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titleBarrierefreiheit

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Einrichtung

Wenn Sie noch kein E-Mail Konto in Outlook eingebunden haben, erscheint gleich beim Öffnen der Einrichtungsassistent. Sie können dann den nächsten Punkt überspringen.

Zusätzliches Konto

Wenn Sie das Exchange Konto als weiteres Konto einbinden wollen, klicken Sie in der Menüleiste auf Outlook und wählen Sie dann "Einstellungen" aus (alternativ können Sie auch die Befehlstaste und das Komma gleichzeitig drücken).

Bildschirmausschnitt mit dem Mac-Menü. Ausgewählt Outlook, im Untermenü ausgewählt Einstellungen..., rechts Befehl-Komma.Image Modified


Wählen Sie dann unter "Persönliche Einstellungen" "Konten" aus.

Fenster Outlook-Einstellungen. Schaltfläche Alle anzeigen. Persönliche Einstellungen. 7 Symbole mit Bezeichnungen, markiert Konten. E-Mail. 5 Symbole mit Bezeichnungen. Weitere. 3 Symbole mit Bezeichnungen.Image Modified






Wählen Sie "E-Mail-Konto hinzufügen".

Den Einrichtungsassistenten Einrichtungs­assistenten starten Sie dann über das Plus unten links.

Fenster Konten. Schaltfläche Alle anzeigen. Darunter rechtsbündig das Hauptfeld. Outlook-Symbol. Willkommen bei Outlook. Schaltfläche E-Mail-Konto hinzufügen. Links davon eine leere Spalte, am unteren Ende links, markiert Auswahlfeld Pluszeichen, rechts Auswahlfeld Einstellrad für Einstellungen.Image Modified

Der Einrichtungsassistent






Geben Sie hier ihre Haupt-E-Mailadresse ein und klicken Sie auf weiter.

Fenster E-Mail einrichten. Outlook-Symbol. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. E-Mail, darunter Eingabefeld Max.Mustermann At lrz.de. Schaltfläche Weiter.Image Modified



Im nächsten Schritt wählen Sie als Authentifizierungsmethode Authentifizierungs­methode "Benutzername und Kennwort" aus.


Geben Sie dann ihren Benutzernamen und Passwort an. Beachten Sie aber dabei, dass Sie vor Ihre Kennung die Domäne in der Form "ads\" setzen.


Sie können zusätzlich den Servernamen "xmail.mwn.de" angeben. Dies ist jedoch nicht zwingend notwendig, da Outlook sich die nötigen Einstellungen selber über Autodiscover sucht.

Fenster E-Mail einrichten. Links, Pfeil nach links für zurück, rechts, anklickbar Nicht Exchange, Fragezeichen. Exchange-Symbol, Exchange. Methode, darunter Auswahlfeld Benutzername und Kennwort. E-Mail-Adresse, darunter Eingabefeld Max.Mustermann At lrz.de. DOMÄNEBenutzername oder E-Mail, darunter Eingabefeld ads Rückwärtsschrägstrich di69soz. Kennwort, darunter Eingabefeld Dicke Punkte. Leeres Kästchen, Kennwort anzeigen. Server (optional), darunter Eingabefeld xmail.mwn.de. Schaltfläche Konto hinzufügen. Benötigen Sie Hilfe, Fragezeichen. Anklickbar Support kontaktieren.Image Modified


Bestätigen Sie die Nachfrage zur Autokonfiguration mit "
Zulassen". Wie Sie im Screenshot sehen, verweist Autodiscover auf unseren Exchange-Server "xmail.mwn.de". Es ist sinnvoll, dass Sie den Haken für "Meine Antwort immer für diesen Server verwenden" setzen, damit Outlook nicht bei jedem Start neu nachfragt, ob Sie die Kommunikation damit zulassen möchten. Bitte beachten Sie, dass dies nichts damit zu tun hat, das Passwort zu speichern, sondern nur die Kommunikation mit diesem Server betrifft.

Kleines Fenster ohne Titel. Outlook-Symbol, der Rest ist rechts davon. Outlook wurde an den Server 'xmail.mwn.de' umgeleitet, um neue Einstellungen für Ihr Konto 'Max.Mustermann At lrz.de' abzurufen. Möchten Sie die Konfiguration Ihrer Einstellungen durch diesen Server zulassen, Fragezeichen. https Doppelpunkt Schrägstrich Schrägstrich xmail.mwn.de Schrägstrich autodiscover Schrägstrich autodiscover.xml. Klicken Sie nur auf 'Zulassen', wenn die Quelle vollständig vertrauenswürdig ist, oder wenn Sie von ihrem Exchange-Administrator dazu angewiesen werden. Kästchen mit Haken, Meine Antwort immer für diesen Server verwenden. Ganz unten rechts, Schaltflächen Zulassen, Verweigern.Image Modified

Shared Mailbox


In Outlook für Mac wird die Shared Mailbox nicht wie in Outlook für Windows als separates Konto eingebunden, sondern zusätzlich in dem Konto der eigenen Mailbox.

Öffnen Sie die Outlook-Einstellungen und wählen Sie dort "Konten" aus.

Fenster Outlook-Einstellungen. Schaltfläche Alle anzeigen. Persönliche Einstellungen. 7 Symbole mit Bezeichnungen, markiert Konten. E-Mail. 5 Symbole mit Bezeichnungen. Weitere. 3 Symbole mit Bezeichnungen.Image Modified



Wählen Sie Ihr Exchange-Konto aus und klicken Sie auf "ErweiternErweitert".


Fenster Konten. Schaltfläche Alle anzeigen. Linke Spalte, Feld Standardkonto, darunter Max.Mustermann At lrz.de, am unteren Ende links, Auswahlfeld Pluszeichen, Minuszeichen, rechts Auswahlfeld Einstellrad für Einstellungen. Rechts das Hauptfeld. Exchange-Symbol, Max.Mustermann At lrz.de, darunter Exchange- Schrägstrich Office 365-Konto. Kontobeschreibung, Eingabefeld Max.Mustermann At lrz.de. Persönliche Daten. Vollständiger Name, Eingabefeld Max Mustermann. E-Mail-Adresse, Eingabefeld Max.Mustermann At lrz.de. Authentifizierung. Methode, Auswahlfeld Benutzername und Kennwort. Benutzername, Eingabefeld ads Rückwärtsschrägstrich di69soz. Kennwort, Eingabefeld Dicke Punkte. Ganz unten rechts, markiert Schaltfläche Erweitert...Image Modified

Fenster Konten, überlagert von einem Fenster mit 3 Registerkarten, ausgewählt Server, mit markiertem Reiter Stellvertretungen, Sicherheit. Bereich Microsoft Exchange. Server, Eingabefeld ausgewählter Text https Doppelpunkt Schrägstrich Schrägstrich xmail.mwn.de Schrägstrich ews Schrägstrich exchange.asmx, Doppelpunkt, Eingabefeld 443. Leeres Kästchen, Standardport außer Kraft setzen. Kästchen mit Haken, Für Verbindung SSL verwenden (empfohlen). Leeres Kästchen, Nur Kopfzeilen herunterladen. Leeres Kästchen, Geteiltes Postfach synchronisieren (Outlook neu starten, um die Änderung zu übernehmen). Bereich Verzeichnisdienst. Server, Eingabefeld BADWLRZ-SWDC4.ads.mwn.de, Doppelpunkt, Eingabefeld 3268. Leeres Kästchen, Standardport außer Kraft setzen. Leeres Kästchen, Für Verbindung SSL verwenden (empfohlen). Kästchen mit Haken, Mit den Anmeldeinformationen meines Exchange-Kontos anmelden. Maximal anzuzeigende Ergebnisse, Eingabefeld 1000. Suchbasis, leeres Eingabefeld. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.Image Modified



Wechseln Sie dann auf den Reiter "Stellvertretungen".

Durch Klicken auf das Plus links unter dem zweiten Feld ("Zusätzlich diese Postfächer öffnen:") wird eine Shared Mailbox hinzugefügt.

Fenster Konten, überlagert von einem Fenster mit 3 Registerkarten, Server, ausgewählt Stellvertretungen, Sicherheit. Stellvertretungen, die in meinem Auftrag handeln dürfen, Doppelpunkt. Leeres Feld mit 5 Zeilen, darunter links, 2 Schaltflächen Pluszeichen, abgeblendet Minuszeichen, rechts, abgeblendetes Auswahlfeld Rädchen für Einstellungen. Meine besprechungsbezogenen Nachrichten senden an, Doppelpunkt. Abgeblendetes Auswahlfeld Nur meine Stellvertretungen, aber eine K... Trennstrich. Zusätzlich diese Postfächer öffnen, Doppelpunkt. Leeres Feld mit 5 Zeilen, darunter links, 2 Schaltflächen markiert Pluszeichen, abgeblendet Minuszeichen. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.Image Modified

Zunächst öffnet sich ein Fenster, dort suchen Sie nach der Shared Mailbox (Kennung oder E-Mailadresse der Shared Mailbox eingeben).

Fenster Eine Person auswählen. Suchfeld Musterteam. Feld, Initiale M im Kreis, Musterteam, darunter Musterteam At lrz.de. Darunter 5 leere Felder. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, Hinzufügen.Image Modified

Nachdem Sie die Mailbox hinzugefügt haben müssen Sie nochmal mit OK bestätigen.

Nochmal Fenster Konten, überlagert vom Fenster mit 3 Registerkarten. Jetzt ein Eintrag unter Zusätzlich diese Postfächer öffnen, Musterteam, Spitze Klammer auf, Musterteam At lrz.de, Spitze Klammer zu. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, markiert OK.Image Modified

Sie bekommen dann wieder die Frage, ob Sie die Konfiguration der Einstellungen durch den Server zulassen möchten. Hier müssen Sie den Haken setzen und dann mit "Zulassen" die Einrichtung abschließen.

Wieder kleines Fenster mit Outlook-Symbol und dem Text Outlook wurde an den Server 'xmail.mwn.de' umgeleitet, usw.Image Modified

Outlook-Fenster Posteingang, Max.Mustermann At lrz.de. In der linken Spalte mit den Konten ist unterhalb des ausgeklappten Kontos Max.Mustermann At lrz.de markiert das ausgeklappte Konto Musterteam.Image Modified

Kalender- und Mailboxfreigaben

Im Folgenden wird erklärt, wie Sie Personen oder Gruppen Zugriff auf Teile Ihres Exchange-Accounts gewähren und wie Sie auf Freigaben, die Ihnen erteilt wurden, zugreifen können.

(warning)  Zugriff auf den Exchange-Account kann nur für Personen und Gruppen/Verteilerlisten erteilt werden, die im Adressbuch zu finden sind.

Bitte beachten Sie, dass im Adressbuch nur Personen, Shared Mailboxen, Ressourcen (Räume und Geräte) und Verteilerlisten verzeichnet sind. Wenn Sie eine Gruppe nicht in Ihren Adresslisten finden können, dann bedeutet das, dass diese Gruppe keine Verteilerliste ist.

Feststellen, welche Personen Zugriff auf welchen Teil meiner Daten haben

Das geht in Outlook durch einen Rechtsklick auf die Ressource, für die Sie Freigaben erteilt haben (also z.B. auf das Kalendersymbol in der linken Leiste, wie Sie im nächsten Bild sehen können).

Über den Befehl "Eigenschaften" bekommen Sie alle Eigenschaften von der Ressource angezeigt. Klicken Sie dort auf den Reiter "Berechtigungen" um zu sehen, wer wie auf die Ressource zugreifen darf. An dieser Stelle können Sie auch Änderungen vornehmen.


Freigaben erteilen


Sie können Personen oder Gruppen Zugriff auf Ihre E-Mails, Ihren Kalender und auf Ihre Kontakte gewähren. Machen Sie dazu einen Rechtsklick auf den freizugebenden Ordner und wählen Sie dann "FreigabeberechtigungenFreigabe­berechtigungen..." aus.

Über "Benutzer hinzufügen..." können Sie die Person oder Gruppe, der Zugriff auf den Ordner gewährt werden soll, im Adressbuch suchen und dann hinzufügen.

Wenn Sie die Person ausgewählt haben, können Sie ihr entweder die Berechtigungen, die Sie haben soll, einzeln zusammenklicken, oder Sie wählen eine Berechtigungsstufe Berechtigungs­stufe aus der Liste aus.

Eine Beschreibung zu den Berechtigungsstufen Berechtigungs­stufen finden Sie weiter unten.

Fenster Kontakte Eigenschaften. 3 Registerkarten, Allgemein, Speicher, ausgewählt Berechtigungen. Tabelle mit 2 Spalten Benutzer, Rolle und 2 Einträgen. Markierter Eintrag 1. Benutzer, Standard. Rolle, Keiner. Eintrag 2. Benutzer, Anonym. Rolle, Keiner. Unter der Tabelle rechtsbündig, Schaltflächen Entfernen, Benutzer hinzufügen... Trennstrich. Berechtigungsstufe, Auswahlfeld Keine. Es folgen 4 Bereiche, jeweils 2 nebeneinander. Bereich Gelesen. Ausgewählter Radioknopf Ohne, Radioknopf Alle Details. Rechts daneben Bereich Schreiben. 4 Punkte, jeweils mit leeren Kästchen, Elemente erstellen, Unterordner erstellen, Eigene bearbeiten, Alle bearbeiten. Bereich Löschen. Ausgewählter Radioknopf Keine, Radioknopf Eigene, Radioknopf Alle. Rechts daneben Bereich Weitere. 3 Punkte, jeweils mit leeren Kästchen, Ordner sichtbar, Ordnerkontaktperson, Besitzer des Ordners. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.Image Modified

(warning) Beachten Sie bitte: Wenn ein Unterordner freigegeben werden soll, muss auch für alle Ordner oberhalb (inklusive der Mailbox selbst) in der Hierarchie die Berechtigung "Ordner sichtbar" vergeben werden. Berechtigungen werden nicht nach unten vererbt.

Berechtigungsstufen

BerechtigungsstufeAktivitäten, die ein Freigabebenutzer ausführen kann

Besitzer

Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente im freigegebenen Ordner. Als Besitzer kann ein:e Benutzer:in die Berechtigungsstufen ändern, die andere für den Ordner haben.

Veröffentlichender Bearbeiter

Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente und Erstellen von Unterordnern.

Bearbeiter

Erstellen, Lesen, Ändern und Löschen aller Elemente.

Veröffentlichender Autor

Erstellen und Lesen von Elementen, Erstellen von Unterordnern sowie Ändern und Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben.

Autor

Erstellen und Lesen von Elementen sowie Ändern und Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben.

Nicht bearbeitender Autor

Erstellen und Lesen von Elementen sowie Löschen von Elementen, die Sie erstellt haben.

Prüfer

Nur Lesen von Elementen.

Mitwirkender

Nur Erstellen von Elementen.

Benutzerdefiniert

Ausführen von Aktivitäten, die der/die Ordnerbesitzer:in definiert hat.

Keine

Ausführung keiner Aktivitäten. Der/die Benutzer:in verbleibt in der Berechtigungsliste, hat aber keine Berechtigung und kann den Ordner nicht öffnen.

Zusätzliche Berechtigungsstufen für Kalender

BerechtigungsstufeAktivitäten, die ein Freigabebenutzer ausführen kann

Frei/Gebucht-Zeit, Betreff, Ort

Lesen der Frei/Gebucht-Informationen sowie von Betreff und Ort von Kalenderereignissen

Frei/Gebucht-Zeit

Lesen der Frei/Gebucht-Informationen, von Kalenderereignissen

Frei/Gebucht-Zeiten

Wenn Sie die Frei/Gebucht-Zeiten freigeben, können Andere sehen, wann Sie Termine haben bzw. wann Sie verfügbar sind. Die Standardeinstellung bei den meisten Kund:innen ist die Berechtigungsstufe "Frei/Gebucht-Zeit". Dies ist hilfreich bei der Organisation von Besprechungen, denn so sieht der/die Einladende im Terminplanungsassistenten auf einen Blick, wann welche:r Teilnehmende keine Zeit hat bzw. wann der beste Termin ist. 

Im Outlook für Mac können Sie Kalender anderer Personen nicht öffnen, wenn Sie nur die Berechtigungsstufe "Frei-/Gebucht-Zeit" haben. Sie sehen die Zeiten aber im Terminplanungsassistenten.

Fenster mit Terminplanungsassistent, Bezeichnung Unbenannt, Besprechung, Max.Mustermann At lrz.de. 2 Registerkarten, ausgewählt Organisatorbesprechung, Text formatieren. In der Befehlsleiste sind ausgewählt Terminplanung und weiter rechts Bitte um Antwort, Vorschlag zulassen. Darunter folgt die Terminbeschreibung. Dauer, Auswahlfeld 1 Stunde, leeres Kästchen, Ganztägiges Ereignis. Beginnt, Kalenderauswahlfeld 9.4.2019, Eingabefeld 11 Doppelpunkt 00. Endet, Kalenderauswahlfeld 9.4.2019, Eingabefeld 12 Doppelpunkt 00. Symbol i in Kreis für Information. Diese Einladung wurde nicht gesendet. Darunter im Hauptfeld 2 Kästen. Linker Kasten des Hauptfeldes Leeres Kästchen, Nur Arbeitszeit anzeigen. Alle Teilnehmer, Symbol 2 Pfeile im Kreis für Aktualisieren. Leerraum, Max Musterma..., Leerraum. Symbol Pfeil nach oben im Kreis, Schnupperer, C..., Symbol 3 Punkte im Kreis. Symbol Pluszeichen im Kreis, Neuen hinzufüg..., Leerraum. Einige Leerzeilen. Räume. Symbol Pluszeichen im Kreis, Raum hinzufügen. Rechter Kasten des Hauptfeldes eine große Tabelle mit Verschiebebalken unten und mehreren Spalten für die einzelnen Stunden, 9 bis 20, überschrieben mit Dienstag, 9. April. Die darunter liegenden Zeilen korrespondieren mit den Teilnehmern der linken Tabelle und enthalten verschieden farbige Balken, deren Bedeutung ganz unten in der Statuszeile erklärt ist, z. B. blau für Gebucht. In der Tabelle erscheint der Zeitbereich von 11 bis 12 Uhr in den Zeilen für Teilnehmer und Räume als mit Rahmen hervorgehobene Säule, wobei der Rahmen in der Zeile Räume unterbrochen ist.Image Modified

Gehen Sie wie folgt vor:

  • Wechseln Sie auf die Kalenderansicht,
  • Klicken Sie im Menüband auf Kalenderberechtigungen,
  • "Benutzer hinzufügen",
  • Person oder Gruppe aussuchen,
  • Rechte eintragen.

Um die Frei/Gebucht-Zeiten für alle freizugeben oder zu beschränken, müssen Sie die Berechtigungen des Eintrags "Standard" bearbeiten. Sie können dort z.B. festlegen, dass neben den Frei/Gebucht-Zeiten auch Betreff und Ort oder auch alle Details sichtbar sind.

Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre Frei/Gebucht-Zeiten für alle sichtbar sind, können Sie das wie folgt abstellen:

  • Wechseln Sie auf die Kalenderansicht,
  • Klicken Sie im Menüband auf Kalenderberechtigungen,
  • Eintrag "Standard" anklicken,
  • Im Bereich "Lesen" den Button "Keine" anklicken.

Sie können auf dem oben beschriebenen Weg auch Personen hinzufügen und detailliert bestimmen, was diese Personen dürfen und was nicht.

Einblick in freigegebene Kalender und Mailboxen


Um für Sie freigegebene Kalender oder Mailboxen zu öffnen, Klicken Sie in der Menüleiste auf Ablage.

Wählen Sie dann aus der Liste "Öffnen" aus. 
Über "Ordner eines anderen Benutzers öffnen..." kommen Sie zum nebenstehendem neben­stehendem Fenster. Hier Können Sie nach der Mailbox mit den freigegebenen Ressourcen suchen.

Unten in der Mitte bei "Ordnertyp" können Sie auswählen ob Sie den Kalender, den Posteingang oder das Adressbuch der anderen Mailbox öffnen wollen.

Kleiner Ausschnitt mit den 3 möglichen Einstellungen für Ordnertyp. Ausgwählt Haken, Posteingang. Kalender. Adressbuch.Image Modified

Fenster Ordner eines anderen Benutzers öffnen... Suchfeld Nach einer Person suchen... 5 leere Bereiche. Ziemlich weit unten, Ordnertyp, Auswahlfeld Posteingang. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abrrechen, abgeblendet Öffnen.Image Modified

Nachdem Sie die Mailbox und den Ordnertyp ausgewählt haben, bestätigen Sie mit "Öffnen". 

Alle Ordner, auf die Sie Rechte haben, werden automatisch eingebunden. So haben Sie beispielsweise den Kalender und alle für Sie freigegebenen Unterkalender auf einmal eingebunden. 

Fenster Kalender. Registerkarten ausgewählt Start, Organisieren, Extras. In der Befehlsleiste ausgewählt Wochenansicht. Links eine Spalte für die Wahl Datums und die eingebundenen Kalender. Pfeil nach links für zurück, April 2019, Pfeil nach rechts für vorwärts. Darunter nach Wochentagen unterteilt die einzelnen Tage, ausgewählt 15 bis 21 und speziell im Kreis 16. Darunter von 2 Personen 3 Kalender. Ausgeklappt Kästchen mit Haken, Max.Mustermann At lrz.de, darunter Max.Mustermann At lrz.de. Darunter eingerückt Symbol Kreis mit Haken, Kalender. Ausgeklappt Kästchen mit Haken, Schnupperer, Christiana, darunter Christiana.Schnupperer At lrz.de. Darunter eingerückt Symbol Kreis mit Haken, Kalender. Kreis mit Haken, Geburtstage. Rechts im Hauptfeld nebeneinander die 3 Kalender mit den Reiter Max.Muster..., Schnupper..., Geburtstage. Es ist immer der gleiche zeitliche Bereich zu sehen. Oben für die Tage 15 bis 21, ausgewählt im Kreis 17. Links für die Stunden 10 bis 17. Linien für die Abgrenzung der Tage und halben Stunden. Zusätzlich eine waagrechte rote Linie mit der Zeitangabe 13 Doppelpunkt 35. Ganz unten in der Statuszeile links, Element, Doppelpunkt, 1, rechtsbündig der Rest. Alle Ordner sind aktualisiert. Verbunden mit 'Schnupperer, Christiana'. Minuszeichen Schieberegler Pluszeichen für Größeneinstellung.Image Modified

Stellvertretung

Sie können,sofern Sie dazu autorisiert wurden, folgende Aufgaben ausführen:

  • Mails im Namen der anderen Person schreiben:

Beim Schreiben einer neuen E-Mail können Sie in dem Drop Down Menü neben "Von:"  auswählen, ob die E-Mail mit Ihrer Absendeadresse oder der Absendeadresse der anderen Person versendet werden soll. In letzterem Fall wird Ihre Mailadresse in einer zusätzlichen Headerzeile "Sender" festgehalten, so dass für die Empfangenden ersichtlich ist, wer die E-Mail abgeschickt hat.

  • Mails im Namen der anderen Person beantworten: analog.
  • "Speichern gesendeter Objekte im Ordner Gesendete Objekte eines anderen Benutzers": siehe gleichnamigen Abschnitt in der Outlook Online Hilfe.
  • Erstellen von Besprechungsanfragen/Meetings im Namen einer anderen Person:
    Aus dem Kalender einer anderen Person heraus erstellen Sie automatisch Anfragen in deren Namen.

Einstellungen Stellvertretung

Öffnen Sie die Outlook-Einstellungen. Klicken Sie dazu entweder in der Menüleiste auf "Outlook" und wählen Sie dann "Einstellungen..." aus oder drücken Sie die Kommandotaste und das Komma gleichzeitig. Wählen Sie "Konten" aus und dann Ihren Exchange-Account.

In den Einstellungen klicken Sie dann rechts unten auf "Erweitert".  Wechseln Sie in den erweiterten Einstellungen von "Server" auf "Stellvertretungen".

Fenster Konten, überlagert von einem Fenster mit 3 Registerkarten, Server, ausgewählt Stellvertretungen, Sicherheit. Stellvertretungen, die in meinem Auftrag handeln dürfen, Doppelpunkt. Leeres Feld mit 5 Zeilen, darunter links, 2 Schaltflächen Pluszeichen, abgeblendet Minuszeichen, rechts, abgeblendetes Auswahlfeld Rädchen für Einstellungen. Meine besprechungsbezogenen Nachrichten senden an, Doppelpunkt. Abgeblendetes Auswahlfeld Nur meine Stellvertretungen, aber eine K... Trennstrich. Zusätzlich diese Postfächer öffnen, Doppelpunkt. Leeres Feld mit 5 Zeilen, darunter links, 2 Schaltflächen Pluszeichen, abgeblendet Minuszeichen. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.Image Modified

Vertretung und "Send on Behalf" für andere einrichten

Öffnen Sie die erweiterten Einstellungen wie oben beschrieben und klicken Sie auf das Plus unter dem oberen Feld. 


Es öffnet Sich ein Fenster, in dem Sie im Adressbuch nach der Person suchen können. Wenn Sie die Person, die Sie als Stellvertretung eintragen wollen, nicht finden, ist diese nicht im Adressbuch und Sie können Sie nicht als Stellvertretung eintragen. 


Wenn die Person im Adressbuch ist, wählen Sie diese an und bestätigen Sie mit "OK".


Fenster Eine Person auswählen. Suchfeld schnupp. Feld, Initialen SC im Kreis, Schnupperer, Christiana, darunter Christiana.Schnupperer At lrz.de. Darunter 5 leere Felder. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, Hinzufügen.Image Modified

Im nächsten Schritt können Sie auswählen, worauf Ihre Stellvertretung zugreifen darf. Standardmäßig ist eingestellt, dass die Berechtigung "Bearbeiter" für Kalender und Aufgaben vergeben wird und zusätzlich, dass Ihre Stellvertretung Besprechungs­anfragen empfängt.

Sie können die Berechtigungs­stufe für Aufgaben und Kalender auf Prüfer (nur lesen) oder auf Autor (lesen und bearbeiten) ändern. Zudem können Sie für Ihren Posteingang, Ihre Notizen und auf Ihre Kontakte ebenfalls diese 3 Berechtigungsstufen vergeben.

Eine Stellvertretung kann, so lange Sie ihr das nicht erlauben, keine privaten Elemente einsehen. Wenn Sie dies erlauben wollen, setzen Sie den Haken bei "Stellvertretung kann private Elemente einsehen".

Fenster Berechtigungen Doppelpunkt, Schnupperer, Christiana. Symbol Kalender, Kalender, Auswahlfeld Bearbeiter (Elemente lesen, erstellen und ändern), darunter eingerückt, Kästchen mit Haken, Stellvertretung empfängt Besprechungseinladungen. Symbol Schreibtafel, Aufgaben, Auswahlfeld Bearbeiter (Elemente lesen, erstellen und ändern). Symbol Briefumschlag, Posteingang, Auswahlfeld Keine. Symbol Karteikarte, Kontakte, Auswahlfeld Keine. Symbol Notizblock, Notizen, Auswahlfeld Keine. Leeres Kästchen, Berechtigungsübersicht schicken. Eine Nachricht mit einer Übersicht aller Aktualisierungen für Berechtigungen an die Stellvertretung senden. Leeres Kästchen, Stellvertretung kann private Elemente sehen. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.Image Modified

Nachdem Sie die Berechtigungen so gesetzt haben wie Sie möchten, können Sie sich diese als Zusammenfassung per E-Mail zuschicken lassen. Setzen Sie dazu den Haken bei "Berechtigungs­übersicht schicken".

Bestätigen Sie mit "OK". 

Vertretung und "Send on Behalf" nutzen

Öffnen Sie die erweiterten Einstellungen wie oben beschrieben und klicken Sie auf das Plus unter dem unteren Feld.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie im Adressbuch nach der Person suchen können, die Ihnen die Freigabe erteilt hat. Wenn Sie die Person, deren Stellvertretung Sie machen wollen, nicht finden, ist diese nicht im Adressbuch und Sie können deren Mailbox nicht öffnen.

Wenn die Person im Adressbuch ist, wählen Sie diese and und bestätigen Sie mit "Hinzufügen" und dann noch mal mit "OK".

Sie bekommen dann wieder die Frage, ob Sie die Konfiguration durch den Server zulassen möchten. Hier müssen Sie den Haken setzen und dann mit "Zulassen" die Einrichtung abschließen.


Filterregeln


Um die Übersichtlichkeit in einem Postfach zu erhöhen, ist es oft sinnvoll, eingehende E-Mails anhand von bestimmten Kriterien automatisch in andere Ordner zu sortieren. Exchange bietet Ihnen die Möglichkeit, serverseitige Filterregeln anzulegen.

In Outlook können Sie diese erstellen, wenn Sie in der Menüleiste auf "Extras" und dann "Regeln..." auswählen. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich nebenstehende Fenster.

Hier können Sie neue Regeln anlegen oder schon vorhandene bearbeiten.

Fenster Regeln. Schaltfläche Alle anzeigen. Links ein Kasten. Serverregeln. Ausgewählt eingerückt Symbol, Max.Mustermann... Clientregeln. Jeweils eingerückt mit Symbol, Exchange, IMAP, POP, Ausgehend. Rechts. Zum Bearbeiten einer Regel doppelklicken, Doppelpunkt. Leere Tabelle mit 2 Spalten Aktiviert, Name. Darunter links, 2 Schaltflächen Pluszeichen, Minuszeichen.Image Modified

Beispiele für Filterregeln

Newsletter ausfiltern...

Wählen Sie "Kopfzeile" als Bedingung aus und fügen Sie dann bei "Suchbegriffe hinzufügen" "Enthält 'X-Newsletter-ISP' oder 'X-Newsletter-Sender'" hinzu.

Wählen Sie dann noch einen Ordner aus, in den die Newsletter verschoben werden sollen und beenden Sie den Assistenten.


Inhalt des Auswahlfeldes für Bedingungen. Alle Nachrichten. Haken, Von. Gesendet an. Betreff. Nachrichtentext. Betreff oder Nachrichtentext. Empfangen am. Mit Anlagen. Größe. Priorität. Vertraulichkeit. Nachrichtenkennzeichnung. Ausgewählt Kopfzeile. Art.Image Modified

Fenster Regeln, überlagert von einem Fenster zur Regeldefinition. Regelname, Eingabefeld Newsletter. Trennstrich. Beim Eintreffen einer neuen Nachricht, die alle diese Bedingungen erfüllt, Doppelpunkt. Auswahlfeld Kopfzeile (Inhalt siehe vorige Grafik), Enthält 'X-Newsletter-ISP' oder 'X-Newsletter-Sender', Abgeblendet Minuszeichen im Kreis, Pluszeichen im Kreis. Folgendes ausführen, Doppelpunkt. Auswahlfeld In Ordner verschieben, Auswahlfeld Newsletter (Max.Mustermann At lrz.de), Abgeblendet Minuszeichen im Kreis, Pluszeichen im Kreis. Außer wenn, Doppelpunkt, Pluszeichen im Kreis. Kästchen mit Haken, Keine weiteren Regeln auf Nachrichten anwenden, die dieselben Bedingungen erfüllen. Trennstrich. Ganz unten links, Kästchen mit Haken, Aktiviert, rechts Schaltflächen Abbrechen, OK.Image Modified

Mailinglisten ausfiltern...


Wählen Sie "Kopfzeile" als Bedingung aus und fügen Sie dann bei "Suchbegriffe hinzufügen" "Enthält 'List-ID' oder 'List-Unsubscribe'" hinzu.

Wählen Sie dann noch einen Ordner aus, in den die Newsletter verschoben werden sollen und beenden Sie den Assistenten.

Fenster Regeln, überlagert von einem Fenster zur Regeldefinition. Regelname, Eingabefeld Mailinglisten. Trennstrich. Beim Eintreffen einer neuen Nachricht, die alle diese Bedingungen erfüllt, Doppelpunkt. Auswahlfeld Kopfzeile, Enthält 'List-Id' oder 'List-Unsubscribe', Abgeblendet Minuszeichen im Kreis, Pluszeichen im Kreis. Folgendes ausführen, Doppelpunkt. Auswahlfeld In Ordner verschieben, Auswahlfeld Mailinglisten (Max.Mustermann At lrz.de), Abgeblendet Minuszeichen im Kreis, Pluszeichen im Kreis. Außer wenn, Doppelpunkt, Pluszeichen im Kreis. Leeres Kästchen, Keine weiteren Regeln auf Nachrichten anwenden, die dieselben Bedingungen erfüllen. Trennstrich. Ganz unten links, Kästchen mit Haken, Aktiviert, rechts Schaltflächen Abbrechen, OK.Image Modified

Beachten Sie, wenn Sie auch Newsletter filtern wollen, dass viele Newsletter auch diese Felder verwenden. Deswegen sollte der Filter für Newslettervordem Filter für Mailinglisten in der Liste der Filterregeln stehen.


Wie richte ich eine Abwesenheitsmeldung ein?

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  • Extras → Außer Haus...


Ausgeklapptes Menü Extras. Senden und Empfangen, rechts Befehl-K. Trennstrich. Abgeblendet IMAP-Ordner... Trennstrich. Außer Haus... Öffentliche Ordner... Trennstrich. Regeln... Abgeblendet Einstellungen für Junk-E-Mail. Trennstrich. Konten...Image Modified


Sie können unterschiedliche Abwesenheitsmeldungen für Absender innerhalb (alle Nutzenden auf dem Exchange Server) und außerhalb der Einrichtung konfigurieren.

Fenster Einstellungen für die automatische Antwort. Leeres Kästchen, Automatische Antworten für das Konto 'Max.Mustermann At lrz.de' senden. Jedem Absender je einmal so antworten, Doppelpunkt. Großes leeres Eingabefeld. Abgeblendet Leeres Kästchen, Antworten nur in diesem Zeitraum senden, Doppelpunkt. Einrückung Anfang. Beginnt um, Kalenderauswahlfeld 3.5.2019, Eingabefeld 10 Doppelpunkt 00. Endet um, Kalenderauswahlfeld 4.5.2019, Eingabefeld 10 Doppelpunkt 00. Einrückung Ende. Abgeblendet Leeres Kästchen, Antworten auch an Absender außerhalb meiner Organisation. Einrückung Anfang. Abgeblendet Radioknopf, Nur an Absender in meiner Kontaktliste. Abgeblendet ausgewählter Radioknopf, An alle externen Absender senden. Jedem externen Absender je einmal so antworten, Doppelpunkt. Großes leeres Eingabefeld. Einrückung Ende. Ganz unten rechts Schaltflächen Abbrechen, OK.Image Modified

Ihre Abwesenheitsmeldung wird übrigens weder durch Post von Mailinglisten noch durch als Spam markierte Post ausgelöst.


Typische Fehlermeldungen

Warum kann ich keine E-Mails mehr versenden?

Wenn Sie an einem Tag sehr viele E-Mails oder E-Mails mit einer hohen Zahl an Empfangenden versendet haben, ist es möglich, dass Sie keine weiteren E-Mails mehr versenden können und bei dem Versuch unten rechts diese Meldung aufgeht. Nach Anklicken sehen Sie weitere Details.

Kleines Fenster mit weißer Schrift auf dunklem Hintergrund, Max.Mustermann At lrz.de. Symbol Ausrufezeichen im Dreieck für Achtung, rechts daneben der Text. Die Nachricht konnte nicht gesendet werden, weil das Übermittlungskontingent des Absenders überschritten wurde. Versuchen Sie es später erneut., The message...Image Modified

Fenster Synchronisierungsfehler. Symbol Papierkorb, ganz rechts Symbol Fenster, Symbol Zahnrad für Einstellungen. Tabelle mit 3 Spalten und einem ausgewähltem Eintrag. Beschreibung spaltenweise. Spalte 1, Grauer Kreis, leer. Spalte 2, Datum, rechts Pfeilspitze nach oben für aufsteigende Sortierung, 23.04.19, 14 Doppelpunkt 47. Spalte 3, Fehler, Die Nachricht konnte nicht gesendet werden, weil das Übermittlungsko... In der Tabelle noch 8 leere Zeilen. Darunter. Fehler. Die Nachricht konnte nicht gesendet werden, weil das Übermittlungskontingent des Absenders überschritten wurde. Versuchen Sie es später erneut., The message can't be submitted because the sender's submission quota was exceeded. Senden der E-Mail nicht möglich. Die Nachricht wurde in Ihren Ordner 'Entwürfe' verschoben. Details. Senden der E-Mail nicht möglich. Die Nachricht wurde in Ihren Ordner 'Entwürfe' verschoben. Fehlercode Doppelpunkt, -19650.Image Modified



Wie in dieser Meldung erklärt wird, haben Sie das Limit von 250 Empfangenden innerhalb von 24 Stunden überschritten. Das Limit setzt sich automatisch nach 24 Stunden zurück.

Die Beschränkung dient dazu, dass auch über kompromittierte Accounts nur eine begrenzte Anzahl von E-Mails verschickt und so das Risiko, dass die LRZ-Mailserver auf sog. "Blacklists" geraten, möglichst klein gehalten werden kann.

Volles Postfach 

Ihre Mailbox hat eine bestimmte Größe, in der Regel 3 GiB. Wenn Sie diese überschreiten, ist es Ihnen nicht mehr möglich, E-Mails zu versenden oder zu empfangen. 

Wenn Sie an die Grenze kommen, erhalten Sie zunächst eine Warn-Mail (Von: Microsoft Outlook - quota-warning@ads.mwn.de). Bei weiterem Anstieg des Speicherverbrauchs können Sie keine Nachrichten mehr senden, bei deutlichem Überschreiten des Quotas können Sie auch keine Nachrichten mehr empfangen.

Fensterausschnitt. Ihr Postfach ist fast voll. Trennlinie. Initialen MO im Kreis, rechts daneben Anfang. Microsoft Outlook. Max Mustermann. Mittwoch, 1. Mai 2019 um 18 Doppelpunkt 36. Anklickbar Details anzeigen. Rechts daneben Ende. Grauer Balken, Aufrufezeichen, Diese Nachricht hat hohe Priorität. Ihr Postfach ist fast voll. Langer Balken, fast vollständig ockerfarben ausgefüllt, 4127MB, rechts daneben 4608MB. Verringern Sie die Größe Ihres Postfachs. Löschen Sie alle nicht benötigten Elemente aus dem Postfach, und leeren Sie den Ordner 'Gelöschte Elemente'.Image Modified

Kleines Fenster mit weißer Schrift auf dunklem Hintergrund, Max.Mustermann At lrz.de. Symbol Ausrufezeichen im Dreieck für Achtung, rechts daneben der Text. Das Postfach hat die maximale Postfachgröße überschritten., Cannot get ID from name. Senden der E-Mail nicht möglich. Die Nachricht wurde in ihren Ordne...Image Modified

Wenn Sie die Grenze erreicht haben, dass Sie keine E-Mails mehr versenden können, geht bei dem Versuch, eine Mail zu versenden, unten links eine Meldung auf. In dieser Nachricht steht, dass die Nachricht nicht gesendet werden konnte, da Sie die maximale Postfachgröße erreicht haben. Nach Anklicken sehen Sie weitere Details.


Es öffnet sich, ein Fenster in dem noch einmal der Fehler beschrieben wird.

Fenster Synchronisierungsfehler. Symbol Papierkorb, ganz rechts Symbol Fenster, Symbol Zahnrad für Einstellungen. Tabelle mit 3 Spalten und 2 Einträgen, der zweite ist ausgewählt. Beschreibung spaltenweise. Spalte 1, Grauer Kreis, 2 mal leer. Spalte 2, Datum, rechts Pfeilspitze nach oben für aufsteigende Sortierung, 2 mal 24.04.19, 10 Doppelpunkt 42. Spalte 3, Fehler, Das Postfach hat die maximale Postfachgröße überschritten., Cannot g..., Der Datensatz Typische Fehlermeldungen konnte nicht mit dem Exchan... In der Tabelle noch 7 leere Zeilen. Darunter. Fehler. Der Datensatz Typische Fehlermeldungen konnte nicht mit dem Exchange-Server Max.Mustermann At lrz.de synchronisiert werden. Details. Das Postfach hat die maximale Postfachgröße überschritten., Cannot get ID from name. Fehlercode Doppelpunkt, -19678.Image Modified


Die aktuelle Größe Ihrer Mailbox
können Sie sehen, wenn Sie einen Rechtsklick auf die oberste Postfachebene (Ihre E-Mailadresse überhalb von Posteingang) machen. 
Wählen Sie dann "Eigenschaften..." aus und wechseln Sie zu "Speicher". Dort sehen Sie auch die Größen der einzelnen Ordner. Leider können Sie weder sehen, welches Quota (wie groß Ihre Mailbox werden darf) Sie haben, noch zu wieviel Protzent Ihre Mailbox belegt ist. Dies können Sie aber in Outlook on the Web nachsehen.

Fenster Max.Mustermann At lrz.de Eigenschaften. 3 Registerkarten, Allgemein, ausgewählt Speicher, Berechtigungen. Ordnername Doppelpunkt, leer. Ordnergröße (ohne Unterordner) Doppelpunkt, ganz rechts 0 KB. Markiert Gesamtgröße (mit Unterordnern) Doppelpunkt, ganz rechts 23,9 MB. Tabelle mit 3 Spalten Unterordner, rechts Pfeilspitze nach unten für absteigende Sortierung, Größe, Gesamtgröße. 18 Einträge, hervorgehoben Unterordner Posteingang, Größe 30,3 KB, Gesamtgröße 21,4 MB. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.Image Modified

Verschlüsseln und Signieren

Info

Um E-Mails mit S/MIME signiert oder verschlüsselt zu versenden, benötigt man ein persönliches Nutzerzertifikat.

Als Angehörige:r der TUM finden Sie Informationen zur Beantragung eines Zertifikats unter https://www.it.tum.de/zertifikate/. Sollten Sie dabei Schwierig­keiten haben, so wenden Sie sich bitte an der IT-Support der TUM (it-support@tum.de).

Für die anderen Einrichtungen im MWN ist uns derzeit keine Möglichkeit bekannt, wie man ein persönliches Nutzerzertifikat bekommen könnte.

Wenn Sie sich genauer über Verschlüsselung, digitale Signaturen oder Zertifikate informieren möchten, lesen Sie unsere Dokumentation Verschlüsselung, digitale Signaturen, Zertifikate (http://www.lrz.de/services/pki/einf/).

Note

Bitte beachten Sie, dass das hier beschriebene Verschlüsselungsverfahren mit S/MIME nicht mit dem insbesondere unter Unix/Linux verbreiteten PGP-Verfahren kompatibel ist. PGP wird von einigen Exchange-Clients nicht unterstützt bzw. benötigt ein Plugin für PGP.

Kurz zu den wesentlichen Eigenschaften von signierten und verschlüsselten E-Mails:

  • Durch das Signieren einer E-Mail wird sichergestellt, dass diese auf dem Weg vom Absender zum Empfänger nicht unbemerkt manipuliert werden kann. Ob die E-Mail verschlüsselt übertragen wird, hängt davon ab, ob die beteiligten Mailsysteme Transportverschlüsselung unterstützen.
  • Durch das Verschlüsseln einer E-Mail wird der Inhalt bereits vor dem Versand verschlüsselt und daher unabhängig von den Eigenschaften der beteiligten Mailsysteme verschlüsselt übertragen (und auch verschlüsselt in der Mailbox abgelegt). Beim Arbeiten mit Verschlüsselung ist unbedingt darauf zu achten das eigene Zertifikat (vor allem den privaten Schlüssel) verlustsicher aufzubewahren, da sonst verschlüsselte E-Mails nicht mehr gelesen werden können – weder selbst verschlüsselte noch empfangene.


Allgemeine Vorbereitungen

Bevor Sie E-Mails signieren oder verschlüsseln können, müssen Sie Ihr Nutzerzertifikat auf Ihrem Rechner importieren. Wenn Sie von mehreren Rechnern aus E-Mails digital signiert oder verschlüsselt versenden möchten, so müssen Sie das Zertifikat auf jedem dieser Rechner importieren. Das gilt auch dann, wenn Sie verschlüsselte E-Mails auf mehreren PCs (auch in Outlook on the Web) lesen möchten.


Durch einen Doppelklick auf Ihre Zertifikatsdatei (Datei mit Endung ".pfx"), öffnet sich ein Zertifikatimport-Assistent. Es öffnet sich automatisch die Schlüsselbundverwaltung Schlüsselbund­verwaltung mit der Frage, ob das Zertifikat hinzugefügt werden soll. Dort wählen Sie (wenn nicht schon vorausgewählt) den Punkt "Anmeldung" aus der Drop-Down-Liste aus und Klicken auf "Hinzufügen".

Fenster Zertifikate hinzufügen.Symbol Zertifikat. Möchtest du die Zertifikate der Datei 'Max.Mustermann.pfx' zum Schlüsselbund hinzufügen, Fragezeichen. Viel Leerraum. Rechtsbündig Schlüsselbund, Auswahlfeld Anmeldung. Ganu unten links, Schaltfläche Zertifikat anzeigen, rechts, Schaltflächen Abbrechen, Hinzufügen.Image Modified


Es öffnet sich ein neues Fenster, welches Sie auffordert, ein Passwort einzugeben. Dieses Passwort wurde von Ihnen festgelegt, bevor Sie das Zertifikat und den zugehörigen privaten Schlüssel in die PFX-Datei exportiert haben.

Kleines Fenster ohne Titel. Symbol Schloss. Gib das Passwort für 'Max.Mustermann.pfx' ein, Doppelpunkt. Passwort, leeres Eingabefeld. Leeres Kästchen, Passwort einblenden. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.Image Modified

Öffnen Sie nun Microsoft Outlook. Klicken Sie in der Menü-Leiste den Punkt "Extras → Konten" an.

Ausgeklapptes Menü Extras. Senden und Empfangen, rechts Befehl-K. Trennstrich. Abgeblendet IMAP-Ordner... Trennstrich. Außer Haus... Öffentliche Ordner... Trennstrich. Regeln... Abgeblendet Einstellungen für Junk-E-Mail. Trennstrich. Ausgewählt Konten...Image Modified


Wählen Sie das Konto aus, für welches Sie das Zertifikat beantragt haben und für welches Sie die digitale Signatur hinzufügen möchten. Klicken Sie auf Erweitert und wählen den Reiter Sicherheit aus.

Wählen Sie unter dem Punkt "Digital signieren → Zertifikat" das zu verwendende Zertifikat aus. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass auch Empfangende die Email lesen können, welche keine S/MIME Email-Anwendung verwenden, wählen Sie den Punkt "Digital signierte Nachrichten als Klartext senden". Wählen Sie die Option "Meine Zertifikate in signierte Nachrichten aufnehmen" um dem/der Empfangenden das Versenden verschlüsselter Nachrichten an Sie zu ermöglichen.

Schließen Sie das Fenster "Konten" durch Klicken auf "OK".

Fenster Konten, überlagert von einem Fenster mit 3 Registerkarten, Server, Stellvertretungen, ausgewählt Sicherheit. Bereich Digital signieren. Zertifikat, Auswahlfeld PN Doppelpunkt, Max Mustermann. Signaturalgorithmus, Auswahlfeld SHA-256. Unter dem Feld 3 Punkte. Kästchen mit Haken, Ausgehende Nachrichten signieren. Kästchen mit Haken, Digital signierte Nachrichten als Klartext senden. Kästchen mit Haken, Meine Zertifikate in signierte Nachrichten aufnehmen. Bereich Verschlüsselung. Zertifikat, Auswahlfeld PN Doppelpunkt, Max Mustermann. Verschlüsselungsalgorithmus, Auswahlfeld AES-256 (sicherer). Unter dem Feld ein Punkt. Leeres Kästchen, Ausgehende Nachrichten verschlüsseln. Bereich Zertifikatauthentifizierung. Clientzertifikat, Auswahlfeld Keine Auswahl. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.Image Modified

E-Mails digital mit S/MIME signieren


Um eine E-Mail unter Outlook mit einer digitalen Signatur zu versehen, wechseln Sie vor dem Versenden in das Register "Optionen" und klicken Sie dort auf "Signieren".

Wenn Sie automatisch jede E-Mail signieren möchten, so können Sie das in den Sicherheits­einstellungen Sicherheits­­einstellungen konfigurieren.

Fenster Signierte E-Mail - Max.Mustermann At lrz.de. Registerkarten Nachricht, ausgewählt Optionen. In der Befehlsleiste markiert Signieren. Unter den Angaben aus dem Nachrichtenkopf ein Balken, Symbol Schloss, Diese Nachricht wird digital signiert und verschlüsselt.Image Modified

E-Mails mit S/MIME verschlüsseln


Wenn Sie eine E-Mail verschlüsseln möchten, gehen Sie dazu genauso wie beim Signieren einer E-Mail vor. Wählen Sie dazu die Option "Verschlüsseln" aus. Im Unterschied zum Signieren, benötigen Sie nicht nur Ihr eigenes Zertifikat, sondern zusätzlich noch das Zertifikat (genauer: den öffentlichen Schlüssel) des/der Mailempfangenden.

Fenster wie zuvor, nur ist jetzt in der Befehlsleiste markiert Verschlüsseln.Image Modified

Wie bekomme ich das öffentliche Zertifikat eines Empfangenden?

Zum verschlüsselten Versenden von E-Mails benötigen Sie immer das Zertifikat des/der Empfangenden. Falls Sie dieses nicht besitzen, gibt es mehrere Möglichkeiten wie Sie evtl. das Zertifikat finden können:

Eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail des/der Empfangenden

Sollten Sie bereits eine digital signierte oder verschlüsselte E-Mail vom/von der Empfangenden erhalten haben, so wurde Ihnen in dieser E-Mail auch das öffentliche Zertifikat übermittelt. So bald Sie diese E-Mail geöffnet haben speichert Outlook für Mac das Zertifikat in einem eigenen Schlüsselbund ab und Sie können verschlüsselt an diese:n Empfangende:n versenden. 

Globale Adressliste des Exchange Servers

Sollte der/die Empfangende sein Zertifikat in der GAL (Globalen Adressliste) veröffentlicht haben, so können Sie ihn/sie einfach aus dem Adressbuch auswählen und die Nachricht verschlüsseln. Wenn Sie nicht bereits das öffentliche Zertifikat des/der Empfangenden in Ihrem Schlüsselbund haben, werden Sie beim Versenden der E-Mail gefragt, ob Sie in der Globalen Adressliste danach suchen wollen. Wenn Sie mit "OK" bestätigen wird dort nach dem Zertifikat gesucht. Wenn eines gefunden wurde, wird dies zum Versenden hergenommen und zusätzlich in einem separaten Schlüsselbund für Outlook gespeichert.

Kleines Fenster ohne Titel. Symbol Outlook. Für einige Empfänger konnten in den Outlook-Kontakten keine Verschlüsselungszertifikate gefunden werden. Möchten Sie den Active Directory-Server nach ihnen durchsuchen, Fragezeichen. Ganz unten rechts, Schaltflächen Abbrechen, OK.Image Modified

Verzeichnisdienst des DFN

Sie können auch im Verzeichnisdienst des DFN nach Nutzerzertifikaten suchen. Falls der/die Empfangende dort das Zertifikat mit der Erlaubnis auf Veröffentlichung beantragt hat, können Sie ihn/sie dort finden und ihm/ihr eine verschlüsselte E-Mail zukommen lassen.

Binden Sie sich dazu das Adressbuch des DFN über LDAP in Ihrem Outlook ein. Als Servernamen müssen Sie ldap.pca.dfn.de eingeben und unter "Weitere Einstellungen" zusätzliche Konfigurationen vornehmen.

Sie können nun einen beliebigen Anzeigenamen für das Adressbuch eingeben. Bitte verifizieren Sie, dass Port 636 eingestellt ist und SSL verwendet wird. Geben sie als Suchbasis ein: "ou=DFN-PKI,o=DFN-Verein,c=de".


Wo sehe ich welche Zertifikate ich gespeichert habe?


Outlook speichert die Zertifikate in einem eigenen Schlüsselbund. Dieser liegt in Ihrem Benutzer­verzeichnis in dem Ordner "~/Library/Keychains". Sie können diesen Schlüsselbund öffnen, indem Sie die Schlüsselbund verwaltung Schlüsselbund­verwaltung öffnen und oben in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Ablage "Schlüsselbund hinzufügen..." auswählen. Navigieren Sie dann in den Keychains Ordner und wählen Sie die Datei "Microsoft_Entity_Certificates-db" aus.

Zusätzlich schaut Outlook auch in Ihrem normalen Schlüsselbund nach, und verwendet auch Zertifikate von dort. Wenn Sie auf der linken Seite auf "Anmeldung" klicken, können Sie sehen, welche Zertifikate dort gespeichert sind.

Fenster ohne Titel, rechts ein Suchfeld. Links eine Spalte. Schlüsselbunde mit 5 Unterpunkten, jeweils mit vorangestelltem Symbol. Die 5 Unterpunkte sind Anmeldung, markiert Microsof...rtificates-db, Lokale Objekte, System, System-Roots. Leerraum. Kategorie mit 6 Unterpunkten, jeweils mit vorangestelltem Symbol. Die 6 Unterpunkte sind markiert Alle Objekte, Passwörter, Sichere Notizen, Meine Zertifikate, Schlüssel, Zertifikate. Rechts das Hauptfeld. Leerraum. Tabelle mit 4 Spalten und einem Eintrag. Beschreibung spaltenweise. Name, rechts Pfeilspitze nach unten für absteigende Sortierung, Symbol PN Doppelpunkt Max Mustermann. Art, Zertifikat. Geändert, --. Verfällt, 25.04.2021, 09.Image Modified