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Einführung in den Webmail-Dienst des LRZ auf Basis von Roundcube

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titleBarrierefreiheit

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Übersicht, Zugang und angeschlossene Mailservices

Der Webmail-Dienst des LRZ bietet einen Zugang zu E-Mails mit Hilfe eines Web-Browsers. Eine gesonderte Konfiguration ist nicht erforderlich. Daher eignet sich dieser Zugang besonders dann, wenn Sie nicht Ihren gewohnten Rechner nutzen, zum Beispiel auf Reisen oder bei Tagungen. Für die Nutzung auf Smartphones und Tablets gibt es spezielle Oberflächen - siehe dazu die Hinweise ganz am Ende des Artikels. Sie können Webmail aber auch als Standard-Programm zur Bearbeitung Ihrer E-Mails einsetzen; der Leistungsumfang sollte in der Regel ausreichen.

Der Webmail-Dienst ist unter der Adresse webmail.lrz.de erreichbar. Folgende Mailservices sind an ihn angeschlossen:

  • Allgemeiner Mailservice für Hochschulmitarbeiter Hochschulbeschäftigte (mailin)
  • Mailservice für Studenten Studierende der LMU München (CampusLMU)
  • Mailservice für externe StudentenStudierende

Sie können sich wahlweise mit Ihrer LRZ-Kennung oder einer Ihrer Mailadressen anmelden. Um den Dienst nutzen zu können, müssen in Ihrem Browser Cookies und JavaScript aktiviert sein.

Webmail basiert auf dem freien Programm Roundcube. Die Bedienung sollte weitgehend selbsterklärend sein. Ein paar hoffentlich nützliche Hinweise zur Nutzung sowie Tipps zur Konfiguration haben wir weiter unten hier für Sie zusammengestellt.


Hinweise zur Nutzung von Roundcube

Absendeadressen

Beim Verschicken von E-Mails können Sie als Absendeadressen Absende­adressen alle Adressen verwendet werden, die am LRZ registriert sind und dem der eingeloggten Benutzer Person zugeordnet sind. Das sind zum einen seine Ihre persönlichen Mailadressen und zum anderen Adressen von FunktionskennungenFunktions­kennungen, für die er Sie als Verantwortlicher Verantwortliche:r registriert istsind. Nutzer Nutzende von "lmu.de"-Adressen können auch diese Adressen als Absendeadressen Absende­adressen verwenden, sofern die Weiterleitung für die "lmu.de"-Adresse auf eine LRZ-Mailbox (z.B. an mailin) zeigt und Sie sich ein Login mit der Kennung oder Adresse dieser Mailbox in Roundcube einloggenstattfindet.

Spezielle Ordner

Roundcube kennt vier Arten von SpezialordnernSpezial­ordnern, und zwar Ordner für Entwürfe, für Spam-Mails, für gesendete und für gelöschte Mails. Beim ersten Aufruf überprüft Roundcube, welche Ordner am Mailserver existieren und nimmt - sofern vorhanden - folgende Zuordnungen vor:

  • Ordner "Drafts" für Entwürfe
  • Ordner "Junk" für Spam-Mails
  • Ordner "Sent" für gesendete gesendete Mails
Ordner
  • "Trash" für gelöschte Mails

Diese Zuordnungen können durch Klick auf "Einstellungen" und dann auf "Spezialordner" geändert werden. Dabei ist zu beachten, dass ein Ordner gegebenenfalls zunächst angelegt werden muss, bevor er als Spezialordner zugeordnet werden kann (das Anlegen neuer Ordner geschieht durch Klicks auf "Einstellungen", den Reiter "Ordner" und auf das Pluszeichen links unten"Erstellen").

Plattenplatz-Beschränkung

Bitte beachten Sie, dass der Plattenplatz für Ihre Mails beschränkt ist. Das Plattenplatzkontingent Plattenplatz­kontingent umfasst sowohl den Posteingang (INBOX) als auch die von Ihnen angelegten Ordner. Die prozentuale Auslastung Ihres Mailkontos wird in der linken unteren Ecke von Roundcube angezeigt.

Tipps zur Konfiguration von Roundcube

Nachrichtenvorschau anzeigen

In der Voreinstellung von Roundcube wird links eine Übersicht über Ihre Ordner und rechts eine Übersicht über die Mails im aktuellen Ordner angezeigt; der Inhalt einer Mail wird durch Doppelklick auf die entsprechende Zeile angezeigt. Alternativ dazu ist eine integrierte Nachrichtenvorschau möglich. Um diese einzustellen, gehen Sie wie folgt vor: Klick auf "Einstellungen", dann auf "Postfachansicht", Aktivieren von "Nachrichtenvorschau anzeigen", Klick auf "Speichern".

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Wenn Sie den Mauszeiger über der Auslastungs­anzeige stehen lassen, wird die Belegung des Plattenplatzes zusätzlich in absoluten Zahlen angezeigt.


Oberflächendesign, Nutzung mit Smartphones und Tablets

Es gibt 3 Oberflächendesigns (Skins):

  • "Elastic" - empfohlen und in dieser Beschreibung verwendet,
  • "Larry", eine modernere Variante von "Classic",
  • "Classic", von den Entwicklern abgekündigt, wird mit dem nächsten großen Update verschwinden.

Auch für die Verwendung von Roundcube auf Smartphones und Tablets ist "elastic" am Besten geeigent.

Wenn Ihnen "elastic" nicht gefällt, können Sie auf eine der beiden anderen Designs umschalten: Klicken Sie zunächst auf "Einstellungen" und dann auf "Benutzeroberfläche". Wählen Sie hier das gewüschte "Oberflächendesign" aus und klicken Sie dann auf "Speichern".


Tipps zur Konfiguration von Roundcube

Einrichten eines Anzeigenamens

Beim ersten Aufruf von Roundcube wird automatisch ein Anzeigename gesetzt (basierend auf den

Benutzerverwaltungsdaten

Benutzungs­verwaltungs­daten). Diesen Namen können Sie bei Bedarf wie folgt ändern: Klick auf "Einstellungen", dann auf

den Reiter

"Identitäten", gewünschte Identität auswählen, Name in "Angezeigter Name" ändern, Klick auf "Speichern".

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Einrichten einer Signatur

Klick auf "Einstellungen", dann auf

den Reiter

"Identitäten", gewünschte Identität auswählen

, Klick auf Reiter "Signatur"

, Signatur eintragen oder ändern, Klick auf "Speichern".

Image RemovedLinks eine schmale Spalte mit Logo lrz, 4 Auswahlpunkte mit Symbol und Beschriftung, Schreiben, E-Mail, Kontakte, Ausgewählt Einstellungen. Rechts davon die 3 eigentlichen Spalten. Spalte 1, im Kopffeld Einstellungen. Einstellungen, Ordner, Ausgewählt Identitäten, Schnellantworten. Spalte 2, im Kopffeld leer. Mustermann, Max Kleinerzeichen Max.Mustermann AT lrz.de Größerzeichen. Spalte 3, im Kopffeld zentriert 2 Auswahlpunkte mit Symbol und Beschriftung, Erstellen, Abgeblendet Löschen. Einstellungen. Angezeigter Name, Eingabefeld Mustermann, Max. E-Mail, Eingabefeld Max.Mustermann At lrz.de. Organisation, leeres Eingabefeld. Antwort an, leeres Eingabefeld. Blindkopie, leeres Eingabefeld. Als Standard, Schalter nach rechts für eingeschaltet. Signatur. Mehrzeiliges leeres Eingabefeld mit Kopfleiste, darin ein kleines Symbol. Darunter Schaltfläche Speichern.Image Added

Abonnieren von Ordnern

Wenn Sie in der

Ordnerübersicht

Ordner­übersicht Ordner vermissen, kann das daran liegen, dass Sie diese nicht abonniert haben. Um das nachzuholen, klicken Sie zuerst auf "Einstellungen", dann auf

den Reiter

"Ordner" und schließlich in

das

den "Abonniert"-

Kästchen Image Removed

Schalter der betreffenden Ordner.

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Nutzung mit Smartphones und Tablets

Für die Verwendung von Roundcube auf Smartphones und Tablets gibt es spezielle Oberflächen, so genannte "Skins". Um diese zu nutzen, klicken Sie zunächst auf "Einstellungen" und dann auf "Benutzeroberfläche". Wählen Sie hier das gewüschte "Skin" aus und klicken Sie dann auf "Speichern". Sie können dabei für die drei Gerätetypen Desktop, Tablet und Telefon unterschiedliche Skins wählen. Für Telefon/Smartphone eignet sich insbesondere das Skin "Litecube".
Einen optischen Eindruck der Skins bekommen Sie auf der Seite http://roundcubeskins.net/portfolio.

Header-Zeilen anzeigen

Sie können sich die Header-Zeilen einer E-Mail ansehen, indem Sie in der Ansicht einer E-Mail auf den 'kleinen Pfeil nach unten' klicken. Es öffnet sich dann ein Fenster in dem Sie den Header scrollen können.

Links eine schmale Spalte mit Logo lrz, 4 Auswahlpunkte mit Symbol und Beschriftung, Schreiben, E-Mail, Kontakte, Ausgewählt Einstellungen. Rechts davon die 3 eigentlichen Spalten. Spalte 1, im Kopffeld Einstellungen. Einstellungen, Ausgewählt Ordner, Identitäten, Schnellantworten, Filter. Spalte 2, im Kopffeld leer. Suchfeld, rechts Pfeil nach unten für ausklappbar. Darunter die Ordnerstruktur, beginnend mit Posteingang, dieser und andere sind ausgeklappt, rechts für jeden Ordner ein Schalter. Unterordner archiv2 mit Markiert Schalter nach links für ausgeschaltet. Die anderen Ordner mit Schalter nach rechts für eingeschaltet. Standardordner sind ausgeblendet für nicht ausschaltbar. Spalte 3 ist nur im Ansatz zu sehen und soweit leer.Image Added

Header-Zeilen anzeigen

Sie können Sie sich die Header-Zeilen einer E-Mail ansehen, indem Sie in der Ansicht einer E-Mail zuerst auf "Details" und dann auf "Alle Kopfzeilen..." klicken.

Fensterausschnitt. Kopfleiste zentriert mit 7 Auswahlpunkten mit Symbol und Beschriftung, Antworten usw. Mail-Header in roundcube, Symbol Pfeil nach oben rechts für Vollbildanzeige. Symbol für Benutzer. Rechts davon, Von, Symbol mit Fragezeichen, Max Mustermann, gefolgt von der E-Mail-Adresse in spitzen Klammern, am 2020-05-22 15 Doppelpunkt 20. Darunter 3 Zeilen, Von, Symbol mit Fragezeichen, Max wie zuvor. An, Max wie zuvor. Datum, Heute 15 Doppelpunkt 20. Markiert Alle Kopfzeilen... Markiert Details, Einfacher Text. Darunter der Inhalt, Hallo, ...Image Added

Einrichten von Filtern

Klick auf "Einstellungen", "Filter" und "Erstellen", Filtername und Filterregeln eintragen, Klick auf "Speichern". Um die Reihenfolge zu verändern, in der die Filterregeln abgearbeitet werden, können diese einfach mittels Drag & Drop an die gewünschte Stelle verschoben werden.

Links eine schmale Spalte mit Logo lrz, 4 Auswahlpunkte mit Symbol und Beschriftung, Schreiben, E-Mail, Kontakte, Ausgewählt Einstellungen. Rechts davon die 3 eigentlichen Spalten. Spalte 1, im Kopffeld Einstellungen. Einstellungen, Ordner, Identitäten, Schnellantworten, Ausgewählt Filter. Spalte 2, im Kopffeld zentriert Auswahlpunkt mit Symbol und Beschriftung, Aktionen. Pfeil nach rechts, roundcube. Symbol Trichter, Spam Filter. Spalte 3, im Kopffeld zentriert 2 Auswahlpunkte mit Symbol und Beschriftung, Großer Pfeil verweist auf Markiert Erstellen, Abgeblendet Löschen. Filtername, leeres Eingabefeld. Filter aktiviert, Schalter nach rechts für eingeschaltet. Bereich, Auswahlfeld trifft auf alle folgenden Regeln zu. Regeln, darunter ein Eintrag. Auswahlfeld Betreff, Auswahlfeld enthält, leeres Eingabefeld mit Symbol Papierkorb für Löschen, 3 Symbole Rad für Einstellungen, Plus für weitere Regel, Papierkorb für Löschen. Aktionen, darunter ein Eintrag. Auswahlfeld Nachricht verschieben nach, Auswahlfeld Posteingang, 2 Symbole Plus für weitere Aktion, Papierkorb für Löschen. Darunter Schaltfläche Speichern.Image Added

Bitte beachten Sie, dass die Auswertung der Filterregeln bereits beim Empfang von Mails auf dem Mailserver erfolgt (server-seitige Filterung) und nicht erst beim Aufruf von Roundcube. Treffen mehrere Filterregeln zu, so werden auch alle zugeordneten Filteraktionen ausgeführt.

Wenn Sie parallel zu Roundcube Mailclients wie Outlook oder Thunderbird verwenden und dort lokale (client-seitige) Filter definiert haben, sind außerdem die Auswirkungen der server-seitigen Filterung auf die lokale Filterung zu beachten.

Einrichten eines Spamfilters

Um einen Filter einzurichten, der die vom LRZ-Mailsystem als Spam bewerteten Mails ausfiltert (d.h. also Mails mit der Kopfzeile "X-Spam-Flag: YES"), müssen Sie in dem Auswahlfeld (Dropdown-Menü), in dem anfänglich "Betreff" angezeigt wird, den Punkt "[...]" auswählen und in das dann rechts davon neu eingeblendete Feld "X-Spam-Flag" eingeben (ohne die Anführungszeichen). Im nächsten Auswahlfeld (Dropdown-Menü) ändern Sie dann den Wert "enthält" auf "ist gleich" und geben in das rechte Feld den Text "YES" ein (auch wieder ohne die Anführungszeichen). Danach müssen Sie noch einstellen, was mit den ausgefilterten Mails geschehen soll. Wir empfehlen die Mails in einen speziellen Spam-Ordner zu verschieben (evtl. vorher anlegen!) und diesen Ordner von Zeit zu Zeit auf eventuelle "false Positives", also fälschlicherweise als Spam bewertete Mails, durchzusehen. Wenn auch das geschehen ist, muss die Regel noch durch Klick auf "Speichern" gesichert werden.
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Fenster ähnlich wie zuvor. Spalte 3, im Kopffeld zentriert 2 Auswahlpunkte mit Symbol und Beschriftung, Erstellen, Abgeblendet Löschen. Filtername, Eingabefeld Spam Filter. Filter aktiviert, Schalter nach rechts für eingeschaltet. Bereich, Auswahlfeld trifft auf alle folgenden Regeln zu. Regeln, darunter ein Eintrag. Auswahlfeld Punktzeichen, Eingabefeld X-Spam-Flag mit Symbol Papierkorb für Löschen, Auswahlfeld ist gleich, Eingabefeld YES mit Symbol Papierkorb für Löschen, 3 Symbole Rad für Einstellungen, Plus für weitere Regel, Papierkorb für Löschen. Aktionen, darunter ein Eintrag. Auswahlfeld Nachricht verschieben nach, Auswahlfeld Spam, 2 Symbole Plus für weitere Aktion, Papierkorb für Löschen. Darunter Schaltfläche Speichern.Image Added

Melden einer Spam-Mail

Nach der Einrichtung des Spamfilters (s.o.)

sollten

werden alle eintreffenden als Spam erkannten E-Mails

aus dem Posteingang verschwunden sein

sofort in den Spam-Ordner verschoben. Finden Sie trotzdem eine Spam-Mail in Ihrem Posteingang, so wurde sie von unserem Anti-Spam-System nicht richtig markiert. Sie können diese Spam-Mail an das LRZ melden, indem Sie sie mit dem Cursor markieren und auf den Spam-Button klicken. Die Spam-Mail wird dann in den Spam-Ordner verschoben und eine Kopie der Spam-Mail wird an die Mailadresse no-ham@lrz.de verschickt. Die Spam-Mail wird dann durch das LRZ manuell ausgewertet und zur Optimierung des Anti-Spam-Systems verwendet.
Umgekehrt haben Sie auch die Möglichkeit, eine fälschlich als Spam markierte E-Mail, die sich im Spam-Ordener befindet, per Button an das LRZ zu melden. Eine Kopie der E-Mail wird an no-spam@lrz.de geschickt, gleichzeitig wird die E-Mail wieder zurück in den Posteingang verschoben.

Einrichten von

Filtern

Klick auf "Einstellungen", dann auf den Reiter "Filter", Klick auf das Icon "Filter hinzufügen" (ganz links, mit dem Pluszeichen), Filtername und Filterregeln eintragen, Klick auf "Speichern". Um die Reihenfolge, in der die Filterregeln abgearbeitet werden, zu verändern, können diese einfach mittels Drag & Drop an die gewünschte Stelle verschoben werden.

Bitte beachten Sie, dass die Auswertung der Filterregeln bereits beim Empfang von Mails auf dem Mailserver erfolgt (server-seitige Filterung) und nicht erst beim Aufruf von Roundcube. Treffen mehrere Filterregeln zu, so werden auch alle Filteraktionen ausgeführt.

Wenn Sie parallel zu Roundcube Mailclients wie Outlook oder Thunderbird verwenden und dort lokale (client-seitige) Filter definiert haben, sind außerdem die Auswirkungen der server-seitigen Filterung auf die lokale Filterung zu beachten.

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Filtern von Newslettern und Mailinglisten

Damit Newsletter gefiltert werden können, haben wir für einige große Newsletter-Versender ein Tagging ähnlich zum Spam-Tagging eingeführt. Das Tagging erfolgt durch spezielle Header-Zeilen in der E-Mail. Erstellen Sie einen Filter und

geben Sie

wählen in dem Auswahlfeld (Dropdown-Menü) in dem anfänglich "Betreff" angezeigt wird, den Punkt "[...]" aus. Geben Sie dann in das rechts davon neu eingeblendete Feld für die erste Regel

,

in das Feld "X-Newsletter-ISP" ein und wählen Sie als Bedingung "existiert" aus.

Als

Für die zweite Regel

benutzen Sie

gehen sie analog vor und geben Sie in das Feld "X-Newsletter-Sender" ein, ebenfalls mit der Bedingung "existiert". Wählen Sie oben, dass es ausreicht, wenn eine der beiden Regeln zutrifft. Als Aktion wählen Sie Verschieben nach Ordner Newsletter oder

geben Sie

einen beliebigen anderen Ordner

an

.

 

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Fenster nur mit Spalte 3, im Kopffeld zentriert 2 Auswahlpunkte mit Symbol und Beschriftung, Erstellen, Löschen. Filtername, Eingabefeld Newsletter. Filter aktiviert, Schalter nach rechts für eingeschaltet. Bereich, Auswahlfeld trifft auf alle folgenden Regeln zu. Regeln, darunter 2 Einträge. Auswahlfeld Punktzeichen, Eingabefeld X-Newsletter-ISP mit Symbol Papierkorb für Löschen, Auswahlfeld existiert, 3 Symbole Rad, Plus, Papierkorb. Auswahlfeld Punktzeichen, Eingabefeld X-Newsletter-Sender mit Symbol Papierkorb für Löschen, Auswahlfeld existiert, 3 Symbole Rad, Plus, Papierkorb. Aktionen, darunter ein Eintrag. Auswahlfeld Nachricht verschieben nach, Auswahlfeld Newsletter, 2 Symbole Plus, Papierkorb. Darunter Schaltfläche Speichern.Image Added

Zusätzlich können Sie auch E-Mails von

Mailinglisten

Mailing­listen ausfiltern. Erstellen Sie dafür ebenfalls einen Filter mit zwei Regeln, die jeweils prüfen ob die Felder „List-Id“

und

oder „List-Unsubscribe“ existieren. Auch hier können Sie als Aktion die E-Mails in einen beliebigen Ordner verschieben lassen.

Beachten Sie, wenn Sie auch Newsletter filtern wollen, dass viele Newsletter auch die Felder „List-Id“ und „List-Unsubscribe“ verwenden. Daher sollte Ihr

Newsletterfilter

Newsletter­filter vor dem

Mailinglistenfilter

Mailinglisten­filter in der Liste der Filter stehen.

Info
iconfalse

Header-Felder:

List-Id
List-Unsubscribe

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Fenster nur mit Spalte 3, im Kopffeld zentriert 2 Auswahlpunkte mit Symbol und Beschriftung, Erstellen, Löschen. Filtername, Eingabefeld Mailinglisten. Filter aktiviert, Schalter nach rechts für eingeschaltet. Bereich, Auswahlfeld trifft auf alle folgenden Regeln zu. Regeln, darunter 2 Einträge. Auswahlfeld Punktzeichen, Eingabefeld List-Id mit Symbol Papierkorb für Löschen, Auswahlfeld existiert, 3 Symbole Rad, Plus, Papierkorb. Auswahlfeld Punktzeichen, Eingabefeld List-Unsubscribe mit Symbol Papierkorb für Löschen, Auswahlfeld existiert, 3 Symbole Rad, Plus, Papierkorb. Aktionen, darunter ein Eintrag. Auswahlfeld Nachricht verschieben nach, Auswahlfeld Mailinglisten, 2 Symbole Plus, Papierkorb. Darunter Schaltfläche Speichern.Image Added


Weitere Informationen

Weitere Informationen zu E-Mail am LRZ finden Sie in dem Übersichtsartikel Übersichtsartikel E-Mail und Groupware.