Outlook können Sie Ordner anderer Benutzer über „Datei → Öffnen und exportieren → Ordner eines anderen Benutzers“ öffnen. Dort können Sie dann sowohl den Benutzer als auch den Ordnertyp auswählen (Posteingang, Kalender, Aufgaben…).

Outlook ist oft sehr schlecht darin „mitzukriegen“, dass Sie eine Freigabe bekommen haben. Wenn Sie also auf eine Freigabe nicht zugreifen können, beenden Sie Outlook und starten Sie es neu.

Nachdem ein Ordner für Sie freigegeben wurde, können Sie  den Ordner bei sich einbinden. Handelt es sich um einen Standardordner (Posteingang, Notizen, Kontakte, Kalender, Journal und Aufgaben), sind keine Unterschiede zwischen den Outlook-Versionen vorhanden. Man geht in Outlook auf „Datei → Öffnen → Ordner eines anderen Benutzers“ und wählt im dortigen Menü aus, welchen Ordner man von welcher Person einbinden will. Sofern man die Rechte darauf hat, wird dieser Ordner angezeigt und man kann damit arbeiten, je nachdem welche Berechtigungsstufe man besitzt.

Dabei ist zu beachten, dass Unterordner grundsätzlich nicht angezeigt werden und auch nicht eingebunden werden. Ebenso besitzt man auf den Unterordnern keine automatischen Rechte (sprich es gibt keine automatische Vererbung von Rechten auf Unterordner).

Stellvertretung

Andere Personen vertreten

Sie können, sofern Sie dazu autorisiert wurden, folgende Aufgaben ausführen:

  • Mails im Namen der anderen Person schreiben:

Wenn Sie sich im Postfach der anderen Person befinden, bekommen Sie beim Schreiben einer neuen E-Mail einen „Von:“ Button eingeblendet und können auswählen, ob die E-Mail mit Ihrer Absendeadresse oder der Absendeadresse der anderen Person versendet werden soll. In letzterem Fall wird Ihre Mailadresse in einer zusätzlichen Headerzeile „Sender“ festgehalten, so dass für die Empfänger ersichtlich ist, wer die E-Mail abgeschickt hat.

Wenn der Button nicht angezeigt wird, müssen Sie in den Optionen die Anzeige des Buttons aktivieren (siehe auch hier). Wo genau Sie hier zu klicken haben, hängt von der Outlook Version ab – am besten konsultieren Sie die Online Hilfe (über die Taste F1 oder den blauen runden Button mit dem Fragezeichen), indem Sie den Suchtext „Erstellen einer E-Mail Nachricht für eine andere Person“ angeben.

  • Mails im Namen der anderen Person beantworten: analog
  • „Speichern gesendeter Objekte im Ordner Gesendete Objekte eines anderen Benutzers“: siehe gleichnamigen Abschnitt in der Outlook Online Hilfe
  • Erstellen von Besprechungsanfragen/Meetings im Namen einer anderen Person:
    Aus dem Kalender einer anderen Person heraus erstellen Sie automatisch Anfragen in deren Namen
Freigegebene Mailbox hinzufügen AnchorMailbox hinzufügenMailbox hinzufügen

Gehen Sie dazu in Outlook auf „Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen…“.

In dem sich öffnenden Fenster müssen Sie mit Doppelklick Ihr Exchange-Konto auswählen:

Im Fenster „Konto ändern“ klicken Sie auf „Weitere Einstellungen“:

Wählen Sie nun den Reiter „Erweitert“ aus und klicken Sie dort auf „Hinzufügen…“:

Jetzt müssen Sie nur noch den Namen der Person, deren Postfach Sie öffnen möchten, eingeben und mit „OK“ bestätigen.

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Vertretung und „Send on Behalf“ für andere einrichten

Warning

Derzeit ist es nicht möglich über das Windows Outlook eine Stellvertretung einzurichten. Nutzen Sie dazu OWA. 

In Outlook können Sie über „Datei → Kontoeinstellungen → Zugriffsrechte für Stellvertretung“ Stellvertreter bestimmen.

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Über „Hinzufügen“ können Sie Personen aus dem Adressbuch aussuchen.
Daraufhin bekommen Sie einen weiteren Dialog, in dem sie bestimmen können, welche Rechte Ihr Stellvertreter bekommen soll:

Bitte beachten Sie, dass das „Send on Behalf“ Recht nur an Objekte vergeben werden kann, die sich im Adressbuch Ihrer Organisation finden.
Es kann nicht an beliebige Mailadressen vergeben werden, auch nicht an Verteiler/Mailinglisten oder an ActiveDirectory-Gruppen.

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Beachten Sie auch, dass auf diesem Wege der Stellvertreter automatisch das „Send on Behalf“ Recht bekommt (Bearbeiter). Wollen Sie ihm dieses Recht gar nicht geben sondern z.B. nur Leserechte, dann sollten Sie nur eine Freigabe einrichten.

Achten Sie darauf, dass Ihr Stellvertreter auch Berechtigungen auf den Obersten Ordner (Ordner über Posteingang) hat, denn wenn dem nicht so ist, kann Ihr Stellvertreter keine Mailordner öffnen. 

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Filterregeln

Um die Übersichtlichkeit in einem Postfach zu erhöhen, ist es oft sinnvoll, eingehende E-Mails anhand von bestimmten Kriterien automatisch in andere Ordner zu sortieren. Exchange bietet Ihnen die Möglichkeit, serverseitige Filterregeln anzulegen.

In Outlook finden Sie unter dem Register „Datei“ den Button „Regeln und Berechtigungen verwalten“. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich folgendes Fenster:

Dort können Sie neue Regeln anlegen oder schon vorhandene bearbeiten.

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titleKlicken Sie hier, um den Screenshot anzusehen...

Outlook_Filterregel.pngImage Removed

Beispiele für Filter Regeln:

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titleNewsletter ausfiltern...

Damit Newsletter gefiltert werden können, haben wir für einige große Newsletter-Versender ein Tagging eingeführt, das durch spezielle Header-Zeilen in der E-Mail erfolgt. Erstellen Sie eine Regel ohne Vorlage, die auf von Ihnen empfangene Nachrichten angewendet wird. 
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Wählen Sie dann "mit bestimmten Wörtern im Nachrichtenkopf" aus und geben dann für "bestimmte Wörter" "X-Newsletter-ISP" und "X-Newsletter-Sender" ein.

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Wählen Sie dann noch einen Ordner aus, in den die Newsletter verschoben werden sollen und beenden Sie den Assistenten.

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titleMailinglisten ausfiltern...

Um E-Mails von Mailinglisten auszufiltern, erstellen Sie eine Regel analog wie bei der Newsletter Regel. Prüfen Sie auf die Header-Felder „List-Id“ und „List-Unsubscribe“ und verschieben Sie diese E-Mails in einen beliebigen Ordner.

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Beachten Sie, wenn Sie auch Newsletter filtern wollen, dass viele Newsletter auch diese Felder verwenden. Deswegen sollte der Filter für Newsletter vor dem Filter für Mailinglisten in der Liste der Filterregeln stehen.

Gelöschte Elemente wiederherstellen

Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte, die Sie löschen, finden sich in Outlook zunächst im speziellen Ordner „Gelöschte Elemente“.
Dort gibt es keine Gleitlöschung, die Elemente bleiben dort so lange liegen, bis Sie sie endgültig löschen:

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Doch auch das „endgültige Löschen“ ist nicht wirklich endgültig, siehe nächsten Abschnitt.

Wiederherstellung von gelöschten Elementen: Sie können sie mit der Maus dorthin ziehen, wo Sie sie haben möchten, d. h. Termine ziehen Sie auf die Schaltfläche „Kalender“ links unten oder auf die Schaltfläche „Aufgaben“ (um daraus eine Aufgabe zu machen), ebenfalls links unten, Mails auf Ihren Posteingang oder auf den Mailordner, den Sie als Ziel wollen, etc.

Wie stelle ich endgültig gelöschte Elemente wieder her?

Sogar dann, wenn Sie ein Element aus dem speziellen Ordner „Gelöschte Elemente“ gelöscht haben, können Sie es innerhalb einer Frist von 14 Tagen immer noch wiederherstellen, und zwar über „Ordner → Gelöschte Elemente wiederherstellen“ (siehe Abbildung). Das geht jedoch nur bei Ihrem Exchange-Postfach, nicht bei IMAP-Postfächern. Haben Sie ein IMAP-Postfach oder einen Ordner darin ausgewählt, sehen Sie den Menüpunkt „Gelöschte Elemente wiederherstellen“ daher nicht.

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Wie stelle ich Elemente wieder her, die ich mit „Shift + Delete“ gelöscht habe?

Beachten Sie, dass Sie Elemente, die Sie mit dem Tastenkürzel „Shift + Delete“ gelöscht haben, aus dem Ordner wiederherstellen müssen, in dem Sie sie gelöscht haben, d. h. der Ordner muss zuvor in Outlook angeklickt worden sein. Auch hier verwenden Sie „Ordner → Gelöschte Elemente wieder­her­stellen“. Beachten Sie, dass das nicht mit Outlook Web App geht: Dort können Sie nur Elemente, die aus dem Papierkorb, also aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ endgültig gelöscht wurden, wiederherstellen.

Adressbuch

In Outlook finden Sie den Button fürs Adressbuch, in Form eines kleinen aufgeschlagenen Buches, oben, relativ weit rechts. Sie können im Adressbuch in der Voreinstellung nur nach dem Namen (gemeint ist der Anzeigename) suchen. Wenn Sie auf den Button „Mehr Spalten“ klicken können Sie auch nach der Mailadresse oder der Kennung suchen. Auch Funktionsadressen, Räume und Ressourcen sind im Adressbuch eingetragen. 

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Info

Wenn man in Outlook eine neue Mail schreibt und beim Eintragen der Adressen ist, kann man mit Strg-K nach dem bisher eingetippten Text in der globalen Adressliste suchen lassen. Diese Suche ist eine echte Substring-Suche, d. h. es werden alle Einträge gefunden, in denen der Suchstring irgendwie auftaucht – also nicht etwa nur am Anfang, wie bei der Suche im Adressbuch.

Offline Adressbuch herunterladen 

Wenn Sie manche Benutzer nicht in Ihrem Offline Adressbuch finden, kann das zwei Ursachen haben. Zum einen kann es sein, das der Nutzer neu angelegt wurde und das Adressbuch serverseitig noch nicht aktualisiert wurde (dies wird zwei mal täglich aktualisiert) oder Ihr Offline Adressbuch ist nicht aktuell. 
Um dies zu Aktualisieren gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie im Office-Menüband auf Datei
Klicken Sie auf Kontoeinstellungen 
  • Klicken Sie dann auf Addressbuch herunterladen...
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    Abwesenheitsmeldung

    Dazu gehen Sie wie folgt vor:

    • Outlook: Datei → Automatische Antworten (siehe nachfolgende Abbildung)
    • Outlook Web App: Rechts oben auf das Zahnrad klicken, dann auf „Automatische Antworten“ (siehe nachfolgende Abbildung)

    Sie können in allen Fällen unterschiedliche Abwesenheitsmeldungen für Absender innerhalb und außerhalb Ihrer Einrichtung (z.B. TUM) konfigurieren.

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    Ihre Abwesenheitsmeldung wird übrigens weder durch E-Mails von Mailinglisten noch durch als Spam markierte E-Mails ausgelöst. 

    Verschlüsseln und Signieren
    Info

    Um mit Outlook E-Mails mit S/MIME signiert oder verschlüsselt zu versenden, benötigt man ein persönliches Nutzerzertifikat.
    Als Angehöriger der TUM finden Sie Informationen zur Beantragung eines Zertifikats unter https://www.it.tum.de/zertifikate/. Sollten Sie dabei Schwierig­keiten haben, so wenden Sie sich bitte an der IT-Support der TUM, it-support@tum.deFür die anderen Einrichtungen im MWN ist uns derzeit keine Möglichkeit bekannt, wie man ein persönliches Nutzerzertifikat bekommen könnte.

    Wenn Sie sich genauer über Verschlüsselung, digitale Signaturen oder Zertifikate informieren möchten, so können Sie das gerne auf unserer Website http://www.lrz.de/services/pki/einf/ machen.

    Note

    Bitte beachten Sie, dass das hier beschriebene Verschlüsselungsverfahren mit S/MIME nicht mit dem insbesondere unter Unix/Linux verbreiteten PGP-Verfahren kompatibel ist. PGP wird von Outlook und OWA nicht unterstützt.

    Kurz zu den wesentlichen Eigenschaften von signierten und verschlüsselten E-Mails:

    • Durch das Signieren einer E-Mail wird sichergestellt, dass diese auf dem Weg vom Absender zum Empfänger nicht unbemerkt manipuliert werden kann. Ob die E-Mail verschlüsselt übertragen wird, hängt davon ab, ob die beteiligten Mailsysteme Transportverschlüsselung unterstützen.
    • Durch das Verschlüsseln einer E-Mail wird der Inhalt bereits vor dem Versand verschlüsselt und daher unabhängig von den Eigenschaften der beteiligten Mailsysteme verschlüsselt übertragen (und auch verschlüsselt in der Mailbox abgelegt). Beim Arbeiten mit Verschlüsselung ist unbedingt darauf zu achten das eigene Zertifikat (vor allem den privaten Schlüssel) verlustsicher aufzubewahren, da sonst verschlüsselte E-Mails nicht mehr gelesen werden können – weder selbst verschlüsselte noch empfangene.

    Allgemeine Vorbereitungen

    Bevor Sie E-Mails signieren oder verschlüsseln können, müssen Sie Ihr Nutzerzertifikat auf Ihrem Rechner importieren. Wenn Sie von mehreren Rechnern aus E-Mails digital signiert oder verschlüsselt versenden möchten, so müssen Sie das Zertifikat auf jedem dieser Rechner importieren. Das gilt auch dann, wenn Sie verschlüsselte E-Mails auf mehreren PCs lesen möchten.

    Durch einen Doppelklick auf Ihre Zertifikatsdatei (Datei mit Endung „.p12“) im Windows-Explorer öffnet sich ein Zertifikatimport-Assistent. Wählen Sie als Speicherort „Aktueller Benutzer“ aus und klicken Sie auf „Weiter“ um Ihre gewünschten Einstellungen vorzunehmen:

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    Geben Sie nun das Kennwort für den privaten Schlüssel ein. Außerdem können Sie sich nun entscheiden, ob Sie wollen, dass Ihr privater Schlüssel nachträglich von diesem Rechner exportiert werden kann. Wenn Sie das möchten, setzen Sie bitte den zweiten Haken in diesem Fenster. Nur wenn Sie diese Einstellung gewählt haben, können Sie (oder potentielle Angreifer!), nach Eingabe des Passworts, den privaten Schlüssel zu einem späteren Zeitpunkt exportieren.

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    Windows wählt nun automatisch den richtigen Speicher für Ihr Zertifikat aus. Bestätigen Sie auch diese Einstellung mit einem Klick auf „Weiter“.

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    Bitte überprüfen Sie nun noch einmal Ihre Einstellungen und bestätigen Sie diese.

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    Konfiguration für die Nutzung von S/MIME

    Wenn das Zertifikat im Zertifikatsspeicher Ihres Rechners vorhanden ist, können Sie mit der Konfiguration von Outlook fortfahren. Gehen Sie dazu in den Outlook-Optionen (Datei → Optionen) in des „Trust Center“ und klicken Sie dort auf „Einstellungen für das Trust Center“.

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    Wechseln Sie nun in den Bereich „E-Mail-Sicherheit“. Dort können Sie mehrere Einstellungen bzgl. digital signierter und verschlüsselter E-Mails vornehmen. Wenn Sie ab sofort jede ausgehende E-Mail automatisch digital signieren möchten, so können Sie hier die entsprechende Einstellung vornehmen. Sie können dort auch Ihr Zertifikat in der GAL (Globale Adressliste) veröffentlichen, um es anderen Nutzern zur Verfügung zu stellen.

    Klicken Sie nun auf „Einstellungen“.

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    Überprüfen Sie die Sicherheitseinstellungen und stellen Sie sowohl für die Signatur als auch für die Verschlüsselung sicher, dass das richtige Zertifikat ausgewählt wurde.

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    Nun können Sie bei der Standardeinstellung Ihre eben konfigurierte Sicherheitseinstellung auswählen und noch weitere Einstellungen vornehmen.

    E-Mails digital mit S/MIME signieren

    Um eine E-Mail unter Outlook mit einer digitalen Signatur zu versehen, wechseln Sie vor dem Versenden in das Register „Optionen“ und klicken Sie dort auf „Signieren“. Wenn Sie automatisch jede E-Mail signieren möchten, so können Sie das in den Sicherheitseinstellungen konfigurieren.

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    Der Empfänger sieht schon in der Vorschau anhand des Symbols, dass die E-Mail digital signiert wurde.

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    In der E-Mail sehen Sie nun, von wem diese signiert wurde. Wenn Sie auf das Zertifikatssymbol klicken, können Sie sich das Zertifikat des Senders ansehen.

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    E-Mails mit S/MIME verschlüsseln

    Wenn Sie eine E-Mail verschlüsseln möchten, gehen Sie dazu genauso wie beim Signieren einer E-Mail vor. Wählen Sie dazu nur anstelle der Option „Signieren“ die Option „Verschlüsseln“ aus. Im Unterschied zum Signieren, benötigen Sie nicht nur Ihr eigenes Zertifikat, sondern zusätzlich noch das Zertifikat (genauer: den öffentlichen Schlüssel) des Mailempfängers.

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    Beim Erhalt einer verschlüsselten E-Mail ist es nicht ungewöhnlich, wenn diese mit dem Vermerk [UNSCANNED] im Betreff versehen ist. Diese Anmerkung wird von einem Virenscanner hinzugefügt, da diese E-Mail aufgrund der Verschlüsselung nicht auf Viren untersucht werden konnte.

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    Wie bekomme ich das öffentliche Zertifikat eines Empfängers?

    Zum verschlüsselten Versenden von E-Mails benötigen Sie immer das Zertifikat des Empfängers. Falls Sie dieses nicht besitzen, gibt es mehrere Möglichkeiten wie Sie evtl. das Zertifikat finden können:

    Eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail des Empfängers

    Sollten Sie bereits eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail vom Empfänger erhalten haben, so wurde Ihnen in dieser E-Mail auch das öffentliche Zertifikat übermittelt. Antworten Sie nun auf so eine E-Mail, so können Sie diese auch verschlüsseln, da das Zertifikat bekannt ist.

    Wenn Sie allerdings eine neue E-Mail verfassen und die E-Mailadresse „per Hand“ in das An-Feld tippen (auch bei Autovervollständigung von Outlook), ist das Zertifikat des Empfängers nicht verfügbar. Sie müssen dazu entweder einen neuen Kontakt mit Zertifikat anlegen (Rechtsklick auf den Sender → „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen“) oder bei einem bestehenden Kontakt das Zertifikat hinzufügen.

    Öffnen Sie dazu den Kontakt und klicken Sie dort auf „Zertifikate“. Dort können Sie nun ein Zertifikat importieren oder sich die Eigenschaften eines bestehenden anzeigen lassen.

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    Verzeichnisdienst des DFN

    Sie können auch im Verzeichnisdienst des DFN nach Nutzerzertifikaten suchen. Falls der Empfänger dort das Zertifikat mit der Erlaubnis auf Veröffentlichung beantragt hat, können Sie ihn dort finden und ihm eine verschlüsselte E-Mail zukommen lassen.

    Binden Sie sich dazu das Adressbuch des DFN über LDAP in Ihrem Outlook ein, indem Sie wie folgt vorgehen.

    Expand
    titleLDAP-Adressbuch einbinden...

    Mit Outlook hat man die Möglichkeit auf einen LDAP-Server zuzugreifen, um dort zum Beispiel nach E-Mailadressen zu suchen.

    Gehen Sie dazu in die Kontoeinstellungen („Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen“) und wählen Sie dort den Reiter „Adressbücher“ aus. Klicken Sie nun auf „Neu“ um ein neues Adressbuch hinzuzufügen.

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    Wählen Sie „Internetverzeichnisdienst (LDAP)“ als Typ aus und bestätigen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf „Weiter“.

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    Geben Sie nun die Servernamen Ihres LDAP-Servers ein. Unter „Weitere Einstellungen“ können Sie noch die Suchbasis und den Port konfigurieren.

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    Als Servernamen müssen Sie ldap.pca.dfn.de eingeben und unter „Weitere Einstellungen“ zusätzliche Konfigurationen vornehmen.

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    Sie können nun einen beliebigen Anzeigenamen für das Adressbuch eingeben. Bitte verifizieren Sie, dass Port 636 eingestellt ist und das SSL verwendet wird und geben sie als Suchbasis
    ou=DFN-PKI,o=DFN-Verein,c=de ein.

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    Wenn Sie nun nach einem Neustart von Outlook Ihr Adressbuch öffnen, finden Sie unter „Weitere Adressbücher“ das neue Adressbuch. Sie können dort nach einem gewünschten Empfänger suchen.

    Globale Adressliste des Exchange Servers

    Sollte der Empfänger sein Zertifikat in der GAL (Globalen Adressliste) veröffentlicht haben, so können Sie ihn einfach aus dem Adressbuch auswählen und die Nachricht verschlüsseln. Ob der Empfänger das Zertifikat dort veröffentlicht hat, können Sie folgendermaßen überprüfen:

    Öffnen Sie Ihr Adressbuch und suchen Sie nach dem gewünschten Empfänger. Machen Sie nun einen Rechtsklick auf den Namen und wählen Sie die Option „Zu den Kontakten hinzufügen aus“. Klicken Sie nun, wie schon bei Variante 1 beschrieben, auf „Zertifikate“ um sich alle verfügbaren Zertifikate anzeigen zu lassen. Beim Schließen des Fensters frägt Sie Outlook ob Sie die Änderungen speichern möchten. Klicken Sie auf „Nein“, wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben

    Hinweise

    Wenn Outlook nicht mehr richtig funktioniert

    Manchmal „verschluckt“ sich Outlook und kann eine Vielzahl seltsamer Symptome zeigen, z. B. kann es Probleme haben, die Verbindung zum Exchange-Server herzustellen, oder Sie finden bestimmte Mails, Ordner etc. nicht mehr, oder Sie können nicht mehr auf Freigaben zugreifen, die Ihnen von anderen Benutzern erteilt worden waren etc. Ihre Daten sind am Exchange-Server immer noch erhalten, aber Sie müssen gegebenenfalls Ihr Outlook reparieren. Bitte gehen Sie in dieser Reihen­folge vor:

    • Starten Sie Outlook neu. Wenn das nicht geholfen hat,
    • Starten Sie den Rechner neu. Wenn das nicht geholfen hat,
    • Löschen Sie Ihr Outlook-Profil und legen Sie es neu an.
    • Wenn Sie immer noch Probleme haben, wenden Sie sich bitte an Ihren jeweiligen Ansprechpartner.

    Wie lege ich ein neues Outlook Profil an?

    Ein Outlook Profil enthält Konfigurationsinformationen für E-Mail-Konten und Datendateien sowie Informationen dazu, wo E-Mail-Elemente gespeichert werden. Profile werden in der Systemsteuerung unter Windows bearbeitet und nicht in Outlook.

    Ein neues Profil ist die Lösung für viele Probleme mit Outlook, denn es geht gerne mal kaputt. Wenn Sie ein neues Profil anlegen gehen keine E-Mails verloren, denn diese sind auf dem Server gespeichert. Auch PST Dateien (z.B. lokal angelegte Archive) gehen nicht verloren, denn diese sind nur in Ihren Outlook Profil eingehängt, sie müssen diese nur im neuen Profil wieder einbinden. Bevor Sie aber das kaputte Profil löschen, sollten Sie überprüfen ob Sie Client basierte Filter Regeln angelegt haben oder ob sie eine Signatur eingestellt haben, diese, sowie Änderungen der Ansicht würden dann auch gelöscht werden. Es ist jedoch nicht zwingend notwendig, das alte Profil gleich zu löschen, wenn Sie testen wollen ob Ihr Problem mit einem neuen Profil behoben ist können Sie ein zusätzliches Profil anlegen. Beim Starten von Outlook können Sie dann auswählen welches Profil Sie starten wollen. 

    • Öffnen Sie die Systemsteuerung und wählen Mail bzw. E-Mail aus. Gehen Sie dort auf „Profile anzeigen…“:
    Expand
    titleKlicken Sie hier, um sich den Screenshot anzusehen...

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    • Klicken Sie nun auf „Hinzufügen“ und geben Sie Ihrem Profil einen neuen Namen.
    Expand
    titleKlicken Sie hier, um sich den Screenshot anzusehen...

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    • Danach startet der Einrichtungs-Assistent wie unter Einrichtung beschrieben.
    • Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie in dem obigen Fenster noch festlegen, welches Profil beim Starten von Outlook verwendet werden soll oder ob Sie bei jedem Start das Profil auswählen können. 

    Tipps für ein stabiles und performantes Outlook

    Dieser Abschnitt gilt allgemein für Outlook, die Tipps darin beziehen sich nicht auf den vom LRZ betriebenen Exchange-Dienst sondern sind grundsätzlich immer mit Outlook anwendbar.

    • Vorsicht vor sehr großen pst-Dateien! Regelmäßig Attachments anderorts abspeichern, ferner Postfach aufräumen 
    • RSS-Feeds deaktivieren
    • Drittanbieter-Tools (Add-ins) können die Stabilität beeinflussen. Outlook per Kommandozeile mit c:\...\outlook.exe /safestarten und add-ins manuell entfernen
    • Doppeleinträge treten bei Synchronisationen gerne auf. Auch hier helfen Drittanbieter Tools wie „Outlook Duplicate Items Remover“ von Vaita
    • Es wird nicht empfohlen, die PST-Dateien von Outlook auf einem Netzlaufwerk abzulegen und von dort zu nutzen. Bei kleinsten Netzaussetzern kann die PST-Datei kaputt gehen. Wenn dann nur eine Kopie der lokalen PST-Datei im Netzlaufwerk ablegen, falls man so seine Daten sichern will.

    Wo finde ich weiterführende Informationen zu Outlook?

    Zunächst steht Ihnen in Outlook selbst die interne Outlook-Hilfe zur Verfügung. Diese starten Sie durch Drücken der Hilfe-Taste F1.

    Über das LRZ-Benutzersekretariat können Sie die Handbücher des RRZN (Regionales Rechenzentrum für Niedersachsen) zur Benutzung von Outlook beziehen.

    Online bei Microsoft: https://support.office.com/outlook

    Wie richte ich eine Weiterleitung ein?

    Eine Weiterleitung auf eine andere Adresse kann nur über die jeweiligen Portale (TUMonline (https://campus.tum.de), Online Account-Verwaltung der HM (https://portal-o.hm.edu/rz/online-service), ID-Portal (https://idportal.lrz.de)) eingerichtet werden.

    Siehe auch Self Services des LRZ (Id-Portal), Abschnitt Weiterleitung.

    Note

    Bitte beachten Sie das Weiterleitungen auf Basis von Regeln in Outlook oder Outlook Web Access (OWA), die auf externe Adressen zeigen, nicht ausgeführt werden.

    Siehe auch: Keine Outlook/OWA-basierten Weiterleitungen auf externe Adressen

    Wie richte ich eine Abwesenheitsmeldung ein?

    Dazu gehen Sie wie folgt vor:

    • Datei → Automatische Antworten (siehe nachfolgende Abbildung)

    Sie können in allen Fällen unterschiedliche Abwesenheitsmeldungen für Absender innerhalb und außerhalb Ihrer Einrichtung (z.B. TUM) konfigurieren.

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    Ihre Abwesenheitsmeldung wird übrigens weder durch Post von Mailinglisten noch durch als Spam markierte Post ausgelöst.

    Typische Fehlermeldungen

    Warum kann ich keine E-Mails mehr versenden?

    Was bedeutet eine Unzustellbarkeitsbenachrichtung mit dem Fehlercode 0x80004005-0x80004005-0x000501?

    Sie bekommen diese E-Mail, da der Versand von E-Mails ist auf maximal 250 Empfänger pro 24 Stunden beschränkt.

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    Die Fehlermeldung ist sehr lang und am Anfang nicht sehr Aussagekräftig. Scrollen Sie in der E-Mail bis ganz nach unten. 
    In dem letzten Absatz finden Sie die den Grund, warum Sie keine weiteren E-Mails mehr versenden können.

    "The message can't be submitted because the sender's submission quota was exceeded.

    Dies deutet darauf hin, dass Sie das Limit von 250 Empfänger innerhalb von 24 Stunden überschritten haben. Das Limit setzt sich automatisch nach 24 Stunden zurück. 
    Die Beschränkung dient dazu, dass auch über kompromittierte Accounts nur eine begrenzte Anzahl von E-Mails verschickt und so das Risiko, dass die LRZ-Mailserver auf sog. "Blacklists" geraten, möglichst klein gehalten werden kann.

    Antwortausnahmen
    Info
    English

    Shared Mailbox 

    Shared mailboxes offer the possibility to jointly edit a mailbox.
    Application scenarios include function addresses (such as info@domain.de), shared chair calendars (e.g. for vacation planning) and shared chair contacts that everyone is allowed to read or that several people manage together. 

    Anchor
    Outlook Shared Mailbox
    Outlook Shared Mailbox
    How do I include a shared mailbox in Outlook?

    If you use Outlook, it is best to include shared mailboxes as described in this section. Then it is ensured that when processing mails from the shared mailbox, deleted mails also end up in the "Deleted items", sent mails in the "Sent items" and saved drafts in the "Drafts" folder of the shared mailbox, and not in the corresponding folders of your own mailbox. This way, all colleagues who also have access to the shared mailbox can access all emails you have sent, deleted, and saved as drafts.

    For older Outlook versions or when including the shared mailbox within your own mailbox (see Adding a Shared Mailbox), the behavior described above can only be enforced by registry intervention - see:

    Unfortunately, we do not know of any way to enforce the behavior for saved drafts as well.

    Including a shared mailbox as a separate account



    German

    Gehen Sie dazu auf
    „Datei → Konto hinzufügen“.


    English

    To do this, go to

    "File → Add account".



    German

    Fensterausschnitt. Linke Spalte Pfeil nach links im Kreis für zurück. Ausgewählt Informationen. Weitere Punkte. Rechts das Hauptfeld. Große Schrift, Kontoinformationen. Auswahlfeld X-artiges Symbol, dass an 2 gekreuzte Büroklammern erinnert, 2-zeilige Beschriftung, Max.Mustermann At lrz.de, Microsoft Exchange. Darunter markiert, Pluszeichen, Konto hinzufügen. Danach noch die Kontoeinstellungen.Image Added


    English

    Window section. Left column left arrow in circle for back. Selected info. Other points. Main panel on the right. Large font, Account Information. Selection field X-like symbol that resembles 2 crossed paper clips, 2-line label, Max.Mustermann At lrz.de, Microsoft Exchange. Below marked, plus sign, Add Account. After that still the account settings.Image Added




    German

    Geben Sie nur die E-Mailadresse der Shared Mailbox ein und klicken Sie auf „Weiter“ und danach auf „Fertig stellen“.


    English

    Enter only the email address of the shared mailbox and click "Connect".

    Select Exchange as the account type.



    German

    Fenster Konto hinzufügen. Konto automatisch einrichten. Outlook kann Ihre E-Mail-Konten automatisch konfigurieren. Ausgewählter Radioknopf, E-Mail-Konto. Ihr Name, leeres Eingabefeld, darunter, Beispiel, Heike Molnar. E-Mail-Adresse, Eingabefeld musterteam At lrz.de, darunter, Beispiel, heike At contoso.com. Kennwort, leeres Eingabefeld. Kennwort erneut eingeben, leeres Eingabefeld, darunter, Geben Sie das Kennwort ein, das Sie vom Internetdienstanbieter erhalten haben. Radioknopf, Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen. Ganz unten rechts, Schaltflächen abgeblendet Zurück, Weiter, Abbrechen.Image Added


    English

    Windows. Large font, Welcome to Outlook. Enter an e-mail address to add your account. Selection field Musterteam At lrz.de. Expandable advanced options. Connect button.Image Added




    German

    Im Anschluss daran werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie Outlook neu starten müssen. Sobald Sie das getan haben, werden Sie nach den Anmeldeinformationen der Shared Mailbox gefragt.

    Dort müssen Sie wie bei Ihrer persönlichen Mailbox ads\Kennung eingeben (also nicht die Kennung der Shared Mailbox).


    English

    Following this, you will be told that you need to restart Outlook. Click "OK" and once you have done that, you will be asked for the shared mailbox credentials.

    There you will need to enter ads\account as you would for your personal mailbox (not the account of the shared mailbox).


    Fenster Windows-Sicherheit. Große Schrift, Microsoft Outlook. Verbindung mit musterteam At lrz.de wird hergestellt. ads Rückwärtsschrägstrich di69soz. Eingabefeld ausgewählt Dicke Punkte. Leeres Kästchen, Anmeldedaten speichern. Anklickbar Weitere Optionen. Schaltflächen OK, Abbrechen.Image Added



    German

    Kalender- und Mailbox-Freigaben

    Im Folgenden wird erklärt, wie Sie Personen oder Gruppen Zugriff auf Teile Ihres Exchange-Accounts gewähren und wie Sie auf Freigaben, die Ihnen erteilt wurden, zugreifen können.

    Note

    Zugriff auf Teile des Exchange-Accounts kann nur für Personen und Gruppen erteilt werden, die im Adressbuch zu finden sind.

    Bitte beachten Sie, dass im Adressbuch nur Personen, Shared Mailboxen, Ressourcen (Räume und Geräte) und Verteilerlisten verzeichnet sind. Wenn Sie also einer Gruppe von Personen Zugriff auf Teile Ihres Accounts einräumen möchten, und Sie diese Gruppe nicht in Ihren Adresslisten finden können, dann bedeutet das, dass die Gruppe keine Verteilerliste ist.

    Feststellen, welche Personen Zugriff auf welchen Teil meiner Daten haben


    English

    Calendar and mailbox sharing

    The following explains how to grant people or groups access to parts of your Exchange account and how to access shares that have been granted to you.

    Note

    Access to parts of the Exchange account can be granted only to people and groups that can be found in the address book.

    Please note that the address book only lists people, shared mailboxes, resources (rooms and devices) and distribution lists. So if you want to give a group of people access to parts of your account and you can't find this group in your address lists, it means that the group is not a distribution list.

    Determine which people have access to which part of my data


    German

    Das geht in Outlook durch einen Rechtsklick auf die Ressource, für die Sie Freigaben erteilt haben (also z.B. auf das Kalendersymbol in der linken Leiste, wie Sie im nächsten Bild sehen können).

    Über den Befehl „Eigenschaften“ bekommen Sie alle Eigenschaften von der Ressource angezeigt. Klicken Sie dort auf den Reiter „Berechtigungen“ um zu sehen, wer wie auf die Ressource zugreifen darf.
    An dieser Stelle können Sie auch Änderungen vornehmen.


    English

    This can be done in Outlook by right-clicking on the resource for which you have granted shares (e.g. on the calendar icon in the left bar, as you can see in the next picture).

    The "Properties" command will show you all the properties of the resource. Click on the tab "Permissions" to see who is allowed to access the resource and how.
    You can also make changes at this point.



    German

    Fenster Posteingang, Eigenschaften. 5 Registerkarten, Allgemein, AutoArchivierung, Richtlinie, ausgewählt Berechtigungen, Synchronisierung. Tabelle mit 2 Spalten Name, Berechtigungsstufe. 2 Einträge. Ausgewählt Standard, Keine. Anonym, Keine. Unter der Tabelle 3 Schaltflächen Hinzufügen..., Entfernen, abgeblendet Eigenschaften. Kasten Berechtigungen, Anfang. Berechtigungsstufe, Auswahlfeld Keine. Es folgen 4 Unterkästen. Links Kasten Lesen. Ausgewählter Radioknopf, Keine. Radioknopf, Alle Details. Rechts Kasten Schreiben. 4 Angaben, alle mit leeren Kästchen, Elemente erstellen, Unterordner erstellen, Eigene bearbeiten, Alles bearbeiten. Darunter links Kasten Elemente löschen. Ausgewählter Radioknopf, Keine. Radioknopf, Eigene. Radioknopf, Alle. Rechts Kasten Sonstiges. 3 Angaben, alle mit leeren Kästchen, Besitzer des Ordners, abgeblendet Ordnerkontaktperson, Ordner sichtbar. Kasten Berechtigungen, Ende. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen, abgeblendet Übernehmen.Image Added


    English

    Window, Inbox Properties. 4 tabs, General, Policy, selected Permissions, Synchronization. Table with 2 columns Name, Permission level. 2 entries. Selected Default, None. Anonymous, None. Below the table 3 buttons Add..., Remove, dimmed Properties. Permissions box, top. Permission level, None checkbox. 4 sub-boxes follow. Left box Read. Selected radio button, None. Radio button, Full Details. Right box Write. 4 details, all with empty boxes, Create items, Create subfolders, Edit own, Edit all. Below left box Delete items. Selected radio button, None. Radio button, Own. Radio button, All. On the right box Other. 3 indications, all with empty boxes, Folder owner, dimmed Folder contact, folder visible. Permissions box, end. At the bottom right, buttons OK, Cancel, Apply.Image Added





    German

    Freigaben erteilen

    Frei/Gebucht-Zeiten des Kalenders freigeben

    Wenn Sie die Frei/Gebucht-Zeiten freigeben, können andere sehen, wann Sie Termine haben bzw. wie Sie verfügbar sind. (Die Standardeinstellung bei den meisten Kunden ist, dass nur die Verfügbarkeit sichtbar ist.)

    Dies ist hilfreich bei der Organisation von Besprechungen, denn so sieht der/die Einladende im Terminplanungsassistenten auf einem Blick, wann welche:r Teilnehmende keine Zeit hat bzw. wann der beste Termin ist.

    Kalender-Fenster Unbenannt - Besprechung. 8 Registerkarten, ausgewählt Besprechung. In der Befehlsgruppe Anzeigen ist ausgewählt Terminplanungs-Assistent. In der Befehlsgruppe Optionen ist ausgewählt Raumsuche. Darunter im Hauptfeld 2 Kästen. Linker Kasten des Hauptfeldes Schaltfläche Senden, rechts Symbol Lupe für Suchen, Auswahlfeld 100 Prozent. Darunter eine große Tabelle mit 3 Spalten und 4 Einträgen, Beschreibung spaltenweise. Schmale Spalte 1, Symbol Brief mit Pfeil nach unten, 3 mal Kästchen mit Haken. Schmale Spalte 2, leer, Symbol Lupe im Kreis, 2 mal Symbol Pfeil nach oben im Kreis. Spalte 3, Alle Teilnehmer, Max Mustermann, Musterteam, Musterfrau Komma Erika, darunter der Hinweis Hier einen Namen zufügen. Unter der Tabelle links 2 Schalflächen, Teilnehmer hinzufügen..., darunter Räume hinzufügen..., rechts Auswahlfeld Optionen. Rechter Kasten des Hauptfeldes eine große Tabelle mit Verschiebebalken unten und mehreren Spalten für die einzelnen Stunden, 12 Doppelpunkt 00 bis 16 Doppelpunkt 00, gleich gefolgt von 08 Doppelpunkt 00 bis 12 Doppelpunkt 00, überschrieben mit Dienstag, 19. März 2019. Die darunter liegenden Zeilen korrespondieren mit den Teilnehmern der linken Tabelle und enthalten verschieden farbige Balken, deren Bedeutung ganz unten erklärt ist, z. B. blau für Gebucht. Unter der Tabelle zwei Zeilen für einen geplanten Termin. Beginn, Datumsfeld Di 19.03.2019, Auswahlfeld 08 Doppelpunkt 00. Ende, gleiches Datumsfeld, Auswahlfeld 08 Doppelpunkt 30. In der Tabelle erscheint dieser Zeitbereich in den 32 Teilnehmerzeilen als hervorgehobene Säule. Rechts von der Tabelle ist eine Verschiebebalken für den Teilnehmerbereich beider Tabellen. Rechts vom Hauptfeld ist die Spalte Raumsuche.Image Added

    Gehen Sie wie folgt vor:

    • Rechtsklick auf Kalender,
    • Klick auf „Eigenschaften“ (Outlook),
    • Registerkarte „Berechtigungen“,
    • „Hinzufügen“,
    • Person oder Gruppe aus Adressbuch auswählen,
    • Rechte eintragen.

    Um die Frei/Gebucht-Zeiten für alle freizugeben oder zu beschränken, müssen Sie in der Register­karte „Berechtigungen“ den Eintrag „Standard“ bearbeiten. Sie können dort z.B. festlegen, dass neben den Frei/Gebucht-Zeiten auch Betreff und Ort oder auch alle Details sichtbar sind.

    Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre Frei/Gebucht-Zeiten für alle sichtbar sind, können Sie das wie folgt abstellen:

    • Rechtsklick auf Kalender,
    • „Freigabeberechtigungen ändern“,
    • Registerkarte „Berechtigungen“, Eintrag „Standard“ anklicken,
    • Im Bereich „Lesen“ den Button „Keine“ anklicken.

    Sie können auf dem oben beschriebenen Weg auch Personen hinzufügen und detailliert bestimmen, was diese Personen dürfen und was nicht.

    Kalender und Mailordner freigeben

    Sie können Personen oder Gruppen aus dem Adressbuch Lesezugriff auf Ihre komplette Mailbox gewähren, indem Sie wieder einen Rechtsklick auf den freizugebenden Ordner (Kontakte, Journal, Aufgaben, Kalender, Notizen) machen und dann unter „Freigeben“ die Option „[Ordnername] freigeben“ auswählen. 

    Dadurch öffnet sich eine leere E-Mail, die Sie dem/der Einzuladenden schicken. Sie suchen nun die Person aus dem Adressbuch aus, indem Sie auf den Button „An:“ klicken. Unter Details können Sie noch die gewünschte Freigabestufe auswählen.

    Die Berechtigungsstufe ist, wenn nichts anderes eingestellt wird, „Prüfer“.

    Berechtigungsstufen ändern

    • Rechtsklick auf den betreffenden Mailordner,
    • „Eigenschaften“,
    • Registerkarte „Berechtigungen“,
    • „Hinzufügen“,
    • Person aus Adressbuch auswählen,
    • Rechte eintragen.

    Damit auf den Ordner von der anderen Person zugegriffen werden kann, muss man für alle Ordner oberhalb (inklusive der Mailbox selbst) in der Hierarchie die Berechtigung "Ordner sichtbar" vergeben. Berechtigungen werden nicht nach unten vererbt.

    Berechtigungsstufen

    Berechtigungsstufe

    Aktivitäten, die ein Freigabebenutzer ausführen kann

    Besitzer

    Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente im freigegebenen Ordner. Als Besitzer kann ein:e Benutzer:in die Berechtigungsstufen ändern, die andere für den Ordner haben.

    Veröffentlichender Bearbeiter   

    Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente und Erstellen von Unterordnern.

    Bearbeiter

    Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente.

    Veröffentlichender Autor

    Erstellen und Lesen von Elementen, Erstellen von Unterordnern sowie Ändern und Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben.

    Autor

    Erstellen und Lesen von Elementen sowie Ändern und Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben.

    Nicht bearbeitender Autor

    Erstellen und Lesen von Elementen sowie Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben.

    Prüfer

    Nur Lesen von Elementen.

    Mitwirkender

    Nur Erstellen von Elementen.

    Benutzerdefiniert

    Ausführen von Aktivitäten, die der/die Ordnerbesitzer:in definiert hat.

    Frei/Gebucht-Zeit, Betreff, Ort

    Nur für Kalenderfreigaben, Lesen der Frei/Gebucht-Informationen sowie von Betreff und Ort von Kalenderereignissen.

    Frei/Gebucht-Zeit

    Nur für Kalenderfreigaben, Lesen der Frei/Gebucht-Informationen, von Kalenderereignissen.

    Keine

    Ausführung keiner Aktivitäten. Der Benutzer verbleibt in der Berechtigungsliste, hat aber keine Berechtigung und kann den Ordner nicht öffnen.

    Veröffentlichung von Kalendern im Web

    Wenn Sie Ihren Kalender nicht nur bestimmten Personen oder Gruppen innerhalb von Exchange freigeben wollen, sondern z.B. mit einem persönlichen Kalender, den Sie bei einem anderen Anbieter im Web haben (z.B. Google) synchronisieren oder im Web veröffentlichen wollen, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten.

    Es gibt für Outlook einige Tools (teils auch von Drittanbietern), die Sie nutzen können. Im Folgenden einige Hinweise und Links, wie Sie vorgehen können – je nachdem, was genau Sie machen wollen.

    Bitte beachten Sie, dass wir keinen Support für spezifische Probleme mit anderen Plattformen oder Tools von Drittanbietern leisten können.

    Kalender veröffentlichen

    Wenn Sie Ihren Kalender mit Outlook veröffentlichen wollen, müssen Sie folgende Schritte durchführen:

    Gehen Sie in Ihrem Outlook in das Kalendermodul und wählen Sie auf der linken Seite den Kalender aus, den Sie veröffentlichen möchten. Klicken Sie dann im Menüband auf „Online veröffent­lichen“ und dort auf „Diesen Kalender veröffentlichen…“.

    In Ihrem Standard-Browser öffnet sich dann die Anmeldeseite von Outlook on the Web, wo Sie sich einloggen müssen. Sie gelangen dann auf die Seite „Kalenderveröffentlichung“. Dort können Sie festlegen, welchen Kalender Sie freigeben bzw. veröffentlichen möchten. Außerdem können Sie festlegen, ob Sie nur die Verfügbarkeit, eingeschränkte Details oder alle Details veröffentlichen möchten. Schließen Sie den Vorgang mit „Speichern“ (oben links) ab. Dadurch erhalten Sie zwei Links (einen ics- und einen html-Link), welche Sie denjenigen mitteilen können, die auf Ihren Kalender Zugriff erhalten sollen. Bei den Links handelt es sich um Zufallslinks, die nicht erraten werden können. Diese werden jedes Mal neu generiert, wenn Sie den Kalender erneut veröffentlichen.

    Wenn Sie einen Kalender veröffentlicht haben, können Sie jederzeit die Einstellungen ändern oder die Veröffentlichung wieder beenden. Gehen Sie dabei genauso vor wie beim Veröffentlichen, und wählen Sie dann unter „Online veröffentlichen“ die Option „Diesen veröffentlichten Kalender konfigurieren…“ aus. Dadurch gelangen Sie wieder auf die Freigabeseite in Ihrem Browser und Sie können die Veröffentlichung ändern oder beenden.

    Sie können die Veröffentlichung auch direkt in Outlook on the Web einstellen. Gehen Sie dazu in die Optionen und wählen Sie unter Kalender → Geteilte Kalender → Kalenderveröffentlichung.

    Einblick in freigegebene Kalender, Mailboxen etc.

    InOutlook können Sie Ordner anderer Benutzer:innen über „Datei → Öffnen und exportieren → Ordner eines anderen Benutzers“ öffnen. Dort können Sie dann sowohl den/die Benutzer:in als auch den Ordnertyp auswählen (Posteingang, Kalender, Aufgaben…).

    Outlook ist oft sehr schlecht darin, „mitzukriegen“, dass Sie eine Freigabe bekommen haben. Wenn Sie also auf eine Freigabe nicht zugreifen können, beenden Sie Outlook und starten Sie es neu.

    Nachdem ein Ordner für Sie freigegeben wurde, können Sie  den Ordner bei sich einbinden. Handelt es sich um einen Standardordner (Posteingang, Notizen, Kontakte, Kalender, Journal und Aufgaben), sind keine Unterschiede zwischen den Outlook-Versionen vorhanden. Man geht in Outlook auf „Datei → Öffnen → Ordner eines anderen Benutzers“ und wählt im dortigen Menü aus, welchen Ordner man von welcher Person einbinden will. Sofern man die Rechte darauf hat, wird dieser Ordner angezeigt und man kann damit arbeiten, je nachdem welche Berechtigungsstufe man besitzt.

    Dabei ist zu beachten, dass Unterordner grundsätzlich nicht angezeigt werden und auch nicht eingebunden werden. Ebenso besitzt man auf den Unterordnern keine automatischen Rechte (es gibt keine automatische Vererbung von Rechten auf Unterordner).

    Stellvertretung

    Andere Personen vertreten

    Sie können,sofern Sie dazu autorisiert wurden, folgende Aufgaben ausführen:

    • Mails im Namen der anderen Person schreiben:

    Wenn Sie sich im Postfach der anderen Person befinden, bekommen Sie beim Schreiben einer neuen E-Mail einen „Von:“ Button eingeblendet und können auswählen, ob die E-Mail mit Ihrer Absendeadresse oder der Absendeadresse der anderen Person versendet werden soll. In letzterem Fall wird Ihre Mailadresse in einer zusätzlichen Headerzeile „Sender“ festgehalten, so dass für die Empfänger ersichtlich ist, wer die E-Mail abgeschickt hat.

    Wenn der Button nicht angezeigt wird, müssen Sie in den Optionen die Anzeige des Buttons aktivieren (Knopf „Von“). Wo genau Sie hier zu klicken haben, hängt von der Outlook-Version ab – am besten konsultieren Sie die Online-Hilfe (über die Taste F1 oder den blauen runden Button mit dem Fragezeichen), indem Sie den Suchtext „Erstellen einer E-Mail Nachricht für eine andere Person“ angeben.

    • Mails im Namen der anderen Person beantworten: analog.
    • „Speichern gesendeter Objekte im Ordner Gesendete Objekte eines anderen Benutzers“: siehe gleichnamigen Abschnitt in der Outlook-Online-Hilfe.
    • Erstellen von Besprechungsanfragen/Meetings im Namen einer anderen Person:
      Aus dem Kalender einer anderen Person heraus erstellen Sie automatisch Anfragen in deren Namen.

    Anchor
    Mailbox hinzufügen
    Mailbox hinzufügen
    Freigegebene Mailbox hinzufügen


    English

    Give approvals

    Share free/busy times of the calendar.

    When you share the free/busy times, others can see when you have appointments or how you are available. (The default setting for most clients is that only availability is visible).

    This is helpful when organizing meetings, because it allows the inviter to see at a glance in the scheduling wizard when which participant does not have time or when the best time is.

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    Proceed as follows:

    • Right click on calendar,
    • Click on "Properties" (Outlook),
    • "Permissions" tab,
    • "Add",
    • Select person or group from address book,
    • enter permissions.

    To enable or restrict the free/busy times for everyone, you have to edit the "Default" entry in the "Permissions" tab. There you can e.g. define that besides the free/busy times also subject and location or also all details are visible.

    If you don't want your free/busy times to be visible to everyone, you can turn it off as follows:

    • Right click on Calendar,
    • "Change sharing permissions",
    • Permissions" tab, click on "Default" entry,
    • In the "Read" section click the "None" button.

    You can also add people in the way described above and specify in detail what they are allowed to do and what they are not.

    Share calendar and mail folders

    You can give people or groups from the address book read access to your entire mailbox by right-clicking again on the folder you want to share (Contacts, Journal, Tasks, Calendar, Notes) and then selecting "Share [Folder Name]" under "Share". 

    This will open a blank email that you send to the person you want to invite. You now select the person from the address book by clicking the "To:" button. Under Details you can still select the desired permission level.

    If nothing else is set, the authorization level is "Reviewer".

    Change permission levels

    • Right click on the mail folder in question,
    • "Properties",
    • Permissions" tab,
    • "Add",
    • Select person from address book,
    • Enter permissions.

    In order for the folder to be accessed by the other person, you must assign the "Folder visible" permission for all folders above (including the mailbox itself) in the hierarchy. Permissions are not inherited downwards.

    Permission levels

    Permission Level

    Activities that a share user can perform

    Owner

    Create, read, modify and delete all items in the shared folder. As an owner, a user can change the permission levels that others have for the folder.

    Publilshing Editor  

    Create, read, modify and delete all items and create subfolders.

    Editor

    Create, read, modify and delete all items.

    Publilshing Author

    Create and read items, create subfolders, and modify and delete items you have created.

    Author

    Create and read items, as well as modify and delete items you have created.

    Nonediting Author

    Create and read items and delete items you have created.

    Reviewer

    Read items only.

    Contributor

    Create items only.

    Custom

    Perform activities defined by the folder owner.

    Free/Busy time, subject, location

    Only for calendar shares, reading the free/busy information and subject and location of calendar events.

    Free/Busy time

    Only for calendar sharing, reading free/busy information, calendar events.

    None

    Execution of no activities. The user remains in the permission list, but has no permission and cannot open the folder.

    Publishing calendars on the web

    If you don't want to share your calendar only with certain people or groups within Exchange, but for example synchronize it with a personal calendar you have with another provider on the web (e.g. Google) or publish it on the web, there are a number of possibilities.

    There are a number of tools (some third-party) for Outlook that you can use. Below are some hints and links on how to proceed - depending on what exactly you want to do.

    Please note that we cannot provide support for specific issues with other platforms or third-party tools.

    Publish calendar

    If you want to publish your calendar with Outlook, you need to do the following steps:

    In your Outlook, go to the Calendar module and select the calendar you want to publish on the left side. Then click on "Publish online" in the ribbon and there on "Publish this calendar...".

    In your default browser, the Outlook on the Web login page will then open, where you will need to log in. You will then be taken to the "Publish calendar" page. There you can specify which calendar you want to share or publish. You can also specify whether you want to publish availability only, limited details or all details. Complete the process by clicking "Save" (top left). This will give you two links (an ics link and an html link) that you can share with those you want to have access to your calendar. The links are random links that cannot be guessed. They will be regenerated each time you republish the calendar.

    Once you have published a calendar, you can change the settings or stop publishing at any time. To do this, follow the same procedure as for publishing, and then select the option "Configure this published calendar..." under "Publish online". This will take you back to the sharing page in your browser and you can change or stop publishing.

    You can also set publishing directly in Outlook on the Web. To do this, go to the options and select Calendar → Shared Calendars → Calendar Publishing.

    Opening shared calendars, mailboxes etc.

    In Outlook you can open folders of other users via "File → Open and export → Other Users's Folder". There you can select both the user and the folder type (Inbox, Calendar, Tasks...).

    Outlook is often very bad at "noticing" that you have been given a share. So if you can't access a share, quit Outlook and restart it.

    After a folder has been shared with you, you can mount the folder with you. If it is a standard folder (Inbox, Notes, Contacts, Calendar, Journal and Tasks), there are no differences between Outlook versions. In Outlook, go to "File → Open → Other Users's Folder" and select in the menu there which folder you want to include from which person. If you have the rights, this folder will be displayed and you can work with it, depending on which permission level you have.

    Please note that subfolders are not displayed and will not be included. Likewise, you do not have automatic rights to the subfolders (there is no automatic inheritance of rights to subfolders).

    Delegates

    Representing other persons

    You can perform the following tasks, provided you have been authorized to do so:

    • Write mails on behalf of the other person:

    If you are in the other person's mailbox, you will get a "From:" button when writing a new mail and you can choose whether the mail should be sent with your sender address or the other person's sender address. In the latter case, your mail address will be recorded in an additional header line "Sender", so that the recipients can see who sent the e-mail.

    If the button is not displayed, you have to activate the display of the button in the options ("From" button). Where exactly to click here depends on the Outlook version - it is best to consult the online help (via the F1 key or the blue round button with the question mark) by specifying the search text "Create an e-mail message for another person".

    • Replying to mails on behalf of the other person: analogously.
    • "Saving sent items in the Sent Items folder of another user": see the section of the same name in the Outlook Online Help.
    • Creating meeting requests/meetings on behalf of another person:
      From another person's calendar, automatically create requests on their behalf.

    Anchor
    Mailbox hinzufügen
    Mailbox hinzufügen
    Add a shared mailbox



    German

    Gehen Sie dazu in Outlook auf „Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen…“.

    In dem sich öffnenden Fenster müssen Sie mit Doppelklick Ihr Exchange-Konto auswählen:

    Im Fenster „Konto ändern“ klicken Sie auf „Weitere Einstellungen“:

    »
    Wählen Sie nun den Reiter „Erweitert“ aus
    und klicken Sie dort auf „Hinzufügen…“:

    Jetzt müssen Sie nur noch
    den Namen der Person,
    deren Postfach Sie öffnen
    möchten, eingeben und
    mit „OK“ bestätigen.


    English

    To do this, go to "File → Account Settings → Account Settings..." in Outlook.

    In the window that opens, you need to double-click to select your Exchange account:

    In the "Change account" window, click on "More Settings ...":

    »

    Now select the "Advanced" tab
    and click there on "Add...":

    Now you only have to
    the name of the person
    whose mailbox you want
    to open you would like to
    open and confirm with "OK".



    German

    Fenster Microsoft Exchange. 3 Registerkarten, Allgemein, ausgewählt Erweitert, Sicherheit. Kasten Postfächer. Zusätzlich diese Postfächer öffnen, Doppelpunkt. Leeres mehrzeiliges Feld, rechts daneben Schaltfläche Hinzufügen..., darunter abgeblendete Schaltfläche Entfernen. Kasten Einstellungen für den Exchange-Cache-Modus. Abgeblendet Kästchen mit Haken, Exchange-Cache-Modus verwenden. Darunter eingerückt 3 Zeilen. Kästchen mit Haken, Freigegebene Ordner herunterladen. Leeres Kästchen, Öffentliche Ordner-Favoriten herunterladen. Schaltfläche Outlook-Datendateieinstellungen... Kasten Postfachmodus. Outlook verwendet für die Kommunikation mit Microsoft Exchange den Unicodemodus. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen, abgeblendet Übernehmen.Image Added


    English

    Window Microsoft Exchange. 3 tabs, General, selected Advanced, Security. Box Mailboxes. Open these additional mailboxes, colon. Empty multiline box, Add... button to the right, Remove button dimmed below. Box Cached Exchange Mode Settings. Dimmed box with check mark, Use Cached Exchange Mode. Below indented 3 lines. Box with check mark, Download shared folders. Empty box, Download Public Folder Favorites. Outlook Data File Settings... button. Box Mailbox mode. Outlook is running in Unicode mode against Microsoft Exchange. At the very bottom right, OK, Cancel, dimmed Apply buttons.Image Added





    German

    Vertretung und „Send on Behalf“ für andere einrichten


    English

    Set up delegate access and "Send on Behalf" for others



    German

    In Outlook können Sie über „Datei → Kontoeinstellungen → Zugriffsrechte für Stellvertretung“ Stellvertretungen bestimmen.


    English

    In Outlook, you can specify delegates via "File → Account settings → Delegate Access".



    German

    Fensterausschnitt. Ausgeklappt Kontoeinstellungen. Kontoeinstellungen... Markiert und ausgewählt, Zugriffsrechte für Stllvertretung. Anderen Personen Berechtigungen zum Empfangen von Elementen und zum Antworten in Ihrem Auftrag erteilen.Image Added


    English

    Window pane. Expanded Account Settings... Account settings... Marked and selected, Delegate Access. Give others permission to receive items and respond on your behalf.Image Added





    German

    Über „Hinzufügen“ können Sie Personen aus dem Adressbuch aussuchen. Daraufhin erscheint ein weiterer Dialog, in dem Sie bestimmen können, welche Rechte Ihre Stellvertretungen bekommen sollen:

    Bitte beachten Sie, dass das Recht „Send on Behalf“ nur an Objekte vergeben werden kann, die sich im Adressbuch Ihrer Organisation befinden.

    Es kann nicht an beliebige Mailadressen vergeben werden, auch nicht an Verteiler/Mailinglisten oder an ActiveDirectory-Gruppen.


    English

    Via "Add" you can select persons from the address book. Another dialog will then appear in which you can determine which rights your delegates should receive:

    Please note that the "Send on Behalf" right can only be assigned to objects that are in your organization's address book.

    It cannot be assigned to any mail addresses, not even to distribution lists/mailing lists or to ActiveDirectory groups.



    German

    Fenster Stellvertretungen. 6-zeilige Erklärung. Leeres mehrzeiliges Feld, rechts daneben markierte Schaltfläche Hinzufügen..., darunter abgeblendete Schaltflächen Entfernen, Berechtigungen..., Eigenschaften. Abgeblendet die letzte Einstellung. An mich adressierte Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen, deren Organisator ich bin, übermitteln an, Doppelpunkt. Ausgewählter Radioknopf, Nur meine Stellvertretungen, aber eine Kopie der Besprechungsanfragen und Antworten an mich senden (empfohlen). Radioknopf, Nur meine Stellvertretungen. Radioknopf, Meine Stellvertretungen und mich. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen.Image Added


    English

    Window substitutions. 5-line explanation. Empty multiline field, highlighted Add... button to the right, dimmed Remove, Permissions..., Properties buttons below. The last setting is dimmed. Deliver Meeting requests addressed to me and responses to meeting requests where I am the organizer, colon. Selected radio button, My delegates only, but send a copy of meeting requests and responses to me (recommended). Radio button, My delegates only. Radio button, My delegates and me. At the bottom right, OK, Cancel buttons.Image Added





    German

    Beachten Sie auch, dass auf diesem Wege die Stellvertretungen automatisch das Recht „Send on Behalf“ bekommt (Bearbeiter). Wollen Sie ihnen dieses Recht gar nicht geben, sondern z.B. nur Leserechte, dann sollten Sie nur eine Freigabe einrichten.

    Achten Sie darauf, dass Ihre Stellvertretungen auch Berechtigungen auf den Obersten Ordner (Ordner über Posteingang) haben, da diese sonst keine Mailordner öffnen können.


    English

    Also note that this way the delegates automatically gets the right "Send on Behalf" (editor). If you do not want to give them this right at all, but e.g. only read rights, then you should only set up a share.

    Make sure that your delegates also have permissions to the top folder (folder above Inbox), otherwise they cannot open any mail folders.



    German

    Fensterausschnitt. Ausgewählte Registerkarte Start. In der Ordnerspalte markiert der Mailboxname Max.Mustermann At lrz.de.Image Added


    English

    Window section. Selected Home tab. In the folder column, the mailbox name Max.Mustermann At lrz.de is highlighted.Image Added





    German

    Filterregeln


    English

    Email Rules



    German

    Um die Übersichtlichkeit in einem Postfach zu erhöhen, ist es oft sinnvoll, eingehende E-Mails anhand von bestimmten Kriterien automatisch in andere Ordner zu sortieren. Exchange bietet Ihnen die Möglichkeit, serverseitige Filterregeln anzulegen.

    In Outlook finden Sie unter dem Register „Datei“ den Button „Regeln und Berechtigungen verwalten“. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich das nebenstehende Fenster.

    Dort können Sie neue Regeln anlegen oder schon vorhandene bearbeiten.


    English

    To increase the clarity in a mailbox, it is often useful to automatically sort incoming e-mails into other folders based on certain criteria. Exchange offers you the possibility to create server-side filter rules.

    In Outlook, under the "Home" tab, you will find the "Manage Rules &  Alerts" button. If you click on it, the adjoining window will open.

    There you can create new rules or edit already existing ones.



    German

    Fenster Regeln und Benachrichtigungen. 2 Registerkarten, ausgewählt E-Mail-Regeln, Benachrichtigungen verwalten. Markiert Neue Regel... Darunter im Wesentlichen 2 leere mehrzeilige Felder für Regeln und Regelbeschreibungen. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen, Übernehmen.Image Added


    English

    Image Added





    German

    Beispiele für Filter Regeln:

    Newsletter ausfiltern


    English

    Examples for filter rules:

    Filter newsletters



    German

    Damit Newsletter gefiltert werden können, haben wir für einige große Newsletter-Versender ein Tagging eingeführt, das durch spezielle Header-Zeilen in der E-Mail erfolgt. Erstellen Sie eine Regel ohne Vorlage, die auf von Ihnen empfangene Nachrichten angewendet wird.


    English

    In order for newsletters to be filtered, we have introduced tagging for some major newsletter senders, which is done through special header lines in the email. Create a rule without a template that will be applied to messages you receive.




    German

    Fenster Regel-Assistent. Mit einer Vorlage oder leeren Regel beginnen. 1. Schritt, Vorlage auswählen. Großes Feld mit den Vorlagen in 3 Gruppen, unten mit Verschiebebalken. Gruppe 1, Den Überblick behalten, 5 Vorlagen. Gruppe 2, Auf dem Laufenden bleiben, 3 Vorlagen. Gruppe 3, Regel ohne Vorlage erstellen, 2 Vorlagen wie folgt, ausgewählt Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden, Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden. 2. Schritt, Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken). Mehrzeiliges Feld mit einer Zeile, Nach Erhalt einer Nachricht. Ganz unten rechtsbündig, Schaltflächen Abbrechen, abgeblendet Zurück, Weiter, Fertig stellen.Image Added


    English

    Rules Wizard window. Start from a template or from a blank rule. Step 1, Select a template. Large field with templates in 3 groups, bottom with moving bar. Group 1, Stay Organized, 5 templates. Group 2, Stay Up to Date, 3 templates. Group 3, Start From a blang rule, 2 templates as follows, selected Apply rule on messages I receive, Apply rule on messages I send. Step 2, Edit the rule description (click an underlined value). Multiline field with one line, Apply this rule after the message arrives. At the very bottom, right-aligned, Cancel buttons, dimmed Back, Next, Finish.Image Added





    German

    Wählen Sie dann "mit bestimmten Wörtern im Nachrichtenkopf" aus und geben dann für "bestimmte Wörter" "X-Newsletter-ISP" und "X-Newsletter-Sender" ein.

    Fenster Regel-Assistent. Welche Bedingung(en) möchten Sie überprüfen, Fragezeichen. 1. Schritt, Bedingung(en) auswählen. Großes Feld mit Verschiebebalken rechts, sichbar 18 von 31 Bedingungen. Ausgewählt Kästchen mit Haken, mit (Unterstreichungsbeginn) bestimmten Wörtern (Unterstreichungsende) im Nachrichtenkopf. 2. Schritt, Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken). Mehrzeiliges Feld mit 2 Zeilen, Nach Erhalt einer Nachricht, mit (Unterstreichungsbeginn) bestimmten Wörtern (Unterstreichungsende) im Nachrichtenkopf. Überlagert von Fenster Text suchen. Im Nachrichtenkopf zu suchende Wörter. Eingabefeld X-Newsletter-Sender, rechts Schaltfläche Hinzufügen. Suchliste. Mehrzeiliges Feld mit einer Zeile, ausgewählt Doppelapostroph X-Newsletter-ISP Doppelapostroph, rechts Schaltfläche Entfernen. Unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen.Image Added

    Wählen Sie dann noch einen Ordner aus, in den die Newsletter verschoben werden sollen und beenden Sie den Assistenten.

    Fenster Regel-Assistent. Was soll mit dieser Nachricht passieren, Fragezeichen. 1. Schritt, Aktion(en) auswählen. Großes Feld mit Verschiebebalken rechts, sichbar 18 von 20 Aktionen. Ausgewählt Kästchen mit Haken, diese in den Zielordner verschieben. Unterstrichen, Zielordner. 2. Schritt, Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken). Mehrzeiliges Feld mit 3 Zeilen, Nach Erhalt einer Nachricht, mit (Unterstreichungsbeginn) Apostroph X-Newsletter-ISP Apostroph oder Apostroph X-Newsletter-Sender (Unterstreichungsende) im Nachrichtenkopf, diese in den Ordner (Unterstreichungsbeginn) Zielordner (Unterstreichungsende) verschieben. Überlagert von Fenster Regeln und Benachrichtigungen. Ordner wählen. Großes Feld mit den Ordnern von Max.Mustermann At lrz.de. Unter dem Ordner Posteingang hervorgehoben der Unterordner Newsletter. Rechts vom Feld untereinander 3 Schaltflächen, OK, Abbrechen, Neu...Image Added



    English

    Then select "with specific words in the message header" and enter "X-Newsletter ISP" and "X-Newsletter Sender" for "specific words".

    Rules Wizard window. Which condition(s) do you want to check, question mark. Step 1, Select condition(s). Large box with moving bar on the right, visible 18 out of 31 conditions. Selected box with check mark, with (underline start) specific words (underline end) in message header. Step 2, Edit the rule description (click an underlined values). Multiline field with 2 lines, Apply this rule after the message arrives with (underline start) specific words (underline end) in the message header. Overlaid by Search Text window. Specify a word or phrase to search for in the message header. Input field X-Newsletter-Sender, Add button on the right. Search list. Multiline field with one line, selected double apostrophe X-Newsletter-ISP double apostrophe, right dimmed button Remove. Bottom right, OK, Cancel buttons.Image AddedThen select a folder to which the newsletters should be moved and finish the wizard.

    Rules Wizard window. What do you want to do with the message, question mark. Step 1, Select action(s). Large box with move bar on the right, visible 18 of 20 actions. Selected box with check mark, move it to the Underlined specified folder. Step 2, Edit the rule description (click an underlined value). Multiline box with 3 lines, Apply this rule after the message arrives, with (underline start) apostrophe X-Newsletter-ISP apostrophe or apostrophe Apostroph X-Newsletter-Sender (underline end) in the message header, move it to the (underline start) specified (underline end) folder. Overlaid by Rules and Alerts window. Choose a folder. Large field with the folders of Max.Mustermann At lrz.de. Under the folder Inbox highlighted the subfolder Newsletter. To the right of the field, 3 buttons one below the other, OK, Cancel, New...Image Added





    German

    Mailinglisten ausfiltern

    Um E-Mails von Mailinglisten auszufiltern, erstellen Sie eine Regel analog wie bei der Newsletter Regel. Prüfen Sie auf die Header-Felder „List-Id“ und „List-Unsubscribe“ und verschieben Sie diese E-Mails in einen beliebigen Ordner.

    Fenster Regel-Assistent. Welche Bedingung(en) möchten Sie überprüfen, Fragezeichen. 1. Schritt, Bedingung(en) auswählen. Großes Feld mit Verschiebebalken rechts, sichbar 18 von 31 Bedingungen. Ausgewählt Kästchen mit Haken, mit (Unterstreichungsbeginn) bestimmten Wörtern (Unterstreichungsende) im Nachrichtenkopf. 2. Schritt, Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken). Mehrzeiliges Feld mit 2 Zeilen, Nach Erhalt einer Nachricht, mit (Unterstreichungsbeginn) bestimmten Wörtern (Unterstreichungsende) im Nachrichtenkopf. Überlagert von Fenster Text suchen. Im Nachrichtenkopf zu suchende Wörter. Eingabefeld List-Unsubscribe, rechts Schaltfläche Hinzufügen. Suchliste. Mehrzeiliges Feld mit einer Zeile, Doppelapostroph List-Id Doppelapostroph, rechts abgeblendet Schaltfläche Entfernen. Unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen.Image Added

    Beachten Sie, wenn Sie auch Newsletter filtern wollen, dass viele Newsletter auch diese Felder verwenden. Deswegen sollte der Filter für Newsletter vor dem Filter für Mailinglisten in der Liste der Filterregeln stehen.


    English

    Filter mailing lists

    To filter out emails from mailing lists, create a rule analogous to the newsletter rule. Check for the header fields "List-Id" and "List-Unsubscribe" and move these emails to any folder.

    Rules Wizard window. Which condition(s) do you want to check, question mark. Step 1, Select condition(s). Large box with moving bar on the right, visible 18 out of 31 conditions. Selected box with check mark, with (underline start) specific words (underline end) in the message header. Step 2, Edit the rule description (click an underlined value). Multiline field with 2 lines, Apply this rule after the message arrives, with (underline start) specific words (underline end) in the message header. Overlaid by Search Text window. Specify a words or phrase to search for in the message header. input field List-Unsubscribe, Add button on the right. Search list. Multiline field with one line, double apostrophe List-Id double apostrophe, right dimmed Remove button. Bottom right, OK, Cancel buttons.Image Added

    Note, if you want to filter newsletters as well, that many newsletters also use these fields. That is why the filter for newsletters should come before the filter for mailing lists in the list of filter rules.





    German

    Gelöschte Elemente wiederherstellen


    English

    Recover deleted items



    German

    Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte, die Sie löschen, finden sich in Outlook zunächst im speziellen Ordner „Gelöschte Elemente“.

    Dort gibt es keine Gleitlöschung, die Elemente bleiben dort so lange liegen, bis Sie sie endgültig löschen:


    English

    Mails, appointments, tasks and contacts that you delete are first found in Outlook in the special folder "Deleted Items".

    There is no sliding deletion there, the items remain there until you delete them permanently:



    German

    Fensterausschnitt mit den Ordnern von Max.Mustermann At lrz.de. Markiert Gelöschte Elemente.Image Added


    English

    Window section with the folders of Max.Mustermann At lrz.de. Marks Deleted Items.Image Added




    German

    Doch auch das „endgültige Löschen“ ist nicht wirklich endgültig, siehe nächsten Abschnitt.

    Wiederherstellung von gelöschten Elementen: Sie können sie mit der Maus dorthin ziehen, wo Sie sie haben möchten, d. h. Termine ziehen Sie auf die Schaltfläche „Kalender“ links unten oder auf die Schaltfläche „Aufgaben“ (um daraus eine Aufgabe zu machen), ebenfalls links unten, Mails auf Ihren Posteingang oder auf den Mailordner, den Sie als Ziel wollen, etc.

    Wie stelle ich endgültig gelöschte Elemente wieder her?

    Sogar dann, wenn Sie ein Element aus dem speziellen Ordner „Gelöschte Elemente“ gelöscht haben, können Sie es innerhalb einer Frist von 14 Tagen immer noch wiederherstellen, und zwar über „Ordner → Gelöschte Elemente wiederherstellen“ (siehe Abbildung). Das geht jedoch nur bei Ihrem Exchange-Postfach, nicht bei IMAP-Postfächern. Haben Sie ein IMAP-Postfach oder einen Ordner darin ausgewählt, sehen Sie den Menüpunkt „Gelöschte Elemente wiederherstellen“ daher nicht.

    Fensterausschnitt Posteingang - Max.Mustermann At lrz.de - Outlook. Ausgewählte Registerkarte Ordner mit markiertem Reiter. In der Befehlsgruppe Aufräumen ist markiert Gelöschte Elemente wiederherstellen.Image Added

    Wie stelle ich Elemente wieder her, die ich mit „Umschalt + Entf“ („Shift + Del“) gelöscht habe?

    Beachten Sie, dass Sie Elemente, die Sie mit dem Tastenkürzel „Umschalt + Entf“ gelöscht haben, aus dem Ordner wiederherstellen müssen, in dem Sie sie gelöscht haben, d. h. der Ordner muss zuvor in Outlook angeklickt worden sein. Auch hier verwenden Sie „Ordner → Gelöschte Elemente wieder­her­stellen“. Beachten Sie, dass das nicht mit Outlook on the Web geht: Dort können Sie nur Elemente, die aus dem Papierkorb, also aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ endgültig gelöscht wurden, wiederherstellen.


    English

    But even the "final deletion" is not really final, see next section.

    Restoring deleted items: you can drag them with the mouse to where you want them, i.e. appointments drag to the "Calendar" button at the bottom left or to the "Tasks" button (to make it a task), also at the bottom left, mails to your inbox or to the mail folder you want as destination, etc.

    How do I recover permanently deleted items?

    Even then, if you have deleted an item from the special "Deleted Items" folder, you can still recover it within a period of 14 days, via "Folder → Recover Deleted Items" (see the figure). However, this only works for your Exchange mailbox, not for IMAP mailboxes. If you have selected an IMAP mailbox or a folder in it, you will therefore not see the "Recover deleted items" menu item.

    Window section. Selected tab Folder. In the Cleanup command group is marked Recover Deleted Items.Image Added


    How do I restore items that I deleted with "Shift + Del"?

    Note that you must restore items you deleted with the "Shift + Del" keyboard shortcut from the folder where you deleted them, i.e. the folder must have been clicked on in Outlook beforehand. Again, use "Folder → Recover Deleted Items". Note that this does not work with Outlook on the Web: there you can only restore items that have been permanently deleted from the Recycle Bin, i.e. from the Deleted Items folder.




    German

    Adressbuch

    In Outlook finden Sie den Button fürs Adressbuch, in Form eines kleinen aufgeschlagenen Buches, oben, relativ weit rechts.

    Sie können im Adressbuch in der Voreinstellung nur nach dem Namen (gemeint ist der Anzeigename) suchen.


    English

    Address book

    In Outlook you will find the button for the address book in the form of a small open book at the top, relatively far to the right.

    By default, you can search in the address book only by name (meaning the display name).



    German

    Wenn Sie auf den Button „Mehr Spalten“ klicken, können Sie auch nach der Mailadresse oder der Kennung suchen. Auch Funktionsadressen, Räume und Ressourcen sind im Adressbuch eingetragen.


    English

    If you click on the "More columns" button, you can also search for the mail address or the identifier. Function addresses, rooms and resources are also entered in the address book.



    German

    Fensterausschnitt Adressbuch, Suchergebnis - Globale Adressliste. Menüleiste Datei, Bearbeiten, Extras. 2 Teile. Linker Teil. Suchen, Radioknopf, Nur Name, markiert ausgewählter Radioknopf, Mehr Spalten, darunter Eingabefeld di69soz, Schaltfläche OK. Rechter Teil. Adressbuch, darunter Auswahlfeld Suchergebnis - Globale Adressliste. Unter beiden Teilen folgt die eigentliche Adressliste mit dem Eintrag Max Mustermann.Image Added


    English

    Window section.  Address Book, Search Results - Global Address List. Menu bar File, Edit, Tools. 2 parts. Left part. Search, Radio button, Name only, Selected radio button highlighted, More columns, Input field di69soz below, Go button. Right part. Address book, below Field Search result selection - Global Address List. Below both parts follows the actual address list with the entry Max Mustermann.Image Added





    German


    Info

    Wenn man in Outlook eine neue Mail schreibt und beim Eintragen der Adressen ist, kann man mit Strg-K nach dem bisher eingetippten Text in der globalen Adressliste suchen lassen. Diese Suche ist eine echte Substring-Suche, d. h. es werden alle Einträge gefunden, in denen der Suchstring irgendwie auftaucht – also nicht etwa nur am Anfang, wie bei der Suche im Adressbuch.

    Offline-Adressbuch herunterladen 

    Wenn Sie manche Benutzer:innen nicht in Ihrem Offline-Adressbuch finden, kann das zwei Ursachen haben. Zum einen kann es sein, das der/die Nutzer:in neu angelegt wurde und das Adressbuch serverseitig noch nicht aktualisiert wurde (dies geschieht zweimal täglich automatisch) oder Ihr Offline-Adressbuch ist nicht aktuell. Sie können es wie folgt aktualisieren:


    English


    Info

    If you write a new mail in Outlook and are entering the addresses, you can use Ctrl-K to search for the previously typed text in the global address list. This search is a real substring search, i.e. all entries are found in which the search string appears somehow - not only at the beginning, as with the search in the address book.

    Download offline address book 

    If you don't find some users in your offline address book, this can have two reasons. First, it may be that the user was newly created and the address book has not yet been updated on the server side (this is done automatically twice a day) or your offline address book is not up to date. You can update it as follows:




    German


    Klicken Sie im Office-Menüband auf Datei.





    Klicken Sie auf Kontoeinstellungen.





    Klicken Sie dann auf Addressbuch herunterladen...


    English

    Click File in the Office ribbon.






    Click Account Settings.






    Then click Download Address Book....



    German

    Fensterausschnitt. Linke Spalte Pfeil nach links im Kreis für zurück. Ausgewählt Informationen. Weitere Punkte. Rechts das Hauptfeld. Große Schrift, Kontoinformationen. Auswahlfeld mit 2-zeiliger Beschriftung, Max.Mustermann At lrz.de, Microsoft Exchange. Schaltfläche Pluszeichen, Konto hinzufügen. Ausgewählt Kontoeinstellungen. Darunter das aufgeklappte Untermenü, die 5 Punkte bestehen aus einem Symbol, rechts daneben jeweils Bezeichnung und kurze Erklärung. Markiert und ausgewählt ist Punkt 3, Adressbuch herunterladen..., Eine Kopie des globalen Adressbuchs herunterladen.Image Added


    English

    Window section. Left column left arrow in circle for back. Selected Info. Other points. Main panel on the right. Large font, Account Information. Selection field with 2-line label, Max.Mustermann At lrz.de, Microsoft Exchange. Plus sign button, Add Account. Selected account settings. Below this is the expanded submenu, the 5 items consist of an icon, to the right of each is a name and brief explanation. Marked and selected is item 3, Download Address Book..., Download a copy of the Global Address Book.Image Added





    German

    Verschlüsseln und Signieren

    Info

    Um mit Outlook E-Mails mit S/MIME signiert oder verschlüsselt zu versenden, benötigt man ein persönliches Nutzerzertifikat.

    Als Angehörige:r der TUM finden Sie Informationen zur Beantragung eines Zertifikats unter https://www.it.tum.de/zertifikate/. Sollten Sie dabei Schwierig­keiten haben, so wenden Sie sich bitte an der IT-Support der TUM (it-support@tum.de).

    Für die anderen Einrichtungen im MWN ist uns derzeit keine Möglichkeit bekannt, wie man ein persönliches Nutzerzertifikat bekommen könnte.

    Wenn Sie sich genauer über Verschlüsselung, digitale Signaturen oder Zertifikate informieren möchten, lesen Sie unsere Dokumentation Verschlüsselung, digitale Signaturen, Zertifikate (http://www.lrz.de/services/pki/einf/).

    Note

    Bitte beachten Sie, dass das hier beschriebene Verschlüsselungsverfahren mit S/MIME nicht mit dem insbesondere unter Unix/Linux verbreiteten PGP-Verfahren kompatibel ist. PGP wird von Outlook und Outlook on the Web nicht unterstützt.

    Kurz zu den wesentlichen Eigenschaften von signierten und verschlüsselten E-Mails:

    • Durch das Signieren einer E-Mail wird sichergestellt, dass diese auf dem Weg vom Absender zum Empfänger nicht unbemerkt manipuliert werden kann. Ob die E-Mail verschlüsselt übertragen wird, hängt davon ab, ob die beteiligten Mailsysteme Transportverschlüsselung unterstützen.
    • Durch das Verschlüsseln einer E-Mail wird der Inhalt bereits vor dem Versand verschlüsselt und daher unabhängig von den Eigenschaften der beteiligten Mailsysteme verschlüsselt übertragen (und auch verschlüsselt in der Mailbox abgelegt). Beim Arbeiten mit Verschlüsselung ist unbedingt darauf zu achten, das eigene Zertifikat (vor allem den privaten Schlüssel) verlustsicher aufzubewahren, da sonst verschlüsselte E-Mails nicht mehr gelesen werden können – weder selbst verschlüsselte noch empfangene.

    Allgemeine Vorbereitungen

    Bevor Sie E-Mails signieren oder verschlüsseln können, müssen Sie Ihr Nutzerzertifikat auf Ihrem Rechner importieren. Wenn Sie von mehreren Rechnern aus E-Mails digital signiert oder verschlüsselt versenden möchten, so müssen Sie das Zertifikat auf jedem dieser Rechner importieren. Das gilt auch dann, wenn Sie verschlüsselte E-Mails auf mehreren PCs lesen möchten.



    English

    Encrypt and sign

    Info

    In order to send e-mails signed or encrypted with S/MIME using Outlook, you need a personal user certificate.

    As a member of TUM, you can find information on how to apply for a certificate at https://www.it.tum.de/en/it/certificates/. If you have any difficulties in doing so, please contact the IT support of TUM (it-support@tum.de).

    For the other institutions of the MWN, we are currently not aware of any way to obtain a personal user certificate.


    Note

    Please note that the encryption method with S/MIME described here is not compatible with the PGP method which is especially widespread under Unix/Linux. PGP is not supported by Outlook and Outlook on the Web.

    Briefly, the essential properties of signed and encrypted e-mails:

    • Signing an e-mail ensures that it cannot be manipulated unnoticed on its way from the sender to the recipient. Whether the e-mail is transmitted in encrypted form depends on whether the mail systems involved support transport encryption.
    • By encrypting an e-mail, the content is already encrypted before it is sent and is therefore transmitted in encrypted form (and also stored in the mailbox in encrypted form) regardless of the properties of the mail systems involved. When working with encryption, it is essential to keep your own certificate (especially the private key) in a loss-proof manner, as otherwise encrypted e-mails can no longer be read - neither those you have encrypted yourself nor those you have received.

    General preparations

    Before you can sign or encrypt e-mails, you have to import your user certificate on your computer. If you want to send digitally signed or encrypted e-mails from multiple computers, you must import the certificate on each of these computers. This also applies if you want to read encrypted emails on multiple PCs.




    German

    Durch einen Doppelklick auf Ihre Zertifikatsdatei (Datei mit Endung „.p12“ oder ".pfx") im Windows-Explorer öffnet sich ein Zertifikatimport-Assistent. Wählen Sie als Speicherort „Aktueller Benutzer“ aus und klicken Sie auf „Weiter“ um Ihre gewünschten Einstellungen vorzunehmen:

    Fenster. Pfeil nach links für zurück, Zertifikatimport-Assistent. Willkommen. Erklärung zum Assistenten. Erklärung zum Zertifikat. Kasten Speicherort. Ausgewählter Radioknopf, Aktueller Benutzer, darunter Radioknopf, Lokaler Computer. Klicken Sie auf 'Weiter', um den Vorgang fortzusetzen. Ganz unten rechts, Schaltflächen Weiter, Abbrechen.Image Added

    English

    Double-click on your certificate file (file with extension ".p12" or ".pfx") in Windows Explorer to open a certificate import wizard. Select "Current User" as the location and click "Next" to make your desired settings:

    Fenster. Pfeil nach links für zurück, Zertifikatimport-Assistent. Willkommen. Erklärung zum Assistenten. Erklärung zum Zertifikat. Kasten Speicherort. Ausgewählter Radioknopf, Aktueller Benutzer, darunter Radioknopf, Lokaler Computer. Klicken Sie auf 'Weiter', um den Vorgang fortzusetzen. Ganz unten rechts, Schaltflächen Weiter, Abbrechen.  Window. Left arrow for back, Certificate Import Wizard. Welcome to the Certificate Import Wizard. Explanation of the wizard. Explanation of the certificate. Stor location box. Selected radio button, Current user, Below radio button, Local computer. To continue, click Next. At the very bottom right, Next, Cancel buttons.Image Added



    German

    Bestätigen Sie die zu importierende Datei mit einem Klick auf „Weiter“.

    Fenster. Pfeil nach links für zurück, Zertifikatimport-Assistent. Zu importierende Datei. Geben Sie die Datei an, die importiert werden soll. Trennstrich. Dateiname, darunter Eingabefeld mit ausgewähltem Text C Doppelpunkt Rückwärtsschrägstrich temp Rückwärtsschrägstrich persZertifikat.p12, Schaltfläche Durchsuchen... Es folgt ein Hinweis auf mögliche Formate. Ganz unten rechts, Schaltflächen Weiter, Abbrechen.Image Added


    English

    Confirm the file to be imported by clicking on "Next".

    Window. Left arrow for back, Certificate Import Wizard. File to import. Specify the file you want to import. Hyphen. File name, below input field with selected text C colon backslash temp backslash Max.Mustermann.pfx, Browse... button. This is followed by a note on possible formats. At the very bottom right, Next, Cancel buttons.Image Added




    German

    Geben Sie nun das Kennwort für den privaten Schlüssel ein. Außerdem können Sie sich nun entscheiden, ob Sie wollen, dass Ihr privater Schlüssel nachträglich von diesem Rechner exportiert werden kann. Wenn Sie das möchten, setzen Sie bitte den zweiten Haken in diesem Fenster. Nur wenn Sie diese Einstellung gewählt haben, können Sie (oder potentielle Angreifer!), nach Eingabe des Passworts, den privaten Schlüssel zu einem späteren Zeitpunkt exportieren.


    English

    Now enter the password for the private key. You can also now decide whether you want your private key to be exported subsequently from this computer. If you want this, please set the second check mark in this window. Only if you have selected this setting, you (or potential attackers!) can, after entering the password, export the private key at a later time.



    German

    Fenster. Pfeil nach links für zurück, Zertifikatimport-Assistent. Schutz für den privaten Schlüssel. Der private Schlüssel wurde mit einem Kennwort geschützt, um die Sicherheit zu gewährleisten. Trennstrich. Geben Sie das Kennwort für den privaten Schlüssel ein. Kasten Kennwort. Eingabefeld mit dicken Punkten. Leeres Kästchen, Kennwort anzeigen. Kasten Importoptionen mit 3 Punkten. Punkt 1. Leeres Kästchen. Hohe Sicherheit für den privaten Schlüssel aktivieren. Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Sie immer dann, wenn der private Schlüssel von einer Anwendung verwendet wird, zur Kennworteingabe aufgefordert. Punkt 2. Leeres Kästchen. Schlüssel als exportierbar markieren. Dadurch können Sie Ihre Schlüssel zu einem späteren Zeitpunkt sichern bzw. überführen. Punkt 3. Kästchen mit Haken. Alle erweiterten Eigenschaften mit einbeziehen. Ganz unten rechts, Schaltflächen Weiter, Abbrechen.Image Added


    English

    Window. Left arrow for back, Certificate Import Wizard. Private key protection. To maintain security, the private key was protected with a password. Hyphen. Type the password for the private key. Box Password. Input field with thick dots. Empty box, show password. Import options box with 3 dots. Item 1. Empty box. Enable strong private key protection. You will be prompted every time the private key is used by an application if you enable this option. Item 2. Empty box. Mark this key as exportable. This will allow you to back up or transfer your keys at a later time. Item 3. box with a check mark. Include all extended properties. At the very bottom right, Next, Cancel buttons.Image Added




    German

    Windows wählt nun automatisch den richtigen Speicher für Ihr Zertifikat aus. Bestätigen Sie auch diese Einstellung mit einem Klick auf „Weiter“.


    English

    Windows now automatically selects the correct store for your certificate. Confirm this setting as well by clicking on "Next".



    German

    Fenster. Pfeil nach links für zurück, Zertifikatimport-Assistent. Zertifikatspeicher. Zertifikatspeicher sind Systembereiche, in denen Zertifikate gespeichert werden. Trennstrich. Windows kann automatisch einen Zertifikatspeicher auswählen, oder Sie können einen Speicherort für die Zertifikate angeben. Ausgewählter Radioknopf, Zertifikatspeicher automatisch auswählen (auf dem Zertifikattyp basierend). Radioknopf, Alle Zertifikate in folgendem Speicher speichern, darunter abgeblendet, Zertifikatspeicher, leeres Eingabefeld, Schaltfläche Durchsuchen... Ganz unten rechts, Schaltflächen Weiter, Abbrechen.Image Added


    English

    Window. Left arrow for back, Certificate Import Wizard. Certificate store. Certificate stores are system areas where certificates are kept. Hyphen. Windows can automatically select a certificate store, or you can specify a location for the certificate. Selected radio button, Automatically select the certificate store based on the type of certificate. Radio button, Place all certificates in the following store, dimmed below, Certificate store, empty input field, Browse... button. At the very bottom right, Next, Cancel buttons.Image Added




    German

    Bitte überprüfen Sie nun noch einmal Ihre Einstellungen und bestätigen Sie diese.


    English

    Bitte überprüfen Sie nun noch einmal Ihre Einstellungen und bestätigen Sie diese.



    German

    Fenster. Pfeil nach links für zurück, Zertifikatimport-Assistent. Fertigstellung des Assistenten. Das Zertifikat wird importiert, nachdem Sie auf 'Fertig stellen' geklickt haben. Sie haben folgende Einstellungen ausgewählt, Doppelpunkt. Kasten mit 3 Angaben in 2 Spalten. Gewählter Zertifikatspeicher, Auswahl wird vom Assistenten automatisch festgelegt. Inhalt, PFX. Dateiname, C Doppelpunkt Rückwärtsschrägstrich temp Rückwärtsschrägstrich persZertifikat.p12. Ganz unten rechts, Schaltflächen Fertig stellen, Abbrechen.Image Added


    English

    Window. Left arrow for back, Certificate Import Wizard. Completing the Certificate Import wizard. The certificate will be imported after you click Finish. You have specified the following settings, colon. Box with 3 indications in 2 columns. Certificate Store Selected, Automatically determined by the wizard. Content, PFX. File name, C colon backslash temp backslash Max.Mustermann.pfx. At the very bottom right, Finish, Cancel buttons.Image Added





    German

    Konfiguration für die Nutzung von S/MIME

    Wenn das Zertifikat im Zertifikatsspeicher Ihres Rechners vorhanden ist, können Sie mit der Konfiguration von Outlook fortfahren. Rufen Sie die Outlook-Optionen auf (Datei → Optionen).

    Wählen Sie dann in den in des „Trust Center“ und klicken Sie dort auf „Einstellungen für das Trust Center“.

    Fenster Outlook-Optionen. Linke Spalte mit 12 Punkten, der letzte markiert und ausgewählt Trust Center. Rechts davon das Hauptfeld. Symbol Schild. Sorgen Sie für die Sicherheit Ihrer Dokumente und des Computers. Balken Sicherheit und mehr. Besuchen Sie Office.com, um weitere Informationen zum Datenschutz und zur Sicherheit zu erhalten. Anklickbar Microsoft Trustworthy Computing. Balken Microsoft Outlook-Trust Center. Das Trust Center enthält Einstellungen für Sicherheit und Datenschutz, um für die Sicherheit des Computers zu sorgen. Es wird davon abgeraten, diese Einstellungen zu ändern. Rechts daneben Markiert Schaltfläche Einstellungen für das Trust Center... Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen.Image Added

    Wechseln Sie nun in den Bereich „E-Mail-Sicherheit“. Dort können Sie mehrere Einstellungen bzgl. digital signierter und verschlüsselter E-Mails vornehmen. Wenn Sie ab sofort jede ausgehende E-Mail automatisch digital signieren möchten, so können Sie hier die entsprechende Einstellung vornehmen. Sie können dort auch Ihr Zertifikat in der GAL (Globale Adressliste) veröffentlichen, um es anderen Nutzenden zur Verfügung zu stellen.

    Klicken Sie nun auf „Einstellungen“.

    Fenster Trust Center. Linke Spalte mit 7 Punkten, Punkt 3 markiert und hevorgehoben E-Mail-Sicherheit. Rechts davon das Hauptfeld. Balken Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten. Verschiedene Punkte, am Ende rechts markiert Schaltfläche Einstellungen... Balken Digitale IDs (Zertifikate). Erklärung und 3 Schaltflächen. Balken Als Nur-Text lesen. 2 Optionen. Balken Script in Ordnern. 2 Optionen. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen.Image Added

    Überprüfen Sie die Sicherheitseinstellungen und stellen Sie sowohl für die Signatur als auch für die Verschlüsselung sicher, dass das richtige Zertifikat ausgewählt wurde.


    English

    Configuration for the use of S/MIME

    If the certificate is available in the certificate store of your computer, you can proceed with the configuration of Outlook. Call up the Outlook options (File → Options).

    Then select in the in the "Trust Center" and click there on "Settings for the Trust Center".

    Window Outlook Options. Left column with 13 items, the last one marked and selected Trust Center. To the right of it the main field. Shield icon. Help keep your documents safe and your computer secure and healthy. Bar Security and more. Visit Office.com to learn more about protecting your privacy and security. Clickable Microsoft Trustworthy Computing. Bar Microsoft Outlook Trust Center. The Trust Center contains security and privacy settings.Thease settings help keep your computer secure. We recommend that you do not change these settings. To the right, Marks button Trust Center Settings.... At the very bottom right, OK, Cancel buttons.Image Added

    Now switch to the "Email Security" area. There you can make several settings regarding digitally signed and encrypted e-mails. If you want to automatically digitally sign every outgoing e-mail from now on, you can make the corresponding setting here. You can also publish your certificate to the GAL (Global Address List) to make it available to other users.

    Now click on "Settings".

    Trust Center window. Left column with 7 items, item 3 marked and highlighted Email Security. To the right of it the main field. Bar Encrypted email. Various items, at the end marked on the right Settings button.... Bar Digital IDs (Certificates). Explanation and 2 buttons. Bar Read as plain text. 2 options. Bar Script in folders. 2 options. At the bottom right, buttons OK, Cancel.Image Added

    Check the security settings and make sure the correct certificate is selected for both signature and encryption.



    German

    Fenster Sicherheitseinstellungen ändern. Bereich Bevorzugte Sicherheitseinstellungen. Name der Sicherheitseinstellung, Doppelpunkt. Auswahlfeld mit ausgewähltem Text Meine S Schrägstrich MIME-Einstellungen (Max.Mustermann At lrz.de). Kryptografieformat, Abgeblendet S Schrägstrich MIME. Kästchen mit Haken, Standardeinstellung für dieses Format kryptografischer Nachrichten. Kästchen mit Haken, Standardsicherheitseinstellung für alle kryptografischen Nachrichten. 3 Schaltflächen Sicherheitskennzeichen..., Neu, Löschen. Bereich Zertifikate und Algorithmen. Signaturzertifikat, Eingabefeld Leibniz-Rechenzentrum ID von, Schaltfläche Auswählen... Hashalgorithmus, Auswahlfeld SHA1. Verschlüsselungszertifikat, Eingabefeld Leibniz-Rechenzentrum ID von, Schaltfläche Auswählen... Verschlüsselungsalgorithmus, Auswahlfeld AES (256-bit). Kästchen mit Haken, Signierte Nachrichten dieser Zertifikate hinzufügen. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen.Image Added


    English

    Window Change Security Settings. Section Security Settings Preferences. Security Setting Name, colon. Selection field with text My S slash MIME Settings (Max.Mustermann At lrz.de). Cryptography Format, dimmed S slash MIME. Box with check mark, Default Security Setting for this cryptographic message format.  Box with check mark, Default Security Setting for all cryptographic messages. 3 buttons Security flags..., New, Delete. Section Certificates and Algorithms. Signing Certificate, input field PN - Max Mustermann issued by, button Choose... . Hash Algorithm, selection field SHA1. Encryption Certificate, input field PN - Max Mustermann issued by, button Choose... . Encryption Algorithm, selection field AES (256-bit). Box with check mark, Send these certificates with signed messages. At the very bottom right, OK, Cancel buttons.Image Added




    German

    Kleines Fenster Windows-Sicherheit. Zertifikat bestätigen. Bestätigen Sie dieses Zertifikat, indem Sie auf 'OK' klicken. Wenn es sich nicht um das richtige Zertifikat handelt, klicken Sie auf 'Abbrechen'. Symbol Zertifikat, Leibniz-Rechenzentrum ID. Aussteller, LRZ-CA - G01. Gültig ab, 16.09.2014 bis 15.09.2017. Anklickbar Zertifikateigenschaften anzeigen. Unten Schaltflächen OK, Abbrechen.Image Added


    English

    Image Added




    German

    Nun können Sie bei der Standardeinstellung Ihre eben konfigurierte Sicherheitseinstellung auswählen und noch weitere Einstellungen vornehmen.


    English

    Now you can select your just configured security setting at the default setting and make some more settings.




    German

    E-Mails digital mit S/MIME signieren


    English

    Sign emails digitally with S/MIME



    German

    Um eine E-Mail unter Outlook mit einer digitalen Signatur zu versehen, wechseln Sie vor dem Versenden in das Register „Optionen“ und klicken Sie dort auf „Signieren“. Wenn Sie automatisch jede E-Mail signieren möchten, können Sie das in den Sicherheitseinstellungen konfigurieren.


    English

    To add a digital signature to an e-mail under Outlook, switch to the "Options" tab before sending and click on "Sign" there. If you want to automatically sign every e-mail, you can configure this in the security settings.



    German

    Ausschnitt vom Fenster für das Erstellen einer E-Mail. Registerkarte Optionen mit markiertem Reiter. In der Befehlsgruppe Berechtigung markiert Zertifikatssymbol, Signieren.Image Added


    English

    Part of the window for creating an e-mail. Options tab with the tab marked. In the Permission command group marked Certificate icon, Sign.Image Added






    German

    Der/die Empfangende sieht schon in der Vorschau anhand des Symbols, dass die E-Mail digital signiert wurde.

    Ausschnitt vom Fenster mit der Anzeige des Ordners Posteingang. Im Hauptfeld ein Feld für die E-Mail. Links Max Mustermann, darunter Eine digital signierte E-Mail. Rechts das Zertifikatssymbol, darunter 13 Doppelpunkt 55.Image Added


    In der E-Mail sehen Sie nun, von wem diese signiert wurde. Wenn Sie auf das Zertifikatssymbol klicken, können Sie sich das Zertifikat des/der Sendenen ansehen.

    Fenster Eine digital signierte E-Mail - Nachricht (HTML). Unter An Max Mustermann steht markiert Signiert von Max.Mustermann At lrz.de, rechts markiert das Zertifikatssymbol.Image Added


    English

    The recipient can already see in the preview that the e-mail has been digitally signed.

    Section of the window displaying the Inbox folder. In the main field a field for the e-mail. On the left Max Mustermann, below it A Signed Email. On the right the certificate symbol, below it 8 colon 47 AM.Image Added

    In the email, you can now see who signed it. If you click on the certificate icon, you can view the sender's certificate.

    Window A Signed Email message (HTML). Under To Max Mustermann is marked Signed by Max.Mustermann At lrz.de, on the right is marked the certificate symbol.Image Added




    German

    E-Mails mit S/MIME verschlüsseln


    English

    Encrypt emails with S/MIME



    German

    Wenn Sie eine E-Mail verschlüsseln möchten, gehen Sie dazu genauso wie beim Signieren einer E-Mail vor. Wählen Sie dazu nur anstelle der Option „Signieren“ die Option „Verschlüsseln“ aus. Im Unterschied zum Signieren, benötigen Sie nicht nur Ihr eigenes Zertifikat, sondern zusätzlich noch das Zertifikat (genauer: den öffentlichen Schlüssel) des Mailempfängers.


    English

    If you want to encrypt an e-mail, proceed in the same way as for signing an e-mail. Just select the "Encrypt" option instead of the "Sign" option. In contrast to signing, you need not only your own certificate, but also the certificate (more precisely: the public key) of the mail recipient.



    German

    Ausschnitt vom Fenster für das Erstellen einer E-Mail. Registerkarte Optionen mit markiertem Reiter. In der Befehlsgruppe Berechtigung markiert Schlosssymbol, Verschlüsseln.Image Added


    English

    Part of the window for creating an e-mail. Options tab with the tab marked. In the Permission command group marked Lock icon, Encrypt.Image Added





    German

    Beim Erhalt einer verschlüsselten E-Mail ist es nicht ungewöhnlich, wenn diese mit dem Vermerk „[UNSCANNED]“ im Betreff versehen ist. Diese Anmerkung wird von einem Virenscanner hinzugefügt, da diese E-Mail aufgrund der Verschlüsselung nicht auf Viren untersucht werden konnte.

    Ausschnitt vom Fenster mit der Anzeige des Ordners Posteingang. Im Hauptfeld ein Feld für die E-Mail. Links Max Mustermann, darunter Eine verschlüsselte E-Mail. Rechts das Schlosssymbol, darunter 14 Doppelpunkt 35.Image Added


    English

    When receiving an encrypted e-mail, it is not uncommon for it to have the note "[UNSCANNED]" in the subject line. This note is added by a virus scanner because this email could not be scanned for viruses due to the encryption.

    Section of the window displaying the Inbox folder. In the main field a field for the email. On the left Max Mustermann, under it An Encrypted Email. On the right the lock symbol, below it 9 colon 15 AM.Image Added




    German

    Wie bekomme ich das öffentliche Zertifikat eines Empfängers?

    Zum verschlüsselten Versenden von E-Mails benötigen Sie immer das Zertifikat des Empfängers (m/w/d). Falls Sie dieses nicht besitzen, gibt es mehrere Möglichkeiten wie Sie evtl. das Zertifikat finden können:

    Eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail des Empfängers

    Sollten Sie bereits eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail vom Empfänger erhalten haben, so wurde Ihnen in dieser E-Mail auch das öffentliche Zertifikat übermittelt. Antworten Sie nun auf so eine E-Mail, so können Sie diese auch verschlüsseln, da das Zertifikat bekannt ist.

    Wenn Sie allerdings eine neue E-Mail verfassen und die E-Mailadresse „per Hand“ in das An-Feld tippen (auch bei Autovervollständigung von Outlook), ist das Zertifikat des Empfängers nicht verfügbar. Sie müssen dazu entweder einen neuen Kontakt mit Zertifikat anlegen (Rechtsklick auf den Sender → „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen“) oder bei einem bestehenden Kontakt das Zertifikat hinzufügen.


    English

    How do I get the public certificate of a recipient?

    To send encrypted emails you always need the certificate of the recipient (m/f/d). If you do not have this, there are several ways how you can possibly find the certificate:

    A digitally signed or encrypted e-mail from the recipient.

    If you have already received a digitally signed or encrypted e-mail from the recipient, the public certificate was also sent to you in this e-mail. If you reply to such an e-mail, you can also encrypt it because the certificate is known.

    However, if you compose a new e-mail and type the e-mail address "by hand" into the To field (even with Outlook autocomplete), the recipient's certificate is not available. You have to either create a new contact with a certificate (right-click on the sender → "Add to Outlook Contacts") or add the certificate to an existing contact.



    German

    Öffnen Sie dazu den Kontakt und klicken Sie dort auf „Zertifikate“. Dort können Sie nun ein Zertifikat importieren oder sich die Eigenschaften eines bestehenden anzeigen lassen.


    English

    To do this, open the contact and click on "Certificates" there. There you can now import a certificate or display the properties of an existing one.



    German

    Fensterausschnitt. Ausgewählte Registerkarte Kontakt. In der Befehlsgruppe Anzeigen markiert Zertifikatssymbol, Zertifikate.Image Added


    English

    Window section. Selected Contact tab. In the Show command group marked Certificate icon, Certificates.Image Added





    German

    Verzeichnisdienst des DFN

    Sie können auch im Verzeichnisdienst des DFN nach Nutzerzertifikaten suchen. Falls der Empfänger dort das Zertifikat mit der Erlaubnis auf Veröffentlichung beantragt hat, können Sie ihn dort finden und ihm eine verschlüsselte E-Mail zukommen lassen.

    Binden Sie sich dazu das Adressbuch des DFN über LDAP in Ihrem Outlook ein. Gehen Sie dazu in die Kontoeinstellungen („Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen“) und wählen Sie dort den Reiter „Adressbücher“ aus. Klicken Sie nun auf „Neu“, um ein neues Adressbuch hinzuzufügen.

    Fenster Kontoeinstellungen. Verzeichnisse und Adressbücher. Markieren Sie ein Verzeichnis oder Adressbuch, um es zu bearbeiten oder zu entfernen. Registerkarte Adressbücher mit markiertem Reiter. Markiert Neu..., Ändern, abgeblendet Entfernen. Tabelle mit 2 Spalten und einem Eintrag. Spalte Name, Outlook-Adressbuch. Spalte Typ, MAPI. Ganz unten rechts, Schaltfläche Schließen.Image Added


    Wählen Sie „Internetverzeichnisdienst (LDAP)“ als Typ aus und bestätigen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf „Weiter“.

    Fenster Konto hinzufügen. Verzeichnis- oder Adressbuchtyp. Sie können wählen, welchen Verzeichnis- oder Adressbuchtyp Sie hinzufügen möchten. Markiert, Ausgewählter Radioknopf, Internetverzeichnisdienst (LDAP). Verbindung zu einem LDAP-Server herstellen, um E-Mail-Adressen und weitere Informationen zu suchen und zu überprüfen. Radioknopf, Zusätzliche Adressbücher. Verbindung zu einem Adressbuch herstellen, um E-Mail-Adressen und weitere Informationen zu suchen und zu überprüfen. Ganz unten rechts, Schaltflächen abgeblendet Zurück, Weiter, Abbrechen.Image Added


    Geben Sie nun den Servernamen des LDAP-Servers ein, für DFN ist das „ldap.pca.dfn.de“. Unter „Weitere Einstellungen“ müssen Sie noch den Port und die Suchbasis konfigurieren.

    Fenster Konto hinzufügen. Einstellung für den Verzeichnisdienst (LDAP). Geben Sie die Einstellungen ein, die für den Zugriff auf Informationen eines Verzeichnisdiensts erforderlich sind. Serverinformationen. Geben Sie den Namen des Verzeichnisservers ein, den Sie von Ihrem Internetdienstanbieter oder Systemadministrator erhalten haben. Markiert, Servername, Eingabefeld ldap.pca.dfn.de. Anmeldeinformationen. Leeres Kästchen, Server erfodert Anmeldung. 3 abgeblendete Zeilen für Benutzername, Kennwort und Authentifizierung. Eingerückt und markiert Schaltfläche Weitere Einstellungen... Ganz unten rechts, Schaltflächen Zurück, Weiter, Abbrechen.Image Added


    Sie können nun einen beliebigen Anzeigenamen für das Adressbuch eingeben.


    English

    Directory service of the DFN

    You can also search for user certificates in the DFN directory service. If the recipient has requested the certificate there with permission to publish it, you can find him there and send him an encrypted e-mail.

    To do this, integrate the DFN address book into your Outlook via LDAP. To do this, go to the account settings ("File → Account settings → Account settings") and select the "Address books" tab there. Now click on "New" to add a new address book.

    Window Account settings. Directories and Address Books. You can choose a directory or address book below to change or remove it. Address books tab with the tab highlighted. Marked New..., Change, dimmed Remove. Table with 2 columns and one entry. Column Name, Outlook Address Book. Column Type, MAPI. At the very bottom right, Close button.Image Added

    Select "Internet Directory Service (LDAP)" as the type and confirm your choice by clicking "Next".

    Window Add account. Directory or Address Book Type. You can choose the type of directory or address book you'd like to add. Tagged, Selected radio button, Internet Directory Service (LDAP). Connect to an LDAP server to find and verify email addresses and other information. Radio button, Additional Address Books. Connect to an address book to find and verify e-mail addresses and other information. At the very bottom right, buttons dimmed Back, Next, Cancel, Help.Image Added

    Now enter the Server Name of the LDAP server, for DFN this is "ldap.pca.dfn.de". Under "Additional settings" you still have to configure the Port and the Search Base.

    Window Add account. Directory Service (LDAP) Settings. You can enter the required settings to access information in a directory service. Server information. Type the name of the directory server your Internet service provider or system administrator has given you. Tagged, Server Name, input field ldap.pca.dfn.com. Logon Information. Empty box, This server requires me to log on. 3 dimmed lines for username, password and authentication. Highlighted More Settings... button. At the bottom right, Back, Next, Cancel, Help buttons.Image Added

    You can now enter any display name for the address book.


    German

    Bitte verifizieren Sie, dass Anschluss (Port) 636 eingestellt ist und das SSL verwendet wird:


    Fenster Microsoft LDAP-Verzeichnis. 2 Registerkarten, ausgewählt Verbindung, Suche. Kasten Anzeigenname. Anzeigenname, wie er im Adressbuch erscheint. Eingabefeld DFN. Kasten Verbindungsdetails. Anschluss, Eingabefeld 636. Secure Sockets Layer verwenden, Kästchen mit Haken. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen, Übernehmen.Image Added


    English

    Please verify that Port 636 is set and SSL is used:

    Microsoft LDAP directory window. 2 tabs, selected connection, search. Display Name box. The Display name as it appears in the Address Book. DFN box. Connection Details box. Port, input box 636. Use Secure Sockets Layer, box with check mark. At the very bottom right, OK, Cancel, Apply buttons.Image Added



    German

    Geben sie als Suchbasis ein:

    ou=DFN-PKI,o=DFN-Verein,c=de


    Fenster Microsoft LDAP-Verzeichnis. 2 Registerkarten, Verbindung, ausgewählt Suche. Kasten Servereinstellungen. Timeout der Suche in Sekunden, Eingabefeld 60. Geben Sie die maximale Anzahl der Einträge an, die bei einer erfolgreichen Suche angezeigt werden sollen, Eingabefeld 100. Kasten Suchbasis. Radioknopf, Standard verwenden. Ausgewählter Radioknopf, Benutzerdefiniert, Eingabefeld mit markiertem Text ou Gleichheitszeichen DFN-PKI,o Gleichheitszeichen DFN-Verein,c Gleichheitszeichen de. Kasten Suche. Leeres Kästchen, Suche aktivieren (Serverunterstützung erforderlich). Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen, Übernehmen.Image Added


    English

    Enter the following as a search base:

    ou=DFN-PKI,o=DFN-Verein,c=de

    Microsoft LDAP Directory window. 2 tabs, Connection, Search selected. Box Server Settings. Search timeout in seconds, input field 60. Specify the maximum number of entries you want to return after a successful search, input field 100. Box Search Base. Radio button, Use Default. Selected radio button, Custom, input box with highlighted text ou equal sign DFN-PKI,o equal sign DFN-Verein,c equal sign de. Box Browsing. Empty box, Enable Browsing (requires server support). At the very bottom right, OK, Cancel, Apply buttons.Image Added




    German

    Wenn Sie nun nach einem Neustart von Outlook Ihr Adressbuch öffnen, finden Sie unter „Weitere Adressbücher“ das neue Adressbuch. Sie können dort nach einem gewünschten Empfänger suchen.

    Globale Adressliste des Exchange Servers

    Sollte der Empfänger sein Zertifikat in der GAL (Globalen Adressliste) veröffentlicht haben, so können Sie ihn einfach aus dem Adressbuch auswählen und die Nachricht verschlüsseln. Ob der Empfänger das Zertifikat dort veröffentlicht hat, können Sie folgendermaßen überprüfen:

    Öffnen Sie Ihr Adressbuch und suchen Sie nach dem gewünschten Empfänger. Machen Sie nun einen Rechtsklick auf den Namen und wählen Sie die Option „Zu den Kontakten hinzufügen aus“. Klicken Sie nun, wie schon bei Variante 1 beschrieben, auf „Zertifikate“ um sich alle verfügbaren Zertifikate anzeigen zu lassen. Beim Schließen des Fensters frägt Sie Outlook ob Sie die Änderungen speichern möchten. Klicken Sie auf „Nein“, wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben.


    English

    If you now open your address book after restarting Outlook, you will find the new address book under "Other Address Books". You can search for a desired recipient there.

    Global address list of the Exchange Server

    If the recipient has published his certificate in the GAL (Global Address List), you can simply select him from the address book and encrypt the message. You can check whether the recipient has published the certificate there as follows:

    Open your address book and search for the desired recipient. Now right-click on the name and select the "Add to Contacts" option. Now click on "Certificates", as already described for variant 1, to display all available certificates. When closing the window Outlook asks you if you want to save the changes. Click on "No" if you have not made any changes.




    German

    Hinweise

    Wenn Outlook nicht mehr richtig funktioniert

    Manchmal „verschluckt“ sich Outlook und kann eine Vielzahl seltsamer Symptome zeigen, z.B. kann es Probleme haben, die Verbindung zum Exchange-Server herzustellen, Sie finden bestimmte Mails, Ordner etc. nicht mehr oder Sie können nicht mehr auf Freigaben zugreifen, die Ihnen von anderen Benutzern erteilt worden waren etc. Ihre Daten sind am Exchange-Server immer noch erhalten, aber Sie müssen gegebenenfalls Ihr Outlook reparieren. Bitte gehen Sie in dieser Reihen­folge vor:

    • Starten Sie Outlook neu. Wenn das nicht geholfen hat,
    • Starten Sie den Rechner neu. Wenn das nicht geholfen hat,
    • Löschen Sie Ihr Outlook-Profil und legen Sie es neu an.
    • Wenn Sie immer noch Probleme haben, wenden Sie sich bitte an Ihre jeweiligeAnsprechstelle.

    Wie lege ich ein neues Outlook-Profil an?

    Ein Outlook-Profil enthält Konfigurationsinformationen für E-Mail-Konten und Datendateien sowie Informationen, wo E-Mail-Elemente gespeichert werden. Profile werden in der Systemsteuerung unter Windows bearbeitet und nicht in Outlook.

    Ein neues Profil ist die Lösung für viele Probleme mit Outlook, denn es geht gerne mal kaputt. Wenn Sie ein neues Profil anlegen gehen keine E-Mails verloren, denn diese sind auf dem Server gespeichert. Auch PST Dateien (z.B. lokal angelegte Archive) gehen nicht verloren, denn diese sind nur in Ihren Outlook-Profil eingehängt, sie müssen diese nur im neuen Profil wieder einbinden. Bevor Sie aber das kaputte Profil löschen, sollten Sie überprüfen, ob Sie client-basierte Filterregeln angelegt oder eine Signatur eingestellt haben. Diese, sowie Änderungen der Ansicht würden dann auch gelöscht werden. Es ist jedoch nicht notwendig, das alte Profil gleich zu löschen. Wenn Sie testen wollen, ob Ihr Problem mit einem neuen Profil behoben ist, können Sie ein zusätzliches Profil anlegen. Beim Starten von Outlook können Sie dann auswählen, welches Profil Sie starten wollen.


    English

    Notes

    When Outlook stops working properly

    Sometimes Outlook "breaks" and may show a variety of strange symptoms, e.g. it may have problems connecting to the Exchange server, you may not be able to find certain mails, folders, etc., or you may not be able to access shares given to you by other users, etc. Your data is still preserved at the Exchange server, but you may need to repair your Outlook. Please proceed in this order:

    • Restart Outlook. If that did not help,
    • Restart the computer. If that did not help,
    • Delete your Outlook profile and create it again.
    • If you still have problems, please contact your respective contact person.

    How do I create a new Outlook profile?

    An Outlook profile contains configuration information for e-mail accounts and data files, as well as information about where e-mail items are stored. Profiles are edited in the Control Panel in Windows and not in Outlook.

    A new profile is the solution to many problems with Outlook because it tends to crash. When you create a new profile no e-mails are lost, because they are stored on the server. Also PST files (e.g. locally created archives) are not lost, because they are only mounted in your Outlook profile, you only have to mount them in the new profile again. But before you delete the broken profile, you should check if you have created client-based filter rules or set a signature. These, as well as changes to the view would then also be deleted. However, it is not necessary to delete the old profile right away. If you want to test whether your problem is solved with a new profile, you can create an additional profile. When you start Outlook, you can then select which profile you want to start.



    German
    • Öffnen Sie die Systemsteuerung und wählen Mail bzw. E-Mail aus. Gehen Sie dort auf „Profile anzeigen…“:


    English
    • Open the Control Panel and select Mail or E-mail. There go to "Show Profiles...":



    German

    Fenster Mail-Setup - Outlook. Bereich E-Mail-Konten. E-Mail-Konten und Verzeichnisse einrichten. Schaltfläche E-Mail-Konten... Bereich Datendateien. Ändern Sie die Einstellungen für die Dateien, die Outlook zum Speichern von E-Mail und Dokumenten verwendet. Schaltfläche Datendateien... Bereich Profile. Mehrere Profile für E-Mail-Konten und Datendateien einrichten. Normalerweise wird nur eines benötigt. Markierte Schaltfläche Profile anzeigen... Trennstrich. Ganz unten rechts, Schaltfläche Schließen.Image Added


    English

    Window Mail Setup - Outlook. Section E-mail accounts. Setup email accounts and directories. Button E-mail accounts... . Section Data Files. Change settings for the files Outlook uses to store email messages and documents. Button Data Files... . Section Profiles. Setup multiple profiles of email accounts and data files. Typically , you only need one. Marked button Show profiles... Hyphen. At the very bottom right, Close button.Image Added




    German
    • Klicken Sie nun auf „Hinzufügen“ und geben Sie Ihrem Profil einen neuen Namen.


    English
    • Now click on "Add" and give your profile a new name.



    German

    Fenster E-Mail. Registerkarte Allgemein. Folgende Profile sind auf diesem Computer eingerichtet, Doppelpunkt. Mehrzeiliger Kasten mit Text Outlook. 4 Schaltflächen, markiert Hinzufügen..., Entfernen, Eigenschaften, Kopieren... Beim Start von Microsoft Outlook dieses Profil verwenden, Doppelpunkt. Radioknopf, Zu verwendendes Profil bestätigen. Ausgewählter Radioknopf, Immer dieses Profil verwenden, darunter Auswahlfeld Outlook. Ganz unten rechts, Schaltflächen OK, Abbrechen, Übernehmen.Image Added


    English

    Window E-mail. General tab. The following profiles are set up on this computer, colon. Multiline box with Outlook text. 4 buttons, marked Add..., Remove, Properties, Copy.... When starting Microsoft Outlook, use this profile, colon. Radio button, Prompt for a profile to be used. Selected radio button, Always use this profile, selection box, Outlook below. At the bottom right, OK, Cancel, Apply buttons.Image Added




    German
    • Danach startet der Einrichtungs-Assistent wie unter Einrichtung beschrieben.
    • Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie in dem obigen Fenster noch festlegen, welches Profil beim Starten von Outlook verwendet werden soll oder ob Sie bei jedem Start das Profil auswählen können.


    English
    • After that the setup wizard starts as described under Setup.
    • After the setup is finished, you can still specify in the window above which profile should be used when Outlook is started or if you can select the profile every time you start it.




    German

    Tipps für ein stabiles und performantes Outlook

    Die Tipps gelten allgemein für Outlook, nicht nur für den vom LRZ betriebenen Exchange-Dienst.

    • Vorsicht vor sehr großen pst-Dateien! Regelmäßig Attachments anderorts abspeichern. Postfach aufräumen.
    • RSS-Feeds deaktivieren.
    • Drittanbieter-Tools (Add-ins) können die Stabilität beeinflussen. Outlook per Kommandozeile mitc:\...\outlook.exe /safe“ starten und Add-ins manuell entfernen.
    • Doppeleinträge treten gerne bei Synchronisationen auf. Auch hier helfen Drittanbieter Tools wie „Outlook Duplicate Items Remover“ von Vaita.
    Warning

    Es wird nicht empfohlen, die PST-Dateien von Outlook auf einem Netzlaufwerk abzulegen und von dort zu nutzen. Bei kleinsten Netzaussetzern kann die PST-Datei kaputt gehen.
    Besser ist es, nur eine Kopie der lokalen PST-Datei im Netzlaufwerk abzulegen, falls man so seine Daten sichern will. 



    English

    Tips for a stable and performant Outlook

    The tips apply to Outlook in general, not only to the Exchange service operated by the LRZ.

    • Beware of very large pst files! Regularly save attachments elsewhere. Clean up your mailbox.
    • Deactivate RSS feeds.
    • Third party tools (add-ins) can influence stability. Start Outlook via command line with "c:\...\outlook.exe /safe" and remove add-ins manually.
    • Double entries often occur during synchronizations. Third party tools like "Outlook Duplicate Items Remover" from Vaita can help here as well.
    Warning

    It is not recommended to store Outlook PST files on a network drive and use them from there. The PST file can be destroyed by the slightest network interruptions.
    It is better to store only one copy of the local PST file on the network drive if you want to back up your data that way. 





    German

    Wo finde ich weiterführende Informationen zu Outlook?

    Outlook selbst stellt die interne Outlook-Hilfe zur Verfügung. Diese starten Sie durch Drücken der Hilfe-Taste F1.

    Microsoft bietet online Outlook-Hilfe und -Learning: https://support.microsoft.com/de-de/outlook


    English

    Where can I find further information about Outlook?

    Outlook itself provides the internal Outlook help. You start this by pressing the help key F1.

    Microsoft offers online Outlook help and learning: https://support.microsoft.com/en-us/outlook




    German

    Wie richte ich eine Weiterleitung ein?

    Eine Weiterleitung auf eine andere Adresse kann nur über die jeweiligen Portale eingerichtet werden:

    Exchange-Dienst unter Identity-Management-Portale

    Note

    Bitte beachten Sie, dass Weiterleitungen auf Basis von Regeln in Outlook oder Outlook on the Web, die auf externe Adressen zeigen, nicht ausgeführt werden:

    Policies für den Exchange-Dienst unter Mit Outlook/Outlook on the Web keine Weiterleitungen auf externe Adressen



    English

    How do I set up a forwarding?

    Forwarding to another address can only be set up via the respective portals:

    Exchange-Dienst  from Identity Management Portale

    Note

    Please note that forwardings based on rules in Outlook or Outlook on the Web that point to external addresses are not executed:

    Policies für den Exchange-Dienst under With Outlook/Outlook on the Web no forwardings to external addresses





    German

    Wie richte ich eine Abwesenheitsmeldung ein?

    Dazu gehen Sie wie folgt vor:

    • Datei → Automatische Antworten (siehe nachfolgende Abbildung)

    Sie können in allen Fällen unterschiedliche Abwesenheitsmeldungen für Absender innerhalb und außerhalb Ihrer Einrichtung (z.B. TUM) konfigurieren.

    Fensterausschnitt. Linke Spalte Pfeil nach links im Kreis für zurück. Ausgewählt Informationen. Weitere Punkte. Rechts davon das Hauptfeld. Große Schrift, Kontoinformationen. Auswahlfeld X-artiges Symbol, dass an 2 gekreuzte Büroklammern erinnert, 2-zeilige Beschriftung, Max.Mustermann At lrz.de, Microsoft Exchange. Darunter Schaltfläche Pluszeichen, Konto hinzufügen. Große Schaltfläche Kontoeinstellungen, rechts davon zugehörige Information. Markierte große Schaltfläche Automatische Antworten, rechts daneben, Automatische Antworten (Außer Haus). Mit automatischen Antworten können Sie andere über Ihre Abwesenheit benachrichtigen bzw. mitteilen, dass Sie auf E-Mail-Nachrichten nicht antworten können.Image Added

    Ihre Abwesenheitsmeldung wird übrigens bei Post von Mailinglisten und als Spam markierte Post nicht ausgelöst.


    English

    How do I set up an out of office message?

    To do this, proceed as follows:

    • File → Automatic replies (see following figure).

    In all cases, you can configure different absence messages for senders inside and outside your institution (e.g. TUM).

    Window section. Left column left arrow in circle for back. Selected Info. Other points. To the right, the main field. Large font, Account Information. Selection field X-like symbol that resembles 2 crossed paper clips, 2-line caption, Max.Mustermann At lrz.de, Microsoft Exchange. Below that button plus sign, Add Account. Large button Account Settings, associated information to the right. Highlighted large button Auto Reply, to the right of it, Auto Reply (Out of Office). Use automatic replies to notify others that you are out of office, on vacation, or not available to respond to email messages.Image Added

    By the way, your out of office message will not be triggered for mail from mailing lists and mail marked as spam.




    German

    Typische Fehlermeldungen

    Warum kann ich keine E-Mails mehr versenden?

    Was bedeutet eine Unzustellbarkeitsbenachrichtung mit dem Fehlercode 0x80004005-0x80004005-0x000501?

    Sie bekommen diese E-Mail, da der Versand von E-Mails ist auf maximal 250 Empfänger (m/w/d) pro 24 Stunden beschränkt.

    E-Mail-Fenster. Von Systemadministrator. An leer. Betreff, Unzustellbar Doppelpunkt, Typische Outlook Fehlermeldung. Es folgt der nicht sehr aussagekräftige Inhalt. Ihre Nachricht hat einige oder alle Empfänger nicht erreicht. Betreff, Typische Outlook Fehlermeldung. Gesendet am, (Datum und Uhrzeit). Folgende(r) Empfänger kann Schrägstrich können nicht erreicht werden, Doppelpunkt. Schnupperer, Christiana am (Datum und Uhrzeit). Diese Nachricht konnte nicht gesendet werden. Ein Clientvorgang ist fehlgeschlagen. Versuchen Sie, die Nachricht später noch einmal zu senden, oder wenden Sie sich an Ihren Netzwerkadministrator. Trennstrich. Diagnoseinformationen für Administratoren, Doppelpunkt. Trennstrich. Der Fehler lautet, Eckige Klammer auf, 0x80004005-0x80004005-0x000501 Eckige Klammer zu. Exchange-Antwortkopfzeilen, Doppelpunkt. request-id, Doppelpunkt, (kryptische Bezeichnung). Weitere Parameter.Image Added

    Die Fehlermeldung ist sehr lang und am Anfang nicht sehr aussagekräftig.  Scrollen Sie in der E-Mail bis ganz nach unten. 
    In dem letzten Absatz finden Sie die den Grund, warum Sie keine weiteren E-Mails mehr versenden können.

    "The message can't be submitted because the sender's submission quota was exceeded. "

    Dies deutet darauf hin, dass Sie das Limit von 250 Empfänger innerhalb von 24 Stunden überschritten haben. Das Limit setzt sich automatisch nach 24 Stunden zurück.

    Die Beschränkung dient dazu, dass auch über kompromittierte Accounts nur eine begrenzte Anzahl von E-Mails verschickt und so das Risiko, dass die LRZ-Mailserver auf sog. "Denylists" geraten, möglichst klein gehalten werden kann.


    English

    Typical error messages

    Why can't I send e-mails anymore?

    What does an undeliverable message with error code 0x80004005-0x80004005-0x000501 mean?

    You are receiving this e-mail because the sending of e-mails is limited to a maximum of 250 recipients (m/f/d) per 24 hours.

    E-mail window. From system administrator. To blank. Subject, Undeliverable colon, Typical Outlook error message. The not very meaningful content follows. Your message did not reach some or all recipients. Subject, Typical Outlook error message. Sent, (date and time). The following recipient(s) cannot be reached, colon. Max Mustermann on (date and time). This message could not be sent. The client operation failed. Try sending the message again later, or contact your network administrator. Hyphen. Diagnostic information for administrators, colon. Hyphen. The error is, Square bracket open, 0x80004005-0x80004005-0x000501 Square bracket closed. Exchange response headers, colon. request-id, colon, (cryptic name). Other parameters.Image Added

    The error message is very long and not very meaningful at the beginning.  Scroll down to the bottom of the email. 
    In the last paragraph you will find the reason why you can't send any more emails.

    "The message can't be submitted because the sender's submission quota was exceeded. "

    This indicates that you have exceeded the limit of 250 recipients within 24 hours. The limit resets automatically after 24 hours.

    The purpose of the limit is to ensure that only a limited number of e-mails are sent, even via compromised accounts, and thus to minimize the risk of LRZ mail servers ending up on so-called "denylists".



    German


    Info

    Antwortausnahmen

    ROP-Index: 4
    ROP zugeordnet: ropTransportSend (74)
    Microsoft.Exchange.Data.Storage.SubmissionQuotaExceededException: The message can't be submitted because the sender's submission quota was exceeded.
       at Microsoft.Exchange.Data.Storage.CoreItem.<OnBeforeSend>b__113_0()
       at Microsoft.Exchange.Data.Storage.CoreItem.TransportSend(PropertyDefinition[]& propertyDefinitions, Object[]& propertyValues)
       at Microsoft.Exchange.RpcClientAccess.Handler.Message.TransportSend()
       at Microsoft.Exchange.RpcClientAccess.Handler.RopHandler.<>c__DisplayClass153_0.<TransportSend>b__0()
       at Microsoft.Exchange.RpcClientAccess.Handler.ExceptionTranslator.TryExecuteCatchAndTranslateExceptions[TResult](Func`1 protectedCode, Func`2 errorCodeExtractor, Boolean noThrow, TResult& result, Exception& exception, ErrorCode& errorCode)



    English


    Info

    Response Exceptions:

    ROP-Index: 4
    ROP zugeordnet: ropTransportSend (74)
    Microsoft.Exchange.Data.Storage.SubmissionQuotaExceededException: The message can't be submitted because the sender's submission quota was exceeded.
       at Microsoft.Exchange.Data

    .Storage.CoreItem.<OnBeforeSend>b__113

    .Storage.CoreItem.<OnBeforeSend>b__113_0()
       at Microsoft.Exchange.Data.Storage.CoreItem.TransportSend(PropertyDefinition[]& propertyDefinitions, Object[]& propertyValues)
       at Microsoft.Exchange.RpcClientAccess.Handler.Message.TransportSend()
       at Microsoft.Exchange.RpcClientAccess.Handler.RopHandler.<>c__DisplayClass153_0.<TransportSend>b__0()
       at Microsoft.Exchange.

    Data

    RpcClientAccess.

    Storage

    Handler.

    CoreItem

    ExceptionTranslator.

    TransportSend(PropertyDefinition

    TryExecuteCatchAndTranslateExceptions[TResult]

    & propertyDefinitions, Object[]& propertyValues)
       at Microsoft.Exchange.RpcClientAccess.Handler.Message.TransportSend()
       at Microsoft.Exchange.RpcClientAccess.Handler.RopHandler.<>c__DisplayClass153_0.<TransportSend>b__0()
       at Microsoft.Exchange.RpcClientAccess.Handler.ExceptionTranslator.TryExecuteCatchAndTranslateExceptions[TResult](Func`1 protectedCode, Func`2 errorCodeExtractor, Boolean noThrow, TResult& result, Exception& exception, ErrorCode& errorCode)

    Volles Postfach 

    Ihre Mailbox hat eine bestimmte Größe (in der Regel 3 GByte), wenn Sie diese überschreiten ist es Ihnen nicht mehr möglich E-Mails zu versenden oder zu empfangen. 

    Wenn Sie an die Grenze kommen, erhalten Sie zunächst eine Warn-Mail (Von: Microsoft Outlook - quota-warning@ads.mwn.de), bei weiterem Anstieg des Speicherverbrauchs können Sie keine Nachrichten mehr senden, bei deutlichem Überschreiten des Quotas können Sie auch keine Nachrichten mehr empfangen

    Image Removed
    Wenn Sie die Grenze erreicht haben, dass Sie keine E-Mails mehr versenden können 
    und es denn noch versuchen, erscheint ganz unten in der Leiste ein Dreieck und daneben steht "Übermittlungsfehler".  

    Klicken Sie dort drauf, um den genauen Grund zu erfahren, weshalb die Nachricht nicht gesendet werden konnte.

    Image Removed

    Haben Sie die Grenze deutlich überschritten, bekommen Sie folgende Meldung wenn Sie Outlook öffnen. 

    Image Removed

    In Outlook erfahren Sie die aktuelle Belegung durch Klick auf das Register „Datei“. 

    Image RemovedImage Removed

    (Func`1 protectedCode, Func`2 errorCodeExtractor, Boolean noThrow, TResult& result, Exception& exception, ErrorCode& errorCode)






    German

    Volles Postfach 

    Ihre Mailbox hat eine bestimmte Größe (in der Regel 3 GiB), wenn Sie diese überschreiten ist es Ihnen nicht mehr möglich E-Mails zu versenden oder zu empfangen. 

    Wenn Sie an die Grenze kommen, erhalten Sie zunächst eine Warn-Mail (Von: Microsoft Outlook - quota-warning@ads.mwn.de), bei weiterem Anstieg des Speicherverbrauchs können Sie keine Nachrichten mehr senden, bei deutlichem Überschreiten des Quotas können Sie auch keine Nachrichten mehr empfangen.

    E-Mail-Fensterausschnitt. Microsoft Outlook. Ihr Postfach ist voll. Diese Nachricht wurde mit der Priorität 'Hoch' gesendet. Trennstrich. Ihr Postfach ist fast voll. Waagrechtes Feld, von links zu etwa 80 Prozent farbig ausgefüllt, Inhalt 3020 MB, rechts davon 3072 MB. Verringern Sie die Größe Ihres Postfachs. Löschen Sie alle nicht benötigten Elemente aus dem Postfach, und leeren Sie den Ordner 'Gelöschte Elemente'.Image Added

    Wenn Sie die Grenze erreicht haben, dass Sie keine E-Mails mehr versenden können und es denn noch versuchen, erscheint ganz unten in der Leiste ein Dreieck und daneben steht "Übermittlungsfehler".  

    Klicken Sie dort drauf, um den genauen Grund zu erfahren, weshalb die Nachricht nicht gesendet werden konnte.

    Fenster Outlook-Nachrichtenübermittlung. 0 von 1 Aufgaben wurden erfolgreich erledigt. Leerer Balken. Leeres Kästchen, Dieses Dialogfeld während der Übermittlung nicht anzeigen. Rechts neben diesen Angaben Schaltfläche Alles abbrechen, darunter Schaltfläche Details. Trennstrich. Registerkarten, Aufgaben, ausgewählt Fehler. Ausrufezeichen. Fehler (0x8004060C) beim Ausführen der Aufgabe 'Max.Mustermann At lrz.de - Nachrichten werden gesendet', Doppelpunkt. 'Der Nachrichtenspeicher hat die maximale Größe erreicht. Reduzieren Sie die Datenmenge dieses Nachrichtenspeichers, indem Sie Elemente auswählen, die Sie nicht mehr benötigen, und diese endgültig löschen (Umschalt Pluszeichen Entf).'Image Added

    Haben Sie die Grenze deutlich überschritten, bekommen Sie folgende Meldung wenn Sie Outlook öffnen.

    Unter dem Menüband Zeile auf hellgelbem Hintergrund. Symbol X-Kreuz in rotem Kreis. POSTFACH VOLL. Ihr Postfach ist voll, sodass Sie möglicherweise keine Elemente mehr senden oder empfangen können.Image Added


    In Outlook erfahren Sie die aktuelle Belegung durch Klick auf das Register „Datei“. 

    Fensterausschnitt. Linke Spalte Pfeil nach links im Kreis für zurück. Ausgewählt Informationen. Weitere Punkte. Rechts davon das Hauptfeld. Große Schrift, Kontoinformationen. Auswahlfeld für Konto. Schaltfläche Konto hinzufügen. Große Schaltfläche Kontoeinstellungen, rechts davon zugehörige Information. Große Schaltfläche Automatische Antworten, rechts davon zugehörige Information. Große Schaltfläche Tools zum Aufräumen, rechts davon Postfach aufräumen. Verwalten der Größe Ihres Postfachs durch Leeren des Ordners 'Gelöschte Elemente' und Archivierung. Waagrechtes Feld, von links zu etwa 20 Prozent blau ausgefüllt. 16,2 MB frei von 20,4 MB.Image Added


    English

    Full mailbox 

    Your mailbox has a certain size (usually 3 GiB), if you exceed it you will not be able to send or receive emails.

    When you reach the limit, you will first receive a warning mail (From: Microsoft Outlook - quota-warning@ads.mwn.de), if the memory consumption continues to increase, you will not be able to send any messages, if the quota is significantly exceeded, you will not be able to receive any messages either.

    Email window pane. Microsoft Outlook. Your mailbox is almost full. This message was sent with High importance. Your mailbox is almost full. Horizontal field, from the left about 80 percent filled in color, content 2765 MB, to the right of it 3072 MB. Please reduce your mailbox size. Delete any items you don't need from your mailbox and empty your Deleted Items folder.Image Added

    When you reach the limit that you can't send any more e-mails and you still try, a triangle will appear at the very bottom of the bar and next to it it will say "Send/Recieve error".  

    Click on it to find out the exact reason why the message could not be sent.

    Image Added

    If you have significantly exceeded the limit, you will get the following message when you open Outlook.

    Below the menu band line on light yellow background. Symbol X cross in red circle. MAILBOX FULL. Your mailbox is full, you may not be able to send or receive items.Image Added

    In Outlook you can find out the current size of your mailbox by clicking on the "File" tab. 

    Window section. Left column left arrow in circle for back. Selected Info. Other points. To the right, the main field. Large font, Account Information. Selection field for account. Add account button. Large button Account settings, to the right of it related information. Large button Automatic Replies, to the right of it related information. Large button Tools, to the right of it Mailbox Settings. Manage the size of your mailbox by emptying Deleted Items archiving. Horizontal box, from left about 20 percent filled in blue. 2.92 GB free of 3 GB.Image Added





    German

    Fensterausschnitt, rot hinterlegt. Große Schaltfläche Tools zum Aufräumen, rechts davon Postfach aufräumen. Verwalten der Größe Ihres Postfachs durch Leeren des Ordners 'Gelöschte Elemente' und Archivierung. Waagrechtes Feld, vollständig rot ausgefüllt. 20,4 MB um 78 KB überschritten. Letzte Aktualisierung, 13 Doppelpunkt 12. Ihr Postfach hat den maximalen Speichergrenzwert erreicht. Es können keine weiteren Elemente mehr gesendet oder empfangen werden. 2 Schaltflächen, Ordner 'Gelöschte Elemente' leeren, Archivieren.Image Added


    English

    Window section, highlighted in red. Large button Tools, to the right of it Mailbox Settings. Manage the size of your mailbox by emptying the Deleted Items folder and archiving. Horizontal field, completely filled in red. 8,85 MG over 70 MB. Last update, 8 colon 43 AM. Your mailbox is at the maximum storage limit. Additional items connot be sent or received. 2 buttons, Empty Deleted Items Folder, Clean Up Old Items.Image Added




    German

    Wenn Sie auch wissen möchten, wie sich die Belegung auf die einzelnen Ordner verteilt, gehen Sie wie folgt vor (siehe Abbildungen

    auf der nächsten Seite

    ):

    Rechtsklick auf das Mailbox-Symbol, dann auf „Datendateieigenschaften“ und in der sich nun öffnenden Maske auf „Ordnergröße“ klicken. So bekommen Sie eine weitere, kleinere Maske, in der Sie im Register „Serverdaten“ am Parameter „Gesamtgröße“ Ihre Platzbelegung sehen können.

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    Rechtsklick auf das Mailbox-Symbol, dann auf „Datendateieigenschaften“ und in der sich nun öffnenden Maske auf „Ordnergröße“ klicken.

    So bekommen Sie eine weitere, kleinere Maske, in der Sie im Register „Serverdaten“ am Parameter „Gesamtgröße“ Ihre Platzbelegung sehen können.


    English

    If you also want to know how the size is distributed among the individual folders, proceed as follows (see screenshots):

    Right-click on the mailbox icon, then click on "Data File Properties" and in the mask that now opens, click on "Folder size".

    This way you get another, smaller mask in which you can see your space allocation in the "Server data" tab at the "Total size" parameter.



    German

    Fensterausschnitt mit den Ordnern von Max.Mustermann At lrz.de, überlagert vom Kontextmenü mit 10 Punkten. Ausgewählt der letzte Datendateieigenschaften...Image Added


    English

    Window section with the folders of Max.Mustermann At lrz.de, overlaid by the context menu with 10 points. Selected the last Data File Properties...Image Added




    German

    Fenster Outlook Heute - Eckige Klammer auf, Max.Mustermann At lrz.de, Eckige Klammer zu, Doppelpunkt, Eigenschaften. 3 Registerkarten, ausgewählt Allgemein, Homepage, Berechtigungen. Nach verschiedenen Angaben ziemlich weit unten, Schaltfläche Ordnergröße. Schaltfläche Auf Farbkategorien aktualisieren... Überlagert vom Fenster Ordnergröße. 2 Registerkarten, ausgewählt Lokale Dateien, Serverdateien. Ordnername, rechts Max.Mustermann At lrz.de. Ordnergröße (ohne Unterordner), rechts 0 KB. Gesamtgröße (mit Unterordnern), rechts 30051 KB. Kasten mit Verschiebebalken rechts, mit 3 Spalten und 5 Einträgen. Spalten Unterordner, Größe, Gesamtgröße. Aufgaben, 0 KB, 0 KB. Deleted Messages, 0 KB, 0 KB. Entwürfe, 2 KB, 2 KB. Gelöschte Elemente, 0 KB, 0 KB. Gesendete Elemente, 0 KB, 5377 KB. Ganz unten rechts, Schaltfläche Schließen.Image Added


    English

    Outlook Today window - Square bracket open, Max.Mustermann At lrz.de, Square bracket close, Properties. 4 tabs, selected General, Home Page, Policy, Permissions. After various specifications quite far down, Folder size button. Upgrade to Color Categories button... Overlaid by the Folder Size window. 2 tabs, selected Local Data, Server Data. Folder name, right Max.Mustermann At lrz.de. Size (without subfolders), right 0 KB. Total size (including subfolders), right 5402 KB. Box with move bar on the right, with 3 columns and 6 entries. Columns Subfolder, Size, Total Size. At the very bottom right, Close button.Image Added