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Was ist Exchange?

Exchange ist ein Groupware-Produkt von Microsoft. Es beinhaltet neben der Mail-Funktionalität u.a. persönliche und gemeinsame Kalender, Adressbücher, Kontakte und die Möglichkeit, Gruppen zu definieren und zu benutzen. Jeder Benutzer von Exchange kann selbst sehr feingranular kontrollieren, welche seiner Ressourcen (Mails, Kalender, Kontakte) welchen anderen Benutzern zugänglich oder nicht zugänglich gemacht werden. Der Exchange-Dienst kann von überall aus – also nicht nur aus dem Münchner Wissenschaftsnetz – verwendet werden, und zwar sowohl über herkömmliche PCs als auch über mobile Geräte (Smartphones, Tablets etc.).

Wer kann den Exchange-Dienst nutzen?

Der Exchange-Dienst steht den satzungsgemäßen Nutzern des LRZ (Ludwig-Maximilians-Universität München, Technische Universität München, Bayerische Akademie der Wissenschaften) kostenlos zur Verfügung (für Postfächer bis 3 GByte, Speicherplatz­erweiterungen werden gemäß Dienstleistungs­katalog abgerechnet). Für andere Einrichtungen aus dem Münchner Hochschulbereich ist eine Nutzung auf Anfrage ebenfalls möglich, aber kostenpflichtig. Zum Zeitpunkt der letzten Überarbeitung dieses Handbuchs wurde der Dienst u.a. von der Hochschule München, der Katholischen Stiftungsfachhochschule München, der Akademie der Bildenden Künste und der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf genutzt.

Wo werden die Exchange-Accounts verwaltet?

Die Verwaltung (Einrichtung von Accounts, Setzen oder Ändern von Mailadressen, Einrichtung von Weiterleitungen etc.) der meisten Accounts erfolgt direkt in den Identity Management Portalen der Hochschulen, d.h. in TUMonline (https://campus.tum.de) bzw. in der Online Account-Verwaltung der HM (https://portal-o.hm.edu/rz/online-service). Von da werden die Daten automatisch an den Exchange-Dienst des LRZ weitergeleitet.

Abweichend davon werden Accounts über das Id-Portal des LRZ (https://idportal.lrz.de) verwaltet. Als organisatorischer Rahmen ist dabei ein so genanntes „LRZ-Projekt“ notwendig, das vom jeweiligen Einrichtungsleiter beantragt werden kann (siehe „Vergabe von Kennungen über Master User“ https://doku.lrz.de/x/AwCiAQ). Bereits bestehende Projekte, die den POP/IMAP-Mailserver „mailin“ nutzen, können auch komplett nach Exchange umgezogen werden. Dabei ist allerdings zu beachten, dass nur Projekte als Ganzes und nicht einzelne Kennungen umgezogen werden können; es ist daher innerhalb der jeweiligen Einrichtung eine entsprechende Absprache notwendig.

Was ist mein Benutzername (Kennung)?

Um den Exchange-Dienst nutzen zu können, geben Sie bitte als Benutzernamen Ihre Kennung und das dazugehörige Passwort an.

Für Angehörige der TU handelt es sich hierbei um Ihre TUM-Kennung, die auch zum Login für TUMonline (https://campus.tum.de) dient. Nutzer der Hochschule München müssen vor Ihre HM-Kennung das Präfix hm- setzen um die LRZ-Dienste nutzen zu können. Ebenso müssen Nutzer der Hochschule Weihenstephan-Triesdorf das Präfix hswt vor Ihre Kennung setzen um die LRZ-Dienste nutzen zu können. Alle anderen benötigen die LRZ-Kennung, mit der sie sich auch im ID-Portal (https://idportal.lrz.de) anmelden können.

Welche Clients stehen für Exchange zur Verfügung?

Die volle Funktionalität von Exchange steht eigentlich nur bei Microsoft Outlook zur Verfügung, das es für Windows und für Apple Macintosh gibt. Für Mac-Rechner ist aber auch der Apple Mail Client (ab Betriebssystemversion 10.6 „Snow Leopard“) gut nutzbar.

Der Exchange-Dienst kann auch mit POP/IMAP-Clients wie z.B. Thunderbird genutzt werden. Dabei gibt es mailseitig praktisch keinen Unterschied zu herkömmlichen Mailservern. Allerdings sind dann die Groupware-Funktionalitäten (Kalender, Kontakte etc.) oft nicht nutzbar. Bei Thunderbird in neuen Versionen zusammen mit entsprechenden Add-Ons ist aber ein eingeschränkter Zugriff auf den Kalender möglich.

Auf Exchange kann auch über das Web-Interface „Outlook Web App“ (OWA) zugegriffen werden, das Sie unter https://xmail.mwn.de erreichen. Einloggen können Sie sich dort mit Ihrer Kennung und dem dazugehörigen Passwort. Alle gängigen Browser (Internet Explorer, Firefox, Safari) bieten dort die gleiche Funktionalität.

Outlook (Client für Windows und Macintosh)

Outlook ist der Standard Client für Exchange. Für den Zugriff auf Ihre Exchange-Mailbox am LRZ können Sie eine der folgenden Outlook-Versionen nutzen:

  • Outlook 2016
  • Outlook 2013
  • Outlook 2010 ab Service Pack 1
  • Outlook für Mac 2016
  • Outlook für Mac 2011

Ältere Outlook-Clients (Outlook 2003/2007) werden nicht mehr unterstützt.




Clients für Macintosh

Für Macintosh kann zum einen das Microsoft-Produkt Outlook ab Version 2011 genutzt werden. Bitte beachten Sie, dass zur Nutzung mit Exchange alle Updates für Outlook installiert sein müssen (Hilfe Suchen nach Updates).

Aber auch der Apple Mail-Client ist eine Alternative zur Nutzung von Exchange und unterstützt die meisten Funktionen, die mit Exchange möglich sind – allerdings erst ab Betriebssystemversion 10.6 („Snow Leopard“). Dennoch kann es u.U. vorkommen, dass der Funktionsumfang bei Apple Mail etwas eingeschränkt ist (das betrifft unter anderem den Zugriff auf shared Mailboxen).

Clients für Unix/Linux

Für Unix bzw. Linux gibt es den Client Evolution, der nahezu den kompletten Funktionsumfang unterstützt. Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung von Thunderbird mit Add-Ons für die Kalendernutzung. Dann kann Thunderbird als IMAP-Client genutzt und der Exchange-Kalender angebunden werden. Dies bietet zwar keine 100%ige Groupware-Funktionalität, stellt jedoch eine deutliche Verbesserung gegenüber der Nutzung eines „einfachen“ IMAP-Mail-Clients dar.

Weitere Möglichkeiten sind:

  • Nutzung des Web-Interfaces Outlook Web App
  • Nutzung eines Windows Terminal Servers
  • No labels