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German

Der Mailversand über Ihre Site ist grundsätzlich möglich. Allerdings müssen Sie ein paar Punkte beachten.

Am 15. März 2022 wurden am Mail-Ausgangs-Server Begrenzungen für das E-Mail-Aufkommen für jede Site aktiviert. Das Ziel dieser Begrenzungen ist es, den Missbrauch von ungenügend gesicherten Anwendungen durch Spammer:innen zu unterbinden bzw. die Folgen so abzumildern, dass der Mail-Versand Anderer nicht beeinträchtigt wird.

Die Begrenzungen sind so eingerichtet, dass überzählige Mails in eine Warteschlange eingereiht werden, bis nach Verstreichen des 24-Stunden-Zeitfensters das Quota wieder aufgefüllt wird. Wenn also das Tageslimit überschritten wird, werden die überzähligen Mails am nächsten Tag verschickt. Wenn der Mailversand in Ihrer Site nicht ordentlich konfiguriert ist, beträgt das Tageslimit 50 Mails. Beachten Sie, dass jede Empfängeradresse (To, CC, BCC) als jeweils eine Mail gezählt wird.

Was Sie in jedem Fall beachten sollten

Info

Diese Maßnahmen sind erforderlich, auch wenn Ihre Site nur gelegentlich Mails versendet. Wir raten dringend dazu, sie umzusetzen, da sie allgemein die Gefahr reduzieren, dass eine Nachricht blockiert oder als Spam eingestuft wird. Zusätzlich sorgen sie dafür, dass Sie über die von Mailservern erzeugten Fehlerberichte direkt von eventuellen Versandproblemen erfahren.

Die wichtigste Einstellung, die Sie vornehmen müssen, ist die Absender-Adresse (From-Header). Es muss eine gültige, funktionierende E-Mail-Adresse sein. Sie sollten Nachrichten, die an diese Adresse geschickt werden, tatsächlich lesen können. Gut geeignet ist die E-Mail-Adresse der Funktionskennung, konfiguriert als Weiterleitung. Benutzen Sie auf keinen Fall Adressen öffentlicher Webmail-Anbieter bzw. MWN-fremder Domains. Verhindern Sie Anwendungen bzw. Einstellungen, die beliebige Adressen aus Eingaben von Benutzer:innen als From-Header einsetzen. Wenn Sie nichts einstellen, wird Ihre Mail mit einer automatisch erstellten, ungültigen Absender-Adresse versehen. Das führt bei einigen Mailanbietern bereits zur Nicht-Annahme von Mails.

Dieselbe Absenderadresse sollte dann auch für den Envelope-From benutzt werden, oder es muss  eine andere funktionierende E-Mail-Adresse sein. An die Envelope-From-Adresse werden Probleme beim E-Mail-Versand zurück gemeldet.

Bei den verschiedenen Webanwendungen wird die Envelope-From-Adresse mit verschiedenen Bezeichnungen geführt: Return-Path, Sender, Envelope Sender etc. Oft gibt es die Option, für beide Absender-Adressen den selben Wert zu benutzen.

Was Sie tun müssen, um mehr Mails zu versenden

Info

Folgendes müssen Sie tun, um das Mail-Limit anzuheben.

Zunächst muss die Absender-Adressse (Header-from UND Envelope-from) wie oben beschrieben eingestellt sein. Wenn dies erfüllt ist, gilt automatisch ein Sendelimit von 250 Mails pro 24 Stunden.

In begründeten Fällen können Sie eine weitere Erhöhung beantragen: Legen Sie einen Incident mit Service 'Webhosting' an. Benutzen Sie die Variante „Self Service“; also mit Login. Das dient uns als Nachweis der Berechtigung. Die Funktionskennung des Webservers sollte dann als „betroffene Kennung“ auswählbar sein. Ihre Anfrage sollte den Domainnamen der Site sowie die benutzte Absenderadresse enthalten und natürlich das gewünschte neue Limit.

Konfiguration für verschiedene Anwendungsfälle

PHP ohne Schnickschnack

Bei PHP können Sie die mail()-Funktion verwenden, um E-Mails zu versenden. Der From-Header kann unter anderem über den Parameter additional_headers gesetzt werden. Der Envelope-sender muss dann via additional_params und "-f absenderadresse" gesetzt werden (siehe "Example #4 Sending mail with an additional command line parameter.").

PHP mit Framework

Wenn Sie ein Framework verwenden, sollte die Konfiguration der Mail-Parameter in der Dokumentation des Frameworks beschrieben sein. Viele Frameworks verwenden PHPMailer, bei dem die Eigenschaft $Sender gesetzt werden kann.

Wordpress

... mit "WP Mail SMTP"

Mit dem Plugin WP Mail SMTP kann man den „Other SMPT“-Mailer benutzen und dessen Einstellungen bearbeiten. Tragen Sie bei From Email Ihre Absenderadresse ein, und aktivieren den Haken bei Force From Email. Ebenso aktivieren Sie den Haken bei Set the return-path to match the From Email.

...oder generell

Die Einstellung des Envelope-from ist die Hauptfunktion des Plugins „Stop WP Emails Going to Spam“.

Siehe auch


English

Sending e-mails from your site is generally possible. There are – however – a few things to consider.

Since March 15, 2022, there are limits at the outgoing mail servers regarding the e-mail volume of each site. These limits are meant to prevent the abuse of unsecured applications by spammers, or mitigate its impact so that it does not affect the mail utilisation of other users.

The limits are imposed in a way that mails beyond the limit are queued up, until after the passing of a 24-hour period, the quota is restored again. If the daily limit is reached, subsequent mails will be held back until the next day. If your site's mail settings are not properly configured, the daily limit is 50 mails. Please note that one mail is counted per recipient address (To, CC, BCC).

What you need to observe anyway

Info

These steps are neccessary, even if your site only occasionally sends mails. We strongly recommend these settings, since they reduce the risk of your mails being blocked or labelled as spam. The error reports generated by mail server inform you directly about delivery problems.

The most important setting is the sender address (From header). It must be a valid, working e-mail address. You should be able to actually read the messages sent to this address. Well suited is the e-mail address of the site's functional account configured for forwarding. Do not use addresses from public mail services, or from domains outside of the MWN. Prevent applications or configurations that lead to insertion of arbitrary addresses from user input as From header. If you do not configure anything, your mail is sent with an automatically generated, invalid sender address. This already causes some mail services to reject your mail right away.

The same address should be used for the Envelope-from, unless it is another working e-mail address. This Envelope-from address will receive notifications of problems that occurred during the transport.

The Envelope-from address is termed different by different applications: Return-Path, Sender, Envelope Sender, etc. Often, there is an option to use the same address for both sender addresses.

What you need to do to send more e-mails

Info

These steps are neccessary to increase your mail limit.

Your sender addresses (Header-from and Envelope-from) must be set as decribed above. If this requirement is met, the limit is automatically set to 250 mails per 24 hours.

You can request a further increase in resonable cases: Create an incident with service 'Webhosting'. Use the variant Selfservice – the one with login. This serves as prove of your permission. The ID of the functional account should be selectable as an option in Affected login. Please also provide the domain name of your site, the sender address that you use, and of course the new limit you want.

Configuration for different use cases

Plain PHP

You can use PHP's  mail() function to send e-mails. The From header can be set using the parameter additional_headers. The Envelope-sender has to be set via additional_params and "-f absenderadresse" (see "Example #4 Sending mail with an additional command line parameter.").

PHP with framework

if you use a framework, configuration of e-mail parameters should be described in the framework's documentation. Many frameworks use PHPMailer, where the property  $Sender can be set.

Wordpress

... with "WP Mail SMTP"

With the plugin WP Mail SMTP the „Other SMPT“ Mailer can be used and set up properly. Enter your sender address as From Email, und check Force From Email. Also check Set the return-path to match the From Email.

...or general

Setting the Envelope-from is the main function of the plugin „Stop WP Emails Going to Spam“.